Vaqtni oqilona rejalashtirish tamoyillari. Vaqtni boshqarish sirlari yoki ish vaqtini samarali rejalashtirish

Vaqtni boshqarish, ish vaqtini rejalashtirish yoki ish vaqtini boshqarish ishbilarmon odamning muhim mahoratidir. Muvaffaqiyat ko'pincha yuqori samaradorlik va muhim maqsadlarga erishish sifatida qabul qilinadi. Ammo unutmang: katta daromad bilan o'tkazgan vaqt - muvaffaqiyatning yana bir asosiy mezoni.

Vaqtni boshqarish maqsadlari

Ish vaqtini boshqarish ko'plab maqsad va vazifalarni hal qilishi mumkin, hayotning zamonaviy ritmi bizni vaqtga katta e'tibor bilan qarashga majbur qiladi va moda va muvaffaqiyatli murabbiylar vaqtni hayotning biznes ritmiga bo'ysundiradigan ko'plab usullarni ishlab chiqadilar. Ammo ajablanarli tomoni shundaki, vaqtning bo'ysunishining ko'plab qonunlari 20-asrning o'rtalarida, ba'zilari undan ham oldinroq - yuz yoki undan ko'proq yillar oldin, biznes endigina o'zini namoyon qila boshlagan va shakllangan. hayot endigina tezlasha boshlagan edi.

Parkinson qonunida shunday deyilgan: "Ish unga ajratilgan vaqtni to'ldiradi". Bu aforizm istehzoli, ammo uning to'g'riligini bevosita hayot isbotlaydi. Ingliz tarixchisi o‘zini, yaqinlarini, keyin esa davlat organlari va rasmiy muassasalar faoliyatini kuzatar ekan, inson kundalik hayotda ham, jamoat hayotida ham vaqtini behuda ishlarga sarflashga tayyor ekanligini ta’kidladi.

Parkinson qonuni tarixchi Kiril Norkot Parkinson tomonidan 1955 yilda Britaniyaning The Economist jurnalida chop etilgan maqolasida ishlab chiqilgan.

Agar inson o'zini vaqt chegaralari bilan cheklamasa, u ishni qayta-qayta bajara oladi, biror narsani cheksiz ravishda tuzatadi, tuzatadi, kamchiliklarni qidiradi, go'yo ishni mutlaq mukammallikka olib borishga intiladi, natijaga qarab emas, balki unga sho'ng'iydi. jarayon.

Biroq, bu qonunga rioya qilish dogma emas. Aksincha, har qanday muvaffaqiyatli shaxsning vazifasi bu qoidaning inertsiyasini engish, ushbu qonunni o'z rejalari va munosabatlariga bo'ysundirishdir.

Vaqtni boshqarishning maqsadi ish vaqtini tashkil qilish, ustuvorlik qilish, vaqtni nazorat qilish va uni oqilona sarflashdir.

Rejalashtirish tamoyillari

Rejalashtirish har doim bir necha darajalardan iborat:

strategik global (bir necha yilga rejalashtirish, bu inson o'z oldiga qo'yadigan super maqsad yoki super maqsadlar)
bir yil yoki olti oyga strategik rejalashtirish (odamni asta-sekin, lekin shubhasiz uning asosiy, asosiy maqsadiga yaqinlashtiradigan umumiy vazifalar)
oy va hafta uchun taktik rejalashtirish,
kun uchun taktik rejalashtirish.

Ularning har biri turli talablarga ega, vaqtni boshqarish usullari ham sezilarli darajada farq qiladi. Ular juda individualdir va asosan shaxs tomonidan mustaqil ravishda shakllanadi.

Eyzenxauer matritsasi

Kunni rejalashtirish ham, albatta, individualdir, ammo bu holda biznes sohasida vaqtni boshqarish bo'yicha ko'p tajriba to'plangan. Kundalik vaqtni boshqarishning asosiy printsipi Eyzenxauer matritsasi deb ataladigan narsaga asoslanadi.

Qo'shma Shtatlarning 36-prezidenti Duayt Devid Eyzenxauer band bo'lgan ish vaqtini optimallashtirish uchun ustuvor matritsani ishlab chiqdi. U tushundi: inson bir kunda qilish kerak bo'lgan barcha ishlarni shartli ravishda muhim va ahamiyatsiz, shoshilinch va shoshilinch bo'lmaganlarga bo'lish mumkin. Natijada 4 ta zonali quyidagi kvadrat hosil bo'ladi:

Eng qiyin narsa, barcha mas'uliyat va tashvishlarni ushbu 4 guruhga taqsimlash: qaysi narsalar haqiqatan ham muhim va qaysi biri ahamiyatsiz ekanligini tushunish. Murabbiylarning fikricha, muhim narsalar bizni ko'zlangan maqsadga yaqinlashtiradigan va yilni rejalashtirish bilan bog'liq bo'lgan narsalardir.

Birinchi kvadrat, ideal holda, bepul bo'lishi kerak, chunki agar u band bo'lsa, unda muhim ishlar o'z vaqtida bajarilmaganligini va vaqt muammosi kelganligini aytadi. Muhim bo'lmagan va shoshilinch bo'lmagan masalalar (qoida tariqasida, bular ijtimoiy tarmoqlar, maqsadsiz telefon suhbatlari, kompyuter o'yinlari va boshqalar), ideal holda siz ishonchli tarzda chetga surib, diqqatni muhim va shoshilinch bo'lmagan narsalarga qaratib, asosiy o'rinni egallashingiz mumkin. ish kuni jadvali. Shoshilinch va ahamiyatsiz masalalar uchun siz qolgan vaqtni topishingiz yoki ularning bajarilishini hamkasblar yoki bo'ysunuvchilarga topshirishingiz mumkin.

Pareto printsipi

Ikkinchi muhim tamoyil Eyzenxauer matritsasiga mos keladi va sotsiolog Vilfredo Pareto nomi bilan atalgan. Printsipning ikkinchi nomi - 20/80 printsipi, 19-asrda Pareto. ta'kidladi: "20% sa'y-harakatlar natijaning 80%, qolgan 80% kuch esa - faqat 20% natija beradi." Bu bilan bahslashish juda qiyin: urinishlarning aksariyati kerakli natijani bermaydi. Biroq, bu haqiqatni oddiy deb qabul qilish va uni nafaqat natijalarga, balki sarflangan vaqtga ham qo'llash juda samarali bo'ladi. Asosiysi, maktub yoki ish suhbatidan 20% muhim ma'lumotni topish, natijaning 80% ni keltiradi. Kun davomida, ishlar tsikli orasida ushbu 20% rejalaringizni ajratib oling, ularning amalga oshirilishi muvaffaqiyatning 80% ni keltiradi.

Pareto qonunining oqibati: Nima bo'layotganini aniqlash odatda juda qiyin va zerikarli, va ko'pincha bu shart emas - siz qilishingiz kerak bo'lgan yagona narsa sizning g'oyangiz ishlaydimi yoki yo'qligini bilish va uni ishlashi uchun uni o'zgartirish va keyin saqlab qolishdir. g'oya ishlashni to'xtatmaguncha vaziyat.

Vaqtni boshqarishning yana bir printsipi inson fiziologiyasiga asoslanadi va uning bioritmlarini hisobga oladi. Kun davomida inson tanasi notekis ishlaydi, bioritm egri chizig'i quyidagicha ko'rinadi:

Ish kunini rejalashtirishda yuqori ishlash vaqtini hisobga olish va dam olish va dam olish va aloqani uzish imkoniyatlarini qoldirishni unutmang, bu sizga kunduzgi stressning salbiy ta'siridan xalos bo'lishga imkon beradi.

To'rtinchi tamoyil rejalashtirish yuqorida tavsiflangan hamma narsaga zid bo'lib tuyulishi mumkin, ammo unga rioya qilish vaqt o'tishining yumshoq, xotirjam tuyg'usini, odamga bo'ysunish hissini beradi. Reja insonda hukmronlik qila olmaydi: rejalashtirishning o'zgaruvchanligi va moslashuvchanligi, ehtimol, vaqtni boshqarishning eng muhim parametridir. Ushbu tamoyil rejalarni o'z vaqtida o'zgartirish, voqealar o'rtasidagi yangi aloqa zanjirlarini qurish qobiliyatini nazarda tutadi. Amalda bu muhim va dolzarb masalalarni kunning asosini tashkil etuvchi asosiy masalalar sifatida belgilash, mumkin bo'lgan o'zgarishlar, yangi holatlar, kutilmagan shoshilinch masalalar uchun bufer zonalarini qoldirishni anglatadi.

Bir so'z bilan aytganda, mahsuldorlik va bandlikni aralashtirib bo'lmaydi, rejalashtirish sizga vaqt etishmasligi va to'g'ri belgilangan ustuvorliklardan qochish imkonini beradi, shundan ish kunining unumdorligi sezilarli darajada oshadi.

Ish vaqtini rejalashtirish uchun 10 ta qoida

Aslida, har bir kishi quyidagi ro'yxatdan tanlashi mumkin bo'lgan ko'plab qoidalar bo'lishi mumkin.

maxfiylik qoidasi. Ishda yolg'iz qolish maqsadga muvofiqdir: buning uchun eshiklarni yoping, qabul qilinmaydigan vaqtni belgilang, javob berish mashinasini yoqing, kotibdan jim bo'lishini so'rang. Bunday ish uchun vaqt ertalab yoki ish kunining oxirigacha, ofisning ish kayfiyati pasayganda belgilanishi mumkin.
Ishchi blok qoidasi. Ofisdagi barcha ishlarni shartli ravishda bloklarga bo'lish mumkin: telefon suhbatlari va ish yozishmalar, uchrashuvlar va hamkasblar bilan uchrashuvlar, qog'oz va qog'ozlar bilan ishlash. Shunga o'xshash bloklar bilan ishlash orqali biz kuchni tejaymiz, bir faoliyat turidan boshqasiga o'tmaymiz.
Kichik qismlarning qoidasi - to'g'ri bo'laklar. Katta, qiyin vazifani, strategik vazifani bitta kuch ishlatish bilan amalga oshirib bo'lmaydi, shuning uchun katta loyihaning kichik qismlarini kundalik va uslubiy ravishda yakunlash orqali biz global maqsadni taktik jihatdan yaqinlashtiramiz.
Delegatsiya qoidasi. Vakolatni topshirish qobiliyati ham vaqtni boshqarishning bir qismidir.
Tartibga solish qoidasi va oxirgi muddat qoidasi. Ish uchrashuvi, uchrashuv yoki intervyu uchun aniq vaqt oralig'ini belgilash, shuningdek, ishni bajarish uchun ramka, ataylab va samarali ravishda Parkinson qonunini buzish, uni sizning hamkasbingizga aylantirishni anglatadi.

Volter: Vaqt undan foydalanadigan uchun ancha uzoq; Kim ishlasa va kim fikrlasa, uning chegarasini kengaytiradi.

Prioritetlashtirish qoidasi. Asta-sekin, siz yangi holatlar va vaziyatlar yuzaga kelganda, ularning har biriga Eyzenxauer matritsasidan maqom berish qobiliyatini rivojlantirishingiz mumkin: shoshilinch - shoshilinch bo'lmagan, muhim - ahamiyatsiz. Shunda ustuvorliklar avtomatik tarzda joylashadi.
Kunning vaqti va bioritmlarini hisobga olish qoidasi. Ertalab muhim va shoshilinch ishlarni rejalashtirgan ma'qul. Ularning amalga oshirilishi ish kuni davomida muvaffaqiyatga erishish holatini yaratadi. Rejalashtirish eng yaxshi kechqurun amalga oshiriladi: psixologlar va murabbiylarning fikriga ko'ra, ongsiz ongning o'zi tun davomida keyingi kun uchun jadvalni optimal tarzda tuzadi.

