Принципи на рационалното планиране на времето. Тайните на управлението на времето или как да планирате работното време продуктивно

Управлението на времето, планирането на работното време или управлението на работното време е важно умение на един бизнесмен. Успехът най-често се възприема като високо представяне и като постигане на значими цели. Но не забравяйте: времето, прекарано с голяма възвръщаемост, е друг ключов критерий за успех.

Цели на управлението на времето

Управлението на работното време може да реши много цели и задачи, съвременният ритъм на живот ни кара да се отнасяме към времето с голямо внимание, а модерните и успешни треньори разработват много методи, които подчиняват времето на бизнес ритъма на живот. Но какво е изненадващо: много от законите на подчинението на времето са открити и формулирани в средата на 20-ти век, някои дори по-рано - преди сто или дори повече години, когато бизнесът едва започваше да се утвърждава и ритъмът на животът тъкмо започваше да се ускорява.

Законът на Паркинсон гласи: „Работата запълва времето, определено за нея“. Този афоризъм е ироничен, но неговата правилност се доказва от директния живот. Наблюдавайки себе си, своите близки, а след това и работата на държавните органи и официалните институции, английският историк забеляза, че както в ежедневието, така и в обществения живот човек е готов да губи време за безполезни дела.

Законът на Паркинсон е формулиран от историка Сирил Норткот Паркинсън в статия, публикувана в британското списание The Economist през 1955 г.

Ако човек не се ограничава във времеви рамки, той може да върши работата отново и отново, безкрайно коригирайки нещо, коригирайки, търсейки недостатъци, сякаш се стреми да доведе материята до абсолютно съвършенство, действайки не върху резултата, а потапяйки се в процеса.

Спазването на този закон обаче не е догма. Напротив, задачата на всеки успял човек е да преодолее инерцията на това правило, да подчини този закон на своите планове и нагласи.

Целта на управлението на времето е да организира работното време, да приоритизира, контролира времето и да го изразходва рационално.

Принципи на планиране

Планирането винаги се състои от няколко нива:

стратегически глобален (планиране за няколко години, това е супер-цел или супер-цели, които човек си поставя)
стратегическо планиране за една година или шест месеца (тези общи задачи, които бавно, но сигурно ще приближат човек до неговата основна, основна цел)
тактическо планиране за месеца и за седмицата,
тактическо планиране за деня.

Всеки от тях има различни изисквания, методите за управление на времето също са значително различни. Те са много индивидуални и до голяма степен се формират от индивида самостоятелно.

Матрицата на Айзенхауер

Планирането за деня също, разбира се, е индивидуално, но в този случай е натрупан много опит в управлението на времето в бизнес сферата. Основният принцип на ежедневното управление на времетовъз основа на така наречената матрица на Айзенхауер.

На 36-ия президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер разработи приоритетна матрица, за да оптимизира натовареното си работно време. Той разбра: всички неща, които човек трябва да направи за един ден, могат условно да бъдат разделени на важни и маловажни, спешни и неспешни. Резултатът е следният квадрат с 4 зони:

Най-трудното е да разпределите всички отговорности и грижи в тези 4 групи: да разберете кои неща са наистина важни и кои са маловажни. Според треньорите важни неща са тези, които ни доближават до поставената цел и са свързани с планирането за годината.

Първият квадрат в идеалния случай трябва да е свободен, защото ако е зает, това означава, че важни неща не са завършени навреме и са дошли проблеми с времето. Маловажни и неспешни въпроси (като правило това са социални мрежи, безцелни телефонни разговори, компютърни игри и т.н.), в идеалния случай можете също така спокойно да изметете настрана и да се концентрирате върху важни и неспешни, заемащи ключово място в графика на работния ден. За спешни и маловажни въпроси можете да намерите оставащото време или да делегирате изпълнението им на колеги или подчинени.

Принцип на Парето

Вторият важен принципв съответствие с матрицата на Айзенхауер и е кръстен на социолога Вилфредо Парето. Второто име на принципа е принципът 20/80, Парето през 19 век. отбеляза: "20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата." Наистина е трудно да се спори с това: повечето от усилията не дават желаните резултати. Но приемането на този факт за даденост и прилагането му не само към резултатите, но и към изразходваното време ще се окаже много ефективно. Основното нещо е да намерите онези 20% важна информация от писмо или бизнес разговор, които ще донесат тези 80% от резултата. През деня, сред цикъла на делата, изолирайте тези 20% от вашите планове, изпълнението на които ще донесе 80% от успеха.

Следствие от закона на Парето: Обикновено е твърде трудно и досадно да разберете какво се случва и често не е необходимо - всичко, което трябва да направите, е да знаете дали вашата идея работи или не, и да я промените така, че да работи, и след това да поддържате ситуацията, докато идеята спре да работи.

Друг принцип на управление на времетосе основава на човешката физиология и отчита нейните биоритми. През деня човешкото тяло функционира неравномерно, кривата на биоритъма изглежда така:

Когато планирате работния си ден, е важно да вземете предвид времето на висока производителност и не забравяйте да оставите време за почивка и възможности за отпускане и прекъсване, това ще ви позволи да се отървете от негативните ефекти от дневния стрес.

Четвърти принцип планиранеможе да изглежда в противоречие с всичко описано по-горе, но спазването му ще допринесе за меко, спокойно усещане за изтичането на времето, усещане, че то е подчинено на човек. Един план не може да доминира над човек: променливостта и гъвкавостта на планирането е може би най-важната настройка за управление на времето. Този принцип предполага способността да се променят плановете във времето, да се изграждат нови вериги от връзки между събитията. На практика това означава определяне на важни и неотложни дела като основни, които формират гръбнака на деня, оставяйки така наречените буферни зони за възможни промени, нови обстоятелства, непредвидени спешни дела.

С една дума, производителността и заетостта не могат да се смесват, планирането ще ви позволи да избегнете ситуации на липса на време и правилно определени приоритети, от които производителността на работния ден ще се увеличи значително.

10 правила за планиране на работното време

Всъщност може да има толкова правила, колкото всеки човек може да избере от списъка по-долу.

правило за поверителност. На работа е желателно да можете да сте сами: за да направите това, затворете вратите, задайте часове за неприемане, включете телефонния секретар, помолете секретаря за тишина. Времето за такава работа може да бъде определено сутрин или към края на работния ден, когато работното настроение на офиса е намалено.
Правило за работен блок. Цялата работа в офиса може условно да бъде разделена на блокове: телефонни разговори и бизнес кореспонденция, срещи и срещи с колеги, документация и работа с документи. Като работим с подобни блокове, спестяваме усилия, не преминаваме от един вид дейност към друг.
Правилото на малките части е правилните резени. Голяма, трудна задача, стратегическа задача не може да бъде изпълнена с едно прилагане на усилия, следователно, като ежедневно и методично изпълняваме малки части от голям проект, ние тактически приближаваме глобалната цел.
Правило за делегиране. Възможността за делегиране на правомощия също е част от управлението на времето.
Правилото за регулиране и правилото за крайния срок. Поставянето на ясна времева рамка за бизнес среща, среща или интервю, както и рамка за изпълнение на работата, означава съзнателно и продуктивно нарушаване на закона на Паркинсон, превръщайки го във ваш колега.

