합리적인 시간 계획의 원칙. 시간 관리의 비밀 또는 근무 시간을 생산적으로 계획하는 방법

시간 관리, 근무 시간 계획 또는 근무 시간 관리는 사업가의 중요한 기술입니다. 성공은 높은 성과와 중요한 목표 달성으로 가장 흔히 인식됩니다. 그러나 잊지 마세요. 큰 수익을 거두며 보낸 시간은 성공의 또 다른 주요 기준입니다.

시간 관리의 목표

근무 시간 관리는 많은 목표와 목표를 해결할 수 있고, 현대적인 삶의 리듬은 우리가 시간을 큰 관심을 갖도록 만들고, 세련되고 성공적인 코치는 시간을 비즈니스 삶의 리듬에 종속시키는 많은 방법을 개발합니다. 그러나 놀라운 점은 시간 종속에 관한 많은 법칙이 20세기 중반에 발견되고 공식화되었다는 것입니다. 일부는 훨씬 더 일찍, 즉 비즈니스가 막 자체적으로 주장되기 시작하고 리듬이 시작되기 시작한 100년 전 또는 그보다 훨씬 더 이전에 발견되었습니다. 인생은 이제 막 가속화되기 시작했습니다.

파킨슨의 법칙은 "일은 할당된 시간을 채워준다"고 말합니다. 이 격언은 아이러니하지만 그 정확성은 직접적인 삶으로 입증됩니다. 영국 역사가는 자신과 사랑하는 사람, 그리고 정부 기관과 공식 기관의 업무를 관찰하면서 일상 생활과 공공 생활 모두에서 사람이 쓸모없는 일에 시간을 낭비할 준비가 되어 있음을 알아냈습니다.

파킨슨 법칙은 역사학자 시릴 노스코트 파킨슨(Cyril Northcote Parkinson)이 1955년 영국 잡지 The Economist에 게재한 기사에서 공식화했습니다.

사람이 자신을 시간 범위로 제한하지 않으면 문제를 절대 완벽하게 만들기 위해 노력하는 것처럼 끝없이 무언가를 수정하고, 수정하고, 결함을 찾고, 결과에 따라 행동하지 않고 뛰어 들며 계속해서 작업을 수행 할 수 있습니다. 과정.

그러나 이 법의 준수는 교리가 아닙니다. 반대로 성공한 사람의 임무는 이 규칙의 관성을 극복하고 이 법칙을 자신의 계획과 태도에 종속시키는 것입니다.

시간 관리의 목적은 근무 시간을 정리하고, 우선 순위를 정하고, 시간을 통제하고 합리적으로 사용하는 것입니다.

계획 원칙

계획은 항상 여러 수준으로 구성됩니다.

전략적 글로벌 (수년 동안 계획하는 것은 사람이 스스로 설정하는 슈퍼 목표 또는 슈퍼 목표입니다)
1년 또는 6개월 동안의 전략 계획(천천히 그러나 확실하게 사람을 주요 목표에 더 가깝게 만드는 일반적인 작업)
월별 및 주별 전술 계획,
오늘의 전술 계획.

각각은 요구 사항이 다르며 시간 관리 방법도 눈에 띄게 다릅니다. 그들은 매우 개별적이며 대부분 개인에 의해 독립적으로 형성됩니다.

아이젠하워 매트릭스

하루를 계획하는 것도 물론 개인이지만, 이 경우에는 비즈니스 영역에서 많은 시간 관리 경험이 축적되었습니다. 일상적인 시간 관리의 주요 원칙소위 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)를 기반으로 한다.

미국의 36대 대통령 드와이트 데이비드 아이젠하워(Dwight David Eisenhower)는 바쁜 업무 시간을 최적화하기 위한 우선순위 매트릭스를 개발했습니다. 그는 사람이 하루에해야 할 모든 일을 조건에 따라 중요하고 중요하지 않고 긴급하고 긴급하지 않은 것으로 나눌 수 있다는 것을 이해했습니다. 결과는 4개 영역으로 구성된 다음과 같은 사각형입니다.

가장 어려운 것은 모든 책임과 관심을 이 4개 그룹에 분배하는 것입니다. 어떤 것이 정말로 중요하고 어떤 것이 중요하지 않은지 이해하는 것입니다. 코치에 따르면 중요한 것은 우리를 의도한 목표에 더 가깝게 만들고 올해 계획과 관련된 것입니다.

이상적으로 첫 번째 광장은 무료여야 합니다. 바쁘면 중요한 일이 제 시간에 완료되지 않아 문제가 발생했다고 말하기 때문입니다. 중요하지 않고 긴급하지 않은 문제(원칙적으로 소셜 네트워크, 목적 없는 전화 대화, 컴퓨터 게임 등)는 이상적으로는 중요하고 긴급하지 않은 문제를 안전하게 비우고 집중하여 핵심 위치를 차지할 수 있습니다. 근무일 일정. 긴급하고 중요하지 않은 문제의 경우 남은 시간을 찾거나 동료나 부하 직원에게 실행을 위임할 수 있습니다.

파레토 원리

두 번째 중요한 원칙 Eisenhower 매트릭스와 일치하며 사회학자 Vilfredo Pareto의 이름을 따서 명명되었습니다. 이 원리의 두 번째 이름은 19세기에 파레토(Pareto)라는 20/80 원리입니다. "20%의 노력은 결과의 80%를 가져오고 나머지 80%의 노력은 결과의 20%만을 제공합니다." 이것에 대해 논쟁하기는 정말 어렵습니다. 대부분의 노력은 원하는 결과를 얻지 못합니다. 하지만 이 사실을 당연하게 여기고 이를 결과뿐만 아니라 소요된 시간에도 적용한다면 매우 효과적일 것입니다. 가장 중요한 것은 편지나 비즈니스 대화에서 80%의 결과를 가져올 중요한 정보의 20%를 찾는 것입니다. 낮 동안에는 업무 순환 중에 계획의 20%를 분리하십시오. 이를 실행하면 성공의 80%가 달성됩니다.

파레토 법칙의 결과: 일반적으로 무슨 일이 일어나고 있는지 파악하는 것은 너무 힘들고 지루하며 종종 필요하지 않습니다. 해야 할 일은 아이디어가 작동하는지 여부를 알고 작동하도록 변경한 다음 유지하는 것뿐입니다. 아이디어가 작동하지 않을 때까지 상황.

시간 관리의 또 다른 원칙인간의 생리학을 기반으로 하며 생체리듬을 고려합니다. 낮에는 인체가 고르지 않게 기능하며 바이오리듬 곡선은 다음과 같습니다.

근무일을 계획할 때 성과가 높은 시간을 고려하고 휴식 시간과 휴식을 취하고 연결을 끊을 수 있는 기회를 확보하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 주간 스트레스의 부정적인 영향을 제거할 수 있습니다.

네 번째 원칙 계획위에서 설명한 모든 것과 반대되는 것처럼 보일 수 있지만 이를 준수하면 시간의 흐름에 대한 부드럽고 차분한 느낌, 사람에게 영향을 받는다는 느낌에 기여할 것입니다. 계획은 사람을 지배할 수 없습니다. 계획의 가변성과 유연성은 아마도 시간 관리의 가장 중요한 설정일 것입니다. 이 원칙은 시간에 맞춰 계획을 변경하고 이벤트 간의 새로운 연결 체인을 구축하는 능력을 의미합니다. 실제로 이는 중요하고 긴급한 문제를 그날의 중추를 형성하는 주요 문제로 고정하고 가능한 변화, 새로운 상황, 예상치 못한 긴급 문제에 대해 소위 완충 지대를 남겨 두는 것을 의미합니다.

한마디로 생산성과 고용은 혼합될 수 없으며 계획을 통해 시간이 부족한 상황을 피하고 우선순위를 올바르게 설정하여 근무일의 생산성이 크게 향상됩니다.

근무 시간 계획을 위한 10가지 규칙

실제로 아래 목록에서 각 사람이 선택할 수 있는 만큼 많은 규칙이 있을 수 있습니다.

개인 정보 보호 규칙. 직장에서는 혼자 있을 수 있는 것이 바람직합니다. 이렇게 하려면 문을 닫고, 비접수 시간을 설정하고, 자동 응답기를 켜고, 비서에게 침묵을 요청하십시오. 이러한 작업 시간은 사무실의 업무 분위기가 줄어들 때 아침이나 근무일이 끝날 무렵으로 설정할 수 있습니다.
작업 블록 규칙. 사무실의 모든 작업은 전화 대화 및 비즈니스 서신, 동료와의 회의 및 회의, 서류 작업 및 서류 작업 등 조건부로 블록으로 나눌 수 있습니다. 유사한 블록으로 작업함으로써 노력을 절약하고 한 활동 유형에서 다른 활동으로 전환하지 않아도 됩니다.
작은 부품의 규칙은 올바른 조각입니다. 크고 어려운 작업, 전략적 작업은 단 한 번의 노력으로는 달성할 수 없습니다. 따라서 대규모 프로젝트의 작은 부분을 매일 체계적으로 완료함으로써 우리는 전술적으로 글로벌 목표에 더 가까워집니다.
위임 규칙. 권한을 위임하는 능력도 시간 관리의 일부입니다.
규제 규칙 및 마감일 규칙. 비즈니스 회의, 미팅 또는 인터뷰를 위한 명확한 시간 프레임과 업무 수행 프레임을 설정한다는 것은 파킨슨의 법칙을 고의적이고 생산적으로 위반하여 그를 동료로 만드는 것을 의미합니다.

볼테르: 시간은 쓰는 사람에게는 꽤 긴 시간입니다. 일하는 사람과 생각하는 사람은 한계를 확장합니다.

