तर्कसंगत समय नियोजन के सिद्धांत. समय प्रबंधन के रहस्य, या कार्य समय की उत्पादक ढंग से योजना कैसे बनाएं

समय प्रबंधन, कार्य समय योजना या कार्य समय प्रबंधन एक व्यवसायी व्यक्ति का एक महत्वपूर्ण कौशल है। सफलता को अक्सर उच्च प्रदर्शन और महत्वपूर्ण लक्ष्यों की प्राप्ति के रूप में माना जाता है। लेकिन मत भूलिए: शानदार रिटर्न के साथ बिताया गया समय सफलता का एक और महत्वपूर्ण मानदंड है।

समय प्रबंधन के लक्ष्य

कामकाजी समय प्रबंधन बहुत सारे लक्ष्यों और उद्देश्यों को हल कर सकता है, जीवन की आधुनिक लय हमें समय पर बहुत ध्यान देने के लिए प्रेरित करती है, और फैशनेबल और सफल कोच कई तरीके विकसित करते हैं जो समय को जीवन की व्यावसायिक लय के अधीन कर देते हैं। लेकिन आश्चर्य की बात क्या है: समय की अधीनता के कई नियम 20वीं शताब्दी के मध्य में खोजे और तैयार किए गए थे, कुछ तो इससे भी पहले - सौ या उससे भी अधिक साल पहले, जब व्यापार बस अपनी और लय पर जोर देने लगा था जीवन की गति अभी शुरू ही हुई थी।

पार्किंसंस कानून कहता है: "काम इसके लिए आवंटित समय को पूरा करता है।" यह सूक्ति विडम्बनापूर्ण है, परन्तु इसकी सत्यता प्रत्यक्ष जीवन से सिद्ध होती है। खुद को, अपने प्रियजनों को, और फिर सरकारी निकायों और आधिकारिक संस्थानों के काम को देखते हुए, अंग्रेजी इतिहासकार ने देखा कि रोजमर्रा की जिंदगी और सार्वजनिक जीवन दोनों में, एक व्यक्ति बेकार कामों पर समय बर्बाद करने के लिए तैयार है।

पार्किंसंस कानून को इतिहासकार सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन ने 1955 में ब्रिटिश पत्रिका द इकोनॉमिस्ट में प्रकाशित एक लेख में तैयार किया था।

यदि कोई व्यक्ति खुद को समय सीमा तक सीमित नहीं रखता है, तो वह काम को बार-बार कर सकता है, किसी चीज़ को अंतहीन रूप से सुधारना, सही करना, खामियों की तलाश करना, जैसे कि मामले को पूर्ण पूर्णता में लाने का प्रयास करना, परिणाम पर नहीं, बल्कि इसमें डूब जाना प्रक्रिया।

हालाँकि, इस कानून का पालन कोई हठधर्मिता नहीं है। इसके विपरीत, किसी भी सफल व्यक्ति का कार्य इस नियम की जड़ता को दूर करना, इस नियम को अपनी योजनाओं और दृष्टिकोणों के अधीन करना है।

समय प्रबंधन का उद्देश्य कार्य समय को व्यवस्थित करना, प्राथमिकता देना, समय को नियंत्रित करना और तर्कसंगत रूप से खर्च करना है।

योजना सिद्धांत

योजना में हमेशा कई स्तर होते हैं:

• रणनीतिक वैश्विक (कई वर्षों के लिए योजना बनाना, यह एक सुपर-लक्ष्य या सुपर-लक्ष्य है जिसे एक व्यक्ति अपने लिए निर्धारित करता है)
• एक वर्ष या छह महीने के लिए रणनीतिक योजना (वे सामान्य कार्य जो धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से किसी व्यक्ति को उसके मुख्य, मुख्य लक्ष्य के करीब लाएंगे)
• महीने और सप्ताह के लिए सामरिक योजना,
• दिन के लिए सामरिक योजना.

उनमें से प्रत्येक की अलग-अलग आवश्यकताएं हैं, समय-प्रबंधन के तरीके भी स्पष्ट रूप से भिन्न हैं। वे बहुत व्यक्तिगत हैं और बड़े पैमाने पर व्यक्ति द्वारा स्वतंत्र रूप से गठित होते हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स

बेशक, दिन की योजना बनाना भी व्यक्तिगत है, लेकिन इस मामले में, व्यावसायिक क्षेत्र में समय प्रबंधन का बहुत सारा अनुभव जमा हो गया है। रोजमर्रा के समय प्रबंधन का मुख्य सिद्धांततथाकथित आइजनहावर मैट्रिक्स पर आधारित।

संयुक्त राज्य अमेरिका के 36वें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर ने अपने व्यस्त कामकाजी घंटों को अनुकूलित करने के लिए एक प्राथमिकता मैट्रिक्स विकसित किया। वह समझ गया: सभी चीजें जो एक व्यक्ति को एक दिन में करने की ज़रूरत होती है उन्हें सशर्त रूप से महत्वपूर्ण और महत्वहीन, अत्यावश्यक और अत्यावश्यक में विभाजित किया जा सकता है। परिणाम 4 ज़ोन वाला निम्नलिखित वर्ग है:

सबसे कठिन काम है सभी जिम्मेदारियों और चिंताओं को इन 4 समूहों में बांटना: यह समझना कि कौन सी चीजें वास्तव में महत्वपूर्ण हैं और कौन सी महत्वहीन हैं। प्रशिक्षकों के अनुसार, महत्वपूर्ण चीजें वे हैं जो हमें इच्छित लक्ष्य के करीब लाती हैं और वर्ष की योजना बनाने से जुड़ी होती हैं।

पहला वर्ग, आदर्श रूप से, खाली होना चाहिए, क्योंकि यदि यह व्यस्त है, तो यह बताता है कि महत्वपूर्ण चीजें समय पर पूरी नहीं हुईं और समय की परेशानी आ गई। महत्वहीन और गैर-जरूरी मामले (एक नियम के रूप में, ये सामाजिक नेटवर्क, लक्ष्यहीन टेलीफोन वार्तालाप, कंप्यूटर गेम इत्यादि हैं), आदर्श रूप से, आप सुरक्षित रूप से एक तरफ हट सकते हैं और महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी मामलों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, एक महत्वपूर्ण स्थान पर कब्जा कर सकते हैं कार्य दिवस कार्यक्रम. अत्यावश्यक और महत्वहीन मामलों के लिए, आप शेष समय निकाल सकते हैं या उनके निष्पादन को सहकर्मियों या अधीनस्थों को सौंप सकते हैं।

पेरेटो सिद्धांत

दूसरा महत्वपूर्ण सिद्धांतआइजनहावर मैट्रिक्स के अनुरूप और इसका नाम समाजशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो के नाम पर रखा गया था। सिद्धांत का दूसरा नाम 20/80 सिद्धांत है, पेरेटो 19वीं शताब्दी में। नोट किया गया: "20% प्रयास 80% परिणाम देता है, और शेष 80% प्रयास - केवल 20% परिणाम देता है।" इस पर बहस करना वास्तव में कठिन है: अधिकांश प्रयास वांछित परिणाम नहीं देते हैं। हालाँकि, इस तथ्य को मान लेना और इसे न केवल परिणामों पर, बल्कि खर्च किए गए समय पर भी लागू करना बहुत प्रभावी साबित होगा। मुख्य बात यह है कि किसी पत्र या व्यावसायिक बातचीत से उन 20% महत्वपूर्ण जानकारी को ढूंढना है जो ये 80% परिणाम लाएंगे। दिन के दौरान, मामलों के चक्र के बीच, अपनी इन 20% योजनाओं को अलग करें, जिनके कार्यान्वयन से 80% सफलता मिलेगी।

पेरेटो कानून का परिणाम: यह पता लगाना आमतौर पर बहुत कठिन और थकाऊ है कि क्या हो रहा है, और अक्सर यह आवश्यक नहीं है - आपको बस यह जानना है कि आपका विचार काम करता है या नहीं, और इसे बदलें ताकि यह काम करे, और फिर इसे बनाए रखें स्थिति तब तक है जब तक विचार काम करना बंद नहीं कर देता।

समय प्रबंधन का एक और सिद्धांतमानव शरीर विज्ञान पर आधारित है और इसके बायोरिदम को ध्यान में रखता है। दिन के दौरान, मानव शरीर असमान रूप से कार्य करता है, बायोरिदम वक्र कुछ इस तरह दिखता है:

अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय, उच्च प्रदर्शन के समय को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है और आराम के लिए समय और आराम करने और डिस्कनेक्ट करने के अवसरों को छोड़ना सुनिश्चित करें, इससे आपको दिन के तनाव के नकारात्मक प्रभावों से छुटकारा मिल सकेगा।

चौथा सिद्धांत योजनाऊपर वर्णित हर चीज के विपरीत लग सकता है, लेकिन इसका पालन समय बीतने की नरम, शांत भावना में योगदान देगा, यह एहसास कि यह एक व्यक्ति के अधीन है। एक योजना किसी व्यक्ति पर हावी नहीं हो सकती: योजना की परिवर्तनशीलता और लचीलापन शायद समय प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण सेटिंग है। इस सिद्धांत का तात्पर्य समय में योजनाओं को बदलने, घटनाओं के बीच संबंधों की नई श्रृंखला बनाने की क्षमता से है। व्यवहार में, इसका मतलब महत्वपूर्ण और जरूरी मामलों को मुख्य मुद्दों के रूप में तय करना है जो दिन की रीढ़ बनते हैं, संभावित परिवर्तनों, नई परिस्थितियों, अप्रत्याशित जरूरी मामलों के लिए तथाकथित बफर जोन को छोड़ देते हैं।

एक शब्द में, उत्पादकता और रोजगार को मिश्रित नहीं किया जा सकता है, योजना आपको समय की कमी की स्थितियों से बचने और सही ढंग से प्राथमिकताएं निर्धारित करने की अनुमति देगी, जिससे कार्य दिवस की उत्पादकता में काफी वृद्धि होगी।

कार्य समय नियोजन के 10 नियम

वास्तव में, ऐसे कई नियम हो सकते हैं जिन्हें प्रत्येक व्यक्ति नीचे दी गई सूची से चुन सकता है।

• गोपनीयता नियम. काम पर, अकेले रहने में सक्षम होना वांछनीय है: ऐसा करने के लिए, दरवाजे बंद करें, गैर-रिसेप्शन घंटे निर्धारित करें, उत्तर देने वाली मशीन चालू करें, सचिव से मौन के लिए कहें। ऐसे काम के लिए समय सुबह या कार्य दिवस के अंत में निर्धारित किया जा सकता है, जब कार्यालय का कामकाजी मूड कम हो जाता है।
• कार्यशील ब्लॉक नियम. कार्यालय में सभी कार्यों को सशर्त रूप से ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है: टेलीफोन पर बातचीत और व्यावसायिक पत्राचार, सहकर्मियों के साथ बैठकें और बैठकें, कागजी कार्रवाई और कागजात के साथ काम। समान ब्लॉकों के साथ काम करके, हम प्रयास बचाते हैं, एक प्रकार की गतिविधि से दूसरे में स्विच नहीं करते हैं।
• छोटे भागों का नियम सही स्लाइस है। एक बड़ा, कठिन कार्य, एक रणनीतिक कार्य केवल प्रयासों के प्रयोग से पूरा नहीं किया जा सकता है, इसलिए, किसी बड़े प्रोजेक्ट के छोटे-छोटे हिस्सों को दैनिक और व्यवस्थित रूप से पूरा करके, हम वैश्विक लक्ष्य को सामरिक रूप से करीब लाते हैं।
• प्रत्यायोजन नियम. अधिकार सौंपने की क्षमता भी समय प्रबंधन का हिस्सा है।
• विनियमन का नियम और समय सीमा नियम. किसी व्यावसायिक बैठक, बैठक या साक्षात्कार के लिए एक स्पष्ट समय सीमा, साथ ही कार्य के प्रदर्शन के लिए एक सीमा निर्धारित करने का अर्थ है जानबूझकर और उत्पादक रूप से पार्किंसंस कानून का उल्लंघन करना, उसे अपना सहयोगी बनाना।

वोल्टेयर: जो इसका उपयोग करता है उसके लिए समय काफी लंबा है; जो काम करता है और जो सोचता है वह अपनी सीमा का विस्तार करता है।

• प्राथमिकता नियम. धीरे-धीरे, आप कौशल विकसित कर सकते हैं, जब नए मामले और परिस्थितियाँ सामने आती हैं, तो मानसिक रूप से उनमें से प्रत्येक को आइजनहावर मैट्रिक्स से एक स्थिति निर्दिष्ट करें: अत्यावश्यक - गैर-अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण - महत्वहीन। फिर प्राथमिकताएँ अपने आप पंक्तिबद्ध हो जाएँगी।
• दिन के समय और बायोरिदम को ध्यान में रखने का नियम। महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक मामलों की योजना सुबह के समय बनाना बेहतर है। इनके क्रियान्वयन से कार्य दिवस के दौरान सफलता की स्थिति बनेगी। शाम को योजना बनाना सबसे अच्छा होता है: मनोवैज्ञानिकों और प्रशिक्षकों के अनुसार, अवचेतन मन स्वयं रात के दौरान अगले दिन के लिए शेड्यूल तैयार करता है।