Волтер: Времето е доста дълго за този, който го използва; който работи и който мисли разширява границите си.

Правило за приоритизиране. Постепенно можете да развиете умението, когато възникнат нови случаи и ситуации, мислено да задавате на всеки от тях статус от матрицата на Айзенхауер: спешно - неспешно, важно - маловажно. Тогава приоритетите ще се подредят автоматично.
Правилото за отчитане на времето на деня и биоритмите. По-добре е да планирате важни и неотложни дела сутрин. Изпълнението им ще създаде ситуация на успех през работния ден. Планирането е най-добре вечер: според психолози и треньори, тогава самото подсъзнание оптимално изгражда графика за следващия ден през нощта.

Правило за водене на записи: "Мислете на хартия." Записите са необходими: те организират ума, формират визуална картина в главата, помагат да се контролирате през деня.
Правило за резултат. Обобщението в края на работния ден може да създаде усещане за успех, продуктивност и да помогне за координиране на вашите действия и планове за следващите дни.

Методи за планиране на работното време

Основните методи за управление на времето са водене на записи, календари, работни карти. В този случай за основа се вземат един или няколко принципа на управление на времето: създава се обща схема, шаблон, който може да се адаптира, използван от конкретен човек за ежедневието и рутината.

Един от методите на автора е описан в книгата на Трейси Брайън и се нарича "Оставете отвращението, изяжте жабата!", Той предполага разделянето на плановете на положително оцветени, приятни задължения и неприятни. Ако внимателно и съзнателно анализирате плановете за деня, тогава определено ще има неща, които не искате да правите (условно могат да бъдат наречени жаби или жаби). Именно тези неща трябва да се направят на първо място: отхвърлете отвращението и метафорично „изяжте тази жаба на първо място“.

Браян Трейси: И накрая, това наблюдение: ако трябва да "изядете" жива жаба, не трябва да седите и да я гледате дълго време. Начинът за постигане на високо ниво на професионализъм и продуктивност е в придобиването на стабилен навик за решаване на най-важните задачи сутрин, без да губите време за други проблеми. Първо трябва да се научите как да „ядете жабата“, без да навлизате в предварителни, често празни разсъждения.

В допълнение към тази техника, още един съвет: за да направите послевкуса още по-приятен, след жабата можете да „ядете десерт-десерт“: направете нещо приятно, любимо, носещо удоволствие и радост на работното място.

Интересен метод за планиране на работния ден беше предложен от Александър и Дмитрий Циглини, представители на школата на Франклин:

Видео за създаване на карта за деня

Бенджамин Франклин, авторът на известния афоризъм „Времето е пари“, също отбелязва следното: Богатството зависи главно от две неща: усърдие и умереност, с други думи, не губете нито време, нито пари, а използвайте и двете по най-добрия начин. възможен начин.

Съвременната форма на планиране за деня са специални програми за смартфони и PDA (органайзери), които се основават на възможности за календар или електронна таблица, което ви позволява да отразявате датата, часа, да посочвате времевата рамка за всяко събитие, да оставяте бележки и коментари, както и да създадете не само тактически планове за деня, но и да видите стратегическото движение към основната цел. Те са мобилни, удобни и, най-важното, ефективни в съвременните условия на живот.

Примерни програми

Комбинирайки няколко техники и като вземете предвид възможно най-много принципи и правила за управление на времето, можете да създадете програмен шаблон.

Важно е да разберете основното: списъкът със задачи не е план. То ще се превърне в план само когато може да отговаря на правилото на Брайън Трейси: „Планирането предхожда правенето на правилното нещо и предотвратяването на лошото.“

Ако отделите няколко минути, ще стане ясно кои неща могат да бъдат комбинирани в блокове, кои неща са твърде глобални, но важни и не спешни (те, напротив, трябва да бъдат разделени на „гладки парчета“), кои неща могат да се считат за „жаби“, които неща ще се превърнат в приятен и вкусен десерт. Можете да ги изобразите под формата на диаграми или диаграми, можете да ги боядисате в различни цветове.

Сега, поглеждайки назад към моя 10-годишен предприемачески опит, мога да направя доста недвусмислени заключения. Факт е, че получих максимални резултати от дейността си точно в периоди, които бяха ясно планирани предварително. Освен това те са планирани не за един ден напред, а за месеци и дори години.

Разбира се, това е логично и естествено. Въпреки това за себе си отново проверих този вече безспорен факт: „За да увеличите ефективността многократно, определено трябва да планирате дейностите си.“

За себе си формулирах 10 принципа на планиране на времетода бъдат успешни и ефективни. Простете ми гурутата по управление на времето, че се опитвам да предъвквам елементарни неща. Чрез прилагането на тези принципи личното планиране може да бъде значително опростено и възможно най-ефективно. Така че да тръгваме!

Принцип 1.Вземете дневник.

Това е основният инструмент за планиране на времето. Дневникът трябва да отговаря на изискванията и навиците на собственика си, да е качествен и удобен. Гамата от дневници непрекъснато се разширява и можете да изберете този, който ще бъде верен помощник в планирането. Предпочитам да купувам скъпи датирани дневници - имат качествена хартия и е удоволствие да се работи с тях.

Някои предпочитат електронни дневници. В този случай трябва да изберете правилния софтуер и да го персонализирате за конкретни задачи.

Дневникът винаги трябва да е пред очите ви, за да можете бързо да правите промени в ежедневието, както и да следите изпълнението на задачите за текущия ден.

принцип 2.Напишете концепция за живота.

Тук имам предвид създаването на списък с дългосрочни цели. Трябва да описва какво бихме искали да постигнем, какво да имаме, кой да станем.

Тук има две правила. Те са подходящи и за средносрочни и краткосрочни цели.

Първо, не носете плановете си в главата си - пишете на хартия. Само записани, те ще бъдат изпълнени ясно и ефективно. Не знам как става, но работи на 200%. Записвайки целта, вие я материализирате. Вашият списък с цели става ваш личен организационен бизнес план. Това е фар в бушуващия океан от второстепенни дела, който води вашия кораб към набелязаната цел. Поставяйки си цели, ние гледаме в бъдещето, получаваме ориентир и концентрираме усилията си за постигането им.

Второ, целите трябва да имат конкретни срокове. Замъглените срокове за постигане на целта са признак за размиване на самата цел. Не забравяйте да поставите краен срок за постигане и отговорност за неговия провал, само в този случай планът за постигане на целите ще работи.

За да улесните поставянето на цели, отхвърлете всички ограничения и мечтайте, записвайки всичко на хартия. Не се спирайте на дребните неща – записвайте само най-важните подробности. След това, като използвате тези записи, можете лесно да направите списък с цели. Аз лично направих точно това.

Принцип 3.Запишете средносрочни цели.

Използвайки списък с дългосрочни цели, напишете планове за следващите 3-5 години. Това трябва да е доста подробен месечен план за действие за постигане на вашите глобални цели.

Не забравяйте да вземете предвид области като образование и здравеопазване, както и отдих и развлечения.

