Načela racionalnog planiranja vremena. Tajne upravljanja vremenom, ili Kako produktivno planirati radno vrijeme

Upravljanje vremenom, planiranje radnog vremena ili upravljanje radnim vremenom važna je vještina poslovnog čovjeka. Uspjeh se najčešće doživljava kao visok učinak i kao postizanje značajnih ciljeva. Ali ne zaboravite: vrijeme provedeno s velikim povratom još je jedan ključni kriterij za uspjeh.

Ciljevi upravljanja vremenom

Upravljanje radnim vremenom može riješiti mnoge ciljeve i zadatke, suvremeni ritam života tjera nas da se prema vremenu odnosimo s velikom pažnjom, a moderni i uspješni treneri razvijaju mnoge metode koje vrijeme podređuju poslovnom ritmu života. Ali ono što je iznenađujuće: mnogi su zakoni podređenosti vremenu otkriveni i formulirani sredinom 20. stoljeća, neki i ranije - prije stotinu ili čak i više godina, kada se posao tek počeo afirmirati i ritam život se tek počeo ubrzavati.

Parkinsonov zakon kaže: "Rad ispunjava vrijeme koje je za njega određeno." Ovaj je aforizam ironičan, ali njegovu ispravnost dokazuje izravni život. Promatrajući sebe, svoje bližnje, a potom i rad državnih tijela i službenih institucija, engleski je povjesničar primijetio da je i u svakodnevnom i u javnom životu čovjek spreman gubiti vrijeme na beskorisna djela.

Parkinsonov zakon formulirao je povjesničar Cyril Northcote Parkinson u članku objavljenom u britanskom časopisu The Economist 1955. godine.

Ako se osoba ne ograniči na vremenske okvire, može raditi posao iznova i iznova, beskonačno nešto ispravljati, ispravljati, tražiti nedostatke, kao da nastoji dovesti stvar do apsolutnog savršenstva, ne djelujući na rezultat, već uranjajući u postupak.

Međutim, poštivanje ovog zakona nije dogma. Naprotiv, zadatak svake uspješne osobe je prevladati inerciju ovog pravila, podrediti ovaj zakon svojim planovima i stavovima.

Svrha upravljanja vremenom je organizirati radno vrijeme, odrediti prioritete, kontrolirati vrijeme i racionalno ga trošiti.

Načela planiranja

Planiranje se uvijek sastoji od nekoliko razina:

strateški globalni (planiranje na nekoliko godina, ovo je super-cilj ili super-ciljevi koje si osoba postavlja)
strateško planiranje za godinu ili šest mjeseci (oni uobičajeni zadaci koji će polako ali sigurno dovesti osobu bliže njegovom glavnom, glavnom cilju)
taktičko planiranje za mjesec i tjedan,
taktičko planiranje za dan.

Svaki od njih ima različite zahtjeve, metode upravljanja vremenom su također primjetno različite. Oni su vrlo individualni i velikim dijelom ih samostalno formira pojedinac.

Eisenhowerova matrica

Planiranje dana također je, naravno, individualno, ali u ovom slučaju skupljeno je dosta iskustva u upravljanju vremenom na poslovnom planu. Glavno načelo svakodnevnog upravljanja vremenom na temelju takozvane Eisenhowerove matrice.

Na 36. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower, razvio je matricu prioriteta kako bi optimizirao svoje radno vrijeme. Shvatio je: sve stvari koje čovjek treba obaviti u jednom danu mogu se uvjetno podijeliti na važne i nevažne, hitne i nehitne. Rezultat je sljedeći kvadrat s 4 zone:

Najteže je rasporediti sve odgovornosti i brige u ove 4 skupine: shvatiti koje su stvari stvarno važne, a koje su nevažne. Prema trenerima, važne stvari su one koje nas približavaju zacrtanom cilju i povezane su s planiranjem godine.

Prvi bi kvadratić, idealno, trebao biti slobodan, jer ako je zauzet, onda to govori da važne stvari nisu dovršene na vrijeme i došlo je do nevolje. Nevažne i nehitne stvari (u pravilu su to društvene mreže, besciljni telefonski razgovori, računalne igrice itd.), u idealnom slučaju, također možete sigurno pomesti u stranu i koncentrirati se na one važne i nehitne, koje zauzimaju ključno mjesto u raspored radnih dana. Za hitne i nevažne poslove možete pronaći preostalo vrijeme ili delegirati njihovo izvršenje kolegama ili podređenima.

Paretovo načelo

Drugo važno načelo u skladu s Eisenhowerovom matricom i dobio je ime po sociologu Vilfredu Paretu. Drugi naziv principa je princip 20/80, Pareto još u 19. stoljeću. primijetio: "20% truda daje 80% rezultata, a preostalih 80% truda - samo 20% rezultata." Teško je raspravljati s ovime: većina napora ne daje željene rezultate. Međutim, uzeti ovu činjenicu zdravo za gotovo i primijeniti je ne samo na rezultate, već i na utrošeno vrijeme, pokazat će se vrlo učinkovitim. Glavno je pronaći onih 20% važnih informacija iz pisma ili poslovnog razgovora koji će donijeti ovih 80% rezultata. Tijekom dana, među ciklusom poslova, izdvojite ovih 20% svojih planova, čija će provedba donijeti 80% uspjeha.

Posljedica Paretovog zakona: Obično je previše teško i zamorno shvatiti što se događa, a često nije ni potrebno - sve što trebate učiniti je znati radi li vaša ideja ili ne, promijeniti je tako da funkcionira, a zatim održavati situacija do dok ideja ne prestane djelovati.

Još jedan princip upravljanja vremenom temelji se na ljudskoj fiziologiji i uzimajući u obzir njegove bioritmove. Tijekom dana ljudsko tijelo funkcionira neravnomjerno, krivulja bioritma izgleda ovako:

Kada planirate svoj radni dan, važno je uzeti u obzir vrijeme visokih performansi i svakako ostaviti vremena za odmor i mogućnosti za opuštanje i isključivanje, to će vam omogućiti da se riješite negativnih učinaka dnevnog stresa.

Četvrti princip planiranje može se činiti u suprotnosti sa svime što je gore opisano, ali njegovo poštivanje pridonijet će mekom, mirnom osjećaju prolaska vremena, osjećaju da je podložno čovjeku. Plan ne može dominirati osobom: varijabilnost i fleksibilnost planiranja možda je najvažnija postavka upravljanja vremenom. Ovo načelo podrazumijeva sposobnost promjene planova na vrijeme, izgradnju novih lanaca veza između događaja. U praksi to znači fiksirati važne i hitne stvari kao glavne koje čine okosnicu dana, ostavljajući takozvane tampon zone za moguće promjene, nove okolnosti, nepredviđene hitne stvari.

Jednom riječju, produktivnost i zaposlenost se ne mogu miješati, planiranje će vam omogućiti da izbjegnete situacije nedostatka vremena i pravilno postavite prioritete, od čega će produktivnost radnog dana značajno porasti.

10 pravila za planiranje radnog vremena

Zapravo, može postojati onoliko pravila koliko svaka osoba može odabrati s popisa u nastavku.

pravilo privatnosti. Na poslu je poželjno biti u mogućnosti biti sam: da biste to učinili, zatvorite vrata, postavite neprijemne sate, uključite telefonsku sekretaricu, zamolite tajnicu za tišinu. Vrijeme za takav rad može se postaviti ujutro ili pred kraj radnog dana, kada je radno raspoloženje ureda smanjeno.
Pravilo radnog bloka. Sav rad u uredu može se uvjetno podijeliti u blokove: telefonski razgovori i poslovno dopisivanje, sastanci i sastanci s kolegama, papirologija i rad s papirima. Radeći sa sličnim blokovima, štedimo trud, ne prelazimo s jedne vrste aktivnosti na drugu.
Pravilo malih dijelova su prave kriške. Veliki, težak zadatak, strateški zadatak ne može se ostvariti jednim ulaganjem napora, stoga svakodnevnim i metodičnim dovršavanjem malih dijelova velikog projekta taktički približavamo globalni cilj.
Pravilo delegiranja. Sposobnost delegiranja ovlasti također je dio upravljanja vremenom.
Pravilo Uredbe i Pravilo roka. Postaviti jasan vremenski okvir za poslovni sastanak, sastanak ili intervju, kao i okvir za obavljanje posla, znači namjerno i produktivno prekršiti Parkinsonov zakon, učiniti ga svojim kolegom.

Voltaire: Vrijeme je prilično dugo za onoga tko ga koristi; tko radi i tko misli širi svoje granice.

Pravilo određivanja prioriteta. Postupno možete razviti vještinu da, kada se pojave novi slučajevi i situacije, svakom od njih mentalno dodijelite status iz Eisenhowerove matrice: hitno - nehitno, važno - nevažno. Tada će se prioriteti automatski posložiti.
Pravilo računanja doba dana i bioritmova. Bolje je planirati važne i hitne stvari ujutro. Njihova provedba će stvoriti situaciju uspjeha tijekom radnog dana. Planiranje je najbolje raditi navečer: prema psiholozima i trenerima, tada podsvijest sama optimalno gradi raspored za sljedeći dan tijekom noći.