• रिकॉर्ड रखने का नियम: "कागज़ पर सोचें।" रिकॉर्डिंग आवश्यक हैं: वे दिमाग को व्यवस्थित करते हैं, सिर में एक दृश्य चित्र बनाते हैं, दिन के दौरान खुद को नियंत्रित करने में मदद करते हैं।
• परिणाम नियम. कार्य दिवस के अंत में एक सारांश सफलता, उत्पादकता की भावना पैदा कर सकता है और अगले दिनों के लिए आपके कार्यों और योजनाओं के समन्वय में मदद कर सकता है।

कार्य समय नियोजन के तरीके

समय प्रबंधन के मुख्य तरीके रिकॉर्ड, कैलेंडर, कार्यदिवस कार्ड रखना हैं। इस मामले में, समय प्रबंधन के एक या कई सिद्धांतों को आधार के रूप में लिया जाता है: एक सामान्य योजना बनाई जाती है, एक टेम्पलेट जिसे अनुकूलित किया जा सकता है, जिसका उपयोग किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा अपनी दैनिक दिनचर्या और दिनचर्या के लिए किया जाता है।

लेखक के तरीकों में से एक का वर्णन ट्रेसी ब्रायन की पुस्तक में किया गया है और इसे "घृणा छोड़ो, मेंढक खाओ!" कहा जाता है, इसका तात्पर्य योजनाओं को सकारात्मक, सुखद कर्तव्यों और अप्रिय में विभाजित करना है। यदि आप सावधानीपूर्वक और सचेत रूप से दिन की योजनाओं का विश्लेषण करते हैं, तो निश्चित रूप से ऐसी चीजें होंगी जो आप नहीं करना चाहते हैं (उन्हें सशर्त रूप से मेंढक या टोड कहा जा सकता है)। ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें सबसे पहले करने की जरूरत है: घृणा को त्यागें और रूपक के रूप में "पहले इस मेंढक वाली चीज को खाएं।"

ब्रायन ट्रेसी: अंत में, यह अवलोकन: यदि आपको एक जीवित मेंढक को "खाना" है, तो आपको लंबे समय तक बैठकर उसे नहीं देखना चाहिए। उच्च स्तर की व्यावसायिकता और उत्पादकता प्राप्त करने का तरीका अन्य समस्याओं पर समय बर्बाद किए बिना, सुबह सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने की एक स्थिर आदत हासिल करना है। आपको पहले "मेंढक को कैसे खाना" सीखना होगा, प्रारंभिक, अक्सर बेकार, तर्क-वितर्क में पड़े बिना।

इस तकनीक के अलावा, सलाह का एक और टुकड़ा: बाद के स्वाद को और भी अधिक सुखद बनाने के लिए, मेंढक के बाद, आप "एक मिठाई-मिठाई खा सकते हैं": कुछ सुखद, प्रिय करें, कार्यस्थल में खुशी और खुशी लाएं।

कार्य दिवस की योजना बनाने का एक दिलचस्प तरीका फ्रैंकलिन स्कूल के प्रतिनिधियों अलेक्जेंडर और दिमित्री त्स्यग्लिंस द्वारा प्रस्तावित किया गया था:

दिन के लिए मानचित्र बनाने के बारे में वीडियो

सुप्रसिद्ध सूत्र वाक्य "समय ही पैसा है" के लेखक बेंजामिन फ्रैंकलिन ने भी निम्नलिखित बात कही है: धन मुख्य रूप से दो चीजों पर निर्भर करता है: परिश्रम और संयम, दूसरे शब्दों में, समय या धन को बर्बाद न करें और दोनों का सर्वोत्तम उपयोग करें। संभव तरीका.

दिन की योजना बनाने का आधुनिक रूप स्मार्टफोन और पीडीए (आयोजकों) के लिए विशेष कार्यक्रम हैं, जो एक कैलेंडर या स्प्रेडशीट क्षमताओं पर आधारित होते हैं, जो आपको तारीख, समय प्रतिबिंबित करने, प्रत्येक घटना के लिए समय सीमा इंगित करने, नोट्स छोड़ने और टिप्पणियाँ, और न केवल दिन के लिए सामरिक योजनाएं बनाएं, बल्कि मुख्य लक्ष्य की ओर रणनीतिक आंदोलन भी देखें। वे आधुनिक जीवन स्थितियों में मोबाइल, सुविधाजनक और सबसे महत्वपूर्ण रूप से प्रभावी हैं।

नमूना कार्यक्रम

कई तकनीकों को मिलाकर और यथासंभव समय प्रबंधन के सिद्धांतों और नियमों को ध्यान में रखते हुए, आप एक प्रोग्राम टेम्पलेट बना सकते हैं।

मुख्य बात को समझना महत्वपूर्ण है: कार्य सूची कोई योजना नहीं है। यह केवल तभी एक योजना बन पाएगी जब यह ब्रायन ट्रेसी के नियम पर खरा उतर सके: "योजना सही काम करने और बुरे को रोकने से पहले होती है।"

यदि आप कुछ मिनट बिताते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाएगा कि किन चीजों को ब्लॉकों में जोड़ा जा सकता है, कौन सी चीजें बहुत वैश्विक हैं, लेकिन महत्वपूर्ण हैं और अत्यावश्यक नहीं हैं (इसके विपरीत, उन्हें "चिकनी स्लाइस" में विभाजित किया जाना चाहिए), कौन सी चीजें हो सकती हैं "मेंढक" माने जाएं, जो चीजें सुखद और स्वादिष्ट मिठाई बन जाएंगी। आप इन्हें चित्र या रेखाचित्र के रूप में चित्रित कर सकते हैं, अलग-अलग रंगों में रंग सकते हैं।

अब, अपने 10 वर्षों के उद्यमशीलता अनुभव को देखते हुए, मैं काफी स्पष्ट निष्कर्ष निकाल सकता हूँ। तथ्य यह है कि मुझे अपनी गतिविधियों से अधिकतम परिणाम ठीक उसी अवधि में प्राप्त हुए जो पहले से स्पष्ट रूप से योजनाबद्ध थे। इसके अलावा, उनकी योजना एक दिन आगे के लिए नहीं, बल्कि महीनों और वर्षों के लिए बनाई जाती है।

निःसंदेह, यह तार्किक और स्वाभाविक है। फिर भी, अपने लिए, मैंने एक बार फिर इस पहले से ही निर्विवाद तथ्य की जाँच की: "दक्षता को कई गुना बढ़ाने के लिए, आपको निश्चित रूप से अपनी गतिविधियों की योजना बनानी चाहिए।"

मैंने अपने लिए तैयार किया समय नियोजन के 10 सिद्धांतसफल और कुशल होना. प्राथमिक चीज़ों को चबाने की कोशिश करने के लिए समय प्रबंधन के गुरुओं, मुझे क्षमा करें। इन सिद्धांतों को लागू करके, व्यक्तिगत योजना को बहुत सरल बनाया जा सकता है और यथासंभव प्रभावी बनाया जा सकता है। तो चलते हैं!

सिद्धांत 1.एक डायरी प्राप्त करें.

यह समय नियोजन का मुख्य उपकरण है। डायरी को उसके मालिक की आवश्यकताओं और आदतों के अनुरूप होना चाहिए, उच्च गुणवत्ता और सुविधाजनक होना चाहिए। डायरियों की श्रृंखला लगातार बढ़ रही है और आप उसे चुन सकते हैं जो योजना बनाने में एक वफादार सहायक होगी। मैं महंगी दिनांकित डायरियाँ खरीदना पसंद करता हूँ - उनमें गुणवत्तापूर्ण कागज होते हैं और उनके साथ काम करना आनंददायक होता है।

कुछ लोग इलेक्ट्रॉनिक डायरी पसंद करते हैं। इस मामले में, आपको सही सॉफ़्टवेयर चुनने और उसे विशिष्ट कार्यों के लिए अनुकूलित करने की आवश्यकता है।

डायरी हमेशा आपकी आंखों के सामने होनी चाहिए ताकि आप दैनिक दिनचर्या में तुरंत बदलाव कर सकें, साथ ही वर्तमान दिन के कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी भी कर सकें।

सिद्धांत 2.एक जीवन अवधारणा लिखें.

यहां मेरा तात्पर्य दीर्घकालिक लक्ष्यों की एक सूची बनाने से है। इसमें यह वर्णन होना चाहिए कि हम क्या हासिल करना चाहते हैं, क्या पाना चाहते हैं, कौन बनना चाहते हैं।

यहां दो नियम हैं. वे मध्यम और अल्पकालिक लक्ष्यों के लिए भी प्रासंगिक हैं।

सबसे पहले, अपनी योजनाओं को अपने दिमाग में न रखें - कागज पर लिखें। केवल लिखे जाने पर ही उन्हें स्पष्ट एवं कुशलतापूर्वक क्रियान्वित किया जाएगा। मुझे नहीं पता कि यह कैसे काम करता है, लेकिन यह 200% काम करता है। लक्ष्य लिखकर, आप उसे साकार करते हैं। आपके लक्ष्यों की सूची आपकी व्यक्तिगत संगठनात्मक व्यवसाय योजना बन जाती है। यह गौण मामलों के उफनते सागर में एक प्रकाशस्तंभ है, जो आपके जहाज को उसके इच्छित लक्ष्य तक ले जाता है। लक्ष्य निर्धारित करके हम भविष्य पर ध्यान देते हैं, दिशानिर्देश प्राप्त करते हैं और उन्हें प्राप्त करने के लिए अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

दूसरे, लक्ष्यों की विशिष्ट समय सीमा होनी चाहिए। लक्ष्य प्राप्ति की धुंधली समय सीमा लक्ष्य के धुंधले होने का ही संकेत है। उपलब्धि के लिए एक समय सीमा और उसकी विफलता के लिए जिम्मेदारी तय करना सुनिश्चित करें, केवल इस मामले में ही लक्ष्यों को प्राप्त करने की योजना काम करेगी।

लक्ष्य निर्धारित करना आसान बनाने के लिए, सभी प्रतिबंध और दिवास्वप्न छोड़ दें, सब कुछ कागज पर लिख लें। छोटी-छोटी बातों पर ध्यान न दें - केवल सबसे महत्वपूर्ण विवरण ही लिखें। फिर, इन प्रविष्टियों का उपयोग करके, आप आसानी से लक्ष्यों की एक सूची बना सकते हैं। मैंने व्यक्तिगत रूप से बस यही किया।

सिद्धांत 3.मध्यम अवधि के लक्ष्य लिखें.

दीर्घकालिक लक्ष्यों की सूची का उपयोग करते हुए, अगले 3-5 वर्षों के लिए योजनाएँ लिखें। यह आपके वैश्विक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक काफी विस्तृत मासिक कार्य योजना होनी चाहिए।

शिक्षा और स्वास्थ्य के साथ-साथ मनोरंजन और मनोरंजन जैसे क्षेत्रों पर विचार करना न भूलें।

ये लिस्ट भी लगातार आपकी आंखों के सामने रहनी चाहिए, क्योंकि. समय के साथ, आप इसमें समायोजन करना चाहेंगे।

सिद्धांत 4.प्रतिदिन योजना बनाएं.

एक रात पहले की दिन की योजना आपका कीमती समय बचा सकती है।

कार्यों की सूची लिखने से, आपको आने वाले दिन का एक सिंहावलोकन चित्र प्राप्त होता है। इसका उपयोग करके, आप कार्यों के निष्पादन को उनकी प्राथमिकता और तात्कालिकता के साथ-साथ आपके आंदोलन के मार्ग, संगठनों और संस्थानों के संचालन के तरीकों और बहुत कुछ को ध्यान में रखते हुए उचित रूप से प्राथमिकता देने में सक्षम होंगे।

एक रात पहले ही योजना बना लें. रात के दौरान, अवचेतन मन इसे अवशोषित करेगा, और सुबह आप अच्छे मूड और नियोजित परियोजनाओं के लिए नए विचारों के साथ उठेंगे।

दैनिक योजना बनाते समय वर्ष की योजना और अपने लक्ष्यों को अपनी आंखों के सामने रखें। मामलों की बेहतर प्राथमिकता के लिए यह महत्वपूर्ण है।

किसी योजना को करने का सबसे आनंददायक हिस्सा अपनी सूची से चीजों को हटाना है। आप किए गए कार्य की मात्रा स्पष्ट रूप से देखेंगे, और इससे अतिरिक्त प्रेरणा मिलेगी। अधूरे कार्यों को अगले दिनों के लिए स्थानांतरित करें या यदि वे अब प्रासंगिक नहीं हैं तो उन्हें काट दें।

सिद्धांत 5.सही प्राथमिकताएँ निर्धारित करें।

सभी मामलों में से बीस प्रतिशत परिणाम अस्सी प्रतिशत प्राप्त होते हैं।
तदनुसार, केवल बीस प्रतिशत परिणाम अस्सी प्रतिशत मामलों से मेल खाते हैं।

सिद्धांत स्वयं सुझाता है - प्राथमिकताएं निर्धारित करें, और अपने आप को अकुशल कार्यों से विचलित न होने दें। सबसे पहले वह करें जो आपको आपके लक्ष्य के करीब लाए। यह सचमुच महत्वपूर्ण है.