Този списък също трябва да е постоянно пред очите ви, т.к. с течение на времето ще искате да направите корекции в него.

Принцип 4.Планирайте ежедневно.

Планът за деня предната вечер може да ви спести часове ценно време.

Записвайки списъка със задачи, вие получавате обща картина на предстоящия ден. Използвайки го, вие ще можете правилно да приоритизирате изпълнението на задачите, като вземете предвид тяхната приоритетност и спешност, както и маршрута на вашето движение, режимите на работа на организациите и институциите и много други.

Направете план предната вечер. През нощта подсъзнанието ще го усвои, а на сутринта ще се събудите с добро настроение и нови идеи за планираните проекти.

Когато правите дневен план, дръжте плана за годината и целите си пред очите. Това е важно за по-доброто приоритизиране на делата.

Най-приятната част от правенето на план е да зачеркнете нещата от списъка си. Ясно ще видите обема на свършената работа и това ще даде допълнителна мотивация. Преместете незавършените задачи за следващите дни или ги зачеркнете, ако вече не са актуални.

Принцип 5.Поставете правилните приоритети.

Двадесет процента от всички случаи носят осемдесет процента от постигнатите резултати.
Съответно само двадесет процента от резултатите отговарят на осемдесет процента от случаите.

Принципът се налага от само себе си - подредете приоритетите и не позволявайте да се разсейвате с неефективни задачи. Първо направете това, което ви доближава до целта ви. Това наистина е важно.

Принцип 6.Помислете за биологичните цикли.

През деня преживяваме възходи и спадове в нашата дейност. Всеки, който се самонаблюдава за известно време, ще може да разбере кое време на деня е най-доброто и кое е по-добре за почивка, самообразование или спорт.

Считам този принцип за много важен. В края на краищата, по времето на деня, когато имаме максимална ефективност, можем да използваме няколко пъти по-ефективно, като вършим работа, и не трябва да го харчим за почивка или спортуване. Когато планирате, вземете предвид биологичните лични цикли.

Това е много индивидуален принцип, така че няма смисъл да давате конкретни съвети тук. Планирането на случаи само с този принцип може да повиши ефективността на използването на времето няколко пъти.

Принцип 7.Делегирайте!.

Колкото и да не ни се иска, личните ни сили, време и възможности са ограничени. И не можем да правим абсолютно всичко, което искаме. Затова всеки от нас трябва да се научи да делегира. В това няма нищо трудно. Какво е необходимо за това?

Решете какво и кога искате да делегирате. След това намерете хора, на които можете да делегирате тези задачи, и ясно предайте цялата необходима информация. Не забравяйте да зададете крайни дати и етапи. Наблюдавайте изпълнението, съветвайте по време на фазата на изпълнение и след успешно изпълнение награждавайте изпълнителите.

Делегирането е мощен инструмент за повишаване на собствената ви ефективност и освобождаване от много незначителни неща. Използвайте го максимално!

Принцип 8.Концентрирайте се.

Докато правим нещо, от време на време се разсейваме: или телефонът ще звъни, или спомените ще нахлуят, или служител ще поиска помощ и т.н. В резултат на това изглежда, че елементарните неща се простират за целия ден. И всичко това е резултат от разсеяно внимание.

Някой ми каза, че в Москва има бизнесмен, който има такъв график: почива една седмица, след това пет работни дни и отново уикенд. Но не това е интересното. Факт е, че когато работи, тогава "искрите отскачат" от него. Тези. той е толкова съсредоточен и погълнат от работа, че знае със сигурност, че ефективността му се утроява тези дни и ще може да си позволи почивка и да се наслаждава на живота през следващата седмица.

Ето защо, докато вършите работата – концентрирайте се върху нея максимално и отстранете предварително всички смущения и разсейвания.

Принцип 9.контрол.

Не забравяйте да отделите време за преглед на изпълнените задачи и наблюдение на използването на времето. Някой го прави всеки ден, някой - в края на месеца. Но не забравяйте редовно и безпристрастно.

Принцип 10.Наградете себе си.

Когато завършите проект, сериозна и трудна задача или нещо важно – насърчете се, направете нещо приятно, отпразнувайте това събитие. Положителните емоции ни стимулират към по-нататъшни полезни и ефективни действия.

Има много системи за планиране. Изберете този, който ви подхожда най-добре. Най-вероятно с течение на времето ще направите промени и допълнения към него и той ще се превърне в отличен инструмент за работа и ще помогне да спасим най-ценното, което имаме - нашето ВРЕМЕ.

P.S.Както винаги, очаквам вашите коментари, предложения и коментари.

Принципи на успешното планиране на работата- това са основните правила, следвайки които, можете ефективно и разумно да разпределите работното си време, за да получите максимален резултат от работата си.

Уместност

Способността да планирате работното си време е много полезно умение, от което се нуждаят много работещи хора, особено тези, които самостоятелно определят обхвата на задачите за постигане на целите си. Правилното разпределение на времето и усилията води до тяхното разумно изразходване и в резултат на това до най-положителния резултат. За да не губите ценно работно време, трябва внимателно да го планирате и да определите най-важните дейности, които трябва да бъдат извършени. Трябва да планирате работния си ден всеки ден, в края на работния ден, като обобщите дейностите от изминалия ден. Анализирайки какво е направено през деня, какво не е направено или е направено над нормата, можете правилно да планирате следващия ден, за да поемете най-важните неща и задачи сутрин. Това е положителният ефект от планирането.

За да се научите как да планирате ефективно дейността си през работния ден, трябва да научите няколко правила, които ще ви помогнат да постигнете най-удобния режим за извършване на трудови подвизи. Те са затворени в определени принципи, алгоритми на действия, спазвайки които, можете лесно да овладеете науката за планиране.

правило 70/30

Това правило съдържа мъдростта на разпределението на работното време. Започвайки да планирате деня, не се опитвайте да планирате цялото си време всяка минута. Трябва да се има предвид, че винаги възникват неочаквани обстоятелства, за които ще е необходимо да се отдели известно време. При пълното разпределение на работния ден много често възникват отклонения от плана, които в крайна сметка водят до неговото неизпълнение. И човек, който следва този план, получава усещането, че той като робот си върши работата, без да може да направи свои собствени корекции в процеса.

Ето защо, разделяйки времето за изпълнение на основните задачи, оставете си около 30% от свободното време за решаване на рутинни задачи, форсмажорни обстоятелства или за почивка. И в резерва имайте работа, която може да запълни произволно генерираното свободно време.

Планирайте деня си предната вечер

Изготвянето на дневен план за следващия ден в края на работния ден е доказана техника за ефективно планиране на времето. Не го отлагайте за следващия ден, тъй като ще ви отнеме много повече време сутринта, отколкото вечерта. Обобщавайки работния ден, вие знаете точно какво сте успели да направите и какво не сте успели да направите, как най-добре да изпълните тази или онази задача, с кого още можете да се срещнете или да се обадите, за да постигнете положителен резултат. Следователно нощното планиране е най-ефективно. Освен това, когато идвате на работа сутрин, вече знаете точно откъде да започнете, без да губите допълнително време в обмисляне на обещаващи задачи.