Pravilo vođenja evidencije: "Misli na papiru." Snimke su neophodne: oni organiziraju um, formiraju vizualnu sliku u glavi, pomažu u kontroli tijekom dana.
Pravilo ishoda. Sažetak na kraju radnog dana može stvoriti osjećaj uspjeha, produktivnosti i pomoći u koordinaciji vaših radnji i planova za sljedeće dane.

Metode planiranja radnog vremena

Glavne metode upravljanja vremenom su evidencija, kalendari, radne kartice. U ovom se slučaju kao osnova uzima jedno ili nekoliko načela upravljanja vremenom: stvara se opća shema, predložak koji se može prilagoditi, koristi ga određena osoba za svoju dnevnu rutinu i rutinu.

Jedna od autorovih metoda opisana je u knjizi Tracy Brian i zove se "Ostavi gađenje, pojedi žabu!", Podrazumijeva podjelu planova na pozitivno obojene, ugodne dužnosti i neugodne. Ako pažljivo i svjesno analizirate planove za dan, sigurno će postojati stvari koje ne želite učiniti (mogu se uvjetno nazvati žabama ili krastačama). Ovo su stvari koje treba učiniti na prvom mjestu: odbaciti gađenje i metaforički “najprije pojesti ovu stvar sa žabom”.

Brian Tracy: Na kraju, ovo opažanje: ako morate "pojesti" živu žabu, ne biste trebali sjediti i gledati u nju dugo vremena. Put do postizanja visoke razine profesionalizma i produktivnosti leži u stjecanju stabilne navike rješavanja najvažnijih zadataka ujutro, bez gubljenja vremena na druge probleme. Morate prvo naučiti kako "pojesti žabu", bez upuštanja u preliminarno, često prazno razmišljanje.

Uz ovu tehniku, još jedan savjet: da bi naknadni okus bio još ugodniji, nakon žabe, možete "pojesti djelo-desert": učinite nešto ugodno, voljeno, donoseći zadovoljstvo i radost na radnom mjestu.

Zanimljivu metodu planiranja radnog dana predložili su Alexander i Dmitry Tsyglins, predstavnici Franklinove škole:

Video o izradi karte za dan

Benjamin Franklin, autor poznatog aforizma “Vrijeme je novac”, također je primijetio sljedeće: Bogatstvo uglavnom ovisi o dvije stvari: marljivosti i umjerenosti, drugim riječima, ne gubite ni vrijeme ni novac i iskoristite oboje na najbolji mogući način. mogući način.

Moderni oblik planiranja dana su posebni programi za pametne telefone i dlanovnike (organizatori), koji se temelje na mogućnostima kalendara ili proračunske tablice, što vam omogućuje da odražavate datum, vrijeme, naznačite vremenski okvir za svaki događaj, ostavite bilješke i komentare, te također stvoriti ne samo taktičke planove za dan, već i vidjeti strateški pokret prema glavnom cilju. Oni su mobilni, praktični i, što je najvažnije, učinkoviti u modernim životnim uvjetima.

Primjeri programa

Kombinirajući nekoliko tehnika i uzimajući u obzir što više načela i pravila upravljanja vremenom, možete izraditi predložak programa.

Važno je razumjeti glavnu stvar: popis obaveza nije plan. To će postati plan tek kada bude mogao živjeti u skladu s pravilom Briana Tracyja: "Planiranje prethodi činjenju prave stvari i sprječavanju lošeg."

Ako potrošite nekoliko minuta, bit će vam jasno koje se stvari mogu kombinirati u blokove, koje su stvari previše globalne, ali važne i nehitne (naprotiv, treba ih podijeliti na "glatke kriške"), koje stvari mogu se smatrati "žabama", koje će stvari postati ugodan i ukusan desert. Možete ih prikazati u obliku dijagrama ili dijagrama, možete ih slikati u različitim bojama.

Sada, gledajući unatrag na svojih 10 godina poduzetničkog iskustva, mogu izvući prilično nedvosmislene zaključke. Činjenica je da sam maksimalne rezultate svojih aktivnosti dobio upravo u razdobljima koja su unaprijed bila jasno planirana. Štoviše, planiraju se ne za jedan dan unaprijed, već za mjesece, pa čak i godine.

Naravno, to je logično i prirodno. Ipak, za sebe sam još jednom provjerio ovu već neospornu činjenicu: "Da biste višestruko povećali učinkovitost, svakako trebate planirati svoje aktivnosti."

Za sebe sam formulirao 10 principa planiranja vremena biti uspješan i učinkovit. Oprostite mi gurue upravljanja vremenom što pokušavam prežvakati elementarne stvari. Primjenom ovih načela osobno se planiranje može znatno pojednostaviti i učiniti što učinkovitijim. Pa, idemo!

Načelo 1. Uzmi dnevnik.

Ovo je glavni alat za planiranje vremena. Rokovnik treba odgovarati zahtjevima i navikama vlasnika, biti kvalitetan i praktičan. Asortiman rokovnika stalno se širi i možete odabrati onaj koji će vam biti vjerni pomoćnik u planiranju. Radije kupujem skupe rokovnike s datumom - imaju kvalitetan papir i užitak je raditi s njima.

Neki više vole elektronske dnevnike. U tom slučaju morate odabrati pravi softver i prilagoditi ga za određene zadatke.

Dnevnik vam uvijek treba biti pred očima kako biste mogli brzo mijenjati dnevnu rutinu, kao i pratiti provedbu zadataka za tekući dan.

načelo 2. Napiši koncept života.

Ovdje mislim na izradu popisa dugoročnih ciljeva. Treba opisati što želimo postići, što imati, tko postati.

Ovdje postoje dva pravila. Također su relevantni za srednjoročne i kratkoročne ciljeve.

Prvo, ne nosite svoje planove u glavi - pišite na papir. Samo zapisani, bit će izvršeni jasno i učinkovito. Ne znam kako radi, ali radi 200%. Zapisivanjem cilja, vi ga materijalizirate. Vaš popis ciljeva postaje vaš osobni organizacijski poslovni plan. Ovo je svjetionik u bijesnom oceanu sporednih stvari, koji vodi vaš brod do cilja. Postavljanjem ciljeva gledamo u budućnost, dobivamo smjernice i usmjeravamo napore na njihovo ostvarenje.

Drugo, ciljevi moraju imati točno određene rokove. Zamućeni rokovi za postizanje cilja znak su zamagljenosti samog cilja. Obavezno postavite rok za postizanje i odgovornost za njegov neuspjeh, samo u ovom slučaju plan za postizanje ciljeva će funkcionirati.

Kako biste lakše postavili ciljeve, odbacite sva ograničenja i sanjarite, zapisujući sve na papir. Ne zadržavajte se na sitnicama – zapišite samo najvažnije detalje. Zatim, koristeći ove unose, možete jednostavno napraviti popis ciljeva. Osobno sam upravo to učinio.

Načelo 3. Zapišite srednjoročne ciljeve.

Koristeći popis dugoročnih ciljeva, zapišite planove za sljedećih 3-5 godina. Ovo bi trebao biti prilično detaljan mjesečni akcijski plan za postizanje vaših globalnih ciljeva.

Ne zaboravite uzeti u obzir područja kao što su obrazovanje i zdravlje, kao i rekreaciju i zabavu.

I ovaj bi vam popis trebao biti stalno pred očima, jer. s vremenom ćete ga htjeti prilagoditi.

Načelo 4. Planirajte dnevno.

Plan za dan noć prije može vam uštedjeti sate dragocjenog vremena.

Zapisivanjem popisa obaveza dobivate preglednu sliku dana koji je pred vama. Koristeći ga, moći ćete pravilno odrediti prioritete izvršenja zadataka, uzimajući u obzir njihov prioritet i hitnost, kao i rutu vašeg kretanja, načine rada organizacija i institucija i još mnogo toga.

Napravite plan večer prije. Tijekom noći podsvijest će to upiti, a ujutro ćete se probuditi s dobrim raspoloženjem i novim idejama za planirane projekte.

Kada pravite dnevni plan, držite pred očima plan za godinu i svoje ciljeve. Ovo je važno za bolje određivanje prioriteta slučajeva.

Najugodniji dio izrade plana je prekrižavanje stvari s popisa. Jasno ćete vidjeti količinu obavljenog posla, a to će vam dati dodatnu motivaciju. Premjestite nedovršene zadatke za sljedeće dane ili ih prekrižite ako više nisu relevantni.

Načelo 5. Postavite prave prioritete.

Dvadeset posto svih slučajeva donosi osamdeset posto postignutih rezultata.
Prema tome, samo dvadeset posto rezultata odgovara osamdeset posto slučajeva.

Načelo se nameće samo po sebi - odredite prioritete i ne dopustite da vas ometu neučinkoviti zadaci. Najprije učinite ono što vas dovodi bliže vašem cilju. Ovo je stvarno važno.

Načelo 6. Razmotrite biološke cikluse.

Tijekom dana doživljavamo uspone i padove u našim aktivnostima. Svatko tko se malo promatra, moći će saznati u koje je doba dana maksimalna izvedba, a u koje je vrijeme bolje za opuštanje, samoobrazovanje ili sport.

Ovo načelo smatram vrlo važnim. Uostalom, u doba dana kada imamo maksimalnu učinkovitost možemo višestruko učinkovitije iskoristiti radeći posao, a ne bismo ga trebali trošiti na odmor ili bavljenje sportom. Prilikom planiranja uzmite u obzir biološke osobne cikluse.