सिद्धांत 6.जैविक चक्रों पर विचार करें.

दिन के दौरान, हम अपनी गतिविधियों में उतार-चढ़ाव का अनुभव करते हैं। जो कोई भी थोड़ी देर के लिए खुद का निरीक्षण करेगा वह यह पता लगाने में सक्षम होगा कि दिन के किस समय अधिकतम प्रदर्शन होता है, और आराम करने, स्व-शिक्षा या खेल खेलने के लिए कौन सा समय बेहतर है।

मैं इस सिद्धांत को बहुत महत्वपूर्ण मानता हूं. आख़िरकार, दिन के जिस समय हमारी कार्यकुशलता अधिकतम होती है, उस समय हम कार्य करके कई गुना अधिक कुशलता से उपयोग कर सकते हैं, और इसे आराम करने या खेल-कूद में ख़र्च नहीं करना चाहिए। योजना बनाते समय, जैविक व्यक्तिगत चक्रों पर विचार करें।

यह एक बहुत ही व्यक्तिगत सिद्धांत है, इसलिए यहां कोई विशेष सलाह देने का कोई मतलब नहीं है। केवल इस सिद्धांत को ध्यान में रखकर मामलों की योजना बनाने से समय के उपयोग की दक्षता कई गुना बढ़ सकती है।

सिद्धांत 7.प्रतिनिधि!।

भले ही हम इसे पसंद न करें, लेकिन हमारी व्यक्तिगत ताकत, समय और अवसर सीमित हैं। और हम बिल्कुल वह सब कुछ नहीं कर सकते जो हम चाहते हैं। इसलिए, हममें से प्रत्येक को यह सीखना होगा कि प्रत्यायोजन कैसे किया जाए। इसमें कुछ भी मुश्किल नहीं है. इसके लिए क्या आवश्यक है?

तय करें कि आप क्या और कब सौंपना चाहते हैं। फिर उन लोगों को ढूंढें जिन्हें आप ये कार्य सौंप सकते हैं, और सभी आवश्यक जानकारी स्पष्ट रूप से बता सकते हैं। नियत तारीखें और मील के पत्थर निर्धारित करना सुनिश्चित करें। कार्यान्वयन की निगरानी करें, कार्यान्वयन चरण के दौरान सलाह दें और सफल कार्यान्वयन के बाद प्रदर्शन करने वालों को पुरस्कृत करें।

प्रत्यायोजन आपकी स्वयं की दक्षता बढ़ाने और कई छोटी-छोटी चीजों से छुटकारा पाने का एक शक्तिशाली उपकरण है। इसका भरपूर उपयोग करें!

सिद्धांत 8.ध्यान केंद्रित करना।

कुछ करते समय, हम समय-समय पर विचलित हो जाते हैं: या तो फोन बज जाएगा, या यादें ताज़ा हो जाएंगी, या कोई कर्मचारी मदद मांगेगा, इत्यादि। परिणामस्वरूप, ऐसा प्रतीत होता है कि प्राथमिक चीज़ें पूरे दिन के लिए खिंच जाती हैं। और ये सब ध्यान भटकने का नतीजा है.

किसी ने मुझे बताया कि मॉस्को में एक व्यवसायी है जिसका कार्यक्रम इस प्रकार है: वह एक सप्ताह आराम करता है, फिर पांच कार्य दिवस और फिर सप्ताहांत। लेकिन दिलचस्प बात यह नहीं है। सच तो यह है कि जब यह काम करता है तो इससे चिंगारी उछलती है। वे। वह काम में इतना केंद्रित और तल्लीन है कि वह निश्चित रूप से जानता है कि उसकी कार्यक्षमता इन दिनों तीन गुना बढ़ गई है और वह अगले सप्ताह आराम करने और जीवन का आनंद लेने में सक्षम होगा।

इसीलिए, काम करते समय - जितना संभव हो सके उस पर ध्यान केंद्रित करें और सभी व्यवधानों और विकर्षणों को पहले से ही खत्म कर दें.

सिद्धांत 9.नियंत्रण।

पूर्ण किए गए कार्यों की समीक्षा करने और समय के उपयोग की निगरानी के लिए समय देना सुनिश्चित करें। कोई इसे हर दिन करता है, कोई - महीने के अंत में। लेकिन नियमित और निष्पक्ष होना सुनिश्चित करें।

सिद्धांत 10.स्वयं को पुरस्कृत करो।

जब आप कोई प्रोजेक्ट, कोई गंभीर और कठिन कार्य या कोई महत्वपूर्ण कार्य पूरा करते हैं - तो स्वयं को प्रोत्साहित करें, कुछ सुखद करें, इस घटना का जश्न मनाएं। सकारात्मक भावनाएँ हमें आगे उपयोगी और प्रभावी कार्यों के लिए प्रेरित करती हैं।

कई नियोजन प्रणालियाँ हैं। वह चुनें जो आपके लिए सबसे उपयुक्त हो। सबसे अधिक संभावना है, समय के साथ, आप इसमें परिवर्तन और परिवर्धन करेंगे, और यह एक उत्कृष्ट कार्य उपकरण बन जाएगा और हमारे पास सबसे कीमती चीज़ - हमारा समय बचाने में मदद करेगा।

पी.एस.हमेशा की तरह, मुझे आपकी टिप्पणियों, सुझावों और टिप्पणियों का इंतजार रहेगा।

सफल कार्य योजना के सिद्धांत- ये बुनियादी नियम हैं, जिनका पालन करके, आप अपने काम से अधिकतम परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने कार्य समय को कुशलतापूर्वक और उचित रूप से वितरित कर सकते हैं।

प्रासंगिकता

अपने कामकाजी समय की योजना बनाने की क्षमता एक बहुत ही उपयोगी कौशल है जिसकी कई कामकाजी लोगों को आवश्यकता होती है, खासकर उन लोगों के लिए जो अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए स्वतंत्र रूप से कार्यों का दायरा निर्धारित करते हैं। किसी के समय और प्रयास का उचित वितरण उनके उचित व्यय की ओर ले जाता है, और परिणामस्वरूप, सबसे सकारात्मक परिणाम देता है। मूल्यवान कार्य समय बर्बाद न करने के लिए, आपको इसकी सावधानीपूर्वक योजना बनाने और सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों की पहचान करने की आवश्यकता है जिन्हें करने की आवश्यकता है। आपको हर दिन, कार्य दिवस के अंत में, पिछले दिन की गतिविधियों को सारांशित करते हुए, अपने कार्य दिवस की योजना बनाने की आवश्यकता है। दिन के दौरान क्या किया गया है, क्या नहीं किया गया है या मानक से अधिक किया गया है, इसका विश्लेषण करके, आप सुबह सबसे महत्वपूर्ण चीजों और कार्यों को करने के लिए अगले दिन की सही योजना बना सकते हैं। यह योजना का सकारात्मक प्रभाव है।

कार्य दिवस के दौरान अपनी गतिविधियों की प्रभावी ढंग से योजना बनाने के तरीके को सीखने के लिए, आपको कुछ नियम सीखने की ज़रूरत है जो आपको श्रम करतब दिखाने के लिए सबसे आरामदायक मोड प्राप्त करने में मदद करेंगे। वे कुछ सिद्धांतों, कार्यों के एल्गोरिदम में संलग्न हैं, जिनका पालन करके आप आसानी से योजना बनाने के विज्ञान में महारत हासिल कर सकते हैं।

70/30 नियम

इस नियम में कार्य समय के वितरण का ज्ञान निहित है। दिन की योजना बनाना शुरू करते समय, हर मिनट अपने पूरे समय की योजना बनाने की कोशिश न करें। यह ध्यान में रखना चाहिए कि अप्रत्याशित परिस्थितियाँ हमेशा सामने आती हैं, जिसके लिए कुछ समय आवंटित करना आवश्यक होगा। कार्य दिवस के पूर्ण वितरण के साथ, योजना से विचलन अक्सर घटित होता है, जो अंततः इसके अपूर्ण होने का कारण बनता है। और जो व्यक्ति इस योजना का पालन करता है उसे यह अहसास होता है कि वह एक रोबोट की तरह अपना काम कर रहा है, प्रक्रिया में अपना समायोजन करने में सक्षम नहीं है।

इसलिए, मुख्य कार्यों को करने के लिए समय को विभाजित करते हुए, अपने खाली समय का लगभग 30% नियमित कार्यों को हल करने, अप्रत्याशित घटना या आराम के लिए छोड़ दें। और रिज़र्व में, एक ऐसी नौकरी रखें जो बेतरतीब ढंग से उत्पन्न खाली समय को भर सके।

अपने दिन की योजना एक रात पहले बनाएं

कार्य दिवस के अंत में अगले दिन के लिए दैनिक योजना बनाना अपने समय की प्रभावी ढंग से योजना बनाने की एक सिद्ध तकनीक है। इसे अगले दिन तक न टालें, क्योंकि शाम की तुलना में सुबह में आपका अधिक समय लगेगा। कार्य दिवस को सारांशित करते हुए, आप वास्तव में जानते हैं कि आप क्या करने में कामयाब रहे और क्या नहीं कर पाए, इस या उस कार्य को कैसे पूरा करना सबसे अच्छा है, सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए आप और किससे मिल सकते हैं या कॉल कर सकते हैं। इसलिए, रात की योजना बनाना सबसे प्रभावी है। इसके अलावा, जब आप सुबह काम पर आते हैं, तो आपको पहले से ही पता होता है कि आशाजनक कार्यों के बारे में सोचने में अतिरिक्त समय बर्बाद किए बिना कहां से शुरुआत करनी है।

प्राथमिकता

सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले लिखा जाना चाहिए, इस प्रकार अन्य कार्यों पर उनकी प्राथमिकता स्पष्ट हो जाएगी। प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और उन्हें सही ढंग से आवंटित करने में सक्षम होना एक सफल व्यक्ति की महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है। बहुत बार, छोटे-छोटे नियमित कार्यों में उलझकर, कर्मचारी धीरे-धीरे ताकत और कीमती समय खो देता है, सबसे महत्वपूर्ण काम को पूरा करने के लिए उसके पास समय नहीं होता है।

महत्वपूर्ण बातों को इंगित करने के लिए डायरी के पन्ने को दो भागों में विभाजित किया जा सकता है। उनमें से एक में, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को इंगित करें, और दूसरे में, वे जो प्रतीक्षा कर सकते हैं।

इसे यथार्थवादी रखें

ऐसा दैनिक शेड्यूल न बनाएं जिसे आप संभाल न सकें। यदि आपके मन में बड़ी मात्रा में काम है और अपनी ताकत जुटाने की उम्मीद में इसे एक दिन के लिए एजेंडे में रखते हैं, तो आप एक पूरी तरह से अलग तस्वीर के साथ समाप्त हो सकते हैं। यदि आप निर्धारित योजना के एक छोटे से हिस्से तक भी "पहुंच" नहीं पाते हैं, तो सफलता की आपकी इच्छा गायब हो जाएगी और उदासीनता आ जाएगी। इसलिए, अपनी वास्तविक ताकत पर भरोसा करें। अपने प्रदर्शन से निराश होने और काम में रुचि खोने से बेहतर है कि थोड़ी कम आंकी गई योजना को आसानी से क्रियान्वित किया जाए और इससे खुशी और आत्मविश्वास प्राप्त किया जाए।

दिन के पहले भाग के लिए महत्वपूर्ण चीज़ों की योजना बनाएं

सुबह आप श्रम करतबों को पूरा करने के लिए ताकत और जीवंतता से भरे होते हैं। बहुत से लोगों को यह धारणा होती है कि दिन का पहला भाग काफी समय तक खिंच जाता है, और दूसरा भाग कुछ ही मिनटों में बीत जाता है। इसलिए, इसे एक तरफ रखे बिना, सुबह महत्वपूर्ण, प्राथमिक कार्यों का समाधान करना महत्वपूर्ण है। यदि दिन के मध्य में आपको लगे कि काम का मुख्य भाग पूरा हो चुका है और आपको केवल थोड़ा सा ही ख़त्म करना है, तो आपका मूड बेहतर ही होगा। और अंत में, दिन एक अच्छे मूड और प्रसन्नतापूर्ण मनोदशा के साथ, उपलब्धि की भावना के साथ समाप्त होगा।

अपने आप को आराम और ब्रेक के लिए समय दें

कार्यों को शेड्यूल करते समय, अपने शेड्यूल में 15 मिनट के आराम के ब्रेक को शामिल करना सुनिश्चित करें, खासकर यदि आपका काम गतिहीन है या काम के दौरान स्थिर मुद्रा से जुड़ा है। आपका शरीर आराम की ऐसी अवधि के लिए बेहद आभारी होगा और अच्छे स्वास्थ्य के साथ प्रतिक्रिया करेगा, जिससे मामलों को आसानी से पूरा करने में मदद मिलेगी।

बड़े कार्यों और लक्ष्यों को कई चरणों में बाँट लें

एक बड़ी परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिसमें कई दिनों या हफ्तों के रोजगार की आवश्यकता होती है, उसे कई चरणों में विभाजित किया जाना चाहिए। इसलिए आपके लिए काम की प्रगति, उनकी समयसीमा की योजना बनाना और इच्छित लक्ष्य की दिशा में प्रगति से संतुष्टि प्राप्त करना आसान होगा। यदि आप प्रतिदिन किसी बड़े प्रोजेक्ट को पूरा करने की आवश्यकता पर योजना में डेटा दर्ज करते हैं, तो अंत में आपके लिए एक दिन में अपनी गतिविधियों के परिणाम और अपने काम की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करना मुश्किल होगा। इसके अलावा, इस परियोजना के कार्यान्वयन के लिए योजना का बिंदु दिन-ब-दिन आगे बढ़ाया जाता रहेगा, जिससे आपकी रुचि और इसे तेजी से पूरा करने की इच्छा कम हो जाएगी। छोटे-छोटे चरणों में विभाजित होना काम करने के लिए एक प्रोत्साहन है। अगला चरण पूरा करने के बाद, आप पूर्ण किए गए कार्य से संतुष्टि महसूस कर पाएंगे और यह मूल्यांकन कर पाएंगे कि आपने कितनी जल्दी और कुशलता से काम किया, आप इच्छित लक्ष्य के कितने करीब आए। इसके अलावा, यह आपको प्रोजेक्ट पर तेजी से काम करना जारी रखने की अनुमति देता है, क्योंकि एक नया चरण शुरू करने से आपको पहले से ही पता होता है कि कहां से शुरू करना है।

कार्य समय वह समय है जो कोई भी कर्मचारी अपने श्रम कार्य के निष्पादन के लिए समर्पित करता है। इसकी अवधि श्रम कानून द्वारा नियंत्रित होती है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

यह तेज़ है और मुक्त करने के लिए!