Приоритизирайте

Първо трябва да се запишат най-важните задачи, като по този начин се изясни приоритетът им пред останалите задачи. Определянето на приоритети и способността да ги разпределяте правилно е една от важните характеристики на успешния човек. Много често, хващайки се за малки рутинни задачи, служителят постепенно губи сила и ценно време, без да има време да свърши най-важното.

За да посочите важни въпроси, страницата на дневника може да бъде разделена на две половини. В едната посочете най-важните задачи, а в другата тези, които могат да почакат.

Дръжте го реалистично

Не създавайте дневен график, с който не можете да се справите. Ако имате предвид голям обем работа и я поставите на дневен ред за един ден, с надеждата да мобилизирате силите си, можете да получите напълно различна картина. Ако не „достигнете“ дори малка част от набелязания план, желанието ви за успех ще изчезне и ще настъпи апатия. Затова разчитайте на истинската си сила. По-добре е лесно да реализирате малко подценен план и да получите радост и самочувствие от това, отколкото да бъдете разочаровани от представянето си и да загубите интерес към работата.

Планирайте важни неща за първата половина на деня

На сутринта сте пълни със сили и бодрост за извършване на трудови подвизи. Много хора остават с впечатлението, че първата половина на деня се проточва дълго време, а втората половина минава за няколко минути. Ето защо е важно, без да го оставяте настрана, да се заемете с решаването на важни, основни задачи сутрин. Ако в средата на деня почувствате, че основната част от работата е свършена и трябва да свършите само малко, тогава настроението ви само ще се подобри. И в крайна сметка денят ще завърши в добро настроение и весело настроение, с чувство за постижение.

Оставете си време за почивка и почивки

Когато планирате задачи, не забравяйте да включите 15 минути почивки в графика си, особено ако работата ви е заседнала или е свързана със статична поза по време на работа. Тялото ви ще бъде изключително благодарно за такива периоди на почивка и ще ви отговори с добро здраве, което ще улесни лесното завършване на делата.

Разделете големите задачи и цели на няколко етапа

Изпълнението на голям проект, който изисква работа за няколко дни или седмици, трябва да бъде разделено на няколко етапа. Така ще ви бъде по-лесно да планирате напредъка на работата, техните срокове и да получите удовлетворение от напредъка към поставената цел. Ако ежедневно въвеждате данни за необходимостта от завършване на голям проект в плана, тогава в крайна сметка ще ви бъде трудно да оцените резултата от вашите дейности и ефективността на вашата работа за един ден. В допълнение, точката от плана за изпълнение на този проект ще продължи да се пренася от ден на ден, намалявайки интереса и желанието ви да го завършите по-бързо. Разбиването на малки стъпки е стимул за работа. След като завършите следващия етап, ще можете да почувствате удовлетворение от свършената работа и ще можете да оцените колко бързо и ефективно сте работили, колко по-близо сте се приближили до поставената цел. В допълнение, това ви позволява да продължите да работите по проекта по-бързо, тъй като започвайки нов етап, вече знаете откъде да започнете.

Работното време е времето, което всеки служител отделя за изпълнение на трудовата си функция. Продължителността му се урежда от трудовото законодателство.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Планирането на работното време е неразделна част от неговото управление, тоест управление на времето. Тази модерна днес дума означава не само управление на времето, но и неговото ефективно планиране за постигане на целите на предприятието. В крайна сметка времето е един от ресурсите, които трябва да се използват рационално.

Защо и кому е нужно?

Говоренето за управление на времето не е съвсем правилно. Протичането му не зависи от действията на човека, не се ускорява и не забавя.

Струва си да управлявате използването на това време. А за предприятието е важно на всички нива - от ръководителя до обикновените служители. Ефективното използване на този ресурс пряко влияе върху производителността на труда, а оттам и върху печалбата.

За всяка компания планирането на работното време също е важно.

Броят на служителите на предприятието, а оттам и финансовите разходи, свързани с персонала, зависи от това какъв фонд работно време е необходимо за изпълнение на производствени задачи.

Причини за липса на време

Оскъдността означава липса. В нашия случай - липсата на работно време за изпълнение на задачата, възложена на определен служител, отдел или предприятие като цяло.

Резултатът може да бъде забавяне на изпълнението на поръчката и неблагоприятните последици от нея. Най-често липсата на време се свързва с некомпетентността на мениджъра.

Има три групи причини, водещи до липса на време:

личностни качества на лидера;
действията на мениджъра;
независими причини.

Личните качества на лидера, водещи до загуба на време, могат да се проявят в такива явления като:

нервност, т.е. прибързано извършване на хаотични действия;
постоянно бързане;
липса на подходяща почивка поради завършването на къщата.

Неграмотните действия водят до факта, че има:

ниска или никаква мотивация сред служителите;
нарушение на комуникацията;
липса на ранжиране на делата по степен на важност;
невъзможност за делегиране на правомощия.

Независими от ръководителя причини, водещи до липса на време за ръководителя и неговите подчинени са:

твърде много задачи, дела, задачи;
непланирани събития (крадци на време).

Тези причини обикновено не възникват изолирано. Те изтичат един от друг.

Резултатът е порочен кръг, от който само правилното и рационално планиране ще позволи. И контрол върху изпълнението на планираните дейности и времето, изразходвано за тях.

Какви задачи могат да бъдат решени?

Планирането е един от инструментите за вземане на различни управленски решения. Това включва поставяне на цели и идентифициране на начини за постигането им. Тоест, това е един вид възможност да погледнете в бъдещето на компанията и да решите как точно и за колко време можете да стигнете до там.

Планирането и управлението на работното време ви позволява да решавате следните задачи:

повишаване на нивото на производителност:
контрол на действията и времето, изразходвано за тях;
оптимизиране на работния график;
подобряване на техниките за използване на времето;
елиминиране на неефективни от времето видове дейности;
рационално планиране на най-важните дела;
ясно разделяне на работното и личното време.

Видове

Планирането на времето в предприятието, както всяко планиране, може да бъде разделено на видове според различни критерии:

по обхват (общи и частни);
по съдържание (стратегически, оперативни и текущи);
по обекти (кадрови, производствени, финансови);
по периоди (краткосрочни, средносрочни, дългосрочни);
възможни промени (твърди и гъвкави).

Общо фондово планиране

Планирането на общия фонд е невъзможно без изчисляване на разходите за работно време. За да се разбере колко е необходим този ресурс, се използват различни методи.

След това работното време трябва да се нормализира, т.е. въз основа на резултатите от изчисленията на разходите и научно обоснованите стандарти, за да се изведе оптималното време за производството на една единица продукция или изпълнението на дадена задача.

Рационирането е в основата на планирането на общия фонд време. На негова база се определя броят на необходимия персонал, разходите за него и критериите за стимулиране.

Общият фонд се състои от:

календар;
номинален (календар без почивни дни и празници, но като се вземат предвид съкратените предпразнични дни);
ефективен (колко един служител е работил през плановия период).

Индивидуален

Не по-малко важно от цялостното планиране ще бъде управлението на времето на всеки служител.

Тук е важно да знаете кой да си постави строг график и кой знае как да планира времето си възможно най-ефективно. Все пак има няколко важни момента.