Ish yuritish qoidasi: "Qog'ozda o'ylang". Yozuvlar zarur: ular ongni tartibga soladi, boshda vizual tasvirni shakllantiradi, kun davomida o'zini o'zi boshqarishga yordam beradi.
Natija qoidasi. Ish kunining oxiridagi xulosa muvaffaqiyat, samaradorlik hissini yaratishi va keyingi kunlar uchun harakatlaringiz va rejalaringizni muvofiqlashtirishga yordam beradi.

Ish vaqtini rejalashtirish usullari

Vaqtni boshqarishning asosiy usullari - bu yozuvlar, kalendarlar, ish kuni kartalari. Bunday holda, vaqtni boshqarishning bir yoki bir nechta tamoyillari asos qilib olinadi: umumiy sxema tuziladi, moslashtirilishi mumkin bo'lgan shablon, ma'lum bir shaxs tomonidan o'zining kundalik rejimi va tartibi uchun foydalaniladi.

Muallifning usullaridan biri Treysi Brayanning kitobida tasvirlangan va "Jirkanchlikni qoldiring, qurbaqani iste'mol qiling!" Deb nomlangan, bu rejalarni ijobiy rangli, yoqimli vazifalarga va yoqimsizlarga bo'lishni nazarda tutadi. Agar siz kunning rejalarini diqqat bilan va ongli ravishda tahlil qilsangiz, unda siz qilishni istamaydigan narsalar albatta bo'ladi (ular shartli ravishda qurbaqalar yoki toads deb atash mumkin). Aynan shu narsalarni birinchi navbatda qilish kerak: jirkanchlikdan voz keching va majoziy ma'noda "birinchi navbatda bu qurbaqa narsani yeng".

Brayan Treysi: Nihoyat, bu kuzatuv: agar siz tirik qurbaqani "yeyishingiz" kerak bo'lsa, unga uzoq vaqt o'tirmaslik kerak. Yuqori professionallik va mahsuldorlikka erishish yo'li boshqa muammolarga vaqt sarflamasdan, ertalab eng muhim vazifalarni hal qilishning barqaror odatiga ega bo'lishdan iborat. Oldindan, ko'pincha bo'sh mulohaza yuritmasdan, "qurbaqani eyishni" o'rganishingiz kerak.

Ushbu texnikaga qo'shimcha ravishda, yana bir maslahat: ta'mni yanada yoqimli qilish uchun, qurbaqadan keyin siz "desert-desert yeyishingiz" mumkin: yoqimli, sevimli, ish joyida zavq va quvonch keltiradigan narsa qiling.

Ish kunini rejalashtirishning qiziqarli usulini Franklin maktabi vakillari Aleksandr va Dmitriy Tsiglinlar taklif qilishgan:

Kun uchun xarita yaratish haqida video

Mashhur “Vaqt – pul” aforizmi muallifi Benjamin Franklin ham quyidagilarni ta’kidlagan: Boylik asosan ikki narsaga bog‘liq: mehnatsevarlik va me’yorlilik, boshqacha aytganda, na vaqtni, na pulni behuda sarf qilmaslik va ikkalasini ham eng yaxshi yo‘lda ishlatish. mumkin bo'lgan yo'l.

Kunni rejalashtirishning zamonaviy shakli bu taqvim yoki elektron jadval imkoniyatlariga asoslangan smartfonlar va PDA (tashkilotchilar) uchun maxsus dasturlar bo'lib, ular sana, vaqtni aks ettirish, har bir voqea uchun vaqt oralig'ini ko'rsatish, eslatmalar qoldirish va sharhlar, shuningdek, kunning nafaqat taktik rejalarini tuzing, balki asosiy maqsad sari strategik harakatni ham ko'ring. Ular mobil, qulay va eng muhimi, zamonaviy yashash sharoitida samarali.

Namuna dasturlari

Bir nechta texnikani birlashtirib, vaqtni boshqarishning iloji boricha ko'proq tamoyillari va qoidalarini hisobga olgan holda siz dastur shablonini yaratishingiz mumkin.

Asosiy narsani tushunish kerak: ishlar ro'yxati reja emas. Bu Brayan Treysining qoidasiga amal qila olsagina, rejaga aylanadi: “Rejalashtirish to‘g‘ri ish qilishdan va yomonlikning oldini olishdan oldin bo‘ladi”.

Agar siz bir necha daqiqa vaqt sarflasangiz, qaysi narsalarni bloklarga birlashtirish mumkinligi, qaysi narsalar juda global, ammo muhim va favqulodda emasligi (ular, aksincha, "silliq bo'laklarga" bo'linishi kerak) aniq bo'ladi. "qurbaqalar" deb hisoblanishi mumkin, bu narsalar yoqimli va mazali desertga aylanadi. Siz ularni diagramma yoki diagramma shaklida tasvirlashingiz mumkin, ularni turli ranglarda bo'yashingiz mumkin.

Endi 10 yillik tadbirkorlik tajribamga nazar tashlar ekanman, juda aniq xulosalar chiqarishim mumkin. Gap shundaki, men o'z faoliyatimdan maksimal natijalarni oldindan aniq rejalashtirilgan davrlarda oldim. Bundan tashqari, ular bir kun oldin emas, balki oylar va hatto yillar uchun rejalashtirilgan.

Albatta, bu mantiqiy va tabiiydir. Shunga qaramay, men o'zim uchun bu shubhasiz haqiqatni yana bir bor tekshirib ko'rdim: "samaradorlikni ko'p marta oshirish uchun siz o'z faoliyatingizni aniq rejalashtirishingiz kerak".

Men o'zim uchun shakllantirdim Vaqtni rejalashtirishning 10 ta tamoyili muvaffaqiyatli va samarali bo'lish. Elementar narsalarni chaynashga harakat qilganim uchun vaqtni boshqarish gurusi meni kechiring. Ushbu tamoyillarni qo'llash orqali shaxsiy rejalashtirishni sezilarli darajada soddalashtirish va iloji boricha samaraliroq qilish mumkin. Shunday ekan, ketaylik!

1-tamoyil. Kundalik oling.

Bu vaqtni rejalashtirishning asosiy vositasidir. Kundalik o'z egasining talab va odatlariga mos kelishi, sifatli va qulay bo'lishi kerak. Kundaliklar assortimenti doimiy ravishda kengayib bormoqda va siz rejalashtirishda ishonchli yordamchi bo'ladigan birini tanlashingiz mumkin. Men qimmatbaho sanali kundaliklarni sotib olishni afzal ko'raman - ular sifatli qog'ozga ega va ular bilan ishlash juda yoqimli.

Ba'zilar elektron kundaliklarni afzal ko'rishadi. Bunday holda siz to'g'ri dasturiy ta'minotni tanlashingiz va uni muayyan vazifalar uchun sozlashingiz kerak.

Kundalik har doim sizning ko'zingiz oldida bo'lishi kerak, shunda siz kunlik rejimga tezda o'zgartirishlar kiritishingiz, shuningdek, joriy kun uchun vazifalarning bajarilishini kuzatishingiz mumkin.

tamoyil 2. Hayot tushunchasini yozing.

Bu erda men uzoq muddatli maqsadlar ro'yxatini yaratishni nazarda tutyapman. Unda biz nimaga erishmoqchi ekanligimiz, nimaga ega bo'lishimiz, kim bo'lishimiz tasvirlangan bo'lishi kerak.

Bu erda ikkita qoida mavjud. Ular o'rta va qisqa muddatli maqsadlar uchun ham tegishli.

Birinchidan, rejalaringizni boshingizda olib yurmang - qog'ozga yozing. Faqat yozilgan bo'lsa, ular aniq va samarali bajariladi. Bu qanday ishlashini bilmayman, lekin u 200% ishlaydi. Maqsadni yozib, uni amalga oshirasiz. Maqsadlaringiz ro'yxati sizning shaxsiy tashkiliy biznes rejangizga aylanadi. Bu ikkilamchi ishlarning g'azablangan okeanidagi mayoq bo'lib, u sizning kemangizni o'z maqsadiga olib boradi. Maqsadlarni belgilab, biz kelajakka qaraymiz, yo'l-yo'riq olamiz va ularga erishish uchun sa'y-harakatlarimizni jamlaymiz.

Ikkinchidan, maqsadlar aniq muddatlarga ega bo'lishi kerak. Maqsadga erishish uchun loyqa muddatlar maqsadning o'zi xiralashganligining belgisidir. Muvaffaqiyatga erishish uchun muddat va uning muvaffaqiyatsizligi uchun javobgarlikni belgilashga ishonch hosil qiling, faqat bu holda maqsadlarga erishish rejasi ishlaydi.

Maqsadlarni qo'yishni osonlashtirish uchun barcha cheklovlardan voz keching va hamma narsani qog'ozga yozing. Kichik narsalarga e'tibor bermang - faqat eng muhim tafsilotlarni yozing. Keyin, ushbu yozuvlardan foydalanib, osongina maqsadlar ro'yxatini tuzishingiz mumkin. Shaxsan men buni qildim.

3-tamoyil. O'rta muddatli maqsadlarni yozing.

Uzoq muddatli maqsadlar ro'yxatidan foydalanib, keyingi 3-5 yil uchun rejalarni yozing. Bu sizning global maqsadlaringizga erishish uchun juda batafsil oylik harakatlar rejasi bo'lishi kerak.

Ta'lim va sog'liqni saqlash, shuningdek, dam olish va o'yin-kulgi kabi sohalarni hisobga olishni unutmang.

Bu ro'yxat ham doimo sizning ko'zingiz oldida bo'lishi kerak, chunki. vaqt o'tishi bilan siz unga tuzatish kiritishni xohlaysiz.

4-tamoyil. Har kuni rejalashtirish.

Kechagi kun uchun reja sizga bir necha soatlik qimmatli vaqtni tejashga yordam beradi.

Vazifalar ro'yxatini yozib, siz kelgusi kunning umumiy rasmini olasiz. Undan foydalanib, siz vazifalarni bajarishning ustuvorligi va dolzarbligini, shuningdek, harakatlanish yo'nalishini, tashkilot va muassasalarning ish rejimlarini va boshqa ko'p narsalarni hisobga olgan holda to'g'ri ustuvorlikni belgilashingiz mumkin.

Bir kecha oldin reja tuzing. Kechasi ong osti uni o'ziga singdiradi va ertalab siz yaxshi kayfiyat va rejalashtirilgan loyihalar uchun yangi g'oyalar bilan uyg'onasiz.

Kundalik reja tuzayotganda yil rejasini va maqsadlaringizni ko'z o'ngingizda saqlang. Bu ishlarni yaxshiroq ustuvorlashtirish uchun muhimdir.

Rejani amalga oshirishning eng yoqimli qismi ro'yxatingizdan narsalarni kesib o'tishdir. Siz bajarilgan ish hajmini aniq ko'rasiz va bu qo'shimcha motivatsiya beradi. Tugallanmagan vazifalarni keyingi kunlarga o'tkazing yoki agar ular endi ahamiyatli bo'lmasa, ularni kesib tashlang.

5-tamoyil. To'g'ri ustuvorliklarni belgilang.

Barcha holatlarning yigirma foizi erishilgan natijalarning sakson foizini keltiradi.
Shunga ko'ra, natijalarning faqat yigirma foizi sakson foiz holatlarga to'g'ri keladi.

Printsip o'zini o'zi taklif qiladi - birinchi o'ringa qo'ying va samarasiz vazifalar bilan chalg'itishga yo'l qo'ymang. Avval sizni maqsadingizga yaqinlashtiradigan narsani qiling. Bu haqiqatan ham muhim.

6-tamoyil. Biologik tsikllarni ko'rib chiqing.

Kun davomida biz faoliyatimizda ko'tarilish va pasayishlarni boshdan kechiramiz. O'zini bir muncha vaqt kuzatgan har bir kishi kunning qaysi vaqti maksimal ishlash ekanligini va qaysi vaqtda dam olish, o'z-o'zini tarbiyalash yoki sport bilan shug'ullanish yaxshiroq ekanligini bilib oladi.