कार्य समय नियोजन उसके प्रबंधन अर्थात समय प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। आज इस फैशनेबल शब्द का मतलब सिर्फ समय प्रबंधन नहीं है, बल्कि उद्यम के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इसकी प्रभावी योजना है। आख़िरकार, समय उन संसाधनों में से एक है जिसका उपयोग तर्कसंगत रूप से किया जाना चाहिए।

इसकी आवश्यकता क्यों और किसे है?

समय प्रबंधन के बारे में बात करना पूरी तरह से सही नहीं है। इसका मार्ग मानवीय क्रियाओं पर निर्भर नहीं करता, यह तेज़ या धीमा नहीं होता।

इस समय के उपयोग का प्रबंधन करना उचित है। और उद्यम के लिए यह सभी स्तरों पर महत्वपूर्ण है - प्रमुख से लेकर सामान्य कर्मचारियों तक। इस संसाधन का कुशल उपयोग सीधे श्रम उत्पादकता और इसलिए मुनाफे को प्रभावित करता है।

किसी भी कंपनी के लिए कार्य समय की योजना बनाना भी महत्वपूर्ण है।

उद्यम के कर्मचारियों की संख्या, और इसलिए कर्मियों से जुड़ी वित्तीय लागत, इस बात पर निर्भर करती है कि उत्पादन कार्यों को करने के लिए कार्य समय की किस निधि की आवश्यकता है।

समय की कमी का कारण

कमी का मतलब है कमी. हमारे मामले में - किसी विशेष कर्मचारी, विभाग या उद्यम को सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए कार्य समय की कमी।

इसका परिणाम आदेश के निष्पादन में देरी और इसके प्रतिकूल परिणाम हो सकते हैं। अक्सर, समय की कमी नेता की अक्षमता से जुड़ी होती है।

समय की कमी के कारणों के तीन समूह हैं:

• नेता के व्यक्तिगत गुण;
• प्रबंधक के कार्य;
• स्वतंत्र कारण.

नेता के व्यक्तिगत गुण, जिससे समय की हानि होती है, स्वयं को इस तरह की घटनाओं में प्रकट कर सकते हैं:

• उधम मचाना, यानी, अनियमित कार्यों को जल्दबाजी में करना;
• लगातार जल्दबाजी;
• घर का काम पूरा होने के कारण उचित आराम का अभाव।

निरक्षर कार्य इस तथ्य की ओर ले जाते हैं कि:

• कर्मचारियों के बीच कम या कोई प्रेरणा नहीं;
• संचार का उल्लंघन;
• महत्व की डिग्री के अनुसार मामलों की रैंकिंग की कमी;
• अधिकार सौंपने में असमर्थता.

प्रबंधक से स्वतंत्र कारण, जिसके कारण प्रबंधक और उसके अधीनस्थों के लिए समय की कमी होती है, ये हैं:

• बहुत सारे कार्य, मामले, असाइनमेंट;
• अनियोजित घटनाएँ (समय चोर)।

ये कारण आमतौर पर अलग-अलग नहीं होते हैं। वे एक दूसरे से प्रवाहित होते हैं।

परिणाम एक दुष्चक्र है, जिससे केवल सही और तर्कसंगत योजना ही निकल सकेगी। और नियोजित गतिविधियों के कार्यान्वयन और उन पर खर्च किए गए समय पर नियंत्रण रखें।

कौन से कार्य हल किए जा सकते हैं?

नियोजन विभिन्न प्रबंधन निर्णय लेने के लिए एक उपकरण है। इसमें लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों की पहचान करना शामिल है। यानी यह एक तरह से कंपनी के भविष्य को देखने और यह तय करने का मौका है कि आप वहां कैसे और कितने समय के लिए पहुंच सकते हैं।

कार्य समय की योजना और प्रबंधन आपको निम्नलिखित कार्यों को हल करने की अनुमति देता है:

• प्रदर्शन का स्तर बढ़ाना:
• कार्यों और उन पर खर्च किए गए समय का नियंत्रण;
• कार्य अनुसूची अनुकूलन;
• समय का उपयोग करने की तकनीकों में सुधार;
• समय-अक्षम प्रकार की गतिविधियों का उन्मूलन;
• सबसे महत्वपूर्ण मामलों की तर्कसंगत योजना;
• कार्य और व्यक्तिगत समय का स्पष्ट पृथक्करण।

प्रकार

किसी उद्यम में समय नियोजन, किसी भी नियोजन की तरह, विभिन्न मानदंडों के अनुसार प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

• कवरेज द्वारा (सामान्य और विशेष);
• सामग्री द्वारा (रणनीतिक, परिचालन और वर्तमान);
• वस्तुओं द्वारा (कार्मिक, उत्पादन, वित्तीय);
• अवधियों के अनुसार (अल्पकालिक, मध्यम अवधि, दीर्घकालिक);
• संभावित परिवर्तन (कठोर और लचीला)।

सामान्य निधि योजना

कार्य समय की लागत की गणना के बिना सामान्य निधि की योजना बनाना असंभव है। यह समझने के लिए कि इस संसाधन की कितनी आवश्यकता है, विभिन्न विधियों का उपयोग किया जाता है।

फिर, उत्पादन की एक इकाई के निर्माण या किसी कार्य को पूरा करने के लिए इष्टतम समय प्राप्त करने के लिए, कार्य समय को सामान्यीकृत किया जाना चाहिए, अर्थात, लागत गणना और वैज्ञानिक रूप से आधारित मानकों के परिणामों के आधार पर।

राशनिंग समय की सामान्य निधि की योजना बनाने का मूल है। इसके आधार पर ही आवश्यक कर्मियों की संख्या, लागत और प्रोत्साहन मानदंड निर्धारित किए जाते हैं।

सामान्य निधि में शामिल हैं:

• पंचांग;
• नाममात्र (कैलेंडर छुट्टी के दिनों और छुट्टियों के बिना, लेकिन छोटे पूर्व-छुट्टियों के दिनों को ध्यान में रखते हुए);
• प्रभावी (योजना अवधि में एक कर्मचारी ने कितना काम किया)।

व्यक्ति

प्रत्येक कर्मचारी का समय प्रबंधन समग्र योजना से कम महत्वपूर्ण नहीं होगा।

यहां यह जानना महत्वपूर्ण है कि किसे कठोर कार्यक्रम निर्धारित करना है, और कौन अपने समय की यथासंभव कुशलतापूर्वक योजना बनाना जानता है। फिर भी, कुछ महत्वपूर्ण बिंदु हैं।

उदाहरण के लिए, 60/40 का अनुपात बनाए रखें। अर्थात्, कार्य समय का 60% वर्तमान समस्याओं को हल करने के लिए नियोजित करें, और 40% अप्रत्याशित कार्यों और रचनात्मक गतिविधि के लिए छोड़ दें (प्रत्येक 20% के दो ब्लॉक)।

यह और व्यक्तिगत कार्य समय की योजना के अन्य महत्वपूर्ण सिद्धांत एल. सीवर्ट द्वारा तैयार किए गए थे।

उन्होंने कार्य समय के उपयोग की दक्षता के संदर्भ में प्रबंधकों और विशेषज्ञों के बीच बुनियादी अंतर को उजागर नहीं किया। हालाँकि, मैं कुछ पहलुओं की ओर ध्यान दिलाना चाहूँगा।

नेताओं

एक नेता के लिए, नियोजन कौशल विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं।

यह इसका कार्य है: लक्ष्य निर्धारित करना, उसे प्राप्त करने के लिए समय सीमा निर्धारित करना और परिणाम को नियंत्रित करना, साथ ही उन कार्यों से छुटकारा पाना जो विशेषज्ञ कर सकते हैं।

विशेषज्ञों

प्रबंधक द्वारा निर्धारित कार्यों के आधार पर विशेषज्ञ अपने समय की योजना बनाता है। आत्म-अनुशासन कौशल उसके लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं।

उद्यम में कार्य समय की योजना बनाना

किसी भी योजना को लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए, अन्यथा वह अस्तित्व में नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक योजना से समय प्रबंधन को सुविधाजनक बनाने में मदद मिलेगी। आधुनिक तकनीक का उपयोग न केवल आपको कार्य सूची की कल्पना करने की अनुमति देगा।

आधुनिक गैजेट अपने मालिकों को महत्वपूर्ण घटनाओं की याद दिलाने में सक्षम हैं।

सामान्य नियम

• योजना शाम को बनानी चाहिए और सुबह संशोधित करनी चाहिए।
• योजना में शामिल सभी मामलों को समय के अनुसार लघु, मध्यम और दीर्घकालिक में विभाजित किया जाना चाहिए।
• मामलों की मात्रा यथार्थवादी होनी चाहिए, विशालता को गले लगाने की कोशिश न करें।
• न केवल लक्ष्य, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी रिकॉर्ड करें।
• प्राथमिकताएँ निर्धारित करें.
• प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करें।
• प्रतिनिधि प्राधिकरण।
• योजनाओं को नियमित रूप से अद्यतन किया जाना चाहिए।

योजना में क्या शामिल करें?

योजना में वे सभी चीजें शामिल होनी चाहिए जो दिन के दौरान की जानी हैं। इससे यह सुनिश्चित होगा कि अगले चरणों में कुछ भी छूट न जाए।

सब कुछ लिखना आवश्यक है - प्रमुख के साथ बैठक से लेकर किसी सहकर्मी को कॉर्पोरेट मेल द्वारा जन्मदिन की बधाई देने तक। आपको उन लोगों से शुरुआत करने की ज़रूरत है जिनके पास सटीक समय है: बैठकें, नियुक्तियाँ, सम्मेलन, आदि।

प्रबंधन के कार्यों के अलावा, उन मामलों को भी शामिल करना उचित है जो करियर में उन्नति में योगदान करते हैं। उदाहरण के लिए, किसी प्रोजेक्ट पर उन्नत प्रशिक्षण या रचनात्मक कार्य।

प्राथमिकता

समय नियोजन वास्तव में प्रभावी होने के लिए, दैनिक (साप्ताहिक, मासिक, आदि) में दर्ज की गई सभी चीजों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार रैंक करना आवश्यक है। और फिर इसे महत्व के घटते क्रम में करें।

प्रौद्योगिकी और तरीके

प्राथमिकता निर्धारण और समय नियोजन के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली विधियाँ आइजनहावर मैट्रिक्स और पेरेटो कानून हैं।

संक्षेप में, यह इस प्रकार दिखता है:

• सभी मामलों को महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण और गैर-अत्यावश्यक, कम महत्वपूर्ण और वैकल्पिक में विभाजित किया गया है;
• अधिकांश समय (80% तक) सबसे महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक कार्यों के लिए समर्पित होना चाहिए;
• यह कार्य दिवस की शुरुआत में किया जाना चाहिए।

अदाकारी का समीक्षण

यह जांचना संभव है कि कोई भी कर्मचारी अपने कार्य समय का गणितीय रूप से कितनी कुशलता से उपयोग करता है। इसके लिए विभिन्न गुणांकों का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए, समय का व्यापक उपयोग।

इसका गणना सूत्र इस प्रकार दिखता है:

के = (समय की सामान्य निधि - कार्य में विराम) / समय की कुल निधि।

आदर्श मान एक होगा. जितना अधिक के इससे भिन्न होता है, उतना ही अधिक अकुशल रूप से कार्य समय का उपयोग किया जाता है।

• कर्मचारी की गलती से और उसके नियंत्रण से परे कारणों से;
• व्यक्तिगत जरूरतों के लिए.