Например поддържайте съотношение 60/40. Тоест планирайте 60% от работното време за решаване на текущи проблеми и оставете 40% за непредвидени задачи и творческа дейност (два блока от по 20%).

Този и други важни принципи на планиране на индивидуалното работно време са формулирани от L. Seivert.

Той не открои принципни разлики между ръководители и специалисти по отношение на ефективността на използване на работното време. Бих искал обаче да обърна внимание на някои аспекти.

Лидери

За един лидер уменията за планиране са особено важни.

Това е неговата функция: да поставя цели, да определя времевата рамка за постигането им и да контролира резултата, както и да делегира правомощия, освобождавайки се от онези задачи, които специалистите могат да изпълняват.

специалисти

Специалистът планира времето си въз основа на поставените от ръководителя задачи. Уменията за самодисциплина са от голямо значение за него.

Планиране на работното време в предприятието

Всеки план трябва да бъде записан в писмен вид, в противен случай той не съществува. Електронното планиране ще улесни управлението на времето. Използването на модерни технологии не само ще ви позволи да визуализирате списъка със задачи.

Съвременните джаджи са в състояние да напомнят на своите собственици за важни събития.

Общи правила

Планът трябва да се състави вечерта и да се промени сутринта.
Всички случаи, включени в плана, трябва да бъдат разделени по време на краткосрочни, средносрочни и дългосрочни.
Обемът на случаите трябва да бъде реалистичен, не се опитвайте да прегърнете необятността.
Записвайте не само голове, но и очаквани резултати.
Определете приоритетите.
Поставете точни срокове за изпълнение на всяка задача.
Делегиране на правомощия.
Плановете трябва да се актуализират редовно.

Какво да включите в плана?

Планът трябва да включва абсолютно всички неща, които трябва да се свършат през деня. Това ще гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато в следващите стъпки.

Необходимо е да запишете всичко - от среща с ръководителя, до поздравление на колега за рождения му ден по корпоративна поща. Трябва да започнете с тези, които имат точно време: срещи, срещи, конференции и т.н.

В допълнение към задачите на ръководството си струва да включите онези случаи, които допринасят за напредъка в кариерата. Например усъвършенствано обучение или творческа работа по проект.

Приоритизиране

За да бъде планирането на времето наистина ефективно, е необходимо всичко въведено в дневника (седмично, месечно и т.н.) да се степенува според степента на важност и спешност. И след това го направете в низходящ ред по важност.

Технология и методи

Най-често използваните методи за приоритизиране и планиране на времето са матрицата на Айзенхауер и закона на Парето.

Накратко изглежда така:

всички случаи са разделени на важни и спешни, важни и неспешни, по-малко важни и незадължителни;
по-голямата част от времето (до 80%) трябва да бъде посветено на най-важното и спешно;
това трябва да стане в началото на работния ден.

Анализ на ефективността

Възможно е да се провери колко ефективно всеки служител използва работното си време математически. За това се използват различни коефициенти, например екстензивно използване на времето.

Формулата му за изчисление изглежда така:

Ke \u003d (общ фонд време - прекъсвания в работата) / общ фонд време.

Идеалната стойност би била едно. Колкото повече Ke се различава от него, толкова по-неефективно се използва работното време.

по вина на служителя и по независещи от него причини;
за лични нужди.

За да направите това, желаната стойност (в минути) се замества в числителя на формулата, а общият фонд от време остава в знаменателя. Тук връзката е обратна. Колкото тази стойност е по-близо до единица, толкова по-нерационално се изразходва работното време.

Примери

Планирането на работен ден, седмица или друг период до голяма степен зависи от спецификата на професията. Особено ако включва елементи на творчество.

Помислете какво трябва да обърнете внимание на представители на такива професии като юрисконсулт и мениджър в банковия сектор.

За адвокат

Характеристика на тази професия е участието в съдебни заседания. Следователно работният график задължително включва график на изпитанията и процедурни срокове за подготовка на определени документи. Това са най-важните и неотложни неща.

Времето за срещи и преговори с клиенти се съгласува на базата на оставащите свободни интервали. Това, което остава в резултат, се изразходва за анализи и отчетност.

Планът за деня ще изглежда така:

време	Тежки срокове	Гъвкави задачи
9-00	оперативно съвещание
10-00		Напишете доклад за шефа
11-00		Вижте отново документите за процес N
12-00	Съдебно заседание по дело Н
13-00		Вечеря
14-00		Вижте договорите за доставка
15-00	Среща с А, завеждане на иск
16-00	Подгответе жалба за дело
17-00		Проверете сроковете за процесуалните документи

За банков мениджър

Работният ден на банков кредитен мениджър ще се състои от няколко блока:

срещи, обвързани с времето;
изготвяне на договори въз основа на резултатите от срещите;
студени обаждания за разширяване на клиентската база;
изготвяне на търговски оферти и др.

Дневният план за такъв служител може да бъде следният:

И няколко последни съвета:

Когато определяте важността на дадена задача, струва си да си зададете въпроса: „Какво ще ми даде това?“ И продължете с изпълнението само ако отговорът е подходящ. Ако отговорът не ви харесва, вероятно можете да отложите задачата за известно време.
На първо място, сутрин си струва да правите най-неприятните, но важни неща.
Големите и сложни задачи се изпълняват най-добре, когато се разделят на малки и лесни.
Жизненоважно е да си осигурите добра почивка от работа.

Планирането на работното време не е просто набор от красиви думи, а система от знания, която може да бъде от полза както на индивидуално ниво, така и в мащаба на цялото предприятие.

Ще се научиш:

Какво дава рационално планиране на работното време в предприятието.
Какви са методите за планиране на работното време.
Какви са правилата за ефективно планиране на работното време.

Не е тайна, че ефективността на организацията не на последно място се влияе от възвръщаемостта на ежедневната работа на управленския персонал. Липсата на съвременни техники и методи на работа, отказът да се подобри индивидуалният стил на работа от лидера и неговите подчинени води до факта, че трудностите при установяването на работата на такъв екип се превръщат в аксиома.

Компонентите, които определят доколко един мениджър е готов за успех, са доста прости. Това са неговите умения, способности, професионални знания и, разбира се, лични качества. Независимо от това, не трябва да се пренебрегва анализът на причинно-следствените фактори, които причиняват проблеми и трудности, както и желанието да се преодолеят и да се подобри качеството на работата. Тук на помощ идва рационалното използване на работното време от ръководителя, с други думи, неговото планиране. В крайна сметка той е предназначен да елиминира дефектите на ежедневния трудов процес.

Ефективността на планирането на работното време се основава на целите на дейностите в зависимост от тяхната продължителност: краткосрочни и дългосрочни. Такава управленска рамка не изисква допълнителни усилия, тъй като всички идентифицирани действия и дейности са получили своите крайни срокове по време на организационния процес.

Целите, поставени от лидера, имат две функции: да определят действията, необходими за тяхното изпълнение и да стимулират тяхното изпълнение. Когато лидерът си постави ясна задача, действията му стават съзнателни при нейното изпълнение. Поставянето на цели е вид движеща сила, която зарежда изпълнителя с енергия до самото постигане на резултата.