Ovo je vrlo individualno načelo, stoga nema smisla davati nikakve posebne savjete. Planiranje slučajeva samo po ovom principu može nekoliko puta povećati učinkovitost korištenja vremena.

Načelo 7. Delegat!.

Koliko god mi to ne željeli, ali naše osobne snage, vrijeme i mogućnosti su ograničeni. I ne možemo učiniti apsolutno sve što želimo. Stoga svatko od nas treba naučiti delegirati. Nema ništa teško u ovome. Što je potrebno za ovo?

Odlučite što i kada želite delegirati. Zatim pronađite ljude kojima možete delegirati te zadatke i jasno prenesite sve potrebne informacije. Obavezno odredite rokove i prekretnice. Pratiti provedbu, savjetovati tijekom faze provedbe, a nakon uspješne provedbe nagraditi izvođače.

Delegiranje je moćan alat za povećanje vlastite učinkovitosti i rješavanje mnoštva sporednih stvari. Iskoristite ga do kraja!

Načelo 8. Koncentrat.

Dok nešto radimo, s vremena na vrijeme nam se odvuče pažnja: ili će zazvoniti telefon, ili će navirati sjećanja, ili će zaposlenik zatražiti pomoć i slično. Kao rezultat toga, čini se da se elementarne stvari protežu na cijeli dan. A sve je to rezultat rastresene pažnje.

Netko mi je rekao da u Moskvi postoji biznismen koji ima takav raspored: odmara se tjedan dana, zatim pet radnih dana i opet vikend. Ali nije to ono što je zanimljivo. Činjenica je da kada radi, onda se od njega “odbijaju iskre”. Oni. toliko je usredotočen i zadubljen u posao da pouzdano zna da mu je učinkovitost ovih dana utrostručena i da će si sljedećih tjedan dana moći priuštiti odmor i uživati u životu.

Zato, dok obavljate posao – koncentrirajte se na njega što je više moguće i unaprijed otklonite sve smetnje i distrakcije.

Načelo 9. Kontrolirati.

Svakako posvetite vrijeme pregledu obavljenih zadataka i praćenju utroška vremena. Netko to radi svaki dan, netko - na kraju mjeseca. Ali budite sigurni da redovito i nepristrano.

Načelo 10. Nagradite sebe.

Kada završite projekt, ozbiljan i težak zadatak ili nešto važno - ohrabrite se, učinite nešto ugodno, proslavite ovaj događaj. Pozitivne emocije potiču nas na daljnje korisne i učinkovite radnje.

Postoje mnogi sustavi planiranja. Odaberite onu koja vam najviše odgovara. Najvjerojatnije ćete s vremenom unijeti izmjene i dopune u njega, a on će postati izvrstan radni alat i pomoći u očuvanju najdragocjenijeg što imamo - našeg VRIJEME.

p.s. Kao i uvijek, veselim se vašim komentarima, prijedlozima i komentarima.

Načela uspješnog planiranja radnog vremena- ovo su osnovna pravila, slijedeći ih, možete učinkovito i razumno rasporediti svoje radno vrijeme kako biste iz svog rada dobili maksimalan rezultat.

Relevantnost

Sposobnost planiranja radnog vremena vrlo je korisna vještina koja je potrebna mnogim radnim ljudima, a posebno onima koji samostalno određuju opseg zadataka za postizanje svojih ciljeva. Pravilna raspodjela vlastitog vremena i truda dovodi do njihovog razumnog trošenja, a kao rezultat toga, do najpozitivnijeg rezultata. Kako ne biste gubili dragocjeno radno vrijeme, potrebno ga je pažljivo isplanirati i identificirati najvažnije aktivnosti koje je potrebno provesti. Svaki dan morate planirati svoj radni dan, na kraju radnog dana, sumirajući aktivnosti proteklog dana. Analizirajući što je učinjeno tijekom dana, što nije učinjeno ili učinjeno preko norme, možete ispravno planirati sljedeći dan kako biste ujutro preuzeli najvažnije stvari i zadatke. To je pozitivan učinak planiranja.

Da biste naučili kako učinkovito planirati svoje aktivnosti tijekom radnog dana, morate naučiti nekoliko pravila koja će vam pomoći da postignete najudobniji način za obavljanje radnih podviga. Oni su zatvoreni u određenim principima, algoritmima radnji, pridržavajući se kojih možete lako svladati znanost planiranja.

pravilo 70/30

Ovo pravilo sadrži mudrost raspodjele radnog vremena. Počevši planirati dan, nemojte pokušavati planirati sve svoje vrijeme svake minute. Mora se imati na umu da se uvijek pojavljuju neočekivane okolnosti za koje će biti potrebno izdvojiti neko vrijeme. Uz punu raspodjelu radnog dana vrlo često dolazi do odstupanja od plana, što u konačnici dovodi do njegovog neispunjavanja. I osoba koja slijedi ovaj plan ima osjećaj da on, poput robota, radi svoj posao, ne može se sam prilagoditi procesu.

Stoga, dijeleći vrijeme za obavljanje glavnih zadataka, ostavite si oko 30% slobodnog vremena za rješavanje rutinskih zadataka, više sile ili za odmor. A u rezervi imati posao koji može ispuniti nasumično formirano slobodno vrijeme.

Planirajte dan noć prije

Izrada dnevnog plana za sljedeći dan na kraju radnog dana provjerena je tehnika za učinkovito planiranje vremena. Nemojte to odgađati za sljedeći dan, jer će vam ujutro oduzeti puno više vremena nego navečer. Sumirajući radni dan, točno znate što ste uspjeli učiniti, a što niste uspjeli, kako najbolje izvršiti ovaj ili onaj zadatak, koga još možete upoznati ili nazvati da biste postigli pozitivan rezultat. Stoga je noćno planiranje najučinkovitije. Osim toga, kada ujutro dođete na posao, već točno znate odakle započeti bez gubljenja dodatnog vremena na razmišljanje o obećavajućim zadacima.

Postavite prioritete

Najvažnije zadatke treba prvo zapisati i tako razjasniti njihov prioritet nad ostalim zadacima. Postavljanje prioriteta i njihovo pravilno raspoređivanje jedno je od važnih obilježja uspješne osobe. Vrlo često, hvatajući se malih rutinskih zadataka, zaposlenik postupno gubi snagu i dragocjeno vrijeme, nemajući vremena za obavljanje najvažnije stvari.

Da biste označili važne stvari, stranica dnevnika može se podijeliti na dvije polovice. U jednom od njih navedite najvažnije zadatke, au drugom one koji mogu pričekati.

Budite realni

Ne stvarajte dnevni raspored s kojim se ne možete nositi. Ako imate veliku količinu posla na umu i stavite ga na dnevni red na jedan dan, u nadi da ćete mobilizirati svoje snage, možete završiti s potpuno drugačijom slikom. Ako ne “dohvatite” ni mali dio zadanog plana, želja za uspjehom će nestati i zavladat će apatija. Stoga, računajte na svoju stvarnu snagu. Bolje je lako provesti malo podcijenjeni plan i iz toga dobiti radost i samopouzdanje nego se razočarati u svoj učinak i izgubiti interes za posao.

Planirajte važne stvari za prvu polovicu dana

Ujutro ste puni snage i poleta za ostvarenje radnih podviga. Mnogi ljudi imaju dojam da se prva polovica dana dugo razvlači, a druga polovica proleti za nekoliko minuta. Stoga je važno, ne ostavljajući to po strani, ujutro pristupiti rješavanju važnih, primarnih zadataka. Ako usred dana osjetite da je glavni dio posla obavljen i da morate samo malo završiti, tada će vam se raspoloženje samo popraviti. I na kraju, dan će završiti u dobrom raspoloženju i vedrom raspoloženju, s osjećajem uspjeha.

Ostavite si vremena za odmor i pauze

Kada planirate zadatke, svakako uključite 15-minutne stanke za odmor u svoj raspored, posebno ako je vaš posao sjedeći ili povezan sa statičnim položajem tijekom rada. Vaše će vam tijelo biti iznimno zahvalno na takvim razdobljima odmora i uzvratit će dobrim zdravljem, što će omogućiti lakše dovršavanje poslova.

Podijelite velike zadatke i ciljeve u nekoliko faza

Provedbu velikog projekta koji zahtijeva višednevni ili tjedni angažman treba podijeliti u nekoliko faza. Tako ćete lakše planirati tijek poslova, njihove rokove i dobiti zadovoljstvo od kretanja prema zacrtanom cilju. Ako svakodnevno unosite podatke o potrebi dovršetka velikog projekta u plan, tada će vam na kraju biti teško procijeniti rezultat svojih aktivnosti i učinkovitost vašeg rada u jednom danu. Osim toga, poanta plana provedbe ovog projekta nastavit će se prenositi iz dana u dan, smanjujući vaš interes i želju za bržim dovršetkom. Raščlanjivanje na male korake je poticaj za rad. Nakon što završite sljedeću fazu, moći ćete osjetiti zadovoljstvo obavljenim poslom i moći ćete ocijeniti koliko ste brzo i učinkovito radili, koliko ste se približili zacrtanom cilju. Osim toga, to vam omogućuje brži nastavak rada na projektu, budući da započinjući novu fazu već znate odakle započeti.