ऐसा करने के लिए, वांछित मान (मिनटों में) को सूत्र के अंश में प्रतिस्थापित किया जाता है, और समय का कुल कोष हर में रहता है। यहां रिश्ता उलटा है. यह मान जितना करीब होता है, कार्य समय उतना ही अधिक अतार्किक रूप से व्यतीत होता है।

उदाहरण

कार्य दिवस, सप्ताह या अन्य अवधि की योजना बनाना काफी हद तक पेशे की बारीकियों पर निर्भर करता है। विशेषकर यदि इसमें रचनात्मकता के तत्व शामिल हों।

विचार करें कि बैंकिंग क्षेत्र में कानूनी सलाहकार और प्रबंधक जैसे व्यवसायों के प्रतिनिधियों पर आपको क्या ध्यान देना चाहिए।

एक वकील के लिए

इस पेशे की एक विशेषता अदालती सुनवाई में भागीदारी है। नतीजतन, कार्य अनुसूची में आवश्यक रूप से कुछ दस्तावेजों की तैयारी के लिए परीक्षणों और प्रक्रियात्मक शर्तों की एक अनुसूची शामिल होती है। ये सबसे महत्वपूर्ण और ज़रूरी मामले हैं.

ग्राहकों के साथ बैठकों और बातचीत का समय शेष खाली अंतराल के आधार पर समन्वित किया जाता है। परिणामस्वरूप जो बचता है वह विश्लेषण और रिपोर्टिंग पर खर्च किया जाता है।

दिन की योजना कुछ इस प्रकार होगी:

समय	कठिन समय सीमा	लचीले कार्य
9-00	परिचालन बैठक
10-00		बॉस के लिए एक रिपोर्ट लिखें
11-00		प्रक्रिया एन के लिए दस्तावेज़ फिर से देखें
12-00	मामले में अदालत का सत्र एन
13-00		रात का खाना
14-00		आपूर्ति अनुबंध देखें
15-00	ए से मिलना, दावा दायर करना
16-00	किसी मामले के लिए अपील तैयार करें
17-00		प्रक्रियात्मक दस्तावेजों के लिए समय सीमा की जाँच करें

एक बैंक मैनेजर के लिए

बैंक ऋण प्रबंधक के कार्य दिवस में कई ब्लॉक शामिल होंगे:

• समय से बंधी नियुक्तियाँ;
• बैठकों के परिणामों के आधार पर अनुबंध तैयार करना;
• ग्राहक आधार का विस्तार करने के लिए कोल्ड कॉल;
• वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार करना, आदि।

ऐसे कर्मचारी के लिए दिन की योजना इस प्रकार हो सकती है:

और कुछ आखिरी युक्तियाँ:

• किसी कार्य के महत्व को निर्धारित करते समय, अपने आप से यह प्रश्न पूछना उचित है: "इससे मुझे क्या मिलेगा?" और जवाब सही होने पर ही निष्पादन के लिए आगे बढ़ें. अगर आपको उत्तर पसंद नहीं आया तो आप संभवत: कुछ समय के लिए कार्य को स्थगित कर सकते हैं।
• सबसे पहले, सुबह में, यह सबसे अप्रिय, लेकिन महत्वपूर्ण चीजें करने लायक है।
• बड़े और जटिल कार्यों को छोटे और आसान कार्यों में बाँटने पर ही वे सबसे अच्छे ढंग से पूरे होते हैं।
• अपने आप को काम से अच्छा आराम देना बहुत ज़रूरी है।

कार्य समय नियोजन केवल सुंदर शब्दों का एक सेट नहीं है, बल्कि ज्ञान की एक प्रणाली है जो व्यक्तिगत स्तर पर और पूरे उद्यम के पैमाने पर फायदेमंद हो सकती है।

आपको सीखना होगा:

• उद्यम में कार्य समय की तर्कसंगत योजना क्या देती है।
• कार्य समय निर्धारित करने के तरीके क्या हैं?
• कार्य समय के प्रभावी निर्धारण के लिए क्या नियम हैं?

यह कोई रहस्य नहीं है कि संगठन की प्रभावशीलता प्रबंधन कर्मियों के दैनिक कार्य पर रिटर्न से कम से कम प्रभावित नहीं होती है। आधुनिक तकनीकों और कार्य विधियों की अनुपस्थिति, नेता और उसके अधीनस्थों द्वारा व्यक्तिगत कार्य शैली में सुधार करने से इनकार करने से यह तथ्य सामने आता है कि ऐसी टीम के काम को स्थापित करने में कठिनाइयाँ एक स्वयंसिद्ध बन जाती हैं।

वे घटक जो यह निर्धारित करते हैं कि एक प्रबंधक सफलता के लिए कितना तैयार है, काफी सरल हैं। ये उनके कौशल, क्षमताएं, पेशेवर ज्ञान और निश्चित रूप से, व्यक्तिगत गुण हैं। फिर भी, किसी को उन कारणों के विश्लेषण को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए जो समस्याओं और कठिनाइयों का कारण बनते हैं, साथ ही उन्हें दूर करने और अपने काम की गुणवत्ता में सुधार करने की इच्छा भी रखते हैं। यहां प्रबंधक द्वारा कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग, दूसरे शब्दों में, इसकी योजना, बचाव में आती है। आख़िरकार, इसे दैनिक श्रम प्रक्रिया के दोषों को दूर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

कार्य समय नियोजन की प्रभावशीलता उनकी अवधि के आधार पर गतिविधियों के लक्ष्यों पर आधारित होती है: अल्पकालिक और दीर्घकालिक। इस तरह के प्रबंधन ढांचे को अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि सभी पहचाने गए कार्यों और गतिविधियों को आयोजन प्रक्रिया के दौरान उनकी समय सीमा मिल गई है।

नेता द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के दो कार्य हैं: उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक कार्यों को निर्धारित करना और उनके कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करना। जब कोई नेता अपने लिए कोई स्पष्ट कार्य निर्धारित करता है, तो उसके कार्यान्वयन में उसके कार्य सचेत हो जाते हैं। लक्ष्य-निर्धारण एक प्रकार की प्रेरक शक्ति है जो परिणाम की प्राप्ति तक कर्ता को ऊर्जा से भर देती है।

कार्य समय संतुलन की योजना को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, प्रबंधक को "नियोजन अवधि" की रणनीति का सहारा लेना होगा (वे अलग-अलग समय अवधि हो सकते हैं: वर्ष, महीना, सप्ताह, दिन)। विशिष्टता ऐसी प्रत्येक श्रेणी की वैयक्तिकता में निहित है, जिसका तात्पर्य अलग-अलग योजनाओं के निर्माण से है जो संबंधित समय अवधि को प्रतिबिंबित करेगी।

इस प्रकार, खाली समय की उचित योजना का मुख्य सकारात्मक फोकस समय का लाभ ही है। प्रबंधक वर्णित कार्य लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से और फलदायी रूप से प्राप्त करने की क्षमता हासिल करेगा, और साथ ही जितना संभव हो उतना कम समय व्यतीत करेगा। व्यक्तिगत कार्य के संगठन में, नियोजन की भूमिका को कम करके आंकना कठिन है: आखिरकार, यह लक्ष्यों की पूर्ति के लिए तैयारी करने और काम के लिए आवंटित समय की संरचना करने में मदद करता है।

कार्य समय का 25% बचाने के लिए कार्य कैसे सौंपें: चेकलिस्ट

जानकारी के विशाल प्रवाह से निपटने और अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए, अपने समय को तर्कसंगत रूप से प्रबंधित करना और नियमित कार्यों पर ऊर्जा बर्बाद न करना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, आपको अधीनस्थों को कार्य ठीक से सौंपने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करने की आवश्यकता है।

यह देखने के लिए कि क्या आप अपना समय सही ढंग से प्रबंधित करते हैं या कार्य सौंपने में गलतियाँ करते हैं और काम पर बने रहते हैं, वाणिज्यिक निदेशक पत्रिका के संपादकों द्वारा तैयार की गई चेकलिस्ट की जाँच करें।

कार्य समय नियोजन के तरीके

पेरेटो सिद्धांत

विल्फ्रेड पेरेटो (1848-1923) ने यह सिद्धांत प्रतिपादित किया कि एक निश्चित समूह के भीतर, एक निश्चित छोटे हिस्से का वस्तुनिष्ठ महत्व इस समूह में उसके सापेक्ष वजन से बहुत अधिक होगा। पेरेटो ने अपने मॉडल में 80/20 फॉर्मूले का इस्तेमाल किया, जिसे हर जगह लागू किया जाने लगा।

• बेचे गए माल के 20% से आप 80% लाभ प्राप्त कर सकते हैं।
• शेष माल का 80% केवल 20% लाभ लाएगा।
• 20% गलतियाँ 80% नुकसान का कारण बनती हैं।
• 80% अन्य गलतियाँ 20% नुकसान का कारण बनती हैं।

कार्य समय नियोजन के प्रशंसकों द्वारा इस सिद्धांत को नजरअंदाज नहीं किया गया है। यदि आप इसे किसी प्रबंधक के कार्य पर प्रोजेक्ट करते हैं, तो परिणाम इस प्रकार होगा: 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको कार्य समय का केवल 20% खर्च करने की आवश्यकता है। बिताया गया शेष समय कुल परिणाम का केवल 20% लाता है।

श्रम प्रक्रिया की भाषा में, इसका मतलब यह होगा कि आसान और सुखद काम, जिसमें न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन पर्याप्त मात्रा में काम करने का समय होता है, प्राथमिकता नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक कार्य के महत्व पर अधिकतम विचार करते हुए गतिविधियाँ शुरू करना आवश्यक है। कार्य योजना के पहले स्थान पर महत्वपूर्ण प्रश्न होने चाहिए।

तर्कसंगत योजना और समय ट्रैकिंग के मामलों में पेरेटो सिद्धांत के पूर्ण कार्यान्वयन के लिए, समग्र परिणाम में उनके योगदान के प्रतिशत के लिए सभी कार्यों का विश्लेषण करना और उन्हें एबीसी श्रेणियों द्वारा वितरित करना आवश्यक है।

एबीसी योजना

एबीसी विश्लेषण का आधार वह अनुभव है जो दर्शाता है कि अधिक और कम महत्व के मामलों का अनुपात अक्सर लगभग समान होता है। लक्ष्यों की प्राप्ति के संबंध में कार्यों के महत्व को तीन वर्गों में वर्गीकृत करने के लिए ए, बी और सी अक्षरों का उपयोग किया जाता है। यह सिद्धांत कई प्रबंधकों को पसंद आया।

आप इस विश्लेषण का उपयोग यह योजना बनाने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं। याद रखने वाली मुख्य बात यह है कि आपको कार्यों के महत्व के सापेक्ष कार्य समय आवंटित करने की आवश्यकता है, न कि गतिविधि की समग्र योजना में उनकी श्रम तीव्रता और वजन के आधार पर।

एबीसी विश्लेषण तीन स्तंभों पर आधारित अनुभव से आता है।

• श्रेणी ए कार्यों (सबसे महत्वपूर्ण) को प्रबंधक के कुल कार्यों का 15% प्राप्त होता है। योजना बनाने में उनके सापेक्ष महत्व कम होने के बावजूद, वे लक्ष्यों की प्राप्ति में 65% योगदान देते हैं।
• श्रेणी बी (महत्वपूर्ण) कार्य कुल कार्यों का लगभग 20% हैं, और उनका महत्व भी 20% अनुमानित है।
• श्रेणी सी के कार्य (सबसे कम महत्वपूर्ण): उन्हें कुल आंकड़े का लगभग 65% दिया गया है, लेकिन उनका महत्व नगण्य है - सापेक्ष भार का केवल 15%।

तदनुसार, कार्य समय की योजना बनाते समय, एबीसी विश्लेषण श्रेणी ए से कार्यों के प्रारंभिक प्रदर्शन पर ध्यान केंद्रित करता है, क्योंकि वे अंतिम कार्य गतिविधि की प्रभावशीलता में शेर का हिस्सा लाते हैं। इसके बाद समूह बी के प्रश्न हैं, जिनके अंतिम परिणाम में योगदान को भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए। और अंत में, आप पहले से ही तय कर सकते हैं कि श्रेणी सी के शेष कार्यों के साथ क्या करना है: अपने कामकाजी समय या प्रतिनिधि की योजना में योगदान दें।

कार्य समय नियोजन में आइजनहावर का सिद्धांत

आइजनहावर मैट्रिक्स (प्राथमिकताएं) ने व्यक्तिगत और कार्य समय की योजना बनाने के लिए एक उपकरण के रूप में व्यापक मान्यता अर्जित की है।

इसमें चार क्षेत्र (चतुर्भुज) होते हैं, जहां उनमें से प्रत्येक एक निश्चित श्रेणी के कार्यों से मेल खाता है। श्रेणियाँ दो सिद्धांतों के आधार पर बनाई जाती हैं: महत्व और तात्कालिकता। उनके रिश्ते को नीचे दिए गए चित्र में सबसे अच्छी तरह से प्रदर्शित किया गया है।