За да бъде планирането на баланса на работното време възможно най-ефективно, мениджърът трябва да прибегне до тактиката на „периодите на планиране“ (те могат да бъдат различни периоди от време: година, месец, седмица, ден). Особеността е в индивидуалността на всеки такъв диапазон, което предполага създаването на отделни планове, които да отразяват съответния период от време.

Така основният положителен фокус на правилното планиране на свободното време е самото печелене на време. Мениджърът ще придобие способността ефективно и ползотворно да постига описаните работни цели, като в същото време отделя възможно най-малко време. В организацията на индивидуалната работа ролята на планирането е трудно да се надценява: в края на краищата, то помага да се подготвите за изпълнението на целите и да структурирате времето, отделено за работа.

Как да делегирате задачи, за да спестите 25% от работното време: контролен списък

За да се справите с огромния поток от информация и да развиете бизнеса си, е важно да управлявате времето си рационално и да не хабите енергия за рутинни задачи. За да направите това, трябва правилно да делегирате задачи на подчинени и да наблюдавате тяхното изпълнение.

Вижте списъка за проверка, изготвен от редакторите на списание Commercial Director, за да видите дали управлявате времето си правилно или правите грешки при делегирането на задачи и оставате на работа.

Методи за планиране на работното време

Принцип на Парето

Уилфред Парето (1848–1923) формулира принципа, че в рамките на определена група обективното значение на определена малка част ще бъде много по-високо от относителната й тежест в тази група. Парето в своя модел използва формулата 80/20, която започва да се прилага навсякъде.

От 20% от продадените стоки можете да получите 80% от печалбата.
80% от останалите стоки ще донесат само 20% от печалбата.
20% от грешките причиняват 80% от загубите.
80% от другите грешки причиняват 20% от загубите.

Този принцип не е заобиколен от феновете на планирането на работното време. Ако го проектирате върху работата на мениджъра, тогава резултатът ще бъде следният: за да постигнете 80% от резултатите, трябва да отделите само 20% от работното време. Останалото прекарано време носи само 20% от общия резултат.

На езика на трудовия процес това би означавало, че лесната и приятна работа, изискваща минимум усилия, но достойно работно време, не трябва да бъде приоритет. Необходимо е да започнете дейности с максимално отчитане на важността на всяка задача. На първо място при планирането на работата трябва да бъдат важни въпроси.

За пълното прилагане на принципа на Парето по въпросите на рационалното планиране и проследяване на времето е необходимо да се анализират всички задачи за процента на техния принос към общия резултат, както и да се разпределят по категории ABC.

ABC планиране

В основата на ABC анализа е опитът, който показва, че пропорциите на случаите с по-голяма и по-малка важност често са приблизително еднакви. Буквите A, B и C се използват за класифициране на значимостта на задачите във връзка с постигането на целите в три класа. Този принцип се хареса на много мениджъри.

Можете също така да използвате този анализ, за да планирате как използвате работното си време. Основното нещо е да запомните, че трябва да разпределите работното време спрямо важността на задачите, а не тяхната трудоемкост и тежест в общия план на дейност.

ABC анализът идва от опит, базиран на три стълба.

Задачите от категория А (най-важните) получават 15% от общите задачи на мениджъра. Въпреки ниската им относителна тежест в планирането, те допринасят с 65% за постигането на целите.
Задачите от категория B (важни) съставляват приблизително 20% от общия брой задачи, като тяхната важност също се оценява на 20%.
Задачи от категория C (като най-малко важни): на тях се дават около 65% от общата цифра, но важността им е незначителна - само 15% от относителната тежест.

Съответно, при планиране на работното време, ABC анализът се фокусира върху първоначалното изпълнение на задачите от категория А, тъй като те носят лъвския дял от ефективността на крайната работна дейност. Следват въпросите от група Б, чийто принос за крайния резултат също не трябва да се пренебрегва. И накрая, вече можете да решите какво да правите с останалите задачи от категория C: да допринесете за планирането на работното си време или да делегирате.

Принципът на Айзенхауер в планирането на работното време

Матрицата (приоритетите) на Айзенхауер спечели широко признание като инструмент за планиране на личното и работното време.

Състои се от четири полета (квадранти), като всяко от тях отговаря на определена категория задачи. Категориите се изграждат на базата на два принципа: важност и спешност. Тяхната връзка е най-добре демонстрирана визуално на фигурата по-долу.

Квадрантите се попълват само ако въведените в тях случаи отговарят на определено поле. За да разберете напълно как работи тази матрица, трябва да дефинирате задачите, които съответстват на всеки квадрант. Струва си да запомните, че матрицата ще бъде ефективна само за задачи през целия ден или друг кратък период от време.

Квадрант 1: Важен и спешен

Сърцето на матрицата на Айзенхауер е именно първият квадрант, тъй като той е изпълнен с основната тайна - той е оставен празен. Това ще покаже, че човек има умение за ефективно планиране на работното време за постигане на целите.

Наличието на случаи, претендиращи за първи квадрант, показва постоянна практическа работа в живота и работата на такъв човек. Следователно човек не е свикнал да разпределя своите дела и задължения, а вместо това отлага всичко, което може, до последния момент. И когато сроковете изтичат, той се захваща за работа.

Разбира се, най-добре е да предотвратите възможни ситуации, ако обмислите всичко предварително. В крайна сметка има добре известен принцип, според който винаги е по-трудно да се премахнат последствията, отколкото да се предвидят всички възможни проблеми. В случай, че такива случаи могат да се извършват от други хора, те трябва да бъдат прехвърлени.

Квадрант 2: Важен и неспешен

При планирането на работното си време Айзенхауер определя задачите от втори квадрант като най-важни задачи. Ако изпълнителят последователно изпълнява задачата, поставена в този квадрант, навреме, тогава той може да си позволи да отдели толкова време за това, колкото е необходимо. Той няма да бъде преследван от суетене, бързане и различни негативни последици. Това е много подобно на назначаването на лекар: точно както превантивният очен преглед ще предотврати по-сериозни проблеми със зрението, правилното време за работа по доклада ще избегне спешна обработка през нощта.

Планирането и отчитането на работното време в рамките на втори квадрант се извършват така, че да се постигнат личните цели на служителя.

И въпреки че дамоклевият меч не виси над работниците под формата на спешност на работата, което ни позволява да се съсредоточим върху качеството на работата, не бива да забравяме, че все още има срокове и те трябва да бъдат наблюдавани, тъй като неизпълнението на задачата от втория квадрант автоматично я прехвърля в първия. И този резултат е изпълнен с последствия за планирането на личното време.

Квадрант 3: Спешно и неважно

Типът дела, съответстващ на трети квадрант, не ви позволява да се съсредоточите върху по-важни въпроси поради своята спешност. И такива случаи лесно се бъркат със случаи от първи квадрант. Струва си обаче да се направи граница между спешно и важно, тъй като тези понятия не са синоними. Има прост начин да определите това: трябва да се запитате дали тази или онази задача ви доближава до изпълнението на дадена цел. Обикновено случаите от трети квадрант получават отрицателен отговор.