우선순위 규칙. 점차적으로 새로운 사례와 상황이 발생할 때 아이젠하워 매트릭스의 상태(긴급 - 비긴급, 중요 - 중요하지 않음)를 정신적으로 할당하는 기술을 개발할 수 있습니다. 그러면 우선순위가 자동으로 정렬됩니다.
하루 중 시간과 바이오리듬을 고려하는 규칙. 중요하고 긴급한 일은 아침에 계획하는 것이 좋습니다. 이를 구현하면 근무일 동안 성공할 수 있는 상황이 조성됩니다. 계획은 저녁에 가장 잘 이루어집니다. 심리학자와 코치에 따르면 잠재 의식 자체가 밤에 다음날 일정을 최적으로 구축합니다.

기록 보관의 규칙: "종이로 생각하라." 녹음이 필요합니다. 마음을 정리하고 머리 속에 시각적 그림을 형성하며 낮 동안 자신을 통제하는 데 도움이 됩니다.
결과 규칙. 근무일 종료 시 요약은 성공의 느낌과 생산성을 높이고 다음 날의 작업과 계획을 조정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

근무 시간 계획 방법

시간 관리의 주요 방법은 기록, 달력, 근무일 카드를 보관하는 것입니다. 이 경우 하나 이상의 시간 관리 원칙이 기본으로 사용됩니다. 일반 계획이 생성되고 특정 사람이 일상 생활과 일상에 맞게 조정하고 사용할 수 있는 템플릿이 만들어집니다.

저자의 방법 중 하나는 Tracy Brian의 책에 설명되어 있으며 "혐오감을 버리고 개구리를 먹어라! "라고 불리며, 이는 계획을 긍정적이고 즐거운 업무와 불쾌한 업무로 나누는 것을 의미합니다. 그날의 계획을 신중하고 의식적으로 분석하면 분명히하고 싶지 않은 일이있을 것입니다 (조건부로 개구리 또는 두꺼비라고 부를 수 있음). 가장 먼저 해야 할 일은 혐오감을 버리고 은유적으로 "먼저 이 개구리를 먹어라"는 것입니다.

브라이언 트레이시: 마지막으로 관찰할 사항은 다음과 같습니다. 살아있는 개구리를 "먹어야" 한다면 오랫동안 앉아서 쳐다보면 안 됩니다. 높은 수준의 전문성과 생산성을 달성하는 방법은 다른 문제에 시간을 낭비하지 않고 아침에 가장 중요한 작업을 해결하는 안정적인 습관을 얻는 데 있습니다. 예비적인, 종종 유휴 추론에 빠지지 않고 먼저 "개구리를 먹는" 방법을 배워야 합니다.

이 기술 외에도 한 가지 조언이 더 있습니다. 뒷맛을 더욱 즐겁게 만들기 위해 개구리 후에 "디저트 행위"를 할 수 있습니다. 즐겁고 사랑스럽고 직장에서 즐거움과 기쁨을 가져다주는 일을하십시오.

프랭클린 학교의 대표인 Alexander와 Dmitry Tsyglins는 근무일을 계획하는 흥미로운 방법을 제안했습니다.

오늘의 지도 만들기 영상

잘 알려진 격언 "시간은 돈이다"의 저자 벤자민 프랭클린(Benjamin Franklin)도 다음과 같이 언급했습니다. 부는 주로 근면과 절제라는 두 가지에 달려 있습니다. 즉, 시간이나 돈을 낭비하지 말고 최선을 다해 사용하십시오. 가능한 방법.

현대적인 형태의 당일 계획은 스마트폰 및 PDA(주최자)를 위한 특별 프로그램으로, 달력이나 스프레드시트 기능을 기반으로 하며 날짜, 시간을 반영하고 각 이벤트의 시간 프레임을 표시하고 메모를 남길 수 있으며 의견을 제시하고 그날의 전술적 계획을 세울 뿐만 아니라 주요 목표를 향한 전략적 움직임을 확인합니다. 이동성이 뛰어나고 편리하며 가장 중요한 것은 현대 생활 환경에서 효과적입니다.

샘플 프로그램

여러 기술을 결합하고 가능한 한 많은 시간 관리 원칙과 규칙을 고려하여 프로그램 템플릿을 만들 수 있습니다.

중요한 점을 이해하는 것이 중요합니다. 할 일 목록은 계획이 아닙니다. 브라이언 트레이시의 법칙에 부응할 수 있을 때에만 계획이 될 것입니다. "계획은 옳은 일을 하고 나쁜 일을 예방하는 것보다 우선합니다."

몇 분만 투자하면 어떤 것이 블록으로 결합될 수 있는지, 어떤 것이 너무 전역적이지만 중요하고 긴급하지 않은지(반대로 "부드러운 조각"으로 나누어야 함), 어떤 것이 명확해질 것입니다. 즐겁고 맛있는 디저트가 될 "개구리"로 간주 될 수 있습니다. 다이어그램이나 다이어그램 형태로 묘사할 수 있으며 다양한 색상으로 칠할 수 있습니다.

이제 10년간의 기업가 경험을 되돌아보며 나는 상당히 명확한 결론을 내릴 수 있습니다. 사실 나는 미리 명확하게 계획된 기간에 내 활동에서 최대의 결과를 얻었습니다. 더욱이, 그것은 하루가 아니라 몇 달, 심지어 몇 년 동안 계획됩니다.

물론 이는 논리적이고 자연스러운 일이다. 그럼에도 불구하고 저는 이미 논쟁의 여지가 없는 사실을 다시 한 번 확인했습니다. "효율성을 여러 번 높이려면 반드시 활동을 계획해야 합니다."

나 자신을 위해 나는 공식화했다 시간 계획의 10가지 원칙성공적이고 효율적입니다. 초보적인 것들을 씹으려고 노력한 시간관리 전문가들을 용서해주세요. 이러한 원칙을 적용함으로써 개인 계획을 크게 단순화하고 최대한 효과적으로 만들 수 있습니다. 그럼 가자!

원칙 1.일기를 받으세요.

이것은 시간을 계획하는 주요 도구입니다. 일기장은 소유자의 요구 사항과 습관에 맞아야 하며 품질이 좋고 편리해야 합니다. 일기의 범위는 지속적으로 확장되고 있으며 계획에 충실한 보조자가 될 일기를 선택할 수 있습니다. 나는 날짜가 적힌 값비싼 일기장을 사는 것을 선호합니다. 일기장은 질 좋은 종이로 되어 있고 작업하기가 즐겁습니다.

어떤 사람들은 전자 일기를 선호합니다. 이 경우 올바른 소프트웨어를 선택하고 특정 작업에 맞게 사용자 정의해야 합니다.

일기는 항상 눈앞에 있어야 일상을 빠르게 변경할 수 있을 뿐만 아니라 오늘의 작업 구현을 모니터링할 수 있습니다.

원칙 2.삶의 개념을 쓰세요.

여기서는 장기 목표 목록을 작성하는 것을 의미합니다. 그것은 우리가 무엇을 성취하고 싶은지, 무엇을 갖고 싶은지, 어떤 사람이 될지를 설명해야 합니다.

여기에는 두 가지 규칙이 있습니다. 이는 중기 및 단기 목표와도 관련이 있습니다.

첫째, 계획을 머릿속에 담아 두지 말고 종이에 쓰십시오. 적어두기만 하면 명확하고 효율적으로 실행됩니다. 어떻게 작동하는지 모르겠지만 200% 작동합니다. 목표를 기록함으로써 이를 실현할 수 있습니다. 귀하의 목표 목록은 귀하의 개인 조직 사업 계획이 됩니다. 이것은 당신의 배를 의도한 목표로 이끄는 이차적인 문제의 격렬한 바다에 있는 신호입니다. 목표를 설정함으로써 우리는 미래를 내다보고 지침을 얻고 이를 달성하기 위해 노력을 집중합니다.

둘째, 목표에는 구체적인 기한이 있어야 합니다. 목표 달성 기한이 흐려지면 목표 자체가 흐려진다는 신호입니다. 달성 기한과 실패에 대한 책임을 설정하십시오. 이 경우에만 목표 달성 계획이 작동합니다.

목표를 더 쉽게 설정하려면 모든 제한과 공상을 버리고 모든 것을 종이에 적어보세요. 사소한 일에 연연하지 말고 가장 중요한 세부 사항만 기록하세요. 그런 다음 이러한 항목을 사용하여 목표 목록을 쉽게 만들 수 있습니다. 나는 개인적으로 그렇게했습니다.

원칙 3.중기 목표를 적어보세요.

장기 목표 목록을 사용하여 향후 3~5년에 대한 계획을 적어보세요. 이는 글로벌 목표를 달성하기 위한 상당히 상세한 월별 실행 계획이어야 합니다.

교육, 건강, 레크리에이션, 오락 등의 영역도 고려하는 것을 잊지 마십시오.

이 목록은 항상 여러분의 눈 앞에 있어야 하기 때문입니다. 시간이 지남에 따라 이를 조정하고 싶을 것입니다.

원칙 4.매일 계획하세요.

전날 밤에 계획을 세우면 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

해야 할 일 목록을 적으면 앞으로의 하루에 대한 개요를 얻을 수 있습니다. 이를 사용하면 작업의 우선순위와 긴급성, 이동 경로, 조직 및 기관의 운영 모드 등을 고려하여 작업 실행의 우선순위를 적절하게 지정할 수 있습니다.

전날 밤에 계획을 세우세요. 밤에는 잠재 의식이 그것을 흡수하고 아침에는 좋은 기분과 계획된 프로젝트에 대한 새로운 아이디어로 깨어날 것입니다.

일일 계획을 세울 때, 한 해의 계획과 목표를 눈앞에 두십시오. 이는 사례의 우선순위를 높이는 데 중요합니다.