चतुर्थांश तभी भरे जाते हैं जब उनमें दर्ज मामले एक निश्चित क्षेत्र के अनुरूप हों। यह मैट्रिक्स कैसे काम करता है इसे पूरी तरह से समझने के लिए, आपको प्रत्येक चतुर्थांश के अनुरूप कार्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। यह याद रखने योग्य है कि मैट्रिक्स केवल पूरे दिन या अन्य छोटी अवधि के कार्यों के लिए प्रभावी होगा।

1. चतुर्थांश 1: महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक

आइजनहावर मैट्रिक्स का हृदय वास्तव में पहला चतुर्थांश है, क्योंकि यह मुख्य रहस्य से भरा है - इसे खाली छोड़ दिया गया है। इससे पता चलेगा कि किसी व्यक्ति के पास लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्य समय की प्रभावी ढंग से योजना बनाने का कौशल है।

पहले चतुर्थांश पर दावा करने वाले मामलों की उपस्थिति ऐसे व्यक्ति के जीवन और कार्य में निरंतर व्यावहारिक कार्य का संकेत देती है। नतीजतन, एक व्यक्ति अपने मामलों और कर्तव्यों के वितरण का आदी नहीं होता है, बल्कि आखिरी क्षण तक हर चीज में देरी करता है। और, जब समय-सीमा समाप्त होने लगती है, तो वह काम पर लग जाता है।

निःसंदेह, यदि आप हर चीज़ के बारे में पहले से सोच लें तो संभावित स्थितियों को रोकना सबसे अच्छा है। आख़िरकार, एक प्रसिद्ध सिद्धांत है जिसके अनुसार सभी संभावित परेशानियों की भविष्यवाणी करने की तुलना में परिणामों को खत्म करना हमेशा अधिक कठिन होता है। यदि ऐसे मामलों का निष्पादन अन्य लोगों द्वारा किया जा सकता है, तो उन्हें स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

1. चतुर्थांश 2: महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी

अपने कार्य समय की योजना बनाते समय, आइजनहावर ने दूसरे चतुर्थांश के कार्यों को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के रूप में निर्धारित किया। यदि कलाकार इस चतुर्थांश में रखे गए कार्य को लगातार समयबद्ध तरीके से करता है, तो वह इस पर आवश्यकतानुसार अधिक समय खर्च कर सकता है। वह उपद्रव, जल्दबाजी और विभिन्न नकारात्मक परिणामों से परेशान नहीं होगा। यह एक डॉक्टर की नियुक्ति के समान है: जिस तरह एक निवारक नेत्र परीक्षण से अधिक गंभीर दृष्टि समस्याओं को रोका जा सकेगा, उसी तरह रिपोर्ट पर काम करने का सही समय रात भर की तत्काल प्रक्रिया से बचाएगा।

दूसरे चतुर्थांश के ढांचे के भीतर कार्य समय की योजना और लेखांकन इस तरह से किया जाता है कि कर्मचारी के व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।

और यद्यपि काम की तात्कालिकता के रूप में डैमोकल्स की तलवार श्रमिकों पर नहीं लटकती है, जो हमें काम की गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अभी भी समय सीमाएँ हैं, और उन पर निगरानी रखने की आवश्यकता है, क्योंकि दूसरे चतुर्थांश के कार्य को पूरा करने में विफलता स्वचालित रूप से इसे पहले में स्थानांतरित कर देती है। और यह परिणाम व्यक्तिगत समय की योजना बनाने के परिणामों से भरा है।

1. चतुर्थांश 3: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं

तीसरे चतुर्थांश से संबंधित मामलों का प्रकार इसकी तात्कालिकता के कारण आपको अधिक महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देता है। और ऐसे मामले पहले चतुर्थांश के मामलों के साथ आसानी से भ्रमित हो जाते हैं। हालाँकि, अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण के बीच एक रेखा खींचना उचित है, क्योंकि ये अवधारणाएँ पर्यायवाची नहीं हैं। इसे निर्धारित करने का एक सरल तरीका है: आपको खुद से पूछना होगा कि क्या यह या वह कार्य आपको किसी दिए गए लक्ष्य की पूर्ति के करीब लाता है। आमतौर पर तीसरे चतुर्थांश के मामलों को नकारात्मक उत्तर मिलता है।

अक्सर, घरेलू मुद्दों को इस चतुर्थांश में लाया जाता है: सीज़न के अंत में कपड़ों की ड्राई क्लीनिंग, किसी जरूरी मामले में पड़ोसियों की मदद करना, महत्वहीन बैठकें और बातचीत। एक और उदाहरण है - कंप्यूटर की मरम्मत, लेकिन यहां आपको बेहद सावधान रहना चाहिए: यदि इस उपकरण की आवश्यकता काम के लिए है, तो इसकी मरम्मत सर्वोपरि महत्व का कार्य बन जाएगी (अर्थात, पहला चतुर्थांश), और यदि इसका उपयोग केवल के लिए किया जाता है मनोरंजन, तो इस समस्या का स्थान तीसरे चतुर्थांश में है।

इस चतुर्थांश के मामले न केवल कार्य समय की योजना में फिट नहीं बैठते, बल्कि मुख्य लक्ष्यों से भटकाते हैं और बहुमूल्य समय भी छीन लेते हैं। यदि संभव हो तो उन्हें अनदेखा करना सबसे अच्छा है। अपने लिए किसी कार्य का महत्व कैसे निर्धारित करें? बहुत सरल। आपको अपने आप से यह प्रश्न पूछना चाहिए: "यदि मैं ऐसा नहीं करूंगा तो क्या होगा?"

1. चतुर्थांश 4: महत्वपूर्ण नहीं और अत्यावश्यक नहीं

इस श्रेणी में हमारे रोजमर्रा के जीवन के मामले शामिल हैं जिनका काम से कोई लेना-देना नहीं है: सामाजिक नेटवर्क, फ़ोरम, इंटरनेट पर सर्फिंग, कंप्यूटर गेम, टीवी शो देखना। हां, ऐसी गतिविधि आनंददायक जरूर है, लेकिन यह अनिवार्य नहीं है।

सामान्य तौर पर, यह गतिविधि कार्य दिवस की उत्पादकता को काफी कम कर देती है, आइजनहावर ने इस श्रेणी के मामलों को "व्यक्तिगत समय के भक्षक" कहा।

उदाहरण के लिए, 200 घंटों तक चलने वाली श्रृंखला को लें - पुनर्गणना के संदर्भ में, आपको पूरे एक सप्ताह का बर्बाद समय मिलता है, जिसका उपयोग बहुत अधिक लाभ के साथ किया जा सकता था।

इसलिए, अपने व्यक्तिगत खाने वालों की पहचान करना और न केवल काम, बल्कि व्यक्तिगत समय की भी योजना बनाकर उन पर कड़ा नियंत्रण रखने का प्रयास करना आवश्यक है।

इस चतुर्थांश में ऐसी नियमित चीजें भी हैं जो कई लोगों के लिए इतनी सुखद नहीं हैं: उदाहरण के लिए, बर्तन धोना, सफाई करना, खाना बनाना। यहां भी, एक समान भार की योजना बनाने के लिए, उन लोगों के साथ समझौता करना उचित है जिनके साथ आप एक ही घर में रहते हैं।

स्वस्थ उदासीनता: उन लोगों के लिए निर्देश जो समय प्रबंधन में विश्वास नहीं करते हैं

कमर्शियल डायरेक्टर पत्रिका के संपादकों द्वारा तैयार किया गया निर्देश आपको बताएगा कि निराशाजनक परिस्थितियों में भी जीवन में सामंजस्य कैसे पाया जाए, यह बताया जाएगा कि समाज और मीडिया द्वारा लगाए गए किन दृष्टिकोणों से आपको तत्काल छुटकारा पाने की आवश्यकता है, और आपको बताएंगे कि यदि आप क्या करते हैं काम पूरा करने के लिए पर्याप्त दिन नहीं हैं।

कार्य समय नियोजन तालिका

यहां तालिका के रूप में एक सरल उदाहरण दिया गया है।

मंगलवार		उपकार्य	एक टिप्पणी
	कार्य सूची जांचें
	काम करने के लिए लघुकरण
	फोन कॉल		कार्य ईमेल से दो संपर्क नंबर पुनर्प्राप्त करें
	आलेख लेखन	सामग्री विश्लेषण
	आलेख लेखन	किसी विदेशी भाषा से अतिरिक्त सामग्री का अनुवाद और मुख्य पाठ का टाइपिंग	स्रोतों के लिए फ़ुटनोट जारी करना और डैश पर हाइफ़न को ठीक करना न भूलें
	संपादक के पास जाओ
	बैठक
बुधवार

यह उदाहरण कार्य योजनाओं के निर्माण के सिद्धांत को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करता है। यदि आवश्यक हो, तो नोट्स के लिए विस्तारित स्थान के साथ तालिकाएँ अधिक गहराई की हो सकती हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किसी व्यक्ति को लागू करने के लिए किस कार्यक्रम का उपयोग किया जाएगा प्रबंधक/विशेषज्ञ के कार्य समय की योजना बनाना। मेज -यह उपकरण सार्वभौमिक है, इसे सादे कागज पर भी बनाया जा सकता है। जो वास्तव में महत्वपूर्ण है वह है इसे अपने लिए, अपने कार्यों और लक्ष्यों के लिए अनुकूलित करने में सक्षम होना, और यह निर्धारित करना कि इसका उपयोग किस समय अंतराल के लिए किया जाएगा: दिनों, हफ्तों, महीनों के अनुसार।

वर्किंग टाइम फंड की प्लानिंग कैसी है

नियोजन का प्रारंभिक चरण सिस्टम के प्रारंभिक मापदंडों का विश्लेषण करना है - कार्य समय निधि (एफडब्ल्यू) और इसकी दिशाओं में सुधार के लिए गतिविधि की उपस्थिति। इसके बाद प्रश्नों का उत्तर आता है: इस गतिविधि (विशेषज्ञों, सेवाओं) और इसकी योजना के लिए कौन जिम्मेदार है? काम के घंटों को किस हद तक ध्यान में रखा जाता है? क्या व्यतीत किये गये समय की निगरानी की जा रही है? क्या एफआरवी भंडार का खुलासा किया गया है? क्या नियोजन स्तर पर कार्य समय की हानि को कम करने के लिए उपाय किए गए हैं? इसके लिए किन तरीकों का इस्तेमाल किया जाता है?

अगला चरण पीडीएफ के अनुप्रयोग का विश्लेषण है। इसके ढांचे के भीतर, वे श्रमिकों के उत्पादन की गतिशीलता का अध्ययन करते हैं (समय के संदर्भ में - प्रति घंटा, दैनिक, वार्षिक) और इसे प्रभावित करने वाले कारकों की पहचान करते हैं; पीडीएफ की स्थिति का विश्लेषण करें और कुछ प्रकार की अनुपस्थिति को कम करने के लिए अप्रयुक्त अवसरों का निर्धारण करें; कार्य समय निधि के संचालन आदि पर अवलोकन संबंधी डेटा तैयार करें। कार्य समय निधि के उपयोग का विश्लेषण करने के तरीकों पर अधिक विवरण शैक्षिक और पद्धति संबंधी साहित्य में पाया जा सकता है।

पीडीएफ के विश्लेषण के लिए सूचना आधार काम के घंटों के सांख्यिकीय और समय रिकॉर्ड का डेटा है; प्राथमिक लेखांकन का सारांश (निष्क्रिय समय, ओवरटाइम रोजगार, विवाह के उन्मूलन पर एक पत्रक); स्व-तस्वीरें और काम के घंटों की तस्वीरें; सर्वेक्षण और प्रश्नावली डेटा.

विश्लेषण के दौरान, संपूर्ण पीडीएफ और उसके घटक भागों का उपयोग - उद्यम के विभिन्न स्तरों (संरचनात्मक प्रभाग, समग्र रूप से उद्यम, व्यवसायों और समूहों) के ढांचे के भीतर पूरे दिन और इंट्रा-शिफ्ट फंड। जांच की जाती है. यह दृष्टिकोण "अड़चनों" का पता लगाना संभव बनाता है जिन पर सबसे पहले ध्यान दिया जाना चाहिए। विश्लेषण का परिणाम पीडीएफ के उपयोग में सुधार के लिए भंडार का आकलन है और तदनुसार, कार्य समय नियोजन की दक्षता में वृद्धि है।

प्राप्त परिणामों का उपयोग कार्य समय की उपयोगी निधि की योजना बनाने के लिए किया जाता है। इस घटना में एक नियोजित शेष बजट तैयार करना, उद्यम के मानदंडों के साथ इसके घटकों की तुलना करना, साथ ही अनुत्पादक लागतों के लिए कार्य समय की बचत करना शामिल है। कार्य समय के संतुलन को वितरित करने के तरीकों को शैक्षिक सामग्री और मैनुअल में पर्याप्त कवरेज प्राप्त हुआ है।

कार्य समय की योजना और विश्लेषण ने बाजार अर्थव्यवस्था में विशिष्ट विशेषताएं हासिल कर ली हैं। उदाहरण के लिए, अनिवार्य प्रशासनिक अवकाश उद्यम के लिए उसकी लागत के संदर्भ में फायदेमंद है। अंशकालिक कार्य ने अपनी आरक्षित स्थिति खो दी है।

स्थायी पूर्णकालिक कर्मचारियों, अस्थायी कर्मचारियों के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण ईसीएफ की योजना में प्रासंगिक हो जाता है; अंशकालिक रोजगार में.