Най-често в този квадрант се въвеждат битови проблеми: химическо чистене на дрехи в края на сезона, помощ на съседите по неотложен въпрос, маловажни срещи и преговори. Има и друг пример - ремонт на компютри, но тук трябва да бъдете изключително внимателни: ако това оборудване е необходимо за работа, тогава ремонтът му ще стане задача от първостепенно значение (тоест първият квадрант), а ако се използва само за развлечения, тогава самото място на този проблем е в третия квадрант.

Делата на този квадрант не само не се вписват в планирането на работното време, но дори отвличат вниманието от основните цели и отнемат ценно време. Най-добре е да ги игнорирате, ако е възможно. Как да определите важността на дадена задача за себе си? Много просто. Трябва да си зададете въпроса: „Какво ще стане, ако не направя това?“

Квадрант 4: Не е важно и не е спешно

Тази категория включва делата от нашето ежедневие, които нямат нищо общо с работата: социални мрежи, форуми, сърфиране в интернет, компютърни игри, гледане на телевизионни предавания. Да, такова занимание определено е приятно, но не е задължително.

Като цяло тази дейност значително намалява производителността на работния ден, Айзенхауер нарича случаите от тази категория „поглъщащи лично време“.

Вземете например сериал с продължителност 200 часа - при преизчисление получавате цяла седмица загубено време, което можеше да бъде използвано с много по-голяма полза.

Ето защо е необходимо да идентифицирате вашите лични ядещи и да се стремите към строг контрол върху тях, като планирате не само работата, но и личното време.

В този квадрант има и рутинни неща, които не са толкова приятни за мнозина: например миене на чинии, почистване, готвене. И тук си струва да потърсите компромис с хората, с които живеете в една къща, за да планирате равномерно натоварване.

Здравословно безразличие: инструкции за тези, които не вярват в управлението на времето

Инструкцията, изготвена от редакторите на списание Commercial Director, ще ви каже как да намерите хармония в живота дори в безнадеждни ситуации, ще ви обясни от кои нагласи, наложени от обществото и медиите, трябва спешно да се отървете, и ще ви каже какво да правите, ако нямате достатъчно дни, за да свършите работата.

Таблица за планиране на работното време

Ето един прост пример под формата на таблица.

вторник		Подзадача	Коментар
	Проверете списъка със задачи
	пътувам до работа
	Телефонни обаждания		Извлечете два номера за контакт от служебния имейл
	Писане на статия	Материален анализ
	Писане на статия	Превод на допълнителни материали от чужд език и набиране на основния текст	Не забравяйте да издадете бележки под линия към източниците и да коригирате тиретата на тирето
	Отидете в редактора
	среща

сряда

Този пример ясно демонстрира принципа на изграждане на работни планове. При необходимост таблиците могат да бъдат по-дълбоки, с разширено пространство за бележки. Няма значение каква програма ще се използва за изпълнение, да речем, на индивид планиране на работното време на ръководителя/специалиста. маса -инструментът е универсален, може да се рисува дори на обикновена хартия. Това, което наистина е важно, е да можете да го адаптирате за себе си, вашите задачи и цели и да определите за какви времеви интервали ще се използва: по дни, седмици, месеци.

Как става планирането на фонда работно време

Началният етап на планиране е да се анализират първоначалните параметри на системата - наличието на дейност за подобряване на фонда работно време (ФР) и нейните направления. След това следва отговорът на въпросите: кой е отговорен за тази дейност (специалисти, служби) и нейното планиране? До каква степен се отчита работното време? Следи ли се прекараното време? Разкриват ли се FRV резервите? Взети ли са мерки за намаляване на загубата на работно време на етапа на планиране? Какви методи се използват за това?

Следващият етап е анализът на приложението на PDF. В нейните рамки те изучават динамиката на производството на работниците (спрямо времето - почасово, дневно, годишно) и идентифицират факторите, които го влияят; анализира състоянието на PDF и определя неизползваните възможности за намаляване на някои видове отсъствия; изработват данни от наблюдения за функционирането на фонда от работно време и др. По-подробно за методите за анализ на използването на фонда от работно време можете да намерите в учебната и методическата литература.

Информационната база за анализа на PDF са данните от статистическите и времеви записи на работното време; резюме на първичното счетоводство (листовка за бездействие, извънреден труд, за премахване на брака); Автоснимки и снимки на работно време; данни от анкети и въпросници.

В хода на анализа, използването на целия PDF и неговите съставни части - целодневни и вътрешносменни фондове в рамките на различни нива на предприятието (структурни подразделения, предприятието като цяло, професии и групи) се изследва. Този подход дава възможност да се открият "тесните места", на които трябва да се обърне внимание на първо място. Резултатът от анализа е оценка на резервите за подобряване на използването на PDF и съответно повишаване на ефективността на планирането на работното време.

Получените резултати се използват за планиране на полезен фонд работно време. Това събитие включва изготвянето на планиран балансов бюджет, сравнение на неговите компоненти с нормите на предприятието, както и спестяване на работно време за непродуктивни разходи. Методите за разпределение на баланса на работното време са получили адекватно отражение в учебни материали и ръководства.

Планирането и анализът на работното време придобиха специфични черти в пазарната икономика. Например задължителният административен отпуск е изгоден за предприятието по отношение на разходите. Работата на непълно работно време е загубила статута си на резерв.

Диференциран подход за постоянни служители на пълен работен ден, временни работници става уместен при планирането на ECF; на непълно работно време.

За най-ефективна организация и планиране на работното време в предприятието се предприемат специални мерки: социално-икономически, организационни, технически, терапевтични и профилактични. Те се отразяват в различни организационни и технически планове, планове за подобряване на условията на труд и др. Участието на външни участници трябва да се обсъди с местните власти и едва тогава да се включи в планирането на дейността. Всяко събитие трябва да бъде осигурено с ресурси.

Как правилно да планирате работното си време

Правило 1. Ставайте по едно и също време

Този начален етап от всяко планиране е много дисциплиниран и енергизиращ.

Правило 2. Положително настроение в началото на деня

Работете върху настроението си всяка сутрин, защото то силно влияе върху решаването на задачите за постигане на целите. За да направите това, можете да си зададете три въпроса:

Как „днес“ ще ме доближи до успеха?
Какво трябва да направя, за да направя днешния ден възможно най-много радост?
Какво трябва да направите на този ден, за да запазите здравето си?

Отговорът на тези въпроси и създаването на положителна мотивация често не надвишава две минути. Подарете си ги, преди да започнете стандартната си сутрешна дейност.

Правило 3

Ключът към хармоничното утро е добрият сън и добрата закуска. Но мнозина ги даряват, оправдавайки се с липсата на време. И двете мисии обаче изискват приоритизиране само на етапа на планиране на ежедневието - по същество просто трябва да разпределите времето си по такъв начин, че да си лягате рано.

Правило 4: Обмислете фактори като умората, когато планирате работния си ден

Много хора смятат, че производителността на работата им се колебае като синусоида през целия ден. Това не зависи от ежедневните биоритми - от това дали сте "чучулига" или "бухал". Струва си да разберете вашите лични периоди на повишаване на активността и да поставите най-важните неща за този дневен интервал в планирането на дейността. По-добре е да посветите следобеда на ежедневна рутинна работа, която не е от особено значение.