계획을 세울 때 가장 즐거운 부분은 목록에서 항목을 지우는 것입니다. 수행된 작업의 양을 명확하게 볼 수 있으며 이는 추가적인 동기를 부여할 것입니다. 완료되지 않은 작업을 다음 날로 옮기거나 더 이상 관련이 없으면 줄을 그어 지웁니다.

원칙 5.올바른 우선순위를 설정하세요.

모든 사례의 20%가 달성된 결과의 80%를 가져옵니다.
따라서 결과의 20%만이 케이스의 80%에 해당합니다.

원칙은 그 자체로 제안됩니다. 우선 순위를 정하고 비효율적인 작업으로 인해 주의가 산만해지는 것을 허용하지 마십시오. 먼저 목표에 더 가까워지는 일을 하십시오. 이것은 정말 중요합니다.

원칙 6.생물학적 주기를 고려해보세요.

낮 동안 우리는 활동의 기복을 경험합니다. 잠시 동안 자신을 관찰하는 사람은 하루 중 언제가 최대 성능인지, 휴식을 취하거나 독학 또는 스포츠를하기에 더 좋은 시간이 언제인지 알 수 있습니다.

나는 이 원칙을 매우 중요하게 생각한다. 결국 하루 중 효율성이 극대화되는 시간에는 일을 하면 몇 배 더 효율적으로 사용할 수 있으므로 휴식이나 스포츠를 하는 데 시간을 낭비해서는 안 됩니다. 계획할 때 생물학적 개인주기를 고려하십시오.

이는 매우 개인적인 원칙이므로 여기서 구체적인 조언을 제공하는 것은 의미가 없습니다. 이 원칙을 염두에 두고 사례를 계획하는 것만으로도 시간 활용 효율성을 몇 배로 높일 수 있습니다.

원칙 7.대리자!.

아무리 마음에 들지 않더라도 개인적인 힘, 시간, 기회는 제한되어 있습니다. 그리고 우리는 우리가 원하는 모든 것을 절대적으로 할 수는 없습니다. 그러므로 우리 각자는 위임하는 방법을 배워야 합니다. 이것에는 어려운 것이 없습니다. 이를 위해 무엇이 필요합니까?

무엇을 언제 위임할지 결정하세요. 그런 다음 이러한 작업을 위임할 수 있는 사람을 찾고 필요한 모든 정보를 명확하게 전달하십시오. 반드시 기한과 마일스톤을 설정하세요. 구현을 모니터링하고 구현 단계에서 조언하며 성공적인 구현 후에는 수행자에게 보상을 제공합니다.

위임은 자신의 효율성을 높이고 많은 사소한 일을 제거하는 강력한 도구입니다. 최대한 활용해보세요!

원칙 8.집중하다.

뭔가를 하는 동안 우리는 때때로 주의가 산만해집니다. 전화가 울리거나 추억이 넘쳐나거나 직원이 도움을 요청할 수도 있습니다. 결과적으로 초보적인 것들이 하루 종일 늘어나는 것처럼 보입니다. 그리고 이 모든 것은 주의가 산만해진 결과입니다.

누군가 모스크바에 그런 일정을 가진 사업가가 있다고 말했습니다. 그는 일주일 동안 쉬고 근무일 기준 5 일, 다시 주말에 쉬었습니다. 그러나 그것은 흥미로운 것이 아닙니다. 사실 작동하면 "스파크가 튕겨 나옵니다". 저것들. 그는 일에 너무 집중하고 열중하여 요즘 자신의 효율성이 세 배로 향상되었으며 다음 주에는 휴식을 취하고 인생을 즐길 여유가 있을 것이라는 것을 확실히 알고 있습니다.

그렇기 때문에, 일을 하는 동안 - 가능한 한 집중하고 모든 방해와 산만함을 미리 제거하십시오..

원칙 9.제어.

완료된 작업을 검토하고 시간 사용을 모니터링하는 데 시간을 투자하십시오. 누군가는 매일, 누군가는 월말에 그것을합니다. 그러나 정기적으로 편견 없이 수행하십시오.

원칙 10.자신에게 보상하십시오.

프로젝트, 심각하고 어려운 작업 또는 중요한 일을 완료하면 자신을 격려하고 즐거운 일을 하며 이 이벤트를 축하하십시오. 긍정적인 감정은 우리가 더 유용하고 효과적인 행동을 하도록 자극합니다.

많은 계획 시스템이 있습니다. 귀하에게 가장 적합한 것을 선택하십시오. 아마도 시간이 지남에 따라 변경하고 추가하게 될 것이며 이는 훌륭한 작업 도구가 될 것이며 우리가 가진 가장 소중한 것, 즉 시간을 절약하는 데 도움이 될 것입니다.

추신언제나처럼 여러분의 의견, 제안 및 의견을 기대합니다.

성공적인 작업 계획의 원칙- 이는 업무에서 최대의 결과를 얻기 위해 업무 시간을 효율적이고 합리적으로 분배할 수 있는 기본 규칙입니다.

70/30 규칙

이 규칙에는 노동 시간 분배의 지혜가 담겨 있습니다. 하루 계획을 시작하면서 매 순간 모든 시간을 계획하려고 하지 마십시오. 항상 예상치 못한 상황이 발생하기 때문에 시간을 투자해야 한다는 점을 명심해야 합니다. 근무일이 완전히 분배되면 계획에서 벗어나는 일이 자주 발생하여 궁극적으로 이행되지 않게 됩니다. 그리고 이 계획을 따르는 사람은 자신이 로봇처럼 자신의 일을 하고 있고 프로세스를 스스로 조정할 수 없다는 느낌을 받습니다.

따라서 주요 작업을 수행하는 데 시간을 나누어 일상적인 작업 해결, 불가항력 또는 휴식을 위해 약 30%의 자유 시간을 남겨 두십시오. 그리고 예비군에서는 무작위로 형성된 자유시간을 채울 수 있는 직업을 가지세요.

전날 밤에 하루 계획을 세우세요

근무일을 마치고 다음 날의 일일 계획을 세우는 것은 시간을 효과적으로 계획하기 위한 검증된 기술입니다. 아침에는 저녁보다 시간이 훨씬 더 많이 걸리므로 다음 날까지 미루지 마십시오. 근무일을 요약하면 무엇을 할 수 있었고 무엇을 할 수 없었는지, 이 작업이나 해당 작업을 가장 잘 완료하는 방법, 긍정적인 결과를 얻기 위해 누구를 만나거나 전화할 수 있는지 정확히 알 수 있습니다. 따라서 야간 계획이 가장 효과적입니다. 또한 아침에 출근하면 유망한 작업에 대해 생각하는 데 추가 시간을 낭비하지 않고도 어디서부터 시작해야 할지 이미 정확히 알고 있습니다.

우선순위

가장 중요한 작업을 먼저 기록하여 다른 작업보다 우선순위를 명확히 해야 합니다. 우선순위를 설정하고 이를 올바르게 할당하는 것은 성공한 사람의 중요한 특징 중 하나입니다. 종종 작은 일상적인 작업을 수행하면서 직원은 가장 중요한 일을 완료할 시간이 없어 점차 힘과 소중한 시간을 잃습니다.

중요한 사항을 표시하기 위해 일기 페이지를 두 부분으로 나눌 수 있습니다. 그중 하나에는 가장 중요한 작업을 표시하고 다른 하나에는 기다릴 수 있는 작업을 표시합니다.

현실적으로 유지하세요

감당할 수 없는 일일 일정을 만들지 마세요. 많은 양의 작업을 염두에두고 하루 동안 의제에 올려 놓으면 군대를 동원하기 위해 완전히 다른 그림이 나올 수 있습니다. 설정된 계획의 작은 부분이라도 '도달'하지 못하면 성공에 대한 열망이 사라지고 무관심이 자리잡게 됩니다. 그러므로 당신의 진정한 힘을 믿으십시오. 성과에 실망하고 일에 대한 관심을 잃는 것보다 약간 과소평가된 계획을 쉽게 실행하고 이로부터 기쁨과 자신감을 얻는 것이 낫습니다.

하루의 전반부에 중요한 일을 계획하세요

아침에는 노동 위업을 달성할 수 있는 힘과 활력이 넘칩니다. 많은 사람들은 하루의 전반부가 오랫동안 지속되고 후반부는 몇 분 만에 날아간다는 인상을 받습니다. 따라서 아침에 중요한 기본 작업을 제쳐두지 않고 해결하는 것이 중요합니다. 낮에 작업의 주요 부분이 완료되었고 조금만 끝내면 기분이 좋아질 것입니다. 그리고 결국에는 성취감과 함께 기분 좋고 유쾌한 기분으로 하루를 마무리하게 될 것입니다.

휴식과 휴식을 위한 시간을 확보하세요.

작업을 예약할 때 특히 작업이 앉아서 일하는 작업이거나 작업 중 정적인 자세와 관련된 경우 일정에 15분의 휴식 시간을 포함해야 합니다. 당신의 몸은 그러한 휴식 기간에 대해 매우 감사하고 건강하게 반응하여 업무를 쉽게 완료할 수 있습니다.

큰 작업과 목표를 여러 단계로 나누기

며칠 또는 몇 주 동안 고용이 필요한 대규모 프로젝트의 구현은 여러 단계로 나누어야 합니다. 따라서 작업 진행 상황과 마감일을 계획하고 의도한 목표를 향한 진행 과정에서 만족을 얻는 것이 더 쉬울 것입니다. 대규모 프로젝트를 완료해야 할 필요성에 대한 데이터를 계획에 매일 입력하면 결국 하루 만에 활동 결과와 작업 효율성을 평가하기가 어려울 것입니다. 또한, 이 프로젝트의 구현을 위한 계획의 요점은 매일 계속해서 이월되므로 더 빨리 완료하려는 관심과 욕구가 감소합니다. 작은 단계로 나누는 것은 작업에 대한 인센티브입니다. 다음 단계를 완료하면 완성된 작업에서 만족감을 느낄 수 있으며 얼마나 빠르고 효율적으로 작업했는지, 의도한 목표에 얼마나 가까워졌는지 평가할 수 있습니다. 또한 새 단계를 시작하면 어디서부터 시작해야 할지 이미 알고 있으므로 이를 통해 프로젝트 작업을 더 빠르게 계속할 수 있습니다.