Radno vrijeme je vrijeme koje svaki zaposlenik posveti obavljanju svoje radne funkcije. Njegovo trajanje regulirano je radnim zakonodavstvom.

Poštovani čitatelji! U članku se govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih problema, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješi točno tvoj problem- obratite se konzultantu:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brz je i BESPLATNO!

Planiranje radnog vremena sastavni je dio njegovog upravljanja, odnosno upravljanja vremenom. Ova moderna riječ danas ne znači samo upravljanje vremenom, već i njegovo učinkovito planiranje za postizanje ciljeva poduzeća. Uostalom, vrijeme je jedan od resursa koji se mora racionalno koristiti.

Zašto i kome to treba?

Govoriti o upravljanju vremenom nije sasvim ispravno. Njegov tijek ne ovisi o ljudskim postupcima, ne ubrzava se niti usporava.

Vrijedno je upravljati korištenjem ovog vremena. A za poduzeće je važno na svim razinama - od glave do običnih zaposlenika. Učinkovito korištenje ovog resursa izravno utječe na produktivnost rada, a time i na dobit.

Za svaku tvrtku važno je i planiranje radnog vremena.

Broj zaposlenih u poduzeću, a time i financijski troškovi povezani s osobljem, ovisi o fondu radnog vremena potrebnom za obavljanje proizvodnih zadataka.

Razlozi nedostatka vremena

Oskudica znači nedostatak. U našem slučaju - nedostatak radnog vremena za obavljanje zadatka dodijeljenog određenom zaposleniku, odjelu ili poduzeću u cjelini.

Rezultat može biti kašnjenje u izvršenju naloga i njegove negativne posljedice. Najčešće se nedostatak vremena povezuje s nekompetentnošću menadžera.

Postoje tri skupine razloga koji dovode do nedostatka vremena:

osobne kvalitete vođe;
radnje menadžera;
neovisni razlozi.

Osobne kvalitete vođe, koje dovode do gubitka vremena, mogu se očitovati u takvim pojavama kao što su:

nemirnost, to jest brzopleto činjenje nestalnih radnji;
stalna žurba;
nedostatak odgovarajućeg odmora zbog dovršetka kuće.

Nepismene radnje dovode do činjenice da postoje:

niska ili nikakva motivacija među zaposlenicima;
kršenje komunikacije;
nedostatak rangiranja predmeta prema stupnju važnosti;
nemogućnost delegiranja ovlasti.

Razlozi neovisni o menadžeru, koji dovode do nedostatka vremena za menadžera i njegove podređene su:

previše zadataka, slučajeva, zadataka;
neplanirani događaji (kradljivci vremena).

Ti se uzroci obično ne javljaju izolirano. One teku jedna iz druge.

Rezultat je začarani krug iz kojeg će se izaći samo pravilnim i racionalnim planiranjem. I nadzor nad provedbom planiranih aktivnosti i utrošenim vremenom na iste.

Koje zadatke je moguće riješiti?

Planiranje je jedan od alata za donošenje raznih upravljačkih odluka. Uključuje postavljanje ciljeva i prepoznavanje načina za njihovo postizanje. Odnosno, to je svojevrsna prilika da pogledate u budućnost tvrtke i odlučite kako točno i na koliko dugo možete tamo stići.

Planiranje i upravljanje radnim vremenom omogućuje vam rješavanje sljedećih zadataka:

povećanje razine performansi:
kontrola radnji i vremena utrošenog na njih;
optimizacija rasporeda rada;
poboljšanje tehnika za korištenje vremena;
eliminacija vremenski neučinkovitih vrsta aktivnosti;
racionalno planiranje najvažnijih slučajeva;
jasno odvajanje radnog i osobnog vremena.

Vrste

Planiranje vremena u poduzeću, kao i svako planiranje, može se podijeliti na vrste prema različitim kriterijima:

po obuhvatu (opći i posebni);
po sadržaju (strateški, operativni i tekući);
po objektima (kadrovski, proizvodni, financijski);
po razdobljima (kratkoročni, srednjoročni, dugoročni);
moguće promjene (tvrde i fleksibilne).

Opće planiranje fondova

Planiranje općeg fonda nemoguće je bez izračuna troškova radnog vremena. Da bi se shvatilo koliko je ovaj resurs potreban, koriste se različite metode.

Zatim se radno vrijeme mora normalizirati, odnosno na temelju rezultata kalkulacija troškova i znanstveno utemeljenih standarda izvesti optimalno vrijeme za izradu jedne jedinice proizvodnje ili izvršenje zadatka.

Racioniranje je srž planiranja općeg fonda vremena. Na temelju njega utvrđuje se broj potrebnog osoblja, troškovi i kriteriji poticaja.

Opći fond čine:

kalendar;
nominalno (kalendar bez slobodnih dana i praznika, ali uzimajući u obzir skraćene predblagdanske dane);
efektivni (koliko je jedan zaposlenik radio u planskom razdoblju).

Pojedinac

Ništa manje važno od cjelokupnog planiranja bit će upravljanje vremenom svakog zaposlenika.

Ovdje je važno znati kome postaviti kruti raspored, a tko zna kako što učinkovitije planirati svoje vrijeme. Ipak, postoji nekoliko važnih točaka.

Na primjer, održavajte omjer 60/40. Odnosno, planirajte 60% radnog vremena za rješavanje tekućih problema, a 40% ostavite za nepredviđene zadatke i kreativnu aktivnost (dva bloka po 20%).

Ova i druga važna načela planiranja individualnog radnog vremena formulirao je L. Seivert.

Nije izdvojio temeljne razlike između menadžera i stručnjaka u pogledu učinkovitosti korištenja radnog vremena. Ipak, želio bih istaknuti neke aspekte.

Voditelji

Za vođu su posebno važne vještine planiranja.

To je njegova funkcija: postaviti ciljeve, odrediti vremenski okvir za njihovo postizanje i kontrolirati rezultat, kao i delegirati ovlasti, oslobađajući se onih zadataka koje stručnjaci mogu obavljati.

specijalisti

Specijalist planira svoje vrijeme, na temelju zadataka koje postavlja upravitelj. Vještine samodiscipline su mu od velike važnosti.

Planiranje radnog vremena u poduzeću

Svaki plan mora biti zabilježen u pisanom obliku, inače ne postoji. Elektroničko planiranje pomoći će u lakšem upravljanju vremenom. Korištenje moderne tehnologije neće vam samo omogućiti vizualizaciju popisa obaveza.

Moderni gadgeti sposobni su podsjetiti svoje vlasnike na važne događaje.

Opća pravila

Plan se mora izraditi navečer i dopuniti ujutro.
Svi slučajevi uključeni u plan moraju se vremenski podijeliti na kratkoročne, srednje i dugoročne.
Opseg slučajeva treba biti realan, ne pokušavajte prigrliti neizmjernost.
Bilježite ne samo golove, već i očekivane rezultate.
Odredite prioritete.
Postavite precizne rokove za izvršenje svakog zadatka.
Delegirajte ovlasti.
Planove treba redovito ažurirati.

Što uključiti u plan?

Plan mora sadržavati apsolutno sve stvari koje se moraju obaviti tijekom dana. To će osigurati da se ništa ne propusti u sljedećim koracima.

Potrebno je zapisati sve - od sastanka s voditeljem, do čestitanja rođendanu kolegi korporativnom poštom. Morate početi s onima koji imaju točno vrijeme: sastanci, termini, konferencije itd.

Uz zadatke uprave, vrijedi uključiti i one slučajeve koji pridonose napredovanju u karijeri. Na primjer, napredno usavršavanje ili kreativni rad na projektu.

Određivanje prioriteta

Kako bi planiranje vremena bilo stvarno učinkovito, potrebno je sve što se upisuje u dnevnik (tjedni, mjesečni i sl.) rangirati prema stupnju važnosti i hitnosti. A zatim to učinite silaznim redoslijedom važnosti.

Tehnologija i metode

Najčešće korištene metode za određivanje prioriteta i planiranje vremena su Eisenhowerova matrica i Paretov zakon.

Ukratko to izgleda ovako:

svi predmeti podijeljeni su na važne i hitne, važne i nehitne, manje važne i neobvezne;
većinu vremena (do 80%) treba posvetiti najvažnijem i hitnom;
to se mora učiniti na početku radnog dana.

Analiza izvedbe

Koliko učinkovito neki zaposlenik koristi svoje radno vrijeme moguće je matematički provjeriti. Za to se koriste različiti koeficijenti, na primjer, ekstenzivno korištenje vremena.

Njegova formula za izračun izgleda ovako:

Ke \u003d (opći fond vremena - pauze u radu) / ukupni fond vremena.

Idealna vrijednost bi bila jedan. Što se Ke više razlikuje od njega, to se neučinkovitije koristi radno vrijeme.

krivnjom zaposlenika i iz razloga koji su izvan njegove kontrole;
za osobne potrebe.

Da biste to učinili, željena vrijednost (u minutama) zamjenjuje se u brojniku formule, a ukupni fond vremena ostaje u nazivniku. Ovdje je odnos obrnut. Što je ova vrijednost bliža jedinici, to je radno vrijeme neracionalnije utrošeno.