सबसे प्रभावी संगठन और कार्य समय की योजना के उद्देश्य से, उद्यम में विशेष उपाय किए जाते हैं: सामाजिक-आर्थिक, संगठनात्मक, तकनीकी और चिकित्सीय और रोगनिरोधी। वे विभिन्न संगठनात्मक और तकनीकी योजनाओं, कामकाजी परिस्थितियों में सुधार की योजना आदि में परिलक्षित होते हैं। बाहरी प्रतिभागियों की भागीदारी पर स्थानीय अधिकारियों के साथ चर्चा की जानी चाहिए और उसके बाद ही गतिविधि योजना में शामिल किया जाना चाहिए। कोई भी आयोजन संसाधन-उपलब्ध होना चाहिए।

अपने कार्य समय की उचित योजना कैसे बनाएं?

नियम 1. एक ही समय पर उठें

किसी भी योजना का यह प्रारंभिक चरण बहुत ही अनुशासित और ऊर्जावान होता है।

नियम 2. दिन की शुरुआत में सकारात्मक मूड

हर सुबह अपने मूड पर काम करें, क्योंकि यह लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों के समाधान को बहुत प्रभावित करता है। ऐसा करने के लिए, आप स्वयं से तीन प्रश्न पूछ सकते हैं:

• "आज" मुझे सफलता के करीब कैसे लाएगा?
• आज के दिन को यथासंभव आनंदमय बनाने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?
• अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए इस दिन क्या करना चाहिए?

इन सवालों का जवाब और सकारात्मक प्रेरणा का निर्माण अक्सर दो मिनट से अधिक नहीं होता है। अपनी मानक सुबह की गतिविधि शुरू करने से पहले उन्हें स्वयं को दें।

नियम 3

एक सामंजस्यपूर्ण सुबह की कुंजी रात की अच्छी नींद और अच्छा नाश्ता है। लेकिन कई लोग समय की कमी का बहाना बनाकर उन्हें दान कर देते हैं। हालाँकि, दोनों मिशनों को केवल दैनिक दिनचर्या के नियोजन चरण में प्राथमिकता देने की आवश्यकता है - संक्षेप में, आपको बस अपना समय इस तरह से आवंटित करने की आवश्यकता है कि आप जल्दी सो जाएं।

नियम 4: अपने कार्यदिवस की योजना बनाते समय थकान जैसे कारकों पर विचार करें

बहुत से लोगों को लगता है कि उनकी कार्य उत्पादकता पूरे दिन साइन वेव की तरह उतार-चढ़ाव करती रहती है। यह दैनिक बायोरिदम पर निर्भर नहीं करता - इस पर कि आप "लार्क" हैं या "उल्लू"। यह आपकी व्यक्तिगत गतिविधि वृद्धि की अवधि का पता लगाने और गतिविधि योजना में इस दैनिक अंतराल के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों को रखने के लायक है। दोपहर का समय उन दैनिक कार्यों में लगाना बेहतर है जिनका विशेष महत्व नहीं है।

नियम 5. समय पर ब्रेक लें

कार्य समय की योजना बनाने के लिए बुनियादी नियमों में से एक छोटा आराम है, क्योंकि यह शरीर को स्वस्थ होने और काम पर ध्यान वापस लाने की अनुमति देता है। काम में छोटे-छोटे ब्रेक अवश्य लें, अवधि और आवृत्ति स्वयं निर्धारित करें। नियमितता याद रखें.

नियम 6

काम में जल्दबाजी न करने का प्रयास करें और जो काम आपने शुरू किया है उसे तार्किक निष्कर्ष तक पहुंचाएं। छोटी-छोटी चीज़ों से विचलित न हों, क्योंकि ये काम का समय चुराती हैं। याद रखें कि, हर बार पहले से शुरू किए गए काम पर लौटने पर, आपको पुराने कार्यों को दोहराना होगा, और इससे व्यक्तिगत गतिविधि योजना का संतुलन प्रभावित होगा।

नियम 7

अपने शेड्यूल में सभी बेहिसाब अंतरालों (लाइन में इंतजार करना, बिना सूचना वाली बैठक) को उपयोगी गतिविधियों से भरने का प्रयास करें। अपने आप से यह प्रश्न पूछकर इसका सार परिभाषित करें: "अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए मैं इन मिनटों को कैसे भर सकता हूँ?"

नियम 8: 70/30 सिद्धांत पर टिके रहें

आपको अपने कामकाजी समय का केवल 70% अपनी डायरी में दर्ज करना होगा। अन्यथा, भले ही आप अपना कार्य दिवस 100% निर्धारित करें, आपको गारंटी नहीं मिलेगी कि सभी कार्य पूरे हो जाएंगे, इससे भी अधिक: कई कार्य शेड्यूल के साथ मेल नहीं खाएंगे। इस सिद्धांत के अनुसार कार्य समय की योजना बनाने का उद्देश्य तंत्रिका तंत्र को अतिभार से बचाना, एक मशीन की तरह महसूस करने और एक कठोर ढांचे में कैद होने से रोकना है।

नियम 9. शाम को कल के लिए योजना बनाएं

कल के लिए अपनी योजना आज के अंत में बनाएं और इसे एक लिखित सूची के रूप में बनाएं ताकि आप कुछ भी न चूकें। मामलों के महत्व को पहले से स्थापित करना और उन्हें कॉलम में वितरित करना बेहतर है। इससे आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना संभव हो जाएगा, और अप्रत्याशित घटना की स्थिति में कम महत्वपूर्ण कार्यों को स्थानांतरित किया जा सकेगा।

नियम 10

सभी के लिए एक अपरिवर्तनीय नियम. जितनी अधिक बार आप आराम के लिए समय निकाल पाएंगे, बाद में आप उतना ही अधिक उत्पादक काम करेंगे। इस अवधि के दौरान, आप कार्यस्थल पर, घर में चीजों को व्यवस्थित कर सकते हैं, बर्तन धो सकते हैं, पत्रिका या किताब पढ़ सकते हैं, ताजी हवा में टहल सकते हैं, दूसरों की मदद कर सकते हैं। यदि आप इसे अनायास नहीं कर सकते, तो उन कार्यों की भी योजना बनाएं।

नियम 11. अपनी क्षमताओं के बारे में यथार्थवादी बनें

यह विश्वास करते हुए कि आप किसी भी पहाड़ को संभाल सकते हैं, अपने आप पर भारी मात्रा में काम न थोपें। अपनी स्वयं की शक्तियों का आकलन करने के लिए गंभीरता से संपर्क करें और एक दिन/सप्ताह/महीने में आपको जो सामना करने की गारंटी दी जाती है उसे बेहतर तरीके से लें, कार्य समय की ऐसी योजना अधिक प्रभावी होगी।

नियम 12

मेज पर और कार्यालय में वस्तुओं के प्रति यह दृष्टिकोण भविष्य में समय बचाने में मदद करता है। यह नियम बना लें कि किसी चीज का उपयोग करने के बाद उसे वहीं लौटा दें जहां से आपने उसे लिया था। विभिन्न प्रकार की चीज़ों के लिए विशिष्ट स्थान निर्धारित करें - कागजात के लिए एक फ़ोल्डर, एक पेंसिल केस, एक डेस्क दराज या एक चेक बॉक्स।

नियम 13. एक सक्रिय और स्वस्थ जीवन शैली अपनाएं

ऐसा प्रतीत होता है, कार्यालय कर्मचारियों को खेल, योग, फिटनेस, उचित पोषण, जिमनास्टिक की आवश्यकता क्यों है? फिर, एक स्वस्थ शरीर और तंदुरुस्ती को अत्यधिक उत्पादक कार्य गतिविधि के लिए सकारात्मक ऊर्जा और तत्परता के साथ सबसे अच्छा जोड़ा जाता है, खासकर इसकी गुणवत्तापूर्ण योजना के बाद।

नियम 14

पेशेवर गतिविधियों की योजना और कार्यान्वयन में स्वयं को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका अपने काम के प्रति संतुष्टि और प्यार की भावना का अनुभव करना है। इसका लाभ यह है कि प्रेरणा को चिमटे से खींचना नहीं पड़ता, वह अपने आप और बड़ी मात्रा में आती है।

मुखिया के कार्य समय की योजना बनाना और व्यवस्थित करना

टिप 1. दिन के लिए योजनाओं की समीक्षा करें

ऐसा करने के लिए, आप एबीसी विश्लेषण या आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कर सकते हैं। यहां तक ​​कि एक कार्य दिवस के लिए दस मिनट की तैयारी भी प्रतिदिन दो घंटे बचा सकती है। इनका सदुपयोग करें.

टिप 2. समान मामलों के ब्लॉक का गठन

लगातार विचलित रहने वाले व्यक्ति को एक केंद्रित और उत्साही व्यक्ति की तुलना में काम करने के लिए काफी अधिक समय की आवश्यकता होती है। यह एक और "रन-अप" और "विसर्जन" की आवश्यकता के कारण है, अर्थात, श्रम गतिविधि में वापसी। एक ही प्रकार के कार्यों के ब्लॉक कार्य समय बचाने में मदद करेंगे: गतिविधि योजना के चरण में उन्हें ठीक करना आसान होता है।

टिप 3: कार्यस्थल पर अपने लिए समय निकालें

अक्सर, फ़ोन पर आगंतुक, अधीनस्थ या ग्राहक सीधे कर्तव्यों से ध्यान भटकाते हैं। ये सभी वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों के निष्पादन में मजबूत हस्तक्षेप पैदा करते हैं, कार्य समय के संतुलन को बाधित करते हैं। इस संबंध में, कार्य दिवस के दौरान हर किसी के लिए उपलब्ध रहना असंभव है - आपके कार्यालय में और फोन पर दोनों पर। काम के घंटों को निर्धारित करने की प्रक्रिया में, उनके शिल्प के स्वामी अपने लिए अंतराल का आयोजन करते हैं जब कोई उन्हें परेशान नहीं करेगा। आप उनके टूल का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए घंटे निर्धारित करें, उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग करें।

टिप 4: प्रत्येक कार्य के लिए सीमित समय निर्धारित करें

एक निश्चित प्रकार के कार्य की अवधि सीधे तौर पर उपलब्ध समय पर निर्भर होती है। यहां तक ​​कि सबसे छोटा कार्य भी योजना के अधीन है: कार्य को उतना ही समय देना सीखें जितना उसे पूरा करने में लगता है। उदाहरण के लिए, व्यापार वार्ता में देरी नहीं होनी चाहिए, आपको हित के सभी मुद्दों पर यथासंभव चर्चा करनी चाहिए, लेकिन एक घंटे से अधिक नहीं। यह सख्त समय-सीमा और नियमों की मदद से किया जा सकता है। एक सरल नियम द्वारा निर्देशित रहें: "समय ही पैसा है", उनकी सराहना करें और उन्हें बचाएं।

युक्ति 5: प्रत्यायोजन का उपयोग करें

किसी भी समय का सम्मान करने वाले अभिनेता को सभी कार्य स्वयं नहीं करने चाहिए। इस दृष्टिकोण को पहले से ही कार्य समय नियोजन के सिद्धांतों और नियमों में वर्णित किया गया है: जो कुछ भी अन्य लोगों को सौंपा जा सकता है (65% कार्य जो समय और प्रयास का उपभोग करते हैं, लेकिन महत्वपूर्ण परिणाम नहीं लाते हैं) उन्हें सौंपा जाना चाहिए। यह न केवल कर्मचारियों की सहायता पर लागू होता है, बल्कि तीसरे पक्ष की एजेंसियों, संगठनों, परामर्श फर्मों से सहायता के उपयोग पर भी लागू होता है।

टिप 6. बड़े कार्यों को घटकों में तोड़ें

लोग बड़े या बड़े कार्यों से बचते हैं, उनके कार्यान्वयन में देरी करने के लिए हर संभव तरीके से प्रयास करते हैं, क्योंकि परिणाम उन्हें बहुत दूर लगता है। यह तथ्य कमजोर व्यक्तिगत समय नियोजन कौशल को इंगित करता है, लेकिन इसे टाला जा सकता है। सबसे तेज़ परिणाम देने वाले केस लगभग सभी को पसंद आते हैं। इसे अल्बर्ट आइंस्टीन ने लकड़ी काटने के उदाहरण से देखा। दीर्घकालिक लक्ष्यों और बड़ी परियोजनाओं के साथ भी ऐसा ही किया जा सकता है: उन्हें छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित करें, उनकी योजना बनाएं और फिर उन्हें व्यवस्थित रूप से एक निश्चित समयावधि (उदाहरण के लिए, दिन में दो घंटे) में पूरा करें। मान लीजिए, एक सप्ताह के बाद, पहले परिणाम सामने आएंगे - परियोजना के पहले भाग का लक्ष्य प्राप्त किया जाएगा (योजना के अनुसार), इससे इस दिशा में काम करना जारी रखने की ताकत और प्रेरणा मिलेगी।