근무 시간은 직원이 자신의 노동 기능 수행에 전념하는 시간입니다. 그 기간은 노동법에 의해 규제됩니다.

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근무 시간 계획은 관리, 즉 시간 관리의 필수적인 부분입니다. 오늘날 이 유행하는 단어는 시간 관리뿐만 아니라 기업 목표 달성을 위한 효과적인 계획을 의미합니다. 결국 시간은 합리적으로 사용해야 하는 자원 중 하나이다.

왜 그리고 누가 필요합니까?

시간 관리에 대해 이야기하는 것은 완전히 정확하지 않습니다. 그 과정은 인간의 행동에 의존하지 않으며 가속되거나 느려지지 않습니다.

이 시간을 활용해 관리할 가치가 있습니다. 그리고 기업의 경우 이는 머리부터 일반 직원까지 모든 수준에서 중요합니다. 이 자원을 효율적으로 사용하면 노동 생산성, 즉 이익에 직접적인 영향을 미칩니다.

어느 회사든 근무 시간을 계획하는 것도 중요합니다.

기업의 직원 수 및 그에 따른 직원과 관련된 금융 비용은 생산 작업을 수행하는 데 필요한 작업 시간에 따라 달라집니다.

시간이 부족한 이유

희소성은 부족함을 의미합니다. 우리의 경우 특정 직원, 부서 또는 기업 전체에 할당된 작업을 완료하는 데 작업 시간이 부족합니다.

그 결과 명령 실행이 지연되고 그에 따른 불리한 결과가 발생할 수 있습니다. 대부분의 경우 시간 부족은 리더의 무능함과 관련이 있습니다.

시간 부족으로 이어지는 세 가지 이유는 다음과 같습니다.

지도자의 개인적 자질;
관리자의 행동;
독립적인 이유.

시간 손실로 이어지는 리더의 개인적 자질은 다음과 같은 현상으로 나타날 수 있습니다.

까다로움, 즉 성급하게 엉뚱한 행동을 하는 것;
끊임없는 서두름;
집 완성으로 인한 적절한 휴식 부족.

문맹 행동은 다음과 같은 사실로 이어집니다.

직원들 사이에 동기가 낮거나 전혀 없습니다.
의사소통 위반;
중요도에 따른 사례 순위 부족;
권한을 위임할 수 없음.

관리자와는 별개로 관리자와 부하 직원의 시간이 부족한 이유는 다음과 같습니다.

너무 많은 작업, 사례, 과제;
계획되지 않은 사건(시간 도둑).

이러한 원인은 일반적으로 단독으로 발생하지 않습니다. 그것들은 서로서로 흐릅니다.

그 결과는 정확하고 합리적인 계획만이 허용하는 악순환입니다. 그리고 계획된 활동의 구현과 이에 소요되는 시간을 제어합니다.

어떤 작업을 해결할 수 있나요?

계획은 다양한 경영 결정을 내리는 도구 중 하나입니다. 여기에는 목표를 설정하고 이를 달성하기 위한 방법을 식별하는 것이 포함됩니다. 즉, 회사의 미래를 내다보고 거기에 얼마나 정확하고 얼마나 오래 갈 수 있는지 결정할 수있는 일종의 기회입니다.

작업 시간을 계획하고 관리하면 다음 작업을 해결할 수 있습니다.

성능 수준 향상:
행동과 그에 소요되는 시간을 통제합니다.
작업 일정 최적화;
시간 활용 기술 개선;
시간이 부족한 활동 유형 제거
가장 중요한 사건에 대한 합리적인 계획;
업무와 개인 시간의 명확한 분리.

종류

모든 계획과 마찬가지로 기업의 시간 계획은 다양한 기준에 따라 유형으로 나눌 수 있습니다.

적용 범위별(일반 및 특정)
내용별(전략적, 운영적, 현재)
개체별(인원, 생산, 재무)
기간별(단기, 중기, 장기)
가능한 변경(단단하고 유연한).

일반 자금 기획

근로시간에 대한 비용을 계산하지 않고 일반자금을 계획하는 것은 불가능하다. 이 자원이 얼마나 필요한지 이해하기 위해 다양한 방법이 사용됩니다.

그런 다음 작업 시간을 표준화해야 합니다. 즉, 비용 계산 결과와 과학적 기반 표준을 기반으로 한 생산 단위의 제조 또는 작업 완료를 위한 최적의 시간을 도출해야 합니다.

배급은 일반 시간 기금 계획의 핵심입니다. 이에 따라 필요한 인력 수, 비용, 인센티브 기준이 결정됩니다.

일반 기금은 다음으로 구성됩니다:

달력;
명목형(휴일 및 공휴일이 없는 달력이지만 공휴일 전 단축된 날짜를 고려함)
효과적입니다(계획 기간 동안 직원 한 명이 얼마나 일했는지).

개인

전반적인 계획보다 덜 중요한 것은 각 직원의 시간 관리입니다.

여기에서는 누가 엄격한 일정을 설정해야 하는지, 누가 자신의 시간을 최대한 효율적으로 계획할 수 있는지 아는 것이 중요합니다. 그래도 몇 가지 중요한 사항이 있습니다.

예를 들어 60/40의 비율을 유지합니다. 즉, 작업 시간의 60%를 현재 문제 해결을 위해 계획하고, 40%는 예상치 못한 작업과 창의적인 활동에 남겨두세요(각각 20%씩 두 블록).

개인 근무 시간 계획에 대한 이 원칙과 기타 중요한 원칙은 L. Seivert에 의해 공식화되었습니다.

그는 근무 시간 사용의 효율성 측면에서 관리자와 전문가 간의 근본적인 차이점을 강조하지 않았습니다. 그러나 몇 가지 측면을 지적하고 싶습니다.

리더

리더에게는 계획 능력이 특히 중요합니다.

이것이 그 기능입니다. 목표를 설정하고, 목표 달성을 위한 기간을 결정하고, 결과를 제어하고, 권한을 위임하여 전문가가 수행할 수 있는 작업을 제거하는 것입니다.

전문가

전문가는 관리자가 설정한 작업에 따라 시간을 계획합니다. 자기 훈련 기술은 그에게 매우 중요합니다.

기업에서의 근무 시간 계획

모든 계획은 서면으로 기록되어야 하며, 그렇지 않으면 존재하지 않습니다. 전자 계획은 시간 관리를 용이하게 하는 데 도움이 됩니다. 현대 기술을 사용하면 할 일 목록을 시각화할 수 있을 뿐만 아니라

최신 장치는 소유자에게 중요한 이벤트를 상기시킬 수 있습니다.

일반 규칙

계획은 저녁에 작성되고 아침에 수정되어야 합니다.
계획에 포함된 모든 사례는 시간별로 단기, 중기, 장기로 나누어야 합니다.
사례의 양은 현실적이어야 하며, 그 거대함을 포용하려고 하지 마십시오.
목표뿐만 아니라 예상 결과도 기록하십시오.
우선 순위를 결정하십시오.
각 작업을 완료하기 위한 정확한 기한을 설정하세요.
권한을 위임합니다.
계획은 정기적으로 업데이트되어야 합니다.

계획에 무엇을 포함해야 합니까?

계획에는 하루 동안 해야 할 모든 일이 절대적으로 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 다음 단계에서 누락된 부분이 없는지 확인할 수 있습니다.

머리와의 만남부터 회사 메일로 동료의 생일을 축하하는 것까지 모든 것을 적어야합니다. 회의, 약속, 회의 등 정확한 시간이 있는 것부터 시작해야 합니다.

경영진의 임무 외에도 경력 발전에 기여하는 사례를 포함하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 프로젝트에 대한 고급 교육이나 창의적인 작업이 있습니다.

우선순위

시간 계획이 실제로 효과적이려면 중요도와 긴급도에 따라 일일(주간, 월간 등)에 입력된 모든 항목의 순위를 매길 필요가 있습니다. 그런 다음 중요도가 높은 순서대로 수행합니다.

기술 및 방법

우선순위 지정 및 시간 계획에 가장 일반적으로 사용되는 방법은 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)와 파레토 법칙(Pareto Law)입니다.

간단히 말하면 다음과 같습니다.

모든 사건은 중요함과 긴급함, 중요함과 긴급하지 않음, 덜 중요함과 선택 사항으로 구분됩니다.
대부분의 시간(최대 80%)은 가장 중요하고 긴급한 일에 전념해야 합니다.
이는 근무일 시작 시 수행되어야 합니다.

성능 분석

직원이 근무 시간을 얼마나 효율적으로 사용하는지 수학적으로 확인할 수 있습니다. 이를 위해 광범위한 시간 사용과 같은 다양한 계수가 사용됩니다.

계산 공식은 다음과 같습니다.

Ke \u003d (일반 시간 기금 - 업무 중단) / 총 시간 기금.

이상적인 값은 1입니다. Ke가 그것과 다를수록 작업 시간이 더 비효율적으로 사용됩니다.

직원의 잘못과 직원이 통제할 수 없는 사유로 인해
개인적인 필요를 위해.

이를 위해 원하는 값(분 단위)이 공식의 분자에 대체되고 총 시간 기금은 분모에 유지됩니다. 여기서 관계가 역전됩니다. 이 값이 1에 가까울수록 작업 시간이 더 비합리적으로 소비됩니다.