Правило 5. Правете почивки навреме

Едно от основните правила за планиране на работното време е кратката почивка, тъй като тя позволява на тялото да се възстанови и да върне вниманието към работата. Не забравяйте да правите кратки почивки в работата, задайте сами продължителността и честотата. Помнете редовността.

Правило 6

Опитайте се да не прескачате в работата и доведете започнатата работа до логичния й край. Не се разсейвайте с по-дребни неща, защото те крадат от работното време. Не забравяйте, че всеки път, когато се връщате към вече започнатата работа, ще трябва да повторите старите действия и това ще повлияе на баланса на личното планиране на дейността.

Правило 7

Стремете се да запълните всички неотчетени пропуски в графика си (чакане на опашка, неинформативна среща) с полезни дейности. Определете сами същността му, като си зададете въпроса: „Как мога да запълня тези минути, за да извлека максимална полза?“

Правило 8: Придържайте се към принципа 70/30

Трябва да регистрирате само 70% от работното си време в дневника си. В противен случай, дори ако планирате работния си ден на 100%, няма да получите гаранции, че всички задачи ще бъдат изпълнени, дори повече: много действия няма да съвпадат с графика. Целта на планирането на работното време според този принцип е да се спаси нервната система от претоварване, да се предотврати усещането за машина и затварянето в твърда рамка.

Правило 9. Вечерта направете план за утрешния ден

Направете планирането си за утре в края на днешния ден и го направете под формата на писмен списък, за да не пропуснете нищо. По-добре е предварително да установите важността на делата и да ги разпределите в колони. Това ще даде възможност да се съсредоточите върху необходимите задачи, а по-малко значимите могат да бъдат преместени в случай на непреодолима сила.

Правило 10

Неизменно правило за всички. Колкото по-често можете да намерите време за почивка, толкова по-продуктивни ще работите по-късно. През този период можете да подредите нещата на работното място, в къщата, да измиете чиниите, да прочетете списание или книга, да се разходите на чист въздух, да помогнете на другите. Ако не можете да го направите спонтанно, планирайте и тези действия.

Правило 11. Бъдете реалисти относно способностите си

Не се затрупвайте с огромно количество работа, вярвайки, че можете да се справите с всякакви планини. Подходете трезво към оценката на собствените си сили и вземете по-добре това, с което гарантирано ще се справите за ден / седмица / месец, такова планиране на работното време ще бъде по-ефективно.

Правило 12

Този подход към предметите на масата и в офиса помага да спестите време в бъдеще. Направете си правило, след като сте използвали нещо, върнете го там, откъдето сте го взели. Задайте конкретни места за различни видове неща - папка за документи, молив, чекмедже на бюро или квадратче.

Правило 13. Водете активен и здравословен начин на живот

Изглежда, защо служителите в офиса се нуждаят от спорт, йога, фитнес, правилно хранене, гимнастика? След това, че здравото тяло и благосъстоянието са най-добре настроени към положителна енергия и готовност за високопродуктивна трудова дейност, особено след нейното качествено планиране.

Правило 14

Най-добрият начин да се самоорганизирате в планирането и изпълнението на професионалните дейности е да изпитате чувство на удовлетворение и любов към работата си. Предимството му е, че мотивацията не трябва да се издърпва с клещи, тя идва сама и в големи количества.

Планиране и организиране на работното време на ръководителя

Съвет 1. Прегледайте плановете за деня

За да направите това, можете да използвате анализа ABC или матрицата на Айзенхауер. Дори една десетминутна подготовка за работния ден може да спести до два часа на ден. Използвайте ги добре.

Съвет 2. Формиране на блокове от подобни случаи

Постоянно разсеян човек се нуждае от значително повече време за работа, отколкото концентриран и ентусиазиран човек. Това се дължи на необходимостта от още едно „набиране“ и „потапяне“, тоест връщане към трудова дейност. Блокове от един и същи тип задачи ще ви помогнат да спестите работно време: те са по-лесни за коригиране на етапа на планиране на дейността.

Съвет 3: Отделете време за себе си на работа

Често посетителите, подчинените или клиентите по телефона отвличат вниманието от преките задължения. Всички те създават силна намеса в изпълнението на наистина важни задачи, нарушават баланса на работното време. В тази връзка е невъзможно да сте на разположение на всички и всички през целия работен ден – както в офиса си, така и по телефона. В процеса на планиране на работното време, майсторите на занаята си организират празнини за себе си, когато никой няма да ги безпокои. Можете също да използвате техните инструменти, например да зададете часовете за приемане на посетители, да използвате телефонен секретар.

Съвет 4: Отделете ограничено време за всяка работна задача

Продължителността на даден вид работа е в пряка зависимост от наличното време. Дори и най-малката задача подлежи на планиране: научете се да отделяте на задачата точно толкова време, колкото е необходимо за нейното изпълнение. Например, бизнес преговорите не трябва да се забавят, трябва да обсъдите всички въпроси, които ви интересуват, доколкото е възможно, но не повече от час. Това може да стане с помощта на строги времеви рамки и регулации. Водете се от едно просто правило: „Времето е пари“, ценете ги и ги пестете.

Съвет 5: Използвайте делегиране

Никой уважаващ времето актьор не трябва да изпълнява всички задачи сам. Този подход вече е описан в принципите и правилата за планиране на работното време: всичко, което може да бъде делегирано на други хора (65% от задачите, които отнемат време и усилия, но не носят значителни резултати), трябва да им бъде делегирано. Това се отнася не само за помощта на служителите, но и за използването на помощ от трети страни агенции, организации, консултантски фирми.

Съвет 6. Разделете големите задачи на компоненти

Хората са склонни да избягват големи или обемисти задачи, по всякакъв възможен начин да забавят изпълнението им, защото резултатът изглежда твърде далеч за тях. Този факт показва слаби умения за планиране на лично време, но може да бъде заобиколен. Калъфите, които дават най-бърз резултат се харесват на почти всички. Това е забелязано от Алберт Айнщайн на примера с цепене на дърва. Същото може да се направи с дългосрочни цели и големи проекти: разделете ги на малки задачи, планирайте ги и след това методично ги изпълнете за определен период от време (например два часа на ден). След, да речем, седмица ще се появят първите резултати - целта на първата част от проекта ще бъде постигната (според плана), това ще даде сила и мотивация да продължим да работим в тази посока.

Съвет 7. Поставете лични срокове за приоритетни задачи

Когато знаете предварително кои случаи ще бъдат приоритетни за текущия месец, те могат да бъдат отбелязани в работния календар и взети предвид при лично планиране заедно със същите преговори / срещи. По този начин, когато се наложи да направите друго събитие или действие за тази дата, тя вече ще бъде „резервирана“, което още веднъж ви напомня за обективната значимост на задачата. Този съвет е от особено значение по отношение на планирането на работните дейности.

Съвет 8. Организирайте правилно работното си пространство

На първо място, това се отнася до реда на работния плот. На него трябва да се