टिप 7. प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए व्यक्तिगत समय सीमा निर्धारित करें

जब आप पहले से जानते हैं कि चालू माह के लिए कौन से मामले प्राथमिकता होंगे, तो उन्हें कार्य कैलेंडर में नोट किया जा सकता है और समान बातचीत/बैठकों के साथ-साथ व्यक्तिगत योजना में भी ध्यान में रखा जा सकता है। इस प्रकार, जब इस तिथि के लिए कोई अन्य कार्यक्रम या कार्रवाई करना आवश्यक हो जाता है, तो यह पहले से ही "बुक" हो जाएगा, जो एक बार फिर आपको कार्य के उद्देश्यपूर्ण महत्व की याद दिलाता है। कार्य गतिविधियों की योजना बनाने के मामले में यह सलाह विशेष महत्व रखती है।

टिप 8. अपने कार्यक्षेत्र को ठीक से व्यवस्थित करें

सबसे पहले, यह डेस्कटॉप पर ऑर्डर की चिंता करता है। उस पर केवल वही दस्तावेज़ छोड़े जाने चाहिए, जिनके बिना श्रेणी ए के कार्यों को करना असंभव है। इस क्रिया की एक मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि है: मेज पर आदेश देने से विचारों को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है, और अतिरिक्त कागजात में समय लगता है।

टिप 9. कोशिश करें कि दूसरों को आप पर अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ न डालने दें

अक्सर नेता अपनी क्षमता के क्षेत्रों का विस्तार करते हुए नई चीजों में रुचि रखते हैं और लगे रहते हैं। व्यक्तिगत रुचि से बाहर आकर उन बैठकों में, जिनमें कोई कर्मचारी आमतौर पर शामिल नहीं होता है, वह कार्य समूहों में शामिल हो सकता है या अतिरिक्त कार्य प्राप्त कर सकता है जो उसकी योजना में शामिल नहीं हैं और परिणामस्वरूप, मुख्य कार्य और उसकी योजना पर बोझ बन जाता है। पद के भीतर उनकी प्रासंगिकता के लिए अपने सभी कार्यों की दोबारा जांच करना सबसे अच्छा है, जिससे आपके समय नियोजन कौशल में सुधार होगा।

टिप 10. मूल्यांकन करें कि जिन चीज़ों में वे अचानक आपको शामिल करना चाहते हैं वे कितनी महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक हैं।

अप्रत्याशित घटना और अन्य अत्यावश्यक मामले किसी भी फर्म या उद्यम के लिए एक सामान्य घटना है, भले ही वे सख्त योजना के ढांचे के भीतर काम करने का प्रयास करते हों। उन्हें हल करने के लिए सभी उपलब्ध संसाधन जुटाए जाते हैं। यदि आप वर्तमान स्थिति में मदद करने के लिए सहमत हैं, तो याद रखें कि इससे आपके शेड्यूल में वर्तमान महत्वपूर्ण कार्यों से समय निकल जाएगा, इसलिए हमेशा इस बात पर विचार करें कि क्या वे त्याग करने लायक हैं।

टिप 11 आवेग में कार्य न करें - स्मार्ट निर्णय लें

कभी-कभी कुछ निर्णय आवेग, अनियंत्रित आवेग के परिणामस्वरूप लिए जाते हैं। लेकिन इससे शेड्यूल में विचलन होता है और लक्ष्य हासिल करने के लिए काम के घंटों की प्रभावी योजना में बाधा आती है। यदि आप कुछ करने की क्षणिक इच्छा महसूस करते हैं (उदाहरण के लिए, कॉल करें), तो ध्यान से विचार करें और तौलें कि क्या आपने जो योजना बनाई है वह वास्तव में करने लायक है या नहीं।

युक्ति 12. अपनी प्राथमिकताएँ ठीक से निर्धारित करें

मामलों के एक बड़े प्रवाह में - सम्मेलन, बैठकें, कॉल, टेक्स्ट - नेविगेट करना बहुत मुश्किल हो सकता है, और जब आप एक ही बार में सब कुछ लेते हैं या इसे अलग-अलग छोर से भागों में लेते हैं, तो आपके पास बहुत कम समय बचता है। यहां प्राथमिकताओं के मैट्रिक्स के रूप में समय नियोजन के इस तरीके को याद करना और स्पष्ट रूप से परिभाषित और स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के कार्यान्वयन से शुरू करना, धीरे-धीरे कम महत्वपूर्ण कार्यों की ओर बढ़ना उपयोगी है।

मुखिया के सचिव के कार्य समय की योजना बनाना

सचिव के व्यक्तिगत कार्य समय की योजना बनाने का मुख्य कर्तव्य और उद्देश्य बॉस को यथासंभव राहत देना और उसे अपना समय आवंटित करने में मदद करना है। यह श्रम गतिविधि के लिए सभी संभावित घंटों और मिनटों का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने का कार्य है। और इसका मतलब यह है कि मुखिया और सचिव के कार्य और गतिविधियों की योजना अन्योन्याश्रित हैं।

सबसे पहले, सचिव संगठनात्मक, प्रारंभिक और प्रबंधकीय प्रकार के कार्यों में मदद करता है, बॉस के लिए रचनात्मकता के लिए जगह खाली करता है। इस प्रयोजन के लिए, सहायक को उच्च स्तर की दैनिक दिनचर्या, सभी संभावित अवधियों - दिन/माह/तिमाही के लिए अपने कार्यों की अनुसूची जानने की आवश्यकता है। सचिव के कार्य समय की प्रभावी योजना उसके तत्काल पर्यवेक्षक की अनुसूची पर निर्भर करती है, क्योंकि वह सभी बैठकों, वार्ताओं और अन्य मामलों (आगंतुकों का स्वागत, कागजी कार्रवाई) की तैयारी कर रहा है जो बॉस के कार्यक्रम में हैं। नियोजन में महत्वपूर्ण भूमिका कार्यों के पदानुक्रम द्वारा उनके मूल्य और महत्व के अनुसार निभाई जाती है।

इसके अलावा, सचिव के कर्तव्यों में अन्य कार्य भी शामिल हैं जो अधिकारियों के दिन के शासन पर निर्भर नहीं होते हैं (और श्रम गतिविधि की योजना में परिलक्षित होते हैं): यह मेल की जांच करना और पत्राचार का जवाब देना, दस्तावेज़ प्रबंधन, नियंत्रण है फ़ाइल, आदि सहायक का समय नियोजन कौशल शीर्ष पर होना चाहिए। उसके शेड्यूल के शुरुआती बिंदु हमेशा दोहराई जाने वाली गतिविधियाँ हैं, उदाहरण के लिए:

• मुखिया का कार्यस्थल तैयार करें;
• अपने स्वयं के कार्यस्थल को साफ-सुथरा रखें;
• सभी प्रकार के आने वाले ईमेल संभालें;
• नियंत्रण फ़ाइल देखें;
• अधिकारियों को मामलों की स्थिति का सारांश प्रदान करें और वर्तमान दिन के लिए कार्यक्रम स्पष्ट करें।

प्रबंधक के शेड्यूल के संबंध में कार्य समय नियोजन के एक सरल उदाहरण पर विचार करें। सचिव की कार्यवाही का कार्यक्रम कुछ इस प्रकार होगा। जब बॉस 11:00 बजे एक बैठक की योजना बनाता है, तो 10:30 बजे सहायक की योजना उसके संगठन को आगामी सभी कार्यों के साथ चिह्नित करेगी: अनुस्मारक, सामग्री की फोटोकॉपी, सम्मेलन कक्ष की सफाई, लॉगिंग। यदि 14:00 बजे प्रबंधक ने कार्यालय के बाहर बातचीत की योजना बनाई है, तो सचिव के कार्यक्रम में कार बुलाने और दस्तावेज़ एकत्र करने के आइटम शामिल होंगे। साथ ही, कार्यों की सूची इंगित करती है कि आपको किसके साथ और किस समय बॉस से टेलीफोन पर बातचीत के लिए जुड़ने की आवश्यकता है, किस दस्तावेज़ को ठीक करने की आवश्यकता है, और शुरुआत से क्या भरना है, आदि।

सबसे अच्छा विकल्प बॉस के साथ मिलकर दैनिक गतिविधियों के लिए एक निरंतर समय अंतराल निर्धारित करना है: दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना, आगंतुकों का स्वागत करना। इससे काम में सुधार होगा और विशेषज्ञ और उसके सहायक दोनों के कार्य समय की योजना बनाने में मदद मिलेगी। कार्य शेड्यूल विकसित करते समय, आपको अचानक जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों, फोन कॉल और अन्य आपात स्थितियों के मामले में एक अच्छा रिजर्व छोड़ने की भी आवश्यकता होती है।

सचिव कार्य दिवस के अंत को आउटगोइंग पत्राचार भेजने के लिए समर्पित करता है, और कल के लिए कार्यक्रमों की योजना भी बनाता है।

जब कार्य दिवस समाप्त हो जाता है, और प्रबंधक को कार्यालय में देर हो जाती है, तो सहायक तभी घर जा सकता है, जब उनके बीच उचित समझौता हो और वह बॉस को सभी आवश्यक डेटा प्रदान करे।

परिसर छोड़ने से पहले, सचिव सभी दस्तावेज़ हटा देता है, अलमारियाँ, तिजोरियाँ बंद कर देता है, इलेक्ट्रॉनिक उपकरण बंद कर देता है (यह टेलीफोन, मॉडेम, फैक्स पर लागू नहीं होता है), कार्यस्थल को क्रम में रखता है।

प्रबंधक का समय निर्धारण

नियोजन का सार लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए तैयारी और कार्य समय का नियमन है। प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाने के सिद्धांत श्रम विनियमन के सामान्य सिद्धांतों से बहुत भिन्न नहीं हैं। आपके समय संसाधनों के तर्कसंगत उपयोग में आपके कार्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों और समय बजट को समझना शामिल है।

किसी विशेषज्ञ के कार्य समय को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में, व्यापक रूप से ज्ञात योजना तकनीकों का उपयोग किया जाता है। प्रबंधक को निम्नलिखित नियमों द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है:

• दैनिक कार्य योजना का 60% निर्धारित कार्य के लिए आवंटित किया जाता है;
• 20% समय - अप्रत्याशित कार्यों के लिए;
• अंतिम 20% सहज कार्यों के लिए सर्वोत्तम है।

महत्वपूर्ण अनिश्चितता की स्थिति में जटिल समस्याओं को हल करने के लिए छोटे उद्यमों में "फ्लैट" संगठनात्मक संरचनाओं का उपयोग किया जाता है। ऐसे प्रभागों को निम्नलिखित नुकसानों की विशेषता है: प्रबंधकों का अत्यधिक कार्यभार, बड़ी संख्या में लोगों के कार्यों को नियंत्रित करने में कठिनाई, साथ ही प्रभागों के काम के समन्वय से जुड़ी कठिनाइयाँ।

व्यतीत किया गया समय (खासकर यदि इसे नियोजन चरण में नोट नहीं किया गया है) को अनिवार्य संकेत के साथ दर्ज किया जाना चाहिए कि इसका क्या और कैसे उपयोग किया गया था। यह इस तथ्य में योगदान देता है कि, अपने कार्य समय की लागतों की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक भविष्य में अपनी योजना को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होगा; गुणवत्तापूर्ण योजना विकसित करने के लिए कार्यों को लघु, मध्यम और दीर्घकालिक में विभाजित किया जाएगा।

नियमितता, निरंतरता और निरंतरता को नियोजन के मुख्य सिद्धांतों के रूप में स्थान दिया जाना चाहिए। गतिविधि नियोजन के महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक का पालन करना आवश्यक है - लक्ष्यों की वास्तविकता: जितनी ज़िम्मेदारियाँ निभाना संभव हो उतनी ज़िम्मेदारियाँ लेना।

प्रबंधक के कार्य समय के तर्कसंगत व्यय के केंद्र में उसकी दीर्घकालिक योजना है। यह एक बहुवर्षीय प्रणाली है, जिसे ध्यान में रखकर वार्षिक एवं त्रैमासिक योजनाएँ बनाई जाती हैं। उत्तरार्द्ध को वार्षिक के साथ समन्वित किया जा सकता है और मासिक में विभाजित किया जा सकता है। दैनिक और साप्ताहिक योजनाएँ पूरी तरह से उनके अनुरूप होती हैं और साथ ही प्रबंधक के कार्य समय के उपयोग को सबसे सटीक रूप से दर्शाती हैं। एक दिन के स्तर पर कार्य गतिविधियों की योजना बनाना प्रबंधक की कार्य गतिविधियों की समग्र योजना में एक महत्वपूर्ण कदम है, यह स्थिति के आधार पर निरंतर निगरानी और समायोजन के अधीन है।