예

근무일, 주 또는 기타 기간을 계획하는 것은 주로 직업의 특성에 따라 다릅니다. 특히 창의성 요소가 포함된 경우에는 더욱 그렇습니다.

법률 고문 및 은행 부문 관리자와 같은 직업 대표에게주의를 기울여야 할 사항을 고려하십시오.

변호사의 경우

이 직업의 특징은 법원 심리에 참여하는 것입니다. 결과적으로 작업 일정에는 특정 문서 준비를 위한 재판 일정과 절차 조건이 반드시 포함됩니다. 이것이 가장 중요하고 긴급한 문제입니다.

고객과의 미팅 및 협상 시간은 남은 여유 시간을 기준으로 조정됩니다. 결과적으로 남은 금액은 분석 및 보고에 사용됩니다.

오늘의 계획은 다음과 같습니다.

시간	힘든 마감일	유연한 작업
9-00	운영 회의
10-00		상사에게 보고서를 써라
11-00		프로세스 N에 대한 문서를 다시 봅니다.
12-00	사건 N의 법원 세션
13-00		저녁
14-00		공급 계약 보기
15-00	A씨와 만나 고소장 제출
16-00	사건에 대한 항소 준비
17-00		절차서류 마감일을 확인하세요

은행 관리자의 경우

은행 대출 관리자의 근무일은 여러 블록으로 구성됩니다.

시간에 묶인 약속;
회의 결과에 따라 계약서를 작성합니다.
고객 기반 확대를 위한 콜드 콜;
상업적 제안 준비 등

그러한 직원의 하루 계획은 다음과 같습니다.

그리고 몇 가지 마지막 팁:

작업의 중요성을 결정할 때 "이것이 나에게 무엇을 줄 것인가?"라는 질문을 스스로에게 물어보는 것이 좋습니다. 그리고 답변이 적합한 경우에만 실행을 진행하십시오. 답변이 마음에 들지 않으면 당분간 작업을 연기할 수도 있습니다.
우선, 아침에는 가장 불쾌하지만 중요한 일을 할 가치가 있습니다.
크고 복잡한 작업은 작고 쉬운 작업으로 나눌 때 가장 잘 수행됩니다.
직장에서 충분한 휴식을 취하는 것이 중요합니다.

근무 시간 계획은 단지 아름다운 말의 집합이 아니라 개인 수준과 기업 전체의 규모 모두에서 유익할 수 있는 지식 시스템입니다.

당신은 배울 것이다:

기업에서 근무 시간을 합리적으로 계획하는 것은 무엇입니까?
근무 시간을 예약하는 방법은 무엇입니까?
효과적인 근무 시간 계획을 위한 규칙은 무엇입니까?

조직의 효율성이 경영진의 일상 업무 성과에 의해 최소한 영향을 받는다는 것은 비밀이 아닙니다. 현대적인 기술과 작업 방법의 부재, 리더와 부하 직원의 개별 작업 스타일 개선 거부는 그러한 팀의 작업 설정에 어려움이 있다는 사실로 이어집니다.

관리자가 성공할 준비가 되어 있는지를 결정하는 구성 요소는 매우 간단합니다. 이것은 그의 기술, 능력, 전문 지식 및 물론 개인적인 자질입니다. 그럼에도 불구하고 문제와 어려움을 일으키는 원인 요인에 대한 분석과 이를 극복하고 작업의 질을 향상하려는 욕구를 무시해서는 안됩니다. 여기서 관리자의 근무 시간의 합리적 사용, 즉 계획이 구출됩니다. 결국 이는 일상적인 노동 과정의 결함을 제거하도록 설계되었습니다.

근무 시간 계획의 효율성은 단기 및 장기 기간에 따른 활동 목표를 기반으로 합니다. 식별된 모든 조치와 활동은 조직 프로세스 중에 마감 기한을 받았기 때문에 이러한 관리 프레임워크에는 추가적인 노력이 필요하지 않습니다.

리더가 설정한 목표에는 구현에 필요한 조치를 결정하고 구현을 자극하는 두 가지 기능이 있습니다. 리더가 자신에게 명확한 임무를 설정하면 그의 행동은 이를 실행하는 과정에서 의식적으로 드러납니다. 목표 설정은 결과를 달성할 때까지 행동하는 사람에게 에너지를 충전하는 일종의 원동력입니다.

작업 시간 균형을 최대한 효과적으로 계획하려면 관리자는 "계획 기간" 전술을 사용해야 합니다(연도, 월, 주, 일 등 다양한 기간이 가능함). 특징은 각 범위의 개성에 있으며, 이는 해당 기간을 반영하는 별도의 계획 생성을 의미합니다.

따라서 적절한 자유 시간 계획의 주요 긍정적인 초점은 시간 자체를 얻는 것입니다. 관리자는 설명된 작업 목표를 효과적이고 효과적으로 달성하는 동시에 가능한 한 적은 시간을 소비할 수 있는 능력을 얻게 됩니다. 개별 작업 구성에서 계획의 역할은 과대평가하기 어렵습니다. 결국 목표 달성을 준비하고 작업에 할당된 시간을 구조화하는 데 도움이 됩니다.

작업 시간을 25% 절약하기 위해 작업을 위임하는 방법: 체크리스트

엄청난 정보의 흐름에 대처하고 비즈니스를 성장시키기 위해서는 일상적인 업무에 에너지를 낭비하지 않고 합리적으로 시간을 관리하는 것이 중요합니다. 이를 위해서는 부하 직원에게 작업을 적절하게 위임하고 구현을 모니터링해야 합니다.

커머셜 디렉터 매거진의 편집자들이 준비한 체크리스트를 통해 시간을 올바르게 관리하고 있는지, 업무를 위임하는 데 실수를 하고 깨어 있는지 확인해보세요.

근무 시간 계획 방법

파레토 원리

Wilfred Pareto(1848-1923)는 특정 그룹 내에서 특정 작은 부분의 객관적 중요성이 이 그룹의 상대적 가중치보다 훨씬 높다는 원칙을 공식화했습니다. 그의 모델에서 Pareto는 모든 곳에 적용되기 시작한 80/20 공식을 사용했습니다.

판매된 상품의 20%에서 수익의 80%를 얻을 수 있습니다.
남은 재화의 80%는 이익의 20%만을 가져옵니다.
20%의 실수로 인해 80%의 손실이 발생합니다.
다른 실수의 80%가 손실의 20%를 초래합니다.

근무 시간 계획을 좋아하는 사람들은 이 원칙을 무시하지 않았습니다. 이를 관리자의 작업에 투영하면 결과는 다음과 같습니다. 결과의 80%를 달성하려면 작업 시간의 20%만 소비하면 됩니다. 나머지 시간은 전체 결과의 20%만을 가져옵니다.

노동 과정의 언어로 표현하자면, 최소한의 노력과 상당한 노동 시간이 필요한 쉽고 즐거운 노동이 우선순위가 되어서는 안 된다는 것을 의미합니다. 각 업무의 중요성을 최대한 고려하여 활동을 시작하는 것이 필요합니다. 작업 계획의 첫 번째 장소에는 중요한 질문이 있어야 합니다.

합리적인 계획 및 시간 추적 문제에서 파레토 원칙을 완전히 구현하려면 모든 작업을 전체 결과에 대한 기여도 비율로 분석하고 ABC 범주별로 배포해야 합니다.

ABC 기획

ABC 분석의 기본은 중요도가 더 높은 사례와 덜 중요한 사례의 비율이 거의 동일한 경우가 많다는 것을 보여주는 경험입니다. 문자 A, B, C는 목표 달성과 관련된 작업의 중요성을 세 가지 클래스로 분류하는 데 사용됩니다. 이 원칙은 많은 관리자들의 관심을 끌었습니다.

또한 이 분석을 사용하여 근무 시간 사용 방법을 계획할 수도 있습니다. 가장 중요한 것은 전체 활동 계획에서 노동 강도와 비중이 아니라 작업의 중요성을 기준으로 작업 시간을 할당해야 한다는 점을 기억하는 것입니다.

ABC 분석은 세 가지 기둥을 기반으로 한 경험에서 비롯됩니다.

카테고리 A 작업(가장 중요)은 관리자의 전체 작업 중 15%를 받습니다. 계획에서 상대적 비중이 낮음에도 불구하고 목표 달성에 65% 기여합니다.
카테고리 B(중요) 작업은 전체 작업의 약 20%를 차지하며 중요도도 20%로 추정됩니다.
카테고리 C의 작업(가장 중요하지 않음): 전체 수치의 약 65%가 주어지지만 중요성은 무시할 수 있습니다(상대 가중치의 15%에 불과함).

따라서 작업 시간을 계획할 때 ABC 분석은 최종 작업 활동의 효율성에 가장 큰 영향을 미치기 때문에 카테고리 A 작업의 초기 수행에 중점을 둡니다. 다음은 최종 결과에 대한 기여도 무시해서는 안되는 그룹 B의 질문입니다. 마지막으로 카테고리 C의 나머지 작업을 어떻게 할지 이미 결정할 수 있습니다. 즉, 작업 시간 계획에 기여하거나 대리인을 지정하는 것입니다.

아이젠하워의 근무 시간 계획 원칙

아이젠하워 매트릭스(우선순위)는 개인 시간과 업무 시간을 계획하는 도구로 폭넓게 인정을 받았습니다.

이는 4개의 필드(사분면)로 구성되며 각 필드는 특정 작업 범주에 해당합니다. 카테고리는 중요성과 긴급성이라는 두 가지 원칙을 바탕으로 구성됩니다. 이들의 관계는 아래 그림에서 시각적으로 가장 잘 설명됩니다.