Primjeri

Planiranje radnog dana, tjedna ili drugog razdoblja uvelike ovisi o specifičnostima zanimanja. Pogotovo ako uključuje elemente kreativnosti.

Razmotrite na što biste trebali obratiti pozornost predstavnicima takvih profesija kao što su pravni savjetnik i menadžer u bankarskom sektoru.

Za odvjetnika

Značajka ove profesije je sudjelovanje u sudskim raspravama. Stoga raspored rada nužno uključuje raspored suđenja i postupovne rokove za pripremu određenih dokumenata. To su najvažnije i najhitnije stvari.

Vrijeme sastanaka i pregovora s klijentima usklađuje se prema preostalim slobodnim intervalima. Ono što ostane kao rezultat troši se na analitiku i izvještavanje.

Plan za dan izgledat će otprilike ovako:

Vrijeme	Teški rokovi	Fleksibilni zadaci
9-00	operativni sastanak
10-00		Napišite izvještaj za šefa
11-00		Ponovno pogledajte dokumente za proces N
12-00	Sudska rasprava u slučaju N
13-00		Večera
14-00		Pogledajte ugovore o opskrbi
15-00	Sastanak s A, podnošenje zahtjeva
16-00	Pripremite žalbu za slučaj
17-00		Provjerite rokove za procesne dokumente

Za direktora banke

Radni dan upravitelja bankovnih kredita sastojat će se od nekoliko blokova:

sastanci vezani uz vrijeme;
sastavljanje ugovora na temelju rezultata sastanaka;
hladni pozivi za proširenje baze kupaca;
priprema komercijalnih ponuda i dr.

Dnevni plan za takvog zaposlenika može biti sljedeći:

I za kraj nekoliko savjeta:

Prilikom utvrđivanja važnosti zadatka vrijedi si postaviti pitanje: "Što ću mi to dati?" I nastavite s izvršenjem samo ako odgovor odgovara. Ako vam se odgovor ne sviđa, vjerojatno možete zasad odgoditi zadatak.
Prije svega, ujutro je vrijedno raditi najneugodnije, ali najvažnije stvari.
Veliki i složeni zadaci najbolje se ostvaruju kada se raščlane na male i lake.
Od vitalne je važnosti da se dobro odmorite od posla.

Planiranje radnog vremena nije samo skup lijepih riječi, već sustav znanja koji može biti od koristi kako na individualnoj razini tako i na razini cijelog poduzeća.

Naučit ćeš:

Što daje racionalno planiranje radnog vremena u poduzeću.
Koji su načini raspoređivanja radnog vremena.
Koja su pravila za učinkovito raspoređivanje radnog vremena.

Nije tajna da na učinkovitost organizacije ne samo da utječe povrat svakodnevnog rada rukovodećeg osoblja. Nedostatak suvremenih tehnika i metoda rada, odbijanje poboljšanja individualnog stila rada od strane vođe i njegovih podređenih dovodi do činjenice da poteškoće u uspostavljanju rada takvog tima postaju aksiom.

Komponente koje određuju koliko je menadžer spreman za uspjeh vrlo su jednostavne. To su njegove vještine, sposobnosti, stručno znanje i, naravno, osobne kvalitete. Ipak, ne treba zanemariti analizu uzročnih čimbenika koji uzrokuju probleme i poteškoće, kao ni želju za njihovim prevladavanjem i poboljšanjem kvalitete vlastitog rada. Ovdje dolazi u pomoć racionalno korištenje radnog vremena od strane menadžera, drugim riječima, njegovo planiranje. Uostalom, dizajniran je za uklanjanje nedostataka svakodnevnog procesa rada.

Učinkovitost planiranja radnog vremena temelji se na ciljevima aktivnosti ovisno o njihovom trajanju: kratkoročnim i dugoročnim. Ovakav upravljački okvir ne zahtijeva dodatne napore, budući da su sve identificirane radnje i aktivnosti dobile svoje rokove tijekom procesa organiziranja.

Ciljevi koje postavlja voditelj imaju dvije funkcije: odrediti radnje potrebne za njihovu provedbu i potaknuti njihovu provedbu. Kada si vođa postavi jasan zadatak, njegovi postupci postaju svjesni njegove provedbe. Postavljanje ciljeva je svojevrsna pokretačka snaga koja činitelja puni energijom do samog postizanja rezultata.

Kako bi planiranje ravnoteže radnog vremena bilo što učinkovitije, menadžer treba pribjeći taktici “planskih razdoblja” (to mogu biti različita vremenska razdoblja: godina, mjesec, tjedan, dan). Osobitost je u individualnosti svakog takvog raspona, što podrazumijeva izradu zasebnih planova koji bi odražavali odgovarajuće vremensko razdoblje.

Dakle, glavni pozitivni fokus pravilnog planiranja slobodnog vremena je dobitak samog vremena. Menadžer će steći sposobnost učinkovitog i plodonosnog postizanja opisanih radnih ciljeva, a da pritom troši što manje vremena. U organizaciji individualnog rada teško je precijeniti ulogu planiranja: naposljetku, ono pomaže pripremiti se za ispunjenje ciljeva i strukturirati vrijeme dodijeljeno za rad.

Kako delegirati zadatke da uštedite 25% radnog vremena: popis za provjeru

Kako biste se nosili s ogromnim protokom informacija i razvijali svoje poslovanje, važno je racionalno raspolagati vremenom i ne gubiti energiju na rutinske poslove. Da biste to učinili, morate pravilno delegirati zadatke podređenima i pratiti njihovu provedbu.

Provjerite popis za provjeru koji su pripremili urednici časopisa Commercial Director kako biste vidjeli raspolažete li svojim vremenom ispravno ili griješite u delegiranju zadataka i ostajete budni na poslu.

Metode planiranja radnog vremena

Paretovo načelo

Wilfred Pareto (1848–1923) formulirao je načelo da će unutar određene skupine objektivna važnost određenog malog dijela biti mnogo veća od njegove relativne težine u toj skupini. Pareto je u svom modelu koristio formulu 80/20, koja se počela primjenjivati posvuda.

Od 20% prodane robe možete dobiti 80% zarade.
80% preostale robe donijet će samo 20% profita.
20% grešaka uzrokuje 80% gubitaka.
80% drugih grešaka uzrokuje 20% gubitaka.

Ovo načelo nisu zaobišli ni ljubitelji planiranja radnog vremena. Ako to projicirate na rad menadžera, rezultat će biti sljedeći: da biste postigli 80% rezultata, trebate potrošiti samo 20% radnog vremena. Ostatak utrošenog vremena donosi samo 20% ukupnog rezultata.

Jezikom radnog procesa to bi značilo da lak i ugodan rad, koji zahtijeva minimum truda, ali pristojno radno vrijeme, ne bi trebao biti prioritet. Potrebno je započeti aktivnosti maksimalno uvažavajući važnost svakog zadatka. Na prvom mjestu planiranja rada trebaju biti vitalna pitanja.

Za potpunu primjenu Paretovog načela u pitanjima racionalnog planiranja i praćenja vremena potrebno je sve zadatke analizirati na postotak njihovog doprinosa ukupnom rezultatu, te ih također rasporediti po ABC kategorijama.

ABC planiranje

Temelj ABC analize je iskustvo koje pokazuje da su omjeri slučajeva veće i manje važnosti često približno isti. Slovi A, B i C koriste se za razvrstavanje značaja zadataka u odnosu na postizanje ciljeva u tri razreda. Ovo se načelo svidjelo mnogim menadžerima.

Ovu analizu također možete koristiti da planirate kako ćete koristiti svoje radno vrijeme. Glavna stvar je zapamtiti da radno vrijeme trebate rasporediti u odnosu na važnost zadataka, a ne njihov intenzitet rada i težinu u ukupnom planu aktivnosti.

ABC analiza proizlazi iz iskustva temeljenog na tri stupa.

Zadaci kategorije A (najvažniji) dobivaju 15% ukupnih zadataka upravitelja. Unatoč njihovoj maloj relativnoj težini u planiranju, oni doprinose 65% ostvarenju ciljeva.
Zadaci kategorije B (važni) čine približno 20% ukupnih zadaća, a njihova se važnost također procjenjuje na 20%.
Zadaci kategorije C (kao najmanje važni): pridaje im se oko 65% ukupnog broja, ali je njihova važnost zanemariva - samo 15% relativne težine.

Sukladno tome, prilikom planiranja radnog vremena, ABC analiza se fokusira na početno obavljanje zadataka iz kategorije A, budući da oni donose lavovski udio učinkovitosti završne radne aktivnosti. Sljedeća su na redu pitanja iz skupine B, čiji doprinos konačnom rezultatu također ne treba zanemariti. I na kraju, već sada možete odlučiti što ćete učiniti s preostalim poslovima kategorije C: sudjelovati u planiranju svog radnog vremena ili delegirati.

Eisenhowerov princip u planiranju radnog vremena

Eisenhowerova matrica (prioriteti) stekla je široko priznanje kao alat za planiranje osobnog i radnog vremena.

Sastoji se od četiri polja (kvadranta), pri čemu svako od njih odgovara određenoj kategoriji zadataka. Kategorije se grade na temelju dvaju principa: važnosti i hitnosti. Njihov odnos najbolje je vizualno prikazan na slici ispod.

Kvadranti se popunjavaju samo ako padeži upisani u njih odgovaraju određenom polju. Da biste u potpunosti razumjeli kako ova matrica funkcionira, trebate definirati zadatke koji odgovaraju svakom kvadrantu. Vrijedno je zapamtiti da će matrica biti učinkovita samo za zadatke tijekom dana ili drugog kratkog vremenskog razdoblja.

Kvadrant 1: Važno i hitno

Srce Eisenhowerove matrice je upravo prvi kvadrant, budući da je prepun glavne tajne - ostavljen je prazan. To će značiti da osoba posjeduje vještinu učinkovitog planiranja radnog vremena za postizanje ciljeva.

Prisutnost slučajeva koji traže prvi kvadrant ukazuje na stalan rad u životu i radu takve osobe. Posljedično, osoba nije navikla na raspodjelu svojih poslova i dužnosti, već umjesto toga odgađa sve što može do posljednjeg trenutka. I, kad rokovi istječu, baci se na posao.

Naravno, moguće situacije najbolje je spriječiti ako o svemu unaprijed razmislite. Uostalom, poznato je načelo prema kojemu je uvijek teže otkloniti posljedice nego predvidjeti sve moguće nevolje. U slučaju da takve slučajeve mogu obavljati druge osobe, treba ih premjestiti.

Kvadrant 2: Važno i nehitno

U planiranju svog radnog vremena Eisenhower je kao najvažnije zadatke odredio poslove iz drugog kvadranta. Ako izvođač dosljedno i pravodobno izvršava zadatak koji se nalazi u ovom kvadrantu, tada si može priuštiti da na to potroši onoliko vremena koliko je potrebno. Neće ga proganjati strka, žurba i razne negativne posljedice. To je vrlo slično pregledu kod liječnika: kao što će preventivni pregled vida spriječiti ozbiljnije probleme s vidom, pravo vrijeme za rad na nalazu izbjeći će hitnu noćnu obradu.

Planiranje i obračun radnog vremena u okviru drugog kvadranta vrši se na način da se postižu osobni ciljevi zaposlenika.

I premda nad radnicima ne visi Damoklov mač u vidu hitnosti posla, što nam omogućuje da se fokusiramo na kvalitetu posla, ne treba zaboraviti da rokovi još uvijek postoje, a treba ih pratiti, jer neispunjavanje zadatka drugog kvadranta automatski ga prebacuje u prvi. A ovaj ishod prepun je posljedica za planiranje osobnog vremena.

Kvadrant 3: Hitno i nevažno

Vrsta predmeta koja odgovara trećem kvadrantu ne dopušta vam da se usredotočite na važnija pitanja zbog svoje hitnosti. A takve slučajeve je lako zamijeniti sa slučajevima iz prvog kvadranta. Međutim, vrijedi povući crtu između hitnog i važnog, budući da ti pojmovi nisu sinonimi. Postoji jednostavan način da to utvrdite: trebate se zapitati približava li vas ovaj ili onaj zadatak ispunjenju zadanog cilja. Obično slučajevi iz trećeg kvadranta dobivaju negativan odgovor.

Najčešće se u ovaj kvadrant unose kućanski problemi: kemijsko čišćenje odjeće na kraju sezone, pomoć susjedima u hitnim stvarima, nevažni sastanci i pregovori. Postoji još jedan primjer - popravak računala, ali ovdje treba biti izuzetno oprezan: ako je ova oprema potrebna za rad, tada će njen popravak postati zadatak od najveće važnosti (to jest, prvi kvadrant), a ako se koristi samo za zabave, onda je samo mjesto ovog problema u trećem kvadrantu.

Poslovi ovog kvadranta ne samo da se ne uklapaju u planiranje radnog vremena, već čak odvraćaju pažnju od glavnih ciljeva i oduzimaju dragocjeno vrijeme. Najbolje ih je ignorirati ako je moguće. Kako odrediti važnost zadatka za sebe? Jako jednostavno. Trebali biste si postaviti pitanje: "Što će se dogoditi ako to ne učinim?"

Kvadrant 4: Nije važno i nije hitno

U ovu kategoriju spadaju poslovi iz naše svakodnevice koji nemaju veze s poslom: društvene mreže, forumi, surfanje internetom, računalne igre, gledanje TV emisija. Da, takva je aktivnost svakako ugodna, ali nije obavezna.

Općenito, ova aktivnost značajno smanjuje produktivnost radnog dana, Eisenhower je slučajeve iz ove kategorije nazvao "žderačima osobnog vremena".

Uzmimo, na primjer, seriju od 200 sati - u smislu preračuna dobijete cijeli tjedan izgubljenog vremena, koje se moglo iskoristiti s puno većom koristi.

Stoga je potrebno identificirati svoje osobne izjelice i težiti čvrstoj kontroli nad njima planirajući ne samo radno, već i osobno vrijeme.

U ovom kvadrantu postoje i rutinske stvari koje mnogima nisu toliko ugodne: na primjer, pranje suđa, čišćenje, kuhanje. Ovdje također vrijedi tražiti kompromis s onim ljudima s kojima živite u istoj kući, kako biste planirali ravnomjerno opterećenje.

Zdrava ravnodušnost: upute za one koji ne vjeruju u upravljanje vremenom

Upute koje su pripremili urednici časopisa Commercial Director reći će vam kako pronaći životni sklad čak i u bezizlaznim situacijama, objasniti kojih se stavova nametnutih od strane društva i medija morate hitno riješiti te reći što učiniti ako nemaju dovoljno dana da obave posao.

Tablica planiranja radnog vremena

Evo jednostavnog primjera u obliku tablice.

utorak		Podzadatak	Komentar
	Provjerite popis obaveza
	putovati na posao
	Telefonski pozivi		Dohvatite dva kontakt broja iz poslovne e-pošte
	Pisanje članaka	Analiza materijala
	Pisanje članaka	Prijevod dodatnih materijala sa stranog jezika i tipkanje glavnog teksta	Ne zaboravite izdati bilješke uz izvore i ispraviti crtice na crtici
	Idi do urednika
	sastanak

srijeda

Ovaj primjer jasno pokazuje princip izrade planova rada. Po potrebi tablice mogu biti veće dubine, s proširenim prostorom za bilješke. Nije svejedno koji će se program koristiti za implementaciju, recimo, pojedinca planiranje radnog vremena voditelja/specijalista. stol - alat je univerzalan, može se nacrtati čak i na običnom papiru. Ono što je jako bitno je znati ga prilagoditi sebi, svojim zadacima i ciljevima te odrediti u kojim vremenskim intervalima će se koristiti: po danima, tjednima, mjesecima.

Kako je planiranje fonda radnog vremena

Početna faza planiranja je analiza početnih parametara sustava - prisutnost aktivnosti za poboljšanje fonda radnog vremena (FW) i njegovih smjerova. Zatim slijedi odgovor na pitanja: tko je odgovoran za ovu aktivnost (stručnjaci, službe) i njeno planiranje? U kojoj mjeri se uzima u obzir radno vrijeme? Prati li se potrošeno vrijeme? Jesu li FRV rezerve objavljene? Jesu li poduzete mjere za smanjenje gubitka radnog vremena u fazi planiranja? Koje se metode koriste za to?

Sljedeća faza je analiza primjene PDF-a. U okviru njega proučavaju dinamiku proizvodnje radnika (vremenski - satnu, dnevnu, godišnju) i utvrđuju čimbenike koji na nju utječu; analizirati stanje PDF-a i utvrditi neiskorištene prilike za smanjenje pojedinih vrsta izostanaka s posla; razraditi opažajne podatke o poslovanju fonda radnog vremena i sl. Detaljnije o metodama analize korištenja fonda radnog vremena može se pronaći u nastavno-metodičkoj literaturi.

Informacijska baza za analizu PDF-a su podaci statističke i vremenske evidencije radnih sati; sažetak primarnog računovodstva (letak o neradu, prekovremenom zapošljavanju, o uklanjanju braka); samofotografije i fotografije radnog vremena; podatke ankete i upitnika.

U tijeku analize, korištenje cjelokupnog PDF-a i njegovih sastavnih dijelova - cjelodnevnih i unutarsmjenskih fondova u okviru različitih razina poduzeća (strukturnih odjela, poduzeća u cjelini, profesija i grupa) se ispituje. Ovakav pristup omogućuje otkrivanje "uskih grla" na koje prije svega treba obratiti pozornost. Rezultat analize je procjena rezervi za poboljšanje korištenja PDF-a i sukladno tome povećanje učinkovitosti planiranja radnog vremena.

Dobiveni rezultati koriste se za planiranje korisnog fonda radnog vremena. Ovaj događaj uključuje pripremu planiranog proračuna bilance, usporedbu njegovih komponenti s normama poduzeća, kao i uštedu radnog vremena za neproduktivne troškove. Metode raspodjele ravnoteže radnog vremena dobile su odgovarajuću pokrivenost u obrazovnim materijalima i priručnicima.

Planiranje i analiza radnog vremena dobili su specifičnosti u tržišnom gospodarstvu. Na primjer, obvezni administrativni dopust je koristan za poduzeće u smislu troškova. Nepuno radno vrijeme izgubilo je status rezerve.

Diferencirani pristup za stalno zaposlene s punim radnim vremenom, privremene radnike postaje relevantan u planiranju ECF-a; u radnom odnosu na određeno vrijeme.

U cilju što učinkovitije organizacije i planiranja radnog vremena, u poduzeću se poduzimaju posebne mjere: socioekonomske, organizacijske, tehničke i terapeutsko-profilaktičke. Oni se očituju u raznim organizacijskim i tehničkim planovima, planiranju poboljšanja uvjeta rada itd. Uključivanje vanjskih sudionika treba raspraviti s lokalnim vlastima i tek onda uključiti u planiranje aktivnosti. Svaki događaj mora biti osiguran resursima.

Kako pravilno planirati svoje radno vrijeme

Pravilo 1. Ustanite u isto vrijeme

Ova početna faza svakog planiranja je vrlo disciplinirana i energična.

Pravilo 2. Pozitivno raspoloženje na početku dana

Radite na svom raspoloženju svako jutro, jer ono uvelike utječe na rješavanje zadataka za postizanje ciljeva. Da biste to učinili, možete si postaviti tri pitanja:

Kako će me "danas" približiti uspjehu?
Što trebam učiniti da danas bude što više radosti?
Što treba učiniti na ovaj dan za očuvanje zdravlja?

Odgovor na ova pitanja i stvaranje pozitivne motivacije često ne traje duže od dvije minute. Dajte si ih prije nego započnete svoju standardnu jutarnju aktivnost.

Pravilo 3

Ključ harmoničnog jutra je dobar san i dobar doručak. Ali mnogi ih daruju, opravdavajući se nedostatkom vremena. Međutim, obje misije zahtijevaju samo određivanje prioriteta u fazi planiranja dnevne rutine - u biti, samo trebate rasporediti svoje vrijeme na takav način da idete rano spavati.

Pravilo 4: Razmotrite čimbenike poput umora kada planirate svoj radni dan

Mnogi ljudi osjećaju da njihova radna produktivnost varira poput sinusnog vala tijekom cijelog dana. To ne ovisi o dnevnom bioritmu - o tome jeste li "ševa" ili "sova". Vrijedno je saznati vaša osobna razdoblja porasta aktivnosti i u planiranje aktivnosti smjestiti najvažnije stvari za taj dnevni interval. Poslijepodne je bolje posvetiti svakodnevnom rutinskom poslu koji nije od posebne važnosti.

Pravilo 5. Pravite pauze na vrijeme

Jedno od osnovnih pravila za planiranje radnog vremena je kratak odmor, jer omogućuje tijelu da se oporavi i vrati pozornost na posao. Obavezno napravite kratke pauze u radu, sami odredite trajanje i učestalost. Zapamtite pravilnost.

Pravilo 6

Pokušajte ne uskočiti u posao i posao koji ste započeli dovedite do logičnog završetka. Nemojte se ometati sitnicama, jer one kradu radno vrijeme. Imajte na umu da ćete svaki put kad se vratite na već započeti posao morati ponoviti stare radnje, a to će utjecati na ravnotežu osobnog planiranja aktivnosti.

Pravilo 7

Nastojte popuniti sve nepredviđene praznine u svom rasporedu (čekanje u redu, neinformativni sastanak) korisnim aktivnostima. Sami definirajte njegovu bit postavljajući si pitanje: “Kako mogu ispuniti ove minute da izvučem maksimalnu korist?”

Pravilo 8: Držite se načela 70/30

U svoj dnevnik trebate zabilježiti samo 70% svog radnog vremena. Inače, čak i ako rasporedite svoj radni dan 100%, nećete dobiti jamstvo da će svi zadaci biti dovršeni, čak i više: mnoge radnje neće se podudarati s rasporedom. Svrha planiranja radnog vremena prema ovom principu je spasiti živčani sustav od preopterećenja, spriječiti osjećaj stroja i zatvorenost u krute okvire.

Pravilo 9. Navečer napravite plan za sutra

Napravite svoje planiranje za sutra na kraju današnjeg dana i to u obliku pisanog popisa kako ne biste ništa propustili. Bolje je unaprijed utvrditi važnost predmeta i rasporediti ih u stupce. To će omogućiti da se usredotočite na potrebne zadatke, a manje značajne možete premjestiti u slučaju više sile.

Pravilo 10

Nepromjenjivo pravilo za sve. Što češće nađete vremena za odmor, kasnije ćete biti produktivniji. U ovom razdoblju možete dovesti stvari u red na radnom mjestu, u kući, oprati suđe, pročitati časopis ili knjigu, prošetati na svježem zraku, pomoći drugima. Ako to ne možete učiniti spontano, isplanirajte i te akcije.

Pravilo 11. Budite realni u pogledu svojih sposobnosti

Ne opterećujte se ogromnom količinom posla, vjerujući da možete podnijeti sve planine. Pristupite trezveno procjeni vlastitih snaga i bolje prihvatite ono s čime ćete se sigurno nositi u danu / tjednu / mjesecu, takvo planiranje radnog vremena bit će učinkovitije.

Pravilo 12

Ovakav pristup predmetima na stolu i u uredu pomaže uštedjeti vrijeme u budućnosti. Neka vam postane pravilo, nakon što ste upotrijebili stvar, vratite je tamo gdje ste je uzeli. Postavite određena mjesta za različite vrste stvari - mapu za papire, pernicu, ladicu stola ili okvir za potvrdu.

Pravilo 13. Vodite aktivan i zdrav stil života

Čini se, zašto uredski radnici trebaju sport, jogu, fitness, pravilnu prehranu, gimnastiku? Zatim, da su zdravo tijelo i dobrobit najbolje usklađeni s pozitivnom energijom i spremnošću za visokoproduktivnu radnu aktivnost, posebice nakon njezina kvalitetnog planiranja.

Pravilo 14

Najbolji način da se samoorganizirate u planiranju i provedbi profesionalnih aktivnosti jest doživjeti osjećaj zadovoljstva i ljubavi prema svom poslu. Prednost mu je što se motivacija ne mora izvlačiti kliještima, ona dolazi sama i u velikim količinama.

Planiranje i organiziranje radnog vremena voditelja

Savjet 1. Pregledajte planove za dan

Da biste to učinili, možete koristiti ABC analizu ili Eisenhowerovu matricu. Čak i desetominutna priprema za radni dan može uštedjeti i do dva sata dnevno. Dobro ih iskoristite.

Savjet 2. Formiranje blokova sličnih slučajeva

Stalno rastresenoj osobi treba znatno više vremena za rad nego usredotočenoj i entuzijastičnoj osobi. To je zbog potrebe za još jednim "zaletom" i "uranjanjem", odnosno povratkom na radnu aktivnost. Blokovi iste vrste zadataka pomoći će uštedjeti radno vrijeme: lakše ih je popraviti u fazi planiranja aktivnosti.

Savjet 3: Odvojite vrijeme za sebe na poslu

Često posjetitelji, podređeni ili klijenti na telefonu odvraćaju pozornost od izravnih dužnosti. Svi oni stvaraju jake smetnje u obavljanju stvarno važnih zadataka, narušavaju ravnotežu radnog vremena. S tim u vezi, nemoguće je biti dostupan svima i svakome tijekom cijelog radnog dana - kako u svom uredu tako i preko telefona. U procesu raspoređivanja radnog vremena, majstori svog zanata sami sebi organiziraju praznine u kojima ih nitko neće ometati. Također možete koristiti njihove alate, na primjer, postaviti sate za primanje posjetitelja, koristiti telefonsku sekretaricu.

Savjet 4: Odvojite ograničeno vrijeme za svaki radni zadatak

Trajanje pojedine vrste posla izravno ovisi o raspoloživom vremenu. Čak i najmanji zadatak podliježe planiranju: naučite dati zadatku točno onoliko vremena koliko je potrebno da se izvrši. Na primjer, poslovni pregovori ne bi trebali biti odgođeni, trebali biste razgovarati o svim pitanjima od interesa što je više moguće, ali ne više od sat vremena. To se može učiniti uz pomoć strogih vremenskih okvira i propisa. Vodite se jednostavnim pravilom: "Vrijeme je novac", cijenite ih i štedite.

Savjet 5: Koristite delegiranje

Nijedan glumac koji poštuje vrijeme ne bi trebao sam obavljati sve zadatke. Ovakav pristup već je opisan u načelima i pravilima planiranja radnog vremena: sve što se može delegirati drugima (65% zadataka koji troše vrijeme i trud, ali ne donose značajne rezultate) treba im se delegirati. To se ne odnosi samo na pomoć zaposlenika, već i na korištenje pomoći trećih agencija, organizacija, konzultantskih tvrtki.

Savjet 6. Razdvojite velike zadatke na komponente

Ljudi imaju tendenciju izbjegavati velike ili obimne zadatke, na sve moguće načine kako bi odgodili njihovu provedbu, jer im se rezultat čini predalekim. Ova činjenica ukazuje na slabe vještine osobnog planiranja vremena, ali se može zaobići. Kućišta koja daju najbrži rezultat sviđaju se gotovo svima. To je uočio Albert Einstein na primjeru cijepanja drva. Isto se može učiniti s dugoročnim ciljevima i velikim projektima: podijelite ih na male zadatke, isplanirajte ih, a zatim ih metodički dovršite tijekom određenog vremenskog razdoblja (na primjer, dva sata dnevno). Nakon recimo tjedan dana pojavit će se prvi rezultati - cilj prvog dijela projekta bit će ostvaren (prema planu), to će dati snagu i motivaciju za nastavak rada u tom smjeru.

Savjet 7. Postavite osobne rokove za prioritetne zadatke

Kada unaprijed znate koji će predmeti biti prioritetni za tekući mjesec, oni se mogu zabilježiti u radnom kalendaru i uzeti u obzir u osobnom planiranju zajedno s istim pregovorima / sastancima. Dakle, kada bude potrebno napraviti još jedan događaj ili radnju za ovaj datum, on će već biti „bukiran“, što vas još jednom podsjeća na objektivnu važnost zadatka. Ovaj savjet posebno je vrijedan po pitanju planiranja radnih aktivnosti.

Savjet 8. Pravilno organizirajte svoj radni prostor

Prije svega, to se odnosi na poredak na radnoj površini. Na njemu treba ostaviti samo one dokumente bez kojih je nemoguće raditi zadatke kategorije A. Ova radnja ima psihološku pozadinu: red na stolu pomaže redu u mislima, a dodatni papiri oduzimaju vrijeme.

Savjet 9. Pokušajte ne dopustiti drugima da vam stavljaju dodatne odgovornosti

Često su vođe zainteresirane i uključene u nove stvari, proširujući svoja područja kompetencija. Dolazeći iz osobnog interesa na sastanke na koje inače ne dolazi, zaposlenik može ući u radne grupe ili dobiti dodatne zadatke koji nisu uključeni u njegov plan i posljedično postati teret glavnom poslu i njegovom planiranju. Najbolje je još jednom provjeriti relevantnost svih svojih radnji unutar pozicije, poboljšavajući tako svoje vještine planiranja vremena.

Savjet 10. Procijenite koliko su važne i hitne stvari u koje vas odjednom žele uplesti.

Viša sila i druge hitne stvari uobičajena su pojava za svaku tvrtku ili poduzeće, čak i ako nastoje poslovati u okviru strogog planiranja. Za njihovo rješavanje mobiliziraju se svi raspoloživi resursi. Ako pristanete pomoći u trenutnoj situaciji, zapamtite da će vam to oduzeti vrijeme od trenutnih važnih zadataka u vašem rasporedu, stoga uvijek odvagnite jesu li vrijedni žrtvovanja.

Savjet 11. Nemojte djelovati impulzivno – donosite mudre odluke

Ponekad se određene odluke donose kao rezultat impulsa, nekontroliranog impulsa. Ali to izaziva odstupanja u rasporedu i ometa učinkovito planiranje radnog vremena za postizanje cilja. Ako osjetite trenutnu želju da nešto učinite (primjerice, nazovete), dobro razmislite i odvagnite isplati li se zaista učiniti ono što ste planirali.

Savjet 12. Ispravno postavite svoje prioritete

U velikom protoku slučajeva - konferencije, sastanci, pozivi, poruke - može biti vrlo teško snalaziti se, a kada preuzmete sve odjednom ili zgrabite u dijelovima s različitih strana, na kraju imate vrlo malo vremena. Ovdje je korisno prisjetiti se takvog načina planiranja vremena kao matrice prioriteta, te započeti s provedbom jasno definiranih i nedvosmisleno značajnih zadataka, postupno prelazeći prema manje važnima.

Planiranje radnog vremena tajnice pročelnika

Glavna zadaća i svrha individualnog planiranja radnog vremena tajnice je maksimalno rasteretiti šefa i pomoći mu da rasporedi svoje vrijeme. Zadatak je povećanja učinkovitosti korištenja svih mogućih sati i minuta za radnu aktivnost. A to znači da su poslovi i planiranje aktivnosti voditelja i tajnika međusobno ovisni.

Prije svega, tajnik pomaže u organizacijskim, pripremnim i menadžerskim vrstama rada, oslobađa prostor za kreativnost za šefa. U tu svrhu asistent treba poznavati dnevnu rutinu više razine, raspored svojih zadataka za sva moguća razdoblja - dan / mjesec / tromjesečje. Učinkovito planiranje radnog vremena tajnika ovisi o rasporedu njegovog neposrednog nadređenog, budući da on priprema sve sastanke, pregovore i ostala pitanja (prijem posjetitelja, papirologija) koja su u rasporedu šefa. Ključnu ulogu u planiranju ima hijerarhija zadataka prema njihovoj vrijednosti i važnosti.

Osim toga, dužnosti tajnika uključuju i druge poslove koji ne ovise o režimu dana vlasti (i odražava se u planiranju radne aktivnosti): ovo je provjera pošte i odgovaranje na korespondenciju, upravljanje dokumentima, kontrola datoteka, itd. Pomoćnikove vještine planiranja vremena moraju biti na vrhu. Polazište njegovog rasporeda uvijek su aktivnosti koje se ponavljaju, na primjer:

pripremiti radno mjesto glave;
pospremiti vlastito radno mjesto;
obraditi sve vrste dolazne e-pošte;
pogledajte kontrolnu datoteku;
dati vlastima sažetak stanja stvari i razjasniti raspored za tekući dan.

Razmotrimo jednostavan primjer planiranja radnog vremena u odnosu na raspored menadžera. Tajnikov program djelovanja izgledat će otprilike ovako. Kada šef planira sastanak u 11:00, tada će plan pomoćnika u 10:30 označiti njegovu organizaciju sa svim radnjama koje slijede: podsjetnik, fotokopiranje materijala, čišćenje konferencijske sobe, evidentiranje. Ako je u 14:00 voditelj planirao pregovore izvan ureda, tada će raspored tajnice uključivati stavke o pozivanju automobila i prikupljanju dokumenata. Također, popis radova pokazuje s kim i u koje vrijeme trebate spojiti šefa na telefonski razgovor, koju dokumentaciju treba ispraviti, a što ispuniti ispočetka itd.

Najbolja opcija je da zajedno sa šefom odredite stalni vremenski interval za dnevne aktivnosti: potpisivanje dokumenata, primanje posjetitelja. To će poboljšati rad i pomoći u planiranju radnog vremena specijalista i njegovog pomoćnika. Prilikom izrade radnog rasporeda također morate ostaviti pristojnu rezervu u slučaju iznenadnih hitnih i važnih zadataka, telefonskih poziva i drugih hitnih slučajeva.

Tajnica posvećuje kraj radnog dana slanju odlazne korespondencije, a također planira događaje za sutra.

Kada radni dan završi, a voditelj kasni u uredu, pomoćnik može otići kući samo ako između njih postoji odgovarajući dogovor i on šefu dostavi sve potrebne podatke.

Prije napuštanja prostora tajnik uklanja sve dokumente, zatvara ormare, sefove, isključuje elektroničku opremu (ovo se ne odnosi na telefon, modem, faks), sređuje radno mjesto.

Menadžerovo raspoređivanje vremena

Bit planiranja je priprema za realizaciju ciljeva i reguliranje radnog vremena. Načela planiranja radnog vremena menadžera ne razlikuju se mnogo od općih načela regulative o radu. Racionalno korištenje vaših vremenskih resursa uključuje razumijevanje vaših funkcija, ciljeva i proračuna vremena.

U procesu organizacije radnog vremena specijalista koriste se nadaleko poznate tehnike planiranja. Upravitelj se mora voditi sljedećim pravilima:

60% dnevnog plana rada raspoređeno je na planirani rad;
20% vremena - za nepredviđene radnje;
zadnjih 20% najbolje je ostaviti za spontane zadatke.

„Ravne“ organizacijske strukture koriste se u malim poduzećima za rješavanje složenih problema u uvjetima značajne neizvjesnosti. Takve podjele karakteriziraju sljedeći nedostaci: preopterećenost menadžera, poteškoće u kontroli djelovanja velikog broja ljudi, kao i poteškoće povezane s koordinacijom rada odjela.

Potrošeno vrijeme (osobito ako nije zabilježeno u fazi planiranja) treba zabilježiti uz obveznu naznaku za što i kako je korišteno. To pridonosi činjenici da će, dobivši potpunu sliku troškova svog radnog vremena, menadžer moći učinkovitije organizirati svoje planiranje u budućnosti; Kako bi se izradio kvalitetan plan, zadaće će se podijeliti na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.

Redovitost, dosljednost i dosljednost trebaju biti pozicionirani kao glavni principi planiranja. Potrebno je slijediti jedno od važnih načela planiranja aktivnosti - realnost ciljeva: preuzeti onoliko odgovornosti koliko je moguće ispuniti.

U središtu racionalnog trošenja radnog vremena menadžera je njegov dugoročni plan. Riječ je o višegodišnjem sustavu, s obzirom na koji se izrađuju godišnji i tromjesečni planovi. Potonji se može uskladiti s godišnjim i podijeliti na mjesečni. Dnevni i tjedni planovi u potpunosti im odgovaraju i ujedno najtočnije odražavaju korištenje radnog vremena voditelja. Planiranje radnih aktivnosti na razini jednog dana važan je korak u ukupnom planiranju radnih aktivnosti menadžera, podložno je stalnom praćenju i prilagođavanju ovisno o situaciji.