Men bu tamoyilni juda muhim deb bilaman. Axir, biz maksimal samaradorlikka ega bo'lgan kun vaqtida biz ishni bajarish orqali bir necha barobar samaraliroq foydalanishimiz mumkin va uni dam olishga yoki sport o'ynashga sarflamasligimiz kerak. Rejalashtirishda biologik shaxsiy davrlarni hisobga oling.

Bu juda individual tamoyil, shuning uchun bu erda biron bir aniq maslahat berishning ma'nosi yo'q. Faqatgina ushbu tamoyilni hisobga olgan holda ishlarni rejalashtirish vaqtdan foydalanish samaradorligini bir necha barobar oshirishi mumkin.

7-tamoyil. Delegat!.

Qanchalik xohlamasak ham, shaxsiy kuchimiz, vaqtimiz va imkoniyatlarimiz cheklangan. Va biz xohlagan hamma narsani qila olmaymiz. Shuning uchun, har birimiz vakolat berishni o'rganishimiz kerak. Bunda hech qanday qiyin narsa yo'q. Buning uchun nima kerak?

Nima va qachon vakil qilmoqchi ekanligingizni hal qiling. Keyin ushbu vazifalarni topshirishingiz mumkin bo'lgan odamlarni toping va barcha kerakli ma'lumotlarni aniq etkazing. Tugash sanalari va bosqichlarini belgilashga ishonch hosil qiling. Amalga oshirishni kuzatib boring, amalga oshirish bosqichida maslahat bering va muvaffaqiyatli amalga oshirilgandan so'ng ijrochilarni mukofotlang.

Delegatsiya - bu o'z samaradorligingizni oshirish va ko'plab mayda narsalardan xalos bo'lish uchun kuchli vositadir. Undan to'liq foydalaning!

8-tamoyil. Konsentratsiya.

Biror ish bilan shug‘ullanar ekanmiz, biz vaqti-vaqti bilan chalg‘ib ketamiz: yo telefon jiringlaydi, yo xotiralar suv bosadi, yoki xodim yordam so‘raydi va hokazo. Natijada, oddiy narsalar kun bo'yi cho'zilganga o'xshaydi. Va bularning barchasi chalg'itilgan e'tiborning natijasidir.

Kimdir menga Moskvada shunday jadvalga ega tadbirkor borligini aytdi: u bir hafta dam oladi, keyin besh ish kuni va yana dam olish kunlari. Lekin qiziq narsa bu emas. Haqiqat shundaki, u ishlaganda, undan "uchqunlar otilib chiqadi". Bular. u ishga shu qadar diqqatini jamlagan va ish bilan bandki, u shu kunlarda uning samaradorligi uch baravar ortganini va keyingi haftada dam olish va hayotdan zavqlanish imkoniyatiga ega bo'lishini aniq biladi.

Shunung uchun, ishni bajarayotganda - iloji boricha unga e'tibor qarating va barcha aralashuvlar va chalg'itadigan narsalarni oldindan yo'q qiling.

9-tamoyil. Boshqaruv.

Tugallangan vazifalarni ko'rib chiqish va vaqtdan foydalanishni kuzatish uchun vaqt ajratganingizga ishonch hosil qiling. Kimdir buni har kuni qiladi, kimdir - oyning oxirida. Lekin muntazam va xolis bo'lishga ishonch hosil qiling.

10-tamoyil. O'zingizni mukofotlang.

Loyihani, jiddiy va qiyin vazifani yoki muhim narsani tugatganingizda - o'zingizni rag'batlantiring, yoqimli ish qiling, ushbu voqeani nishonlang. Ijobiy his-tuyg'ular bizni yanada foydali va samarali harakatlarga undaydi.

Ko'p rejalashtirish tizimlari mavjud. Sizga eng mos keladiganini tanlang. Katta ehtimol bilan, vaqt o'tishi bilan siz unga o'zgartirish va qo'shimchalar kiritasiz va u ajoyib ishchi vositaga aylanadi va bizda mavjud bo'lgan eng qimmatli narsa - VAQTNI saqlashga yordam beradi.

P.S. Har doimgidek sizning fikr-mulohazalaringizni, taklif va mulohazalaringizni kutaman.

Muvaffaqiyatli ishni rejalashtirish tamoyillari- bu asosiy qoidalar bo'lib, ularga rioya qilgan holda ishingizdan maksimal natijaga erishish uchun ish vaqtingizni samarali va oqilona taqsimlashingiz mumkin.

Muvofiqlik

Ish vaqtini rejalashtirish qobiliyati ko'plab ishlaydigan odamlarga, ayniqsa o'z maqsadlariga erishish uchun vazifalar ko'lamini mustaqil ravishda belgilaydiganlarga kerak bo'lgan juda foydali mahoratdir. Vaqt va kuchni to'g'ri taqsimlash ularning oqilona sarflanishiga va natijada eng ijobiy natijaga olib keladi. Qimmatbaho ish vaqtini behuda sarflamaslik uchun uni diqqat bilan rejalashtirish va amalga oshirilishi kerak bo'lgan eng muhim tadbirlarni aniqlash kerak. Siz har kuni ish kunini rejalashtirishingiz kerak, ish kunining oxirida, o'tgan kundagi faoliyatni sarhisob qilish. Kun davomida nima qilingan, nima qilinmagan yoki me'yordan ortiq bajarilganligini tahlil qilib, ertalab eng muhim narsalar va vazifalarni bajarish uchun ertangi kunni to'g'ri rejalashtirishingiz mumkin. Bu rejalashtirishning ijobiy ta'siri.

Ish kuni davomida o'z faoliyatingizni qanday qilib samarali rejalashtirishni o'rganish uchun siz mehnat jasoratlarini bajarish uchun eng qulay rejimga erishishga yordam beradigan bir nechta qoidalarni o'rganishingiz kerak. Ular muayyan printsiplarga, harakatlar algoritmlariga kiritilgan bo'lib, ularga rioya qilgan holda siz rejalashtirish fanini osongina o'zlashtirishingiz mumkin.

70/30 qoidasi

Ushbu qoida ish vaqtini taqsimlashning donoligini o'z ichiga oladi. Kunni rejalashtirishdan boshlab, har daqiqada hamma vaqtingizni rejalashtirishga urinmang. Shuni yodda tutish kerakki, har doim kutilmagan holatlar paydo bo'ladi, buning uchun biroz vaqt ajratish kerak bo'ladi. Ish kunining to'liq taqsimlanishi bilan rejadan chetga chiqishlar ko'pincha sodir bo'ladi, bu oxir-oqibat uning bajarilmasligiga olib keladi. Va bu rejaga amal qilgan odam, xuddi robot kabi, jarayonga o'z tuzatishlarini kirita olmagan holda, o'z ishini bajarayotganini his qiladi.

Shuning uchun, asosiy vazifalarni bajarish uchun vaqtni ajratib, o'zingizga bo'sh vaqtning taxminan 30 foizini odatiy vazifalarni hal qilish, fors-major holatlari yoki dam olish uchun qoldiring. Va zaxirada, tasodifiy shakllangan bo'sh vaqtni to'ldirishi mumkin bo'lgan ish bor.

Kechasi kuningizni rejalashtiring

Ish kunining oxirida keyingi kun uchun kunlik reja tuzish vaqtingizni samarali rejalashtirishning tasdiqlangan usuli hisoblanadi. Buni ertasiga qoldirmang, chunki ertalab kechqurunga qaraganda ko'proq vaqt talab etiladi. Ish kunini sarhisob qilar ekansiz, siz nimaga muvaffaq bo'lganingizni va nima qila olmaganingizni, u yoki bu vazifani qanday eng yaxshi bajarish kerakligini, ijobiy natijaga erishish uchun yana kim bilan uchrashishingiz yoki qo'ng'iroq qilishingiz mumkinligini aniq bilasiz. Shuning uchun tungi rejalashtirish eng samarali hisoblanadi. Bundan tashqari, ertalab ishga kelganingizda, istiqbolli vazifalar haqida o'ylash uchun qo'shimcha vaqt sarflamasdan, qaerdan boshlashni allaqachon bilasiz.

Ustuvorlik

Eng muhim vazifalar birinchi navbatda yozilishi kerak, shuning uchun ularning boshqa vazifalardan ustunligi aniqlanishi kerak. Ustuvorliklarni belgilash va ularni to'g'ri taqsimlay olish muvaffaqiyatli insonning muhim xususiyatlaridan biridir. Ko'pincha, oddiy ishlarni bajarish bilan shug'ullanadigan xodim asta-sekin kuchini va qimmatli vaqtini yo'qotadi, eng muhim narsani bajarishga vaqt topolmaydi.

Muhim masalalarni ko'rsatish uchun kundalik sahifasini ikki yarmiga bo'lish mumkin. Ulardan birida eng muhim vazifalarni, ikkinchisida esa kutish mumkin bo'lganlarni ko'rsating.

Uni realistik tarzda saqlang

O'zingiz hal qila olmaydigan kunlik jadval tuzmang. Agar sizda katta hajmdagi ish bo'lsa va uni bir kunlik kun tartibiga qo'ysangiz, kuchlaringizni safarbar qilish umidida siz butunlay boshqacha manzaraga duch kelishingiz mumkin. Agar siz belgilangan rejaning kichik bir qismiga ham “eta olmasangiz”, muvaffaqiyatga intilish yo'qoladi va befarqlik paydo bo'ladi. Shuning uchun, haqiqiy kuchingizga ishoning. O'z ishingdan hafsalasi pir bo'lib, ishga qiziqishni yo'qotgandan ko'ra, biroz kam baholangan rejani osongina amalga oshirib, bundan xursandchilik va o'ziga ishonchni qo'lga kiritgan ma'qul.

Kunning birinchi yarmi uchun muhim narsalarni rejalashtiring

Ertalab siz mehnat jasoratlarini bajarish uchun kuch va shijoatga to'lasiz. Ko'p odamlar kunning birinchi yarmi uzoq vaqt davom etadigan taassurot qoldiradilar, ikkinchi yarmi esa bir necha daqiqada uchib ketadi. Shuning uchun, uni chetga surib qo'ymasdan, ertalab muhim, asosiy vazifalarni hal qilish bilan shug'ullanish muhimdir. Agar kunning yarmida ishning asosiy qismi tugaganini his qilsangiz va ozgina tugatishingiz kerak bo'lsa, unda sizning kayfiyatingiz faqat yaxshilanadi. Oxir-oqibat, kun yaxshi kayfiyat va quvnoq kayfiyatda, muvaffaqiyat hissi bilan tugaydi.

Dam olish va tanaffuslar uchun vaqt ajrating

Vazifalarni rejalashtirishda, ayniqsa, ishingiz harakatsiz bo'lsa yoki ish paytida statik holat bilan bog'liq bo'lsa, jadvalingizga 15 daqiqalik dam olish tanaffuslarini kiritishni unutmang. Sizning tanangiz bunday dam olish davrlari uchun juda minnatdor bo'ladi va yaxshi sog'lik bilan javob beradi, bu esa ishlarni osonlik bilan yakunlashga yordam beradi.

Katta vazifalar va maqsadlarni bir necha bosqichlarga bo'ling

Bir necha kun yoki hafta davomida bandlikni talab qiladigan yirik loyihani amalga oshirish bir necha bosqichlarga bo'linishi kerak. Shunday qilib, ishning borishini, ularning muddatlarini rejalashtirish va ko'zlangan maqsadga erishishdan mamnun bo'lish osonroq bo'ladi. Agar siz har kuni rejaga katta loyihani bajarish zarurligi to'g'risida ma'lumot kiritsangiz, oxir-oqibat bir kun ichida o'z faoliyatingiz natijasini va ishingiz samaradorligini baholash qiyin bo'ladi. Bundan tashqari, ushbu loyihani amalga oshirish rejasining punkti kundan-kunga olib borilib, qiziqish va uni tezroq bajarish istagini kamaytiradi. Kichik bosqichlarga bo'linish - ishlashga rag'bat. Keyingi bosqichni tugatgandan so'ng, siz tugallangan ishdan qoniqish his qilasiz va qanchalik tez va samarali ishlaganingizni, ko'zlangan maqsadga qanchalik yaqinlashganingizni baholay olasiz. Bundan tashqari, bu sizga loyiha ustida ishlashni tezroq davom ettirishga imkon beradi, chunki yangi bosqichni boshlash bilan siz qaerdan boshlashni allaqachon bilasiz.

Ish vaqti - bu har qanday xodim o'z mehnat funktsiyasini bajarishga ajratadigan vaqt. Uning amal qilish muddati mehnat qonunchiligi bilan tartibga solinadi.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

MUROJAAT VA QO'NG'IROQLAR 24/7 va haftasiga 7 kun QABUL ETILADI.

Bu tez va TEKINGA!

Ish vaqtini rejalashtirish uni boshqarishning ajralmas qismidir, ya'ni vaqtni boshqarish. Bugungi kunda ushbu moda so'zi nafaqat vaqtni boshqarish, balki korxona maqsadlariga erishish uchun uni samarali rejalashtirishni anglatadi. Zero, vaqt oqilona ishlatilishi kerak bo'lgan resurslardan biridir.

Nima uchun va kimga kerak?

Vaqtni boshqarish haqida gapirish mutlaqo to'g'ri emas. Uning borishi inson harakatlariga bog'liq emas, u tezlashmaydi va sekinlashmaydi.

Bu vaqtdan foydalanishni boshqarishga arziydi. Va korxona uchun bu barcha darajalarda - boshdan tortib oddiy xodimlargacha muhimdir. Ushbu resursdan samarali foydalanish mehnat unumdorligiga, demak, foydaga bevosita ta'sir qiladi.

Har qanday kompaniya uchun ish vaqtini rejalashtirish ham muhimdir.

Korxona xodimlarining soni va demak, xodimlar bilan bog'liq moliyaviy xarajatlar ishlab chiqarish vazifalarini bajarish uchun qanday ish vaqti fondi talab qilinishiga bog'liq.

Vaqt etishmasligi sabablari

Kamchilik kamchilik degani. Bizning holatda - ma'lum bir xodimga, bo'limga yoki umuman korxonaga yuklangan vazifani bajarish uchun ish vaqtining etishmasligi.

Natijada buyurtmani bajarishda kechikish va uning salbiy oqibatlari bo'lishi mumkin. Ko'pincha vaqt etishmasligi menejerning qobiliyatsizligi bilan bog'liq.

Vaqt yetishmasligiga uch guruh sabablar mavjud:

rahbarning shaxsiy fazilatlari;
menejerning harakatlari;
mustaqil sabablar.

Vaqtni yo'qotishga olib keladigan rahbarning shaxsiy fazilatlari quyidagi hodisalarda namoyon bo'lishi mumkin:

notinchlik, ya'ni shoshqaloq harakatlarni amalga oshirish;
doimiy shoshqaloqlik;
uyning tugallanishi tufayli to'g'ri dam olishning yo'qligi.

Savodsiz harakatlar quyidagilarga olib keladi:

xodimlar orasida motivatsiyaning pastligi yoki yo'qligi;
aloqani buzish;
ishlarning muhimlik darajasiga ko'ra tartiblanmaganligi;
hokimiyatni topshirishga qodir emasligi.

Rahbarga va uning qo'l ostidagilarga vaqt etishmasligiga olib keladigan menejerdan mustaqil sabablar:

juda ko'p vazifalar, holatlar, topshiriqlar;
rejalashtirilmagan hodisalar (vaqt o'g'rilari).

Bu sabablar odatda alohida-alohida yuzaga kelmaydi. Ular bir-biridan oqadi.

Natijada ayovsiz doira paydo bo'ladi, undan faqat to'g'ri va oqilona rejalashtirish imkon beradi. Va rejalashtirilgan tadbirlarning bajarilishini va ularga sarflangan vaqtni nazorat qilish.

Qanday vazifalarni hal qilish mumkin?

Rejalashtirish turli boshqaruv qarorlarini qabul qilish vositalaridan biridir. Bu maqsadlarni belgilash va ularga erishish yo'llarini aniqlashni o'z ichiga oladi. Ya'ni, bu kompaniyaning kelajagini ko'rib chiqish va u erga qanday aniq va qancha vaqt davomida borishni hal qilishning o'ziga xos imkoniyatidir.

Ish vaqtini rejalashtirish va boshqarish quyidagi vazifalarni hal qilishga imkon beradi:

ishlash darajasini oshirish:
harakatlar va ularga sarflangan vaqtni nazorat qilish;
ish jadvalini optimallashtirish;
vaqtdan foydalanish texnikasini takomillashtirish;
vaqtdan unumli foydalanmaydigan faoliyat turlariga barham berish;
eng muhim ishlarni oqilona rejalashtirish;
ish va shaxsiy vaqtni aniq ajratish.

Turlari

Korxonada vaqtni rejalashtirish, har qanday rejalashtirish kabi, turli mezonlarga ko'ra turlarga bo'linishi mumkin:

qamrov bo'yicha (umumiy va maxsus);
mazmuni bo'yicha (strategik, operatsion va joriy);
ob'ektlar bo'yicha (kadrlar, ishlab chiqarish, moliyaviy);
davrlar bo'yicha (qisqa muddatli, o'rta muddatli, uzoq muddatli);
mumkin bo'lgan o'zgarishlar (qattiq va moslashuvchan).

Umumiy fondni rejalashtirish

Ish vaqtining narxini hisoblamasdan umumiy fondni rejalashtirish mumkin emas. Ushbu resurs qancha talab qilinishini tushunish uchun turli usullar qo'llaniladi.

Keyinchalik, ish vaqtini normallashtirish kerak, ya'ni xarajatlarni hisoblash natijalari va ilmiy asoslangan standartlarga asoslanib, bitta mahsulot birligini ishlab chiqarish yoki topshiriqni bajarish uchun optimal vaqtni olish kerak.

Reyting umumiy vaqt fondini rejalashtirishning asosidir. Aynan shu asosda talab qilinadigan xodimlar soni, xarajatlar va rag'batlantirish mezonlari aniqlanadi.

Umumiy fond quyidagilardan iborat:

kalendar;
nominal (dam olish va bayramlarsiz kalendar, lekin bayram oldidan qisqartirilgan kunlarni hisobga olgan holda);
samarali (bir xodim rejalashtirish davrida qancha ishlagan).

Individual

Har bir xodimning vaqtini boshqarish umumiy rejalashtirishdan kam emas.

Bu erda kim qat'iy jadvalni belgilashni va kim o'z vaqtini iloji boricha samarali rejalashtirishni bilish muhimdir. Shunga qaramay, bir nechta muhim fikrlar mavjud.

Masalan, 60/40 nisbatini saqlang. Ya'ni, joriy muammolarni hal qilish uchun ish vaqtining 60% ni rejalashtiring va 40% kutilmagan vazifalar va ijodiy faoliyat uchun qoldiring (har biri 20% dan ikkita blok).

Bu va individual ish vaqtini rejalashtirishning boshqa muhim tamoyillari L. Seivert tomonidan ishlab chiqilgan.

U ish vaqtidan foydalanish samaradorligi nuqtai nazaridan menejerlar va mutaxassislar o'rtasidagi tub farqlarni ajratib ko'rsatmadi. Biroq, men ba'zi jihatlarni ta'kidlamoqchiman.

Rahbarlar

Rahbar uchun rejalashtirish qobiliyati ayniqsa muhimdir.

Bu uning vazifasi: maqsadlarni belgilash, unga erishish vaqtini aniqlash va natijani nazorat qilish, shuningdek vakolatlarni topshirish, mutaxassislar bajarishi mumkin bo'lgan vazifalardan xalos bo'lish.

Mutaxassislar

Mutaxassis menejer tomonidan qo'yilgan vazifalardan kelib chiqib, o'z vaqtini rejalashtiradi. O'z-o'zini tarbiyalash qobiliyati uning uchun katta ahamiyatga ega.

Korxonada ish vaqtini rejalashtirish

Har qanday reja yozma ravishda yozilishi kerak, aks holda u mavjud emas. Elektron rejalashtirish vaqtni boshqarishni osonlashtiradi. Zamonaviy texnologiyalardan foydalanish nafaqat ishlar ro'yxatini tasavvur qilish imkonini beradi.

Zamonaviy gadjetlar o'z egalariga muhim voqealarni eslatishga qodir.

Umumiy qoidalar

Reja kechqurun tuzilib, ertalab tuzatilishi kerak.
Rejaga kiritilgan barcha holatlar vaqt bo'yicha qisqa, o'rta va uzoq muddatliga bo'linishi kerak.
Ishlar hajmi real bo'lishi kerak, cheksizlikni qabul qilishga urinmang.
Nafaqat gollarni, balki kutilgan natijalarni ham yozib oling.
Ustuvorliklarni aniqlang.
Har bir vazifani bajarish uchun aniq muddatlarni belgilang.
Vakillik vakolati.
Rejalar muntazam ravishda yangilanishi kerak.

Rejaga nimani kiritish kerak?

Reja kun davomida bajarilishi kerak bo'lgan barcha narsalarni o'z ichiga olishi kerak. Bu keyingi bosqichlarda hech narsa o'tkazib yuborilmasligini ta'minlaydi.

Hamma narsani yozish kerak - rahbar bilan uchrashuvdan tortib, korporativ pochta orqali hamkasbini tug'ilgan kuni bilan tabriklashgacha. Siz aniq vaqtga ega bo'lganlardan boshlashingiz kerak: uchrashuvlar, uchrashuvlar, konferentsiyalar va hk.

Rahbariyatning topshiriqlaridan tashqari, martaba ko'tarilishiga hissa qo'shadigan holatlarni ham kiritish kerak. Masalan, malaka oshirish yoki loyiha bo'yicha ijodiy ish.

Ustuvorlik

Vaqtni rejalashtirish haqiqatan ham samarali bo'lishi uchun kundalik (haftalik, oylik va hokazo) kiritilgan barcha narsalarni ularning ahamiyati va dolzarbligi darajasiga ko'ra tartiblash kerak. Va keyin buni muhimligining kamayish tartibida bajaring.

Texnologiya va usullar

Ustuvorlik va vaqtni rejalashtirishning eng ko'p qo'llaniladigan usullari Eyzenxauer matritsasi va Pareto qonunidir.

Qisqacha aytganda, bu shunday ko'rinadi:

barcha holatlar muhim va shoshilinch, muhim va shoshilinch bo'lmagan, kamroq muhim va ixtiyoriy bo'linadi;
ko'p vaqtni (80% gacha) eng muhim va shoshilinch ishlarga bag'ishlash kerak;
bu ish kunining boshida amalga oshirilishi kerak.

Ishlash tahlili

Har qanday xodim ish vaqtidan qanchalik samarali foydalanayotganini matematik tarzda tekshirish mumkin. Buning uchun turli koeffitsientlar qo'llaniladi, masalan, vaqtdan keng foydalanish.

Uning hisoblash formulasi quyidagicha ko'rinadi:

Ke \u003d (vaqtning umumiy fondi - ishdagi tanaffuslar) / vaqtning umumiy fondi.

Ideal qiymat bitta bo'ladi. Ke undan qanchalik farq qilsa, ish vaqti shunchalik samarasiz ishlatiladi.

xodimning aybi bilan va unga bog'liq bo'lmagan sabablarga ko'ra;
shaxsiy ehtiyojlar uchun.

Buning uchun formulaning numeratoriga kerakli qiymat (daqiqalarda) almashtiriladi va vaqtning umumiy fondi maxrajda qoladi. Bu erda munosabatlar teskari. Bu qiymat birga qanchalik yaqin bo'lsa, ish vaqti shunchalik mantiqsiz sarflanadi.

Misollar

Ish kunini, haftani yoki boshqa davrni rejalashtirish ko'p jihatdan kasbning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Ayniqsa, agar u ijodkorlik elementlarini o'z ichiga olsa.

Bank sektorida yuridik maslahatchi va menejer kabi kasb vakillariga nimalarga e'tibor berish kerakligini ko'rib chiqing.

Advokat uchun

Ushbu kasbning o'ziga xos xususiyati sud majlislarida ishtirok etishdir. Binobarin, ish jadvali, albatta, sinovlar jadvalini va muayyan hujjatlarni tayyorlash uchun protsessual muddatlarni o'z ichiga oladi. Bu eng muhim va dolzarb masalalar.

Mijozlar bilan uchrashuvlar va muzokaralar vaqti qolgan bo'sh vaqtlar asosida muvofiqlashtiriladi. Natijada qolgan narsa tahlil va hisobotga sarflanadi.

Kunning rejasi quyidagicha ko'rinadi:

Vaqt	Qattiq muddatlar	Moslashuvchan vazifalar
9-00	operativ yig'ilish
10-00		Boss uchun hisobot yozing
11-00		N jarayoni uchun hujjatlarni qayta ko'rib chiqing
12-00	N ishi bo'yicha sud majlisi
13-00		Kechki ovqat
14-00		Ta'minot shartnomalarini ko'ring
15-00	A bilan uchrashish, da'vo arizasi berish
16-00	Ish bo'yicha apellyatsiya tayyorlang
17-00		Protsessual hujjatlarni topshirish muddatlarini tekshiring

Bank menejeri uchun

Bank kredit menejerining ish kuni bir nechta bloklardan iborat bo'ladi:

vaqtga bog'liq uchrashuvlar;
uchrashuvlar natijalari bo'yicha shartnomalar tuzish;
mijozlar bazasini kengaytirish uchun sovuq qo'ng'iroqlar;
tijorat takliflarini tayyorlash va boshqalar.

Bunday xodim uchun kun rejasi quyidagicha bo'lishi mumkin:

Va bir nechta oxirgi maslahatlar:

Vazifaning ahamiyatini aniqlashda o'zingizga savol berishingiz kerak: "Bu menga nima beradi?" Va agar javob mos bo'lsa, ijroni davom eting. Agar sizga javob yoqmasa, ehtimol siz vazifani hozircha qoldirishingiz mumkin.
Avvalo, ertalab eng yoqimsiz, ammo muhim ishlarni qilishga arziydi.
Katta va murakkab vazifalar kichik va osonlarga bo'linganda eng yaxshi bajariladi.
Ishdan o'zingizga yaxshi dam olish juda muhimdir.

Ish vaqtini rejalashtirish shunchaki chiroyli so'zlar to'plami emas, balki individual darajada ham, butun korxona miqyosida ham foydali bo'lishi mumkin bo'lgan bilimlar tizimidir.

Siz o'rganasiz:

Korxonada ish vaqtini oqilona rejalashtirish nima beradi.
Ish vaqtini rejalashtirishning qanday usullari mavjud.
Ish vaqtini samarali rejalashtirish qoidalari qanday.

Hech kimga sir emaski, tashkilotning samaradorligiga menejment xodimlarining kundalik ishlarining daromadliligi ta'sir qiladi. Zamonaviy texnika va ish usullarining yo'qligi, rahbar va uning qo'l ostidagilarning individual ish uslubini takomillashtirishdan bosh tortishi bunday jamoaning ishini yo'lga qo'yishdagi qiyinchiliklar aksiomaga aylanishiga olib keladi.

Menejer muvaffaqiyatga qanchalik tayyor ekanligini aniqlaydigan komponentlar juda oddiy. Bular uning ko'nikmalari, qobiliyatlari, kasbiy bilimlari va, albatta, shaxsiy fazilatlari. Shunga qaramay, muammo va qiyinchiliklarni keltirib chiqaradigan sabab omillarini tahlil qilish, shuningdek, ularni bartaraf etish va o'z ishining sifatini oshirish istagini hisobga olmaslik kerak. Bu erda menejerning ish vaqtidan oqilona foydalanishi, boshqacha aytganda, uni rejalashtirish yordamga keladi. Axir u kundalik mehnat jarayonidagi nuqsonlarni bartaraf etish uchun mo'ljallangan.

Ish vaqtini rejalashtirish samaradorligi ularning davomiyligiga qarab faoliyat maqsadlariga asoslanadi: qisqa muddatli va uzoq muddatli. Bunday boshqaruv tizimi qo'shimcha harakatlarni talab qilmaydi, chunki barcha belgilangan harakatlar va tadbirlar tashkil etish jarayonida o'z muddatini oldi.

Rahbar tomonidan qo'yilgan maqsadlar ikkita funktsiyaga ega: ularni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan harakatlarni aniqlash va ularni amalga oshirishni rag'batlantirish. Rahbar o‘z oldiga aniq vazifa qo‘ysa, uning harakatlari uni amalga oshirishda ongli bo‘ladi. Maqsadni belgilash - bu bajaruvchini natijaga erishgunga qadar energiya bilan to'ldiradigan harakatlantiruvchi kuchning bir turi.

Ish vaqti balansini rejalashtirish imkon qadar samarali bo'lishi uchun menejer "rejalashtirish davrlari" taktikasiga murojaat qilishi kerak (ular turli vaqt oralig'i bo'lishi mumkin: yil, oy, hafta, kun). O'ziga xoslik har bir bunday diapazonning o'ziga xosligidadir, bu tegishli vaqt davrini aks ettiruvchi alohida rejalarni yaratishni nazarda tutadi.

Shunday qilib, bo'sh vaqtni to'g'ri rejalashtirishning asosiy ijobiy yo'nalishi bu vaqtning o'zidan daromad olishdir. Menejer tavsiflangan ish maqsadlariga samarali va samarali erishish qobiliyatiga ega bo'ladi va shu bilan birga imkon qadar kamroq vaqt sarflaydi. Shaxsiy ishni tashkil etishda rejalashtirishning rolini ortiqcha baholash qiyin: oxir-oqibat, u maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rishga va ish uchun ajratilgan vaqtni tuzishga yordam beradi.

Ish vaqtining 25 foizini tejash uchun vazifalarni qanday topshirish mumkin: nazorat ro'yxati

Axborotning katta oqimiga dosh berish va biznesingizni rivojlantirish uchun vaqtingizni oqilona boshqarish va oddiy ishlarga energiya sarflamaslik muhimdir. Buning uchun siz bo'ysunuvchilarga vazifalarni to'g'ri topshirishingiz va ularning bajarilishini nazorat qilishingiz kerak.

Vaqtingizni to'g'ri boshqarayotganingizni yoki vazifalarni topshirishda xatoga yo'l qo'yganingizni bilish uchun Tijorat direktori jurnali muharrirlari tomonidan tayyorlangan nazorat ro'yxatini tekshiring.

Ish vaqtini rejalashtirish usullari

Pareto printsipi

Vilfred Pareto (1848-1923) ma'lum bir guruh ichida ma'lum bir kichik qismning ob'ektiv ahamiyati uning ushbu guruhdagi nisbiy og'irligidan ancha yuqori bo'lishi tamoyilini ishlab chiqdi. Pareto o'z modelida hamma joyda qo'llanila boshlangan 80/20 formulasidan foydalangan.

Sotilgan tovarlarning 20% dan siz 80% foyda olishingiz mumkin.
Qolgan tovarlarning 80 foizi foydaning atigi 20 foizini olib keladi.
20% xatolar 80% yo'qotishlarga olib keladi.
Boshqa xatolarning 80% 20% yo'qotishlarga olib keladi.

Ushbu tamoyil ish vaqtini rejalashtirish muxlislari tomonidan chetlab o'tilmagan. Agar siz uni menejer ishiga loyihalashtirsangiz, natija quyidagicha bo'ladi: natijalarning 80 foiziga erishish uchun siz ish vaqtining atigi 20 foizini sarflashingiz kerak. Qolgan vaqt umumiy natijaning atigi 20 foizini beradi.

Mehnat jarayoni tili bilan aytganda, bu eng kam kuch talab qiladigan, ammo munosib ish vaqtini talab qiladigan oson va yoqimli ish ustuvor bo'lmasligi kerakligini anglatadi. Har bir vazifaning ahamiyatini maksimal darajada hisobga olgan holda faoliyatni boshlash kerak. Ishni rejalashtirishda birinchi navbatda hayotiy savollar bo'lishi kerak.

Pareto printsipini oqilona rejalashtirish va vaqtni kuzatish masalalarida to'liq amalga oshirish uchun barcha vazifalarni ularning umumiy natijaga qo'shgan hissasi foizi bo'yicha tahlil qilish, shuningdek ularni ABC toifalari bo'yicha taqsimlash kerak.

ABC rejalashtirish

ABC tahlilining asosi katta va kamroq ahamiyatga ega bo'lgan holatlar nisbati ko'pincha taxminan bir xil ekanligini ko'rsatadigan tajribadir. A, B va C harflari maqsadlarga erishish bilan bog'liq vazifalarning ahamiyatini uchta sinfga ajratish uchun ishlatiladi. Ushbu tamoyil ko'plab menejerlarga yoqdi.

Shuningdek, ushbu tahlildan ish vaqtingizdan qanday foydalanishni rejalashtirishingiz mumkin. Asosiysi, ish vaqtini umumiy faoliyat rejasida ularning mehnat zichligi va og'irligiga emas, balki vazifalarning ahamiyatiga qarab taqsimlash kerakligini yodda tutishdir.

ABC tahlili uchta ustunga asoslangan tajribadan kelib chiqadi.

A toifadagi vazifalar (eng muhimi) menejerning umumiy vazifalarining 15% ni oladi. Rejalashtirishdagi nisbiy salmog'ining pastligiga qaramay, ular maqsadlarga erishishda 65% hissa qo'shadilar.
B toifasi (muhim) vazifalar umumiy vazifalarning taxminan 20% ni tashkil qiladi va ularning ahamiyati ham 20% ga baholanadi.
C toifasidagi vazifalar (eng kam ahamiyatga ega): ularga umumiy ko'rsatkichning taxminan 65% beriladi, ammo ularning ahamiyati ahamiyatsiz - nisbiy vaznning atigi 15%.

Shunga ko'ra, ish vaqtini rejalashtirishda ABC tahlili A toifasidagi vazifalarning dastlabki bajarilishiga e'tibor beradi, chunki ular yakuniy ish faoliyati samaradorligining asosiy ulushini keltiradi. Keyingi o'z navbatida B guruhining savollari bo'lib, ularning yakuniy natijaga qo'shgan hissasini ham e'tiborsiz qoldirmaslik kerak. Va nihoyat, siz C toifasining qolgan vazifalari bilan nima qilishni hal qilishingiz mumkin: ish vaqtini yoki delegatingizni rejalashtirishga hissa qo'shing.

Ish vaqtini rejalashtirishda Eyzenxauer printsipi

Eyzenxauer matritsasi (ustuvorliklar) shaxsiy va ish vaqtini rejalashtirish vositasi sifatida keng e'tirofga sazovor bo'ldi.

U to'rtta maydondan (kvadrantlardan) iborat bo'lib, ularning har biri muayyan toifadagi vazifalarga mos keladi. Kategoriyalar ikki tamoyil asosida qurilgan: muhimlik va dolzarblik. Ularning munosabatlari quyidagi rasmda eng yaxshi vizual tarzda ko'rsatilgan.

Kvadrantlar, agar ularga kiritilgan holatlar ma'lum bir maydonga to'g'ri kelsa, to'ldiriladi. Ushbu matritsa qanday ishlashini to'liq tushunish uchun har bir kvadrantga mos keladigan vazifalarni belgilashingiz kerak. Shuni esda tutish kerakki, matritsa faqat kun davomida yoki boshqa qisqa vaqt ichida vazifalar uchun samarali bo'ladi.

1 kvadrant: muhim va shoshilinch

Eyzenxauer matritsasining yuragi aniq birinchi kvadrantdir, chunki u asosiy sirga to'la - u bo'sh qoladi. Bu insonning maqsadlarga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirish qobiliyatiga ega ekanligini ko'rsatadi.

Birinchi kvadrantni talab qiladigan holatlarning mavjudligi bunday odamning hayoti va faoliyatida doimiy amaliy ishlarni ko'rsatadi. Binobarin, inson o'z ishlari va vazifalarini taqsimlashga o'rganmagan, aksincha, qo'lidan kelgan barcha ishni oxirgi lahzagacha kechiktiradi. Va muddatlar tugagach, u ishga kirishadi.

Albatta, agar siz hamma narsani oldindan o'ylab ko'rsangiz, yuzaga kelishi mumkin bo'lgan vaziyatlarning oldini olish yaxshiroqdir. Axir, taniqli printsip mavjud, unga ko'ra barcha mumkin bo'lgan muammolarni oldindan ko'rishdan ko'ra oqibatlarini bartaraf etish har doim qiyinroqdir. Agar bunday holatlar boshqa shaxslar tomonidan amalga oshirilishi mumkin bo'lsa, ularni o'tkazish kerak.

2-kvadrant: muhim va shoshilinch emas

O'zining ish vaqtini rejalashtirishda Eyzenxauer ikkinchi kvadrantdagi vazifalarni eng muhim vazifalar deb belgiladi. Agar ijrochi ushbu kvadrantga qo'yilgan vazifani o'z vaqtida izchil bajarsa, u kerak bo'lganda unga ko'proq vaqt sarflashi mumkin. Uni shov-shuv, shoshqaloqlik va turli salbiy oqibatlar ta’qib etmaydi. Bu shifokor tayinlanishiga juda o'xshaydi: profilaktik ko'z tekshiruvi jiddiyroq ko'rish muammolarini oldini olganidek, hisobot ustida ishlash uchun to'g'ri vaqt shoshilinch kechayu kunduz ishlov berishdan qochadi.

Ikkinchi kvadrant doirasida ish vaqtini rejalashtirish va hisobga olish xodimning shaxsiy maqsadlariga erishish uchun amalga oshiriladi.

Garchi Damoklning qilichi ishchilarga ish sifatiga e'tibor qaratishga imkon beradigan shoshilinch ish shaklida osib qo'ymasa ham, biz hali ham muddatlar mavjudligini va ularni kuzatib borish kerakligini unutmasligimiz kerak, chunki ikkinchi kvadrantning vazifasini bajarmaslik uni avtomatik ravishda birinchisiga o'tkazadi. Va bu natija shaxsiy vaqtni rejalashtirish uchun oqibatlarga olib keladi.

3-kvadrant: Shoshilinch va muhim emas

Uchinchi kvadrantga to'g'ri keladigan holatlar turi shoshilinchligi sababli muhimroq masalalarga e'tibor qaratishga imkon bermaydi. Va bunday holatlar birinchi kvadrantdagi holatlar bilan osongina aralashtiriladi. Biroq, shoshilinch va muhim o'rtasida chiziq chizishga arziydi, chunki bu tushunchalar sinonim emas. Buni aniqlashning oddiy usuli bor: o'zingizdan u yoki bu vazifa sizni belgilangan maqsadni amalga oshirishga yaqinlashtiradimi, deb so'rashingiz kerak. Odatda uchinchi kvadrantdagi holatlar salbiy javob oladi.

Ko'pincha uy-ro'zg'or masalalari ushbu kvadrantga kiritiladi: mavsum oxirida kiyimni quruq tozalash, qo'shnilarga shoshilinch masalada yordam berish, ahamiyatsiz uchrashuvlar va muzokaralar. Yana bir misol bor - kompyuterni ta'mirlash, lekin bu erda siz juda ehtiyot bo'lishingiz kerak: agar bu uskuna ish uchun kerak bo'lsa, uni ta'mirlash juda muhim vazifaga aylanadi (ya'ni birinchi kvadrant) va agar u faqat ish uchun ishlatilsa. o'yin-kulgi, keyin bu muammoning o'rni uchinchi kvadrantda.

Ushbu kvadrantning ishlari nafaqat ish vaqtini rejalashtirishga mos kelmaydi, balki asosiy maqsadlardan chalg'itadi va qimmatli vaqtni oladi. Iloji bo'lsa, ularga e'tibor bermaslik yaxshiroqdir. O'zingiz uchun vazifaning muhimligini qanday aniqlash mumkin? Juda oddiy. Siz o'zingizga savol berishingiz kerak: "Agar buni qilmasam nima bo'ladi?"

4-kvadrant: Muhim emas va shoshilinch emas

Ushbu turkumga ish bilan hech qanday aloqasi bo'lmagan kundalik hayotimiz kiradi: ijtimoiy tarmoqlar, forumlar, Internetda kezish, kompyuter o'yinlari, teleko'rsatuvlarni tomosha qilish. Ha, bunday faoliyat, albatta, rohat, lekin bu majburiy emas.

Umuman olganda, bu faoliyat ish kunining unumdorligini sezilarli darajada pasaytiradi, Eyzenxauer ushbu toifadagi ishlarni "shaxsiy vaqtni iste'mol qiluvchilar" deb atagan.

Misol uchun, 200 soat davom etadigan seriyani olaylik - qayta hisoblash nuqtai nazaridan, siz bir hafta davomida behuda vaqtni olasiz, undan ko'proq foyda keltirishi mumkin edi.

Shuning uchun, o'zingizning shaxsiy iste'molchilaringizni aniqlab olishingiz va nafaqat ishni, balki shaxsiy vaqtni ham rejalashtirish orqali ularni qattiq nazorat qilishga intishingiz kerak.

Bu kvadrantda ko'pchilik uchun unchalik yoqimli bo'lmagan odatiy narsalar ham bor: masalan, idishlarni yuvish, tozalash, pishirish. Bu erda ham bir xil yukni rejalashtirish uchun siz bir uyda yashaydigan odamlar bilan murosa izlashga arziydi.

Sog'lom befarqlik: vaqtni boshqarishga ishonmaydiganlar uchun ko'rsatmalar

Tijorat direktori jurnali muharrirlari tomonidan tayyorlangan ko'rsatma sizga umidsiz vaziyatlarda ham hayotda qanday qilib uyg'unlikni topish kerakligini, jamiyat va ommaviy axborot vositalari tomonidan qo'yilgan qaysi munosabatlardan zudlik bilan xalos bo'lishingiz kerakligini tushuntirib beradi va agar shunday bo'lsa, nima qilish kerakligini aytadi. ishni bajarish uchun kunlar etarli emas.

Ish vaqtini rejalashtirish jadvali

Bu erda jadval ko'rinishidagi oddiy misol.

seshanba		Quyi vazifa	Izoh
	Vazifalar ro'yxatini tekshiring
	ishga borish
	Telefon qo'ng'iroqlari		Ish elektron pochtasidan ikkita kontakt raqamini oling
	Maqola yozish	Materialni tahlil qilish
	Maqola yozish	Chet tilidan qo'shimcha materiallarni tarjima qilish va asosiy matnni terish	Manbalarga izohlar berishni va chiziqchadagi defislarni tuzatishni unutmang
	Muharrirga o'ting
	uchrashuv

chorshanba

Ushbu misol ish rejalarini qurish tamoyilini aniq ko'rsatib beradi. Agar kerak bo'lsa, jadvallar chuqurroq bo'lishi mumkin, eslatmalar uchun kengaytirilgan joy mavjud. Aytaylik, shaxsni amalga oshirish uchun qanday dastur qo'llanilishi muhim emas menejer/mutaxassisning ish vaqtini rejalashtirish. Jadval - asbob universaldir, uni hatto oddiy qog'ozga ham chizish mumkin. Eng muhimi, uni o'zingizga, vazifalaringiz va maqsadlaringizga moslashtira olish va u qaysi vaqt oralig'ida ishlatilishini aniqlashdir: kunlar, haftalar, oylar.

Ish vaqti fondini rejalashtirish qanday amalga oshiriladi

Rejalashtirishning dastlabki bosqichi tizimning dastlabki parametrlarini - ish vaqti fondini (FW) va uning yo'nalishlarini yaxshilash bo'yicha faoliyat mavjudligini tahlil qilishdan iborat. Keyin savollarga javob beriladi: bu faoliyat (mutaxassislar, xizmatlar) va uni rejalashtirish uchun kim javobgar? Ish vaqti qay darajada hisobga olinadi? Kuzatuvga sarflangan vaqt bormi? FRV zahiralari oshkor qilinganmi? Rejalashtirish bosqichida ish vaqtining yo'qotilishini kamaytirish choralari ko'riladimi? Buning uchun qanday usullar qo'llaniladi?

Keyingi bosqich - bu PDF-ni qo'llash tahlili. Uning doirasida ular ishchilar ishlab chiqarish dinamikasini o'rganadilar (vaqt bo'yicha - soatlik, kunlik, yillik) va unga ta'sir qiluvchi omillarni aniqlaydilar; PDF-ning holatini tahlil qilish va ishdan bo'shatishning ayrim turlarini kamaytirish uchun foydalanilmagan imkoniyatlarni aniqlash; ish vaqti fondi faoliyati boʻyicha kuzatuv maʼlumotlarini ishlab chiqish va hokazo. Ish vaqti fondidan foydalanishni tahlil qilish usullari haqida batafsil maʼlumotni oʻquv-uslubiy adabiyotlarda topish mumkin.

PDF-ni tahlil qilish uchun ma'lumot bazasi ish vaqtining statistik va vaqt yozuvlari ma'lumotlari; birlamchi buxgalteriya hisobining qisqacha mazmuni (bo'sh vaqt, ortiqcha ish, nikohni bekor qilish to'g'risida varaqa); o'z-o'zidan fotosuratlar va ish vaqtining fotosuratlari; so'rovnoma va anketa ma'lumotlari.

Tahlil qilish jarayonida butun PDF va uning tarkibiy qismlari - korxonaning turli darajalari (tarkibiy bo'linmalar, umuman korxona, kasblar va guruhlar) doirasida butun kunlik va smena ichidagi mablag'lardan foydalanish. tekshiriladi. Ushbu yondashuv birinchi navbatda e'tibor berish kerak bo'lgan "torbo'ylarni" aniqlash imkonini beradi. Tahlil natijasi PDF-dan foydalanishni yaxshilash va shunga mos ravishda ish vaqtini rejalashtirish samaradorligini oshirish uchun zaxiralarni baholashdir.

Olingan natijalar ish vaqtining foydali fondini rejalashtirish uchun ishlatiladi. Ushbu hodisa rejalashtirilgan balans byudjetini tuzish, uning tarkibiy qismlarini korxona normalari bilan taqqoslash, shuningdek, samarasiz xarajatlar uchun ish vaqtini tejashni o'z ichiga oladi. Ish vaqti balansini taqsimlash usullari o'quv materiallari va qo'llanmalarida etarli darajada yoritilgan.

Ish vaqtini rejalashtirish va tahlil qilish bozor iqtisodiyoti sharoitida o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'ldi. Masalan, majburiy ma'muriy ta'til korxona uchun o'z xarajatlari nuqtai nazaridan foydalidir. To'liq bo'lmagan ish vaqti zaxira maqomini yo'qotdi.

ECFni rejalashtirishda doimiy to'liq ishlaydigan xodimlar, vaqtinchalik ishchilar uchun tabaqalashtirilgan yondashuv dolzarb bo'lib qoladi; yarim kunlik ishda.

Ish vaqtini eng samarali tashkil etish va rejalashtirish maqsadida korxonada ijtimoiy-iqtisodiy, tashkiliy-texnikaviy, davolash-profilaktika chora-tadbirlari amalga oshiriladi. Ular turli tashkiliy-texnik rejalarda, mehnat sharoitlarini yaxshilashni rejalashtirishda va hokazolarda aks ettirilgan. Tashqi ishtirokchilarni jalb qilish mahalliy hokimiyat organlari bilan muhokama qilinishi va shundan keyingina faoliyatni rejalashtirishga kiritilishi kerak. Har qanday hodisa resurs bilan ta'minlanishi kerak.

Ish vaqtini qanday qilib to'g'ri rejalashtirish kerak

Qoida 1. Bir vaqtning o'zida turing

Har qanday rejalashtirishning ushbu dastlabki bosqichi juda intizomli va energiya beradi.

Qoida 2. Kun boshida ijobiy kayfiyat

Har kuni ertalab kayfiyatingiz ustida ishlang, chunki bu maqsadlarga erishish uchun vazifalarni hal qilishga katta ta'sir qiladi. Buning uchun siz o'zingizga uchta savol berishingiz mumkin:

Qanday qilib "bugun" meni muvaffaqiyatga yaqinlashtiradi?
Bugungi kunni iloji boricha xursand qilish uchun nima qilishim kerak?
Ushbu kunda sog'lig'ingizni saqlash uchun nima qilish kerak?

Bu savollarga javob berish va ijobiy motivatsiyani yaratish ko'pincha ikki daqiqadan oshmaydi. Standart ertalabki faoliyatingizni boshlashdan oldin ularni o'zingizga bering.

3-qoida

Barkamol tongning kaliti - yaxshi uyqu va yaxshi nonushta. Ammo ko'pchilik vaqt yo'qligi sababli ularni ehson qiladi. Biroq, ikkala missiya ham kun tartibini rejalashtirish bosqichida faqat ustuvorlikni talab qiladi - aslida siz vaqtingizni erta uxlashga yotadigan tarzda taqsimlashingiz kerak.

4-qoida: Ish kuningizni rejalashtirishda charchoq kabi omillarni hisobga oling

Ko'p odamlar ish unumdorligi kun bo'yi sinus to'lqini kabi o'zgarib turishini his qilishadi. Bu kundalik bioritmlarga bog'liq emas - siz "boyo'g'li" yoki "boyqush" ekanligingizga bog'liq emas. Faoliyatingizning shaxsiy ko'tarilish davrlarini aniqlashga arziydi va ushbu kunlik interval uchun eng muhim narsalarni faoliyatni rejalashtirishga qo'ying. Kunning ikkinchi yarmini alohida ahamiyatga ega bo'lmagan kundalik ishlarga bag'ishlash yaxshiroqdir.

5-qoida. O'z vaqtida tanaffus qiling

Ish vaqtini rejalashtirishning asosiy qoidalaridan biri bu qisqa dam olishdir, chunki u tananing tiklanishiga va diqqatni ishga qaytarishga imkon beradi. Ishda qisqa tanaffuslar qilishni unutmang, davomiyligi va chastotasini o'zingiz belgilang. Muntazamlikni eslang.

6-qoida

Ishga shoshilmaslikka harakat qiling va boshlagan ishni mantiqiy yakuniga yetkazing. Kichikroq narsalar bilan chalg'itmang, chunki ular ish vaqtini o'g'irlashadi. Esda tutingki, har safar boshlangan ishga qaytganingizda, siz eski harakatlaringizni takrorlashingiz kerak bo'ladi va bu shaxsiy faoliyatni rejalashtirish balansiga ta'sir qiladi.

7-qoida

Jadvalingizdagi barcha hisobga olinmagan bo'shliqlarni (navbat kutish, ma'lumotga ega bo'lmagan uchrashuv) foydali harakatlar bilan to'ldirishga intiling. O'zingizga savol berish orqali uning mohiyatini aniqlang: "Maksimum foyda olish uchun bu daqiqalarni qanday to'ldirishim mumkin?"

8-qoida: 70/30 tamoyiliga amal qiling

Kundalikda ish vaqtingizning 70 foizinigina qayd etishingiz kerak. Aks holda, agar siz ish kuningizni 100% rejalashtirsangiz ham, barcha vazifalar bajarilishiga kafolat olmaysiz, hatto undan ham ko'proq: ko'p harakatlar jadvalga to'g'ri kelmaydi. Ushbu printsip bo'yicha ish vaqtini rejalashtirishdan maqsad asab tizimini ortiqcha yuklanishdan qutqarish, o'zini mashina kabi his qilish va qattiq ramkaga qamalishning oldini olishdir.

9-qoida. Kechqurun ertangi kun uchun reja tuzing

Hech narsani o'tkazib yubormaslik uchun ertangi kunni rejalashtirishni bugunning oxirida amalga oshiring va buni yozma ro'yxat shaklida qiling. Ishlarning muhimligini oldindan aniqlash va ularni ustunlarga taqsimlash yaxshiroqdir. Bu e'tiborni kerakli vazifalarga qaratishga imkon beradi va fors-major holatlarida kamroq ahamiyatlilarini ko'chirish mumkin.

10-qoida

Hamma uchun o'zgarmas qoida. Qanchalik tez-tez dam olishga vaqt topa olsangiz, keyinroq shunchalik samarali ishlaysiz. Ushbu davrda siz ish joyida, uyda narsalarni tartibga solishingiz, idishlarni yuvishingiz, jurnal yoki kitob o'qishingiz, toza havoda sayr qilishingiz, boshqalarga yordam berishingiz mumkin. Agar buni o'z-o'zidan qila olmasangiz, bu harakatlarni ham rejalashtiring.

11-qoida. O'z qobiliyatlaringizga realist munosabatda bo'ling

Har qanday tog'larni engishingiz mumkinligiga ishonib, o'zingizni katta hajmdagi ish bilan ovora qilmang. O'zingizning kuchli tomonlaringizni baholashga ehtiyotkorlik bilan yondashing va bir kun / hafta / oy ichida engishingiz kafolatlangan narsani yaxshiroq qabul qiling, ish vaqtini bunday rejalashtirish samaraliroq bo'ladi.

12-qoida

Stol va ofisdagi narsalarga bunday yondashuv kelajakda vaqtni tejashga yordam beradi. Buni qoidaga aylantiring, biror narsadan foydalangandan so'ng, uni olgan joyga qaytaring. Har xil turdagi narsalar uchun maxsus joylarni belgilang - qog'ozlar uchun papka, qalam qutisi, stol tortmasi yoki tasdiqlash qutisi.

Qoida 13. Faol va sog'lom turmush tarzini olib boring

Ko'rinishidan, ofis xodimlariga nima uchun sport, yoga, fitnes, to'g'ri ovqatlanish, gimnastika kerak? So'ngra, sog'lom tana va farovonlik ijobiy energiya va yuqori samarali mehnat faoliyatiga tayyor bo'lish uchun eng yaxshi sozlangan, ayniqsa, uning sifatli rejalashtirish keyin.

14-qoida

Kasbiy faoliyatni rejalashtirish va amalga oshirishda o'z-o'zini tashkil qilishning eng yaxshi usuli - bu qoniqish hissi va ishingiz uchun muhabbat hissi. Uning afzalligi shundaki, motivatsiyani qisqich bilan tortib olish shart emas, u o'z-o'zidan va katta hajmlarda keladi.

Rahbarning ish vaqtini rejalashtirish va tashkil etish

Maslahat 1. Kun uchun rejalarni ko'rib chiqing

Buning uchun siz ABC tahlilidan yoki Eyzenxauer matritsasidan foydalanishingiz mumkin. Hatto ish kuniga o'n daqiqalik tayyorgarlik ham kuniga ikki soatni tejashga yordam beradi. Ulardan unumli foydalaning.

Maslahat 2. Shu kabi holatlar bloklarini shakllantirish

Doimiy chalg'itadigan odamga ishlash uchun diqqatni jamlagan va ishtiyoqli odamdan ko'ra ko'proq vaqt kerak bo'ladi. Bu yana bir "yugurish" va "cho'milish", ya'ni mehnat faoliyatiga qaytish zarurati bilan bog'liq. Bir xil turdagi vazifalar bloklari ish vaqtini tejashga yordam beradi: ularni faoliyatni rejalashtirish bosqichida tuzatish osonroq.

Maslahat 3: Ishda o'zingizga vaqt ajrating

Ko'pincha tashrif buyuruvchilar, bo'ysunuvchilar yoki telefondagi mijozlar bevosita vazifalardan chalg'itadi. Ularning barchasi haqiqatan ham muhim vazifalarni bajarishda kuchli aralashuvni keltirib chiqaradi, ish vaqtining muvozanatini buzadi. Shu munosabat bilan, ish kuni davomida hamma va hamma uchun - ofisingizda ham, telefon orqali ham mavjud bo'lish mumkin emas. Ish vaqtini rejalashtirish jarayonida o'z ishining ustalari hech kim ularni bezovta qilmasa, o'zlari uchun bo'shliqlarni tashkil qiladi. Shuningdek, siz ularning vositalaridan foydalanishingiz mumkin, masalan, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish soatlarini belgilashingiz, javob berish mashinasidan foydalanishingiz mumkin.

Maslahat 4: Har bir ish vazifasi uchun cheklangan vaqt ajrating

Muayyan turdagi ishlarning davomiyligi to'g'ridan-to'g'ri mavjud vaqtga bog'liq. Hatto eng kichik vazifa ham rejalashtirishga bog'liq: vazifani bajarish uchun qancha vaqt kerak bo'lsa, shuncha vaqt berishni o'rganing. Misol uchun, ishbilarmonlik muzokaralari kechiktirilmasligi kerak, siz barcha qiziqarli masalalarni iloji boricha muhokama qilishingiz kerak, lekin bir soatdan ortiq emas. Buni qat'iy muddatlar va qoidalar yordamida amalga oshirish mumkin. Oddiy qoidaga amal qiling: "Vaqt - bu pul", ularni qadrlang va saqlang.

Maslahat 5: Delegatsiyadan foydalaning

Vaqtni hurmat qiladigan aktyor barcha vazifalarni o'zi bajarmasligi kerak. Ushbu yondashuv ish vaqtini rejalashtirish tamoyillari va qoidalarida allaqachon tasvirlangan: boshqa odamlarga topshirilishi mumkin bo'lgan hamma narsa (vaqt va kuch sarflaydigan, ammo sezilarli natijalarga olib kelmaydigan vazifalarning 65 foizi) ularga topshirilishi kerak. Bu nafaqat xodimlarning yordamiga, balki uchinchi tomon agentliklari, tashkilotlari, konsalting firmalarining yordamidan foydalanishga ham tegishli.

Maslahat 6. Katta vazifalarni tarkibiy qismlarga bo'ling

Odamlar katta yoki katta hajmdagi vazifalardan qochishga moyil bo'lib, ularni amalga oshirishni kechiktirish uchun har qanday yo'l bilan harakat qilishadi, chunki natija ular uchun juda uzoq bo'lib tuyuladi. Bu fakt shaxsiy vaqtni rejalashtirish qobiliyatining zaifligini ko'rsatadi, ammo uni chetlab o'tish mumkin. Eng tez natija beradigan holatlar deyarli hammaga yoqadi. Buni Albert Eynshteyn yog'ochni kesish misolida payqagan. Uzoq muddatli maqsadlar va yirik loyihalar bilan ham xuddi shunday qilish mumkin: ularni kichik vazifalarga bo'ling, rejalashtiring va keyin ularni muayyan vaqt davomida (masalan, kuniga ikki soat) uslubiy ravishda bajaring. Aytaylik, bir hafta o'tgach, birinchi natijalar paydo bo'ladi - loyihaning birinchi qismining maqsadiga erishiladi (rejaga ko'ra), bu ushbu yo'nalishda ishlashni davom ettirish uchun kuch va motivatsiya beradi.

Maslahat 7. Ustuvor vazifalar uchun shaxsiy muddatlarni belgilang

Joriy oy uchun qaysi holatlar ustuvor bo'lishini oldindan bilsangiz, ular ish taqvimida qayd etilishi va shaxsiy rejalashtirishda bir xil muzokaralar / uchrashuvlar bilan birga hisobga olinishi mumkin. Shunday qilib, ushbu sana uchun boshqa tadbir yoki harakatni amalga oshirish zarurati tug'ilganda, u allaqachon "bron qilingan" bo'ladi, bu sizga vazifaning ob'ektiv ahamiyatini yana bir bor eslatadi. Ushbu maslahat ish faoliyatini rejalashtirishda alohida ahamiyatga ega.

Maslahat 8. Ish joyingizni to'g'ri tashkil qiling

Avvalo, bu ish stolidagi tartib bilan bog'liq. Unda faqat o'sha hujjatlar qoldirilishi kerak, ularsiz A toifasidagi vazifalarni bajarish mumkin emas. Bu harakat psixologik asosga ega: stol ustidagi tartib fikrlarni tartibga solishga yordam beradi va qo'shimcha qog'ozlar vaqt oladi.

Maslahat 9. Boshqalar sizga qo'shimcha mas'uliyat yuklashiga yo'l qo'ymaslikka harakat qiling

Ko'pincha rahbarlar yangi narsalarga qiziqishadi va ular bilan shug'ullanishadi, o'zlarining vakolat sohalarini kengaytiradilar. Xodim odatda qatnashmaydigan yig'ilishlarga shaxsiy qiziqishdan kelib chiqib, u ishchi guruhlarga kirishi yoki uning rejasiga kiritilmagan qo'shimcha topshiriqlarni olishi mumkin va natijada asosiy ish va uni rejalashtirish uchun yuk bo'ladi. Barcha harakatlaringizni lavozimga muvofiqligini ikki marta tekshirib ko'ring va shu bilan vaqtni rejalashtirish ko'nikmalaringizni yaxshilang.

Maslahat 10. To'satdan sizni jalb qilmoqchi bo'lgan narsalar qanchalik muhim va shoshilinch ekanligini baholang.

Fors-major holatlari va boshqa shoshilinch holatlar har qanday firma yoki korxona uchun, hatto qat'iy rejalashtirish doirasida ishlashga intilayotgan bo'lsa ham, odatiy hodisadir. Ularni hal qilish uchun barcha mavjud resurslar safarbar etilgan. Agar siz hozirgi vaziyatda yordam berishga rozi bo'lsangiz, esda tutingki, bu sizning jadvalingizdagi joriy muhim vazifalarni bajarishdan vaqt talab etadi, shuning uchun ularni qurbon qilishga arziydimi yoki yo'qligini har doim o'lchab ko'ring.

Maslahat 11 Impulsga qarab harakat qilmang - oqilona qarorlar qabul qiling

Ba'zan impuls, boshqarib bo'lmaydigan impuls natijasida ma'lum qarorlar qabul qilinadi. Ammo bu jadvaldagi og'ishlarni keltirib chiqaradi va maqsadga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirishga xalaqit beradi. Agar sizda biror lahzalik biror narsa qilish istagi paydo bo'lsa (masalan, qo'ng'iroq qilish), diqqat bilan o'ylab ko'ring va o'ylab ko'ring va bu haqiqatan ham rejalashtirgan narsani qilishga arziydimi yoki yo'qmi.

Maslahat 12. O'z ustuvorliklaringizni to'g'ri belgilang

Ko'p hollarda - konferentsiyalar, uchrashuvlar, qo'ng'iroqlar, matnlar - harakat qilish juda qiyin bo'lishi mumkin va siz hamma narsani bir vaqtning o'zida qabul qilsangiz yoki uni turli tomondan qismlarga bo'lib ushlaganingizda, sizga juda oz vaqt ketadi. Bu erda ustuvorliklar matritsasi sifatida vaqtni rejalashtirishning bunday usulini eslash va aniq belgilangan va bir ma'noli muhim vazifalarni amalga oshirishdan boshlash, asta-sekin kamroq muhim bo'lganlarga o'tish foydalidir.

Rahbar kotibining ish vaqtini rejalashtirish

Kotibning shaxsiy ish vaqtini rejalashtirishning asosiy vazifasi va maqsadi boshliqni imkon qadar yengillashtirish va unga vaqtini ajratishga yordam berishdir. Bu mehnat faoliyati uchun barcha mumkin bo'lgan soat va daqiqalardan foydalanish samaradorligini oshirish vazifasidir. Bu esa rahbar va kotibning vazifalari va faoliyatini rejalashtirish bir-biriga bog'liqligini anglatadi.

Avvalo, kotib ishning tashkiliy, tayyorgarlik va boshqaruv turlarida yordam beradi, xo'jayin uchun ijodkorlik uchun joy bo'shatadi. Shu maqsadda yordamchi yuqori darajadagi kundalik tartibni, barcha mumkin bo'lgan davrlar uchun - kun / oy / chorak uchun vazifalar jadvalini bilishi kerak. Kotibning ish vaqtini samarali rejalashtirish uning bevosita rahbarining jadvaliga bog'liq, chunki u boshliqning jadvaliga kiritilgan barcha uchrashuvlar, muzokaralar va boshqa masalalarni (tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, hujjatlarni rasmiylashtirish) tayyorlaydi. Rejalashtirishda asosiy rolni vazifalarning qiymati va ahamiyatiga ko'ra ierarxiyasi egallaydi.

Bundan tashqari, kotibning vazifalariga hokimiyatning ish kunining rejimiga bog'liq bo'lmagan (va mehnat faoliyatini rejalashtirishda aks ettirilgan) boshqa ishlar ham kiradi: bu pochtani tekshirish va yozishmalarga javob berish, hujjat aylanishi, nazorat qilish. fayl va boshqalar. Yordamchining vaqtni rejalashtirish qobiliyati yuqori bo'lishi kerak. Uning jadvalining boshlang'ich nuqtalari har doim takrorlanadigan harakatlardir, masalan:

boshning ish joyini tayyorlash;
o'z ish joyingizni tartibga soling;
barcha turdagi kiruvchi elektron pochta xabarlarini boshqarish;
boshqaruv faylini ko'rish;
hokimiyat organlariga ishlarning holati to'g'risida qisqacha ma'lumot berish va joriy kun uchun jadvalga aniqlik kiritish.

Menejerning jadvaliga nisbatan ish vaqtini rejalashtirishning oddiy misolini ko'rib chiqing. Kotibning harakat dasturi shunday ko'rinadi. Agar xo'jayin soat 11:00 da yig'ilishni rejalashtirgan bo'lsa, yordamchining 10:30 dagi rejasi uning tashkilotini keyingi barcha harakatlar bilan belgilaydi: eslatma, materiallardan nusxa ko'chirish, konferentsiya xonasini tozalash, jurnallar. Agar soat 14:00 da menejer ofisdan tashqarida muzokaralarni rejalashtirgan bo'lsa, u holda kotibning jadvaliga mashina chaqirish va hujjatlarni yig'ish bo'yicha narsalar kiradi. Shuningdek, ishlar ro'yxatida telefon suhbati uchun xo'jayinni kim bilan va qaysi vaqtda ulash kerakligi, qanday hujjatlarni tuzatish kerakligi va noldan nimani to'ldirish kerakligi va boshqalar ko'rsatilgan.

Eng yaxshi variant - xo'jayin bilan birgalikda kundalik faoliyat uchun doimiy vaqt oralig'ini aniqlash: hujjatlarni imzolash, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish. Bu ishni yaxshilaydi va mutaxassisning ham, uning yordamchisining ham ish vaqtini rejalashtirishga yordam beradi. Ish jadvalini ishlab chiqishda, shuningdek, to'satdan favqulodda va muhim topshiriqlar, telefon qo'ng'iroqlari va boshqa favqulodda vaziyatlarda munosib zaxirani qoldirish kerak.

Kotib ish kunining oxirini chiquvchi yozishmalarni yuborishga bag'ishlaydi, shuningdek, ertangi kunga tadbirlarni rejalashtiradi.

Ish kuni tugagach, menejer ofisga kechiksa, yordamchi ular o'rtasida tegishli kelishuv mavjud bo'lsa va u boshliqga barcha kerakli ma'lumotlarni taqdim etsagina uyiga ketishi mumkin.

Binodan chiqishdan oldin kotib barcha hujjatlarni olib tashlaydi, kabinetlarni, seyflarni yopadi, elektron jihozlarni o'chiradi (bu telefon, modem, faksga taalluqli emas), ish joyini tartibga soladi.

Menejerning vaqtini rejalashtirish

Rejalashtirishning mohiyati maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rish va ish vaqtini tartibga solishdir. Rahbarning ish vaqtini rejalashtirish tamoyillari mehnatni tartibga solishning umumiy tamoyillaridan unchalik farq qilmaydi. Vaqt resurslaridan oqilona foydalanish sizning vazifalaringiz, maqsadlaringiz, vazifalaringiz va vaqt byudjetini tushunishni o'z ichiga oladi.

Mutaxassisning ish vaqtini tashkil etish jarayonida keng tarqalgan rejalashtirish usullari qo'llaniladi. Menejer quyidagi qoidalarga amal qilishi kerak:

Kundalik ish rejasining 60% rejalashtirilgan ishlarga ajratiladi;
20% vaqt - kutilmagan harakatlar uchun;
Oxirgi 20% o'z-o'zidan paydo bo'ladigan vazifalar uchun qoldiriladi.

Kichik korxonalarda sezilarli noaniqlik sharoitida murakkab muammolarni hal qilish uchun "tekis" tashkiliy tuzilmalar qo'llaniladi. Bunday bo'linmalar quyidagi kamchiliklar bilan tavsiflanadi: menejerlarning ortiqcha ish yuki, ko'p sonli odamlarning harakatlarini nazorat qilishdagi qiyinchilik, shuningdek, bo'linmalar ishini muvofiqlashtirish bilan bog'liq qiyinchiliklar.

Sarflangan vaqt (ayniqsa, rejalashtirish bosqichida qayd etilmagan bo'lsa) nima va qanday ishlatilganligi majburiy ko'rsatilishi bilan qayd etilishi kerak. Bu o'z ish vaqti xarajatlari to'g'risida to'liq tasavvurga ega bo'lgan menejer kelajakda o'z rejalashtirishni yanada samarali tashkil etishiga yordam beradi; sifat rejasini ishlab chiqish maqsadida vazifalar qisqa, o‘rta va uzoq muddatliga bo‘linadi.

Muntazamlik, izchillik va izchillik rejalashtirishning asosiy tamoyillari sifatida joylashtirilishi kerak. Faoliyatni rejalashtirishning muhim tamoyillaridan biriga - maqsadlarning haqiqatiga rioya qilish kerak: imkon qadar ko'proq mas'uliyatni o'z zimmasiga olish.

Menejer ish vaqtining oqilona sarflanishining negizida uning uzoq muddatli rejasi yotadi. Bu ko'p yillik tizim bo'lib, qaysi yillik va choraklik rejalar tuzilganligini hisobga oladi. Ikkinchisini yillik bilan muvofiqlashtirish va oyliklarga bo'lish mumkin. Kundalik va haftalik rejalar ularga to'liq mos keladi va shu bilan birga menejerning ish vaqtidan foydalanishni eng aniq aks ettiradi. Ish faoliyatini bir kunlik darajada rejalashtirish menejerning mehnat faoliyatini umumiy rejalashtirishda muhim qadam bo'lib, u doimiy ravishda monitoring va vaziyatga qarab tartibga solinadi.