사분면은 입력된 사례가 특정 필드에 해당하는 경우에만 채워집니다. 이 매트릭스의 작동 방식을 완전히 이해하려면 각 사분면에 해당하는 작업을 정의해야 합니다. 매트릭스는 하루 종일 또는 기타 짧은 기간 동안의 작업에만 효과적이라는 점을 기억할 가치가 있습니다.

제1사분면: 중요하고 긴급함

아이젠하워 매트릭스의 핵심은 주요 비밀로 가득 차 있기 때문에 정확히 첫 번째 사분면입니다. 비어 있습니다. 이는 개인이 목표를 달성하기 위해 작업 시간을 효과적으로 계획하는 기술을 가지고 있음을 나타냅니다.

첫 번째 사분면을 주장하는 사례가 있다는 것은 그러한 사람의 삶과 일에서 지속적인 실제 작업을 나타냅니다. 결과적으로 사람은 자신의 업무와 의무를 분배하는 데 익숙하지 않고 대신 마지막 순간까지 할 수 있는 모든 일을 미루게 됩니다. 그리고 마감일이 다가오면 그는 일을 시작합니다.

물론 모든 것을 미리 생각한다면 일어날 수 있는 상황을 예방하는 것이 가장 좋습니다. 결국, 가능한 모든 문제를 예측하는 것보다 결과를 제거하는 것이 항상 더 어렵다는 잘 알려진 원칙이 있습니다. 이러한 경우를 다른 사람이 수행할 수 있는 경우에는 양도해야 합니다.

2사분면: 중요하고 긴급하지 않은 경우

아이젠하워는 근무 시간을 계획할 때 두 번째 사분면의 작업을 가장 중요한 작업으로 결정했습니다. 수행자가 이 사분면에 배치된 작업을 적시에 지속적으로 수행한다면 필요한 만큼의 시간을 투자할 여유가 있습니다. 그는 소란, 성급함 및 다양한 부정적인 결과에 시달리지 않을 것입니다. 이는 의사의 진료 예약과 매우 유사합니다. 예방적 시력 검사를 통해 더 심각한 시력 문제를 예방할 수 있는 것처럼 보고서 작성에 적절한 시간을 확보하면 긴급한 야간 처리를 피할 수 있습니다.

두 번째 사분면 내에서 근무 시간을 계획하고 계산하는 것은 직원의 개인적인 목표를 달성하는 방식으로 이루어집니다.

그리고 다모클레스의 검이 작업의 긴급함의 형태로 작업자 위에 걸려 있지는 않지만 작업의 질에 집중할 수 있지만 여전히 마감일이 있다는 점을 잊어서는 안 되며 모니터링해야 합니다. 두 번째 사분면의 작업을 완료하지 못하면 자동으로 첫 번째 사분면으로 이전됩니다. 그리고 이러한 결과는 개인 시간 계획에 대한 결과로 가득 차 있습니다.

3사분면: 긴급하고 중요하지 않음

제3사분면에 해당하는 사건 유형은 긴급성 때문에 더 중요한 문제에 집중할 수 없습니다. 그리고 그러한 사례는 첫 번째 사분면의 사례와 쉽게 혼동됩니다. 그러나 이러한 개념은 동의어가 아니기 때문에 긴급함과 중요함 사이에 선을 긋는 것이 좋습니다. 이를 결정하는 간단한 방법이 있습니다. 이 작업이나 저 작업이 주어진 목표 달성에 더 가까워지는지 스스로에게 물어봐야 합니다. 일반적으로 세 번째 사분면의 사례는 부정적인 답변을 받습니다.

대부분의 경우 가정 문제가 이 사분면에 포함됩니다. 시즌이 끝날 때 옷을 드라이클리닝하고, 긴급한 문제에서 이웃을 돕고, 중요하지 않은 회의 및 협상 등이 있습니다. 컴퓨터 수리라는 또 다른 예가 있지만 여기서는 매우 조심해야 합니다. 이 장비가 작업에 필요한 경우 수리가 가장 중요한 작업(즉, 첫 번째 사분면)이 되며 다음 용도로만 사용되는 경우 오락이라면 이 문제가 발생하는 곳은 바로 제3사분면입니다.

이 사분면의 업무는 근무 시간 계획에 맞지 않을 뿐만 아니라 주요 목표를 방해하고 귀중한 시간을 빼앗아갑니다. 가능하다면 무시하는 것이 가장 좋습니다. 작업의 중요성을 스스로 결정하는 방법은 무엇입니까? 매우 간단합니다. 스스로에게 다음과 같은 질문을 던져야 합니다: "내가 이것을 하지 않으면 어떻게 될까?"

4사분면: 중요하지도 긴급하지도 않음

이 범주에는 소셜 네트워크, 포럼, 인터넷 서핑, 컴퓨터 게임, TV 프로그램 시청 등 업무와 관련이 없는 일상 생활이 포함됩니다. 예, 그러한 활동은 확실히 즐겁지만 필수는 아닙니다.

일반적으로 이러한 활동은 근무일의 생산성을 크게 감소시킨다고 Eisenhower는 이 범주의 사례를 "개인 시간을 빼앗는 사람"이라고 불렀습니다.

예를 들어, 200시간 동안 지속되는 시리즈를 생각해 보세요. 재계산 측면에서 보면 일주일 내내 낭비되는 시간을 얻게 되며, 이는 훨씬 더 큰 이익을 위해 사용될 수 있습니다.

따라서 개인 먹는 사람을 파악하고 업무뿐만 아니라 개인 시간도 계획하여 철저한 통제에 노력해야합니다.

이 사분면에는 설거지, 청소, 요리와 같이 많은 사람들에게 그다지 즐겁지 않은 일상적인 일도 있습니다. 여기에서도 균일 한 부하를 계획하기 위해 같은 집에 사는 사람들과 타협점을 찾는 것이 가치가 있습니다.

건강한 무관심: 시간 관리를 믿지 않는 사람들을 위한 지침

Commercial Director 매거진의 편집자들이 준비한 지침은 절망적 인 상황에서도 삶의 조화를 찾는 방법, 사회와 미디어가 부과하는 태도 중 긴급하게 제거해야 할 태도를 설명하고, 일을 끝내기에 충분한 날이 없습니다.

근무 시간 계획표

다음은 표 형식의 간단한 예입니다.

화요일		하위 작업	코멘트
	할 일 목록 확인
	출근하다
	전화 통화		직장 이메일에서 연락처 2개 검색
	기사 작성	재료 분석
	기사 작성	외국어 추가자료 번역 및 본문 타이핑	출처에 각주를 발행하고 대시의 하이픈을 수정하는 것을 잊지 마세요.
	편집자로 이동
	회의

수요일

이 예는 작업 계획 수립 원칙을 명확하게 보여줍니다. 필요한 경우 메모를 위한 공간을 확장하여 표의 깊이를 더 높일 수 있습니다. 예를 들어 개인을 구현하는 데 어떤 프로그램이 사용되는지는 중요하지 않습니다. 관리자/전문가의 근무 시간을 계획합니다. 테이블 -이 도구는 보편적이며 일반 종이에도 그릴 수 있습니다. 정말 중요한 것은 이를 자신과 작업 및 목표에 맞게 조정하고 사용할 시간 간격(일, 주, 월 단위)을 결정할 수 있다는 것입니다.

근로시간기금은 어떻게 계획되어 있나요?

계획의 초기 단계는 시스템의 초기 매개변수, 즉 근로 시간 기금(FW)과 그 방향을 개선하기 위한 활동의 존재 여부를 분석하는 것입니다. 그런 다음 질문에 대한 답을 따르십시오. 이 활동(전문가, 서비스) 및 계획을 담당하는 사람은 누구입니까? 근무시간은 어느 정도 고려되나요? 소요 시간이 모니터링됩니까? FRV 보유액이 공개됩니까? 계획 단계에서 작업 시간 손실을 줄이기 위한 조치가 취해졌습니까? 이를 위해 어떤 방법이 사용됩니까?

다음 단계는 PDF 적용 분석입니다. 프레임워크 내에서 그들은 근로자 생산의 역학(시간 기준, 시간별, 일일, 연간)을 연구하고 이에 영향을 미치는 요인을 식별합니다. PDF 상태를 분석하고 특정 유형의 결근을 줄이기 위해 사용하지 않은 기회를 결정합니다. 근로 시간 기금 운영 등에 관한 관찰 데이터를 작성합니다. 근로 시간 기금 사용 분석 방법에 대한 자세한 내용은 교육 및 방법론 문헌에서 확인할 수 있습니다.

PDF 분석을 위한 정보 기반은 근무 시간에 대한 통계 및 시간 기록 데이터입니다. 기본 회계 요약(유휴 시간, 초과 근무, 결혼 폐지에 관한 전단지) 본인 사진 및 근무 시간 사진; 설문 조사 및 설문지 데이터.

분석 과정에서 전체 PDF와 그 구성 부분(기업의 다양한 수준(구조적 부서, 기업 전체, 직업 및 그룹)의 프레임워크 내에서 정규직 및 교대근무 자금)을 사용합니다. 검사. 이 접근 방식을 사용하면 우선 주의를 기울여야 하는 "병목 현상"을 감지할 수 있습니다. 분석 결과는 PDF 사용을 개선하고 이에 따라 작업 시간 계획의 효율성을 높이기 위한 예비비를 평가하는 것입니다.

얻은 결과는 유용한 근무 시간 자금을 계획하는 데 사용됩니다. 이 이벤트에는 계획된 잔액 예산 준비, 해당 구성 요소와 기업의 표준 비교, 비생산적인 비용에 대한 작업 시간 절약이 포함됩니다. 근무 시간의 균형을 분배하는 방법은 교육 자료 및 매뉴얼에서 적절하게 다루어졌습니다.

노동 시간의 계획과 분석은 시장 경제에서 특정한 특징을 갖게 되었습니다. 예를 들어, 강제 행정 휴가는 비용 측면에서 기업에 유익합니다. 아르바이트는 예비 자격을 상실했습니다.

정규직 직원, 임시 직원을 위한 차별화된 접근 방식이 ECF 계획에 관련됩니다. 아르바이트 중.

가장 효과적인 근무 시간 조직 및 계획을 위해 기업에서는 사회 경제적, 조직적, 기술적, 치료 및 예방과 같은 특별한 조치를 취합니다. 이는 다양한 조직 및 기술 계획, 근무 조건 개선 계획 등에 반영됩니다. 외부 참가자의 참여는 현지 당국과 논의한 후 활동 계획에 포함되어야 합니다. 모든 이벤트는 리소스가 제공되어야 합니다.

업무 시간을 적절하게 계획하는 방법

규칙 1. 동시에 일어나세요

모든 계획의 초기 단계는 매우 체계적이고 활력이 넘칩니다.

규칙 2. 하루를 시작하는 긍정적인 기분

목표 달성을 위한 작업 해결에 큰 영향을 미치기 때문에 매일 아침 기분을 좋게 만드세요. 이를 위해 다음 세 가지 질문을 스스로에게 물어볼 수 있습니다.

"오늘"이 어떻게 나를 성공에 더 가까이 다가가게 해줄까요?
오늘을 최대한 행복하게 만들려면 어떻게 해야 할까요?
건강을 유지하려면 이날 무엇을 해야 할까요?

이러한 질문에 대한 답변과 긍정적인 동기 부여는 2분을 넘지 않는 경우가 많습니다. 표준 아침 활동을 시작하기 전에 자신에게 제공하십시오.

규칙 3

조화로운 아침의 열쇠는 숙면과 좋은 아침 식사입니다. 그러나 많은 사람들이 시간이 부족하다는 이유로 기부하고 있습니다. 그러나 두 임무 모두 일상의 계획 단계에서만 우선 순위가 필요합니다. 본질적으로 일찍 잠자리에 드는 방식으로 시간을 할당하면 됩니다.

규칙 4: 근무일을 계획할 때 피로와 같은 요소를 고려하세요

많은 사람들은 업무 생산성이 하루 종일 사인파처럼 변동한다고 느낍니다. 이것은 당신이 "종달새"인지 "올빼미"인지에 따라 일일 생체 리듬에 의존하지 않습니다. 개인의 활동 증가 기간을 파악하고 활동 계획에서 이 일일 간격에 가장 중요한 사항을 배치하는 것이 좋습니다. 특별히 중요하지 않은 일상 업무에 오후를 바치는 것이 좋습니다.

규칙 5. 정시에 휴식을 취하세요

근무 시간을 계획하는 기본 규칙 중 하나는 짧은 휴식입니다. 이를 통해 신체가 회복되고 업무에 다시 집중할 수 있습니다. 작업 중에 짧은 휴식을 취하고 기간과 빈도를 직접 설정하십시오. 규칙성을 기억하세요.

규칙 6

일에 뛰어들지 말고 시작한 일을 논리적인 결론으로 가져오도록 노력하십시오. 작은 일에 주의가 산만해지지 마십시오. 업무 시간을 빼앗기 때문입니다. 이미 시작된 작업으로 돌아갈 때마다 이전 작업을 반복해야 하며 이는 개인 활동 계획의 균형에 영향을 미친다는 점을 기억하십시오.

규칙 7

유용한 활동으로 일정에서 설명되지 않은 공백(줄을 서기, 정보가 없는 회의)을 모두 채우도록 노력하십시오. "최대한의 이익을 얻으려면 이 시간을 어떻게 채울 수 있습니까?"라는 질문을 스스로에게 던져 그 본질을 정의하십시오.

규칙 8: 70/30 원칙을 고수하세요

근무 시간의 70%만 일기장에 기록하면 됩니다. 그렇지 않으면 근무일을 100% 예약하더라도 모든 작업이 완료된다는 보장을 받을 수 없으며 더욱이 많은 작업이 일정과 일치하지 않습니다. 이 원칙에 따라 작업 시간을 계획하는 목적은 신경계가 과부하되는 것을 방지하고, 기계처럼 느껴지거나 견고한 틀에 갇히는 것을 방지하는 것입니다.

규칙 9. 저녁에는 내일 계획을 세우세요

오늘을 마무리하면서 내일 계획을 세우고, 아무것도 놓치지 않도록 목록으로 작성해 보세요. 사례의 중요도를 미리 설정하고 열별로 배포하는 것이 좋습니다. 이를 통해 필요한 작업에 집중할 수 있으며, 불가항력이 발생한 경우 덜 중요한 작업을 이동할 수 있습니다.

규칙 10

누구에게나 불변의 규칙입니다. 휴식 시간을 더 자주 찾을수록 나중에 일할 때 더 생산적이 될 것입니다. 이 기간 동안 직장, 집에서 물건을 정리하고, 설거지를 하고, 잡지나 책을 읽고, 신선한 공기 속에서 산책하고, 다른 사람들을 도울 수 있습니다. 자발적으로 할 수 없다면 그러한 행동도 계획하십시오.

규칙 11. 자신의 능력을 현실적으로 표현하세요

어떤 산이라도 다룰 수 있다고 믿으며 엄청난 양의 일로 자신을 압도하지 마십시오. 자신의 강점을 냉정하게 평가하고 하루 / 주 / 한 달 안에 대처할 수 있는 것을 더 잘 선택하면 이러한 근무 시간 계획이 더 효과적일 것입니다.

규칙 12

테이블 위나 사무실에 있는 물건에 대한 이러한 접근 방식은 향후 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 물건을 사용한 후에는 가져간 곳에 돌려보내는 것을 규칙으로 삼으십시오. 서류철, 필통, 책상 서랍, 체크박스 등 다양한 유형의 물건을 보관할 특정 장소를 설정하세요.

규칙 13. 활동적이고 건강한 생활 방식을 선도하십시오

직장인에게 스포츠, 요가, 피트니스, 적절한 영양, 체조가 필요한 이유는 무엇입니까? 그런 다음 건강한 신체와 웰빙은 특히 품질 계획 이후에 긍정적인 에너지와 매우 생산적인 작업 활동에 대한 준비 상태에 가장 잘 맞춰져 있습니다.

규칙 14

전문적인 활동을 계획하고 실행하는 데 있어 스스로 조직하는 가장 좋은 방법은 자신의 업무에 대한 만족감과 사랑을 경험하는 것입니다. 장점은 동기를 집게로 꺼낼 필요가 없으며 자체적으로 대량으로 제공된다는 것입니다.

머리의 근무 시간 계획 및 구성

Tip 1. 오늘의 계획을 검토하세요

이를 위해 ABC 분석이나 아이젠하워 행렬을 사용할 수 있습니다. 하루에 10분만 준비해도 하루 최대 2시간을 절약할 수 있습니다. 그것들을 잘 활용하세요.

Tip 2. 유사 사례 블록 형성

끊임없이 주의가 산만해지는 사람은 집중하고 열정적인 사람보다 일하는 데 훨씬 더 많은 시간이 필요합니다. 이는 또 다른 "준비"와 "몰입", 즉 노동 활동으로의 복귀가 필요하기 때문입니다. 동일한 유형의 작업 블록은 작업 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 활동 계획 단계에서 수정하기가 더 쉽습니다.

팁 3: 직장에서 자신을 위한 시간을 만드세요

전화 통화를 하는 방문자, 부하 직원 또는 고객이 직접적인 업무를 방해하는 경우가 많습니다. 이들 모두는 정말 중요한 작업을 수행하는 데 강력한 간섭을 일으키고 작업 시간의 균형을 방해합니다. 이와 관련하여 근무일 내내 사무실과 전화를 통해 모든 사람과 모든 사람이 연락할 수 있는 것은 불가능합니다. 근무 시간을 계획하는 과정에서 아무도 방해하지 않을 때 자신의 기술의 주인이 스스로 간격을 정리합니다. 예를 들어 방문자 수신 시간을 설정하고 자동 응답기를 사용하는 등의 도구를 사용할 수도 있습니다.

팁 4: 각 작업에 제한된 시간을 따로 확보하세요

특정 유형의 작업 기간은 사용 가능한 시간에 직접적으로 의존합니다. 가장 작은 작업조차도 계획의 대상입니다. 작업을 완료하는 데 걸리는 시간만큼 정확하게 작업을 제공하는 방법을 배우십시오. 예를 들어, 비즈니스 협상을 지연해서는 안 되며, 관심 있는 모든 문제에 대해 가능한 한 많이 논의해야 하지만 한 시간을 넘지 않아야 합니다. 이는 엄격한 기간과 규정을 통해 이루어질 수 있습니다. "시간은 돈이다"라는 간단한 규칙을 따르고 감사하고 저장하십시오.

팁 5: 위임 사용

시간을 존중하는 배우는 모든 작업을 스스로 수행해서는 안됩니다. 이 접근 방식은 근무 시간 계획의 원칙과 규칙에 이미 설명되어 있습니다. 다른 사람에게 위임할 수 있는 모든 것(시간과 노력을 소비하지만 중요한 결과를 가져오지 않는 작업의 65%)은 다른 사람에게 위임되어야 합니다. 이는 직원의 지원뿐만 아니라 제3자 기관, 조직, 컨설팅 회사의 지원 활용에도 적용됩니다.

팁 6. 대규모 작업을 구성 요소로 나누기

사람들은 결과가 너무 멀어 보이기 때문에 구현을 지연시키기 위해 가능한 모든 방법으로 크거나 방대한 작업을 피하는 경향이 있습니다. 이 사실은 개인 시간 계획 능력이 부족하다는 것을 나타내지만 이를 우회할 수는 있습니다. 가장 빠른 결과를 제공하는 사례는 거의 모든 사람이 좋아합니다. 이것은 알버트 아인슈타인(Albert Einstein)이 나무를 자르는 예에서 알아차린 것입니다. 장기 목표와 대규모 프로젝트에서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 이를 작은 작업으로 나누고 계획한 다음 일정 기간(예: 하루 2시간)에 걸쳐 체계적으로 완료합니다. 예를 들어 일주일 후에 첫 번째 결과가 나타날 것입니다. 프로젝트의 첫 번째 부분의 목표는 (계획에 따라) 달성될 것이며, 이는 이 방향으로 계속 작업할 수 있는 힘과 동기를 부여할 것입니다.

팁 7. 우선순위 작업에 대한 개인 마감일 설정

이번 달에 어떤 사례가 우선순위가 될지 미리 알면 해당 사례를 작업 일정에 기록하고 동일한 협상/회의와 함께 개인 계획에 고려할 수 있습니다. 따라서 해당 날짜에 또 다른 이벤트나 작업을 수행해야 하는 경우 이미 "예약"되어 작업의 객관적인 중요성을 다시 한 번 상기시켜 줍니다. 이 조언은 작업 활동을 계획하는 문제에서 특히 가치가 있습니다.

팁 8. 작업 공간을 적절하게 정리하세요

우선 데스크탑에서의 순서에 관한 것입니다. 해당 문서만 남겨 두어야 하며, 문서 없이는 카테고리 A의 작업을 수행할 수 없습니다. 이 작업에는 심리적 배경이 있습니다. 테이블 위에 순서를 정하면 생각을 정리하는 데 도움이 되고 추가 문서에는 시간이 걸립니다.

팁 9. 다른 사람이 당신에게 추가적인 책임을 지우도록 하지 마세요.

리더들은 종종 새로운 일에 관심을 갖고 참여하며 자신의 역량 영역을 확장합니다. 직원이 평소 참석하지 않는 회의에 대한 개인적인 관심으로 인해 작업 그룹에 들어가거나 계획에 포함되지 않은 추가 작업을 받게 될 수 있으며 결과적으로 주요 업무 및 계획에 부담이 될 수 있습니다. 모든 행동이 직위 내 관련성을 다시 확인하여 시간 계획 기술을 향상시키는 것이 가장 좋습니다.

팁 10. 그들이 갑자기 당신을 참여시키고 싶어하는 일이 얼마나 중요하고 긴급한지 평가하십시오.

불가항력 및 기타 긴급 문제는 엄격한 계획의 틀 내에서 운영하려고 노력하더라도 모든 회사 또는 기업에서 흔히 발생합니다. 이를 해결하기 위해 가용한 모든 자원이 동원됩니다. 현재 상황에서 도움을 주기로 동의하면 일정에서 현재 중요한 작업에서 시간을 빼앗게 된다는 점을 기억하고 희생할 가치가 있는지 항상 평가해 보세요.

팁 11. 충동적으로 행동하지 말고 현명한 결정을 내리세요

때로는 통제할 수 없는 충동의 결과로 특정한 결정이 내려지기도 합니다. 그러나 이는 일정의 편차를 유발하고 목표 달성을 위한 효과적인 근무 시간 계획을 방해합니다. 일시적으로 무언가(예: 전화)를 하고 싶은 욕구가 느껴진다면, 계획한 일을 실제로 수행할 가치가 있는지 신중하게 고려하고 평가해 보세요.

팁 12. 우선순위를 올바르게 설정하세요

회의, 회의, 전화, 문자 등 사건의 흐름이 큰 경우 탐색하기가 매우 어려울 수 있으며 모든 것을 한 번에 처리하거나 여러 부분에서 부분적으로 처리하면 시간이 거의 없습니다. 여기서는 시간을 계획하는 방법을 우선 순위 매트릭스로 기억하고 명확하게 정의되고 명확하게 중요한 작업의 구현부터 시작하여 점차 덜 중요한 작업으로 이동하는 것이 유용합니다.

비서실의 근무 시간 계획

비서의 개별 근무 시간을 계획하는 주된 임무와 목적은 상사를 최대한 덜어주고 시간을 할당하도록 돕는 것입니다. 노동 활동에 가능한 모든 시간과 분을 사용하는 효율성을 높이는 작업입니다. 그리고 이는 책임자와 비서의 활동에 대한 업무와 계획이 상호 의존적임을 의미합니다.

우선, 비서는 조직, 준비 및 관리 유형의 작업을 돕고 상사의 창의성을 위한 공간을 확보합니다. 이를 위해 보조자는 더 높은 수준의 일상, 가능한 모든 기간(일/월/분기)에 대한 작업 일정을 알아야 합니다. 비서의 근무 시간에 대한 효과적인 계획은 직속 상사의 일정에 따라 달라집니다. 비서가 상사의 일정에 포함된 모든 회의, 협상 및 기타 문제(방문자 접수, 서류 작업)를 준비하고 있기 때문입니다. 계획의 핵심 역할은 가치와 중요성에 따른 작업 계층 구조에 의해 수행됩니다.

또한 비서의 임무에는 당국의 정권에 의존하지 않고 노동 활동 계획에 반영되는 기타 작업도 포함됩니다. 이는 메일 확인 및 서신 응답, 문서 관리, 통제입니다. 파일 등 조수의 시간 계획 능력이 최고여야 합니다. 그의 일정의 시작점은 항상 반복적인 활동입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

머리의 작업장을 준비하십시오.
자신의 직장을 정리하십시오.
모든 유형의 수신 이메일을 처리합니다.
제어 파일을 봅니다.
당국에 상황 요약을 제공하고 당일 일정을 명확히합니다.

관리자의 일정과 관련된 근무 시간 계획의 간단한 예를 생각해 보십시오. 장관의 행동 프로그램은 다음과 같습니다. 상사가 11시에 회의를 계획하면 보조자의 10시 30분 계획은 알림, 자료 복사, 회의실 청소, 기록 등 모든 후속 조치를 조직에 표시합니다. 14시에 관리자가 사무실 밖에서 협상을 계획했다면 비서의 일정에는 자동차 호출 및 문서 수집 항목이 포함됩니다. 또한 작품 목록에는 상사와 전화 통화를 위해 언제, 누구와 연결해야 하는지, 수정해야 할 문서는 무엇인지, 처음부터 작성해야 하는 내용 등이 나와 있습니다.

가장 좋은 방법은 상사와 함께 문서 서명, 방문자 수신 등 일상 활동의 일정한 시간 간격을 결정하는 것입니다. 이렇게 하면 작업이 향상되고 전문가와 보조자의 작업 시간을 계획하는 데 도움이 됩니다. 작업 일정을 세울 때 갑작스럽고 중요한 임무, 전화 통화 및 기타 긴급 상황에 대비해 상당한 여유 공간을 남겨 두어야 합니다.

비서는 근무일의 마지막 시간을 서신 발송에 할애하고 내일 행사도 계획합니다.

근무일이 끝나고 관리자가 사무실에 늦게 도착하면 조수는 그들 사이에 적절한 합의가 있어야만 집에 갈 수 있으며 그는 상사에게 필요한 모든 데이터를 제공합니다.

건물을 떠나기 전에 비서는 모든 문서를 제거하고 캐비닛, 금고를 닫고 전자 장비를 끄고 (전화, 모뎀, 팩스에는 적용되지 않음) 작업장을 정리합니다.

관리자의 시간 계획

계획의 본질은 목표 구현과 근무 시간 규제를 준비하는 것입니다. 관리자의 근무 시간을 계획하는 원칙은 노동 규제의 일반적인 원칙과 크게 다르지 않습니다. 시간 자원을 합리적으로 사용하려면 기능, 목표, 목표 및 시간 예산을 이해해야 합니다.

전문가의 근무 시간을 구성하는 과정에서 널리 알려진 계획 기술이 사용됩니다. 관리자는 다음 규칙을 따라야 합니다.

일일 작업 계획의 60%가 예정된 작업에 할당됩니다.
20%의 경우 – 예상치 못한 행동에 대한 것입니다.
마지막 20%는 자발적인 작업을 위해 남겨 두는 것이 가장 좋습니다.

"평평한" 조직 구조는 소기업에서 상당한 불확실성이 있는 상황에서 복잡한 문제를 해결하기 위해 사용됩니다. 이러한 부서는 관리자의 과도한 업무량, 많은 사람들의 행동을 통제하기 어려운 부분, 부서 업무 조정과 관련된 어려움 등의 단점이 특징입니다.

소요 시간(특히 계획 단계에서 기록되지 않은 경우)은 무엇을 어떻게 사용했는지 의무적으로 표시하여 기록해야 합니다. 이는 근무 시간 비용에 대한 완전한 그림을 얻은 관리자가 향후 계획을 보다 효과적으로 구성할 수 있다는 사실에 기여합니다. 품질계획을 수립하기 위해 업무를 단기, 중기, 장기로 나누어 진행합니다.

규칙 성, 일관성 및 일관성이 계획의 주요 원칙으로 자리 매김되어야합니다. 활동 계획의 중요한 원칙 중 하나인 목표의 현실을 따라야 합니다. 가능한 한 많은 책임을 맡는 것입니다.

관리자의 근무 시간에 대한 합리적인 지출의 중심에는 그의 장기 계획이 있습니다. 이는 연간 및 분기별 계획이 작성되는 것을 고려한 다년 시스템입니다. 후자는 연간으로 조정하고 월별로 나눌 수 있습니다. 일일 및 주간 계획은 완전히 일치하며 동시에 관리자의 근무 시간 사용을 가장 정확하게 반영합니다. 하루 단위의 업무 활동 계획은 관리자의 업무 활동 전체 계획에 있어서 중요한 단계이며, 상황에 따라 지속적인 모니터링과 조정이 이루어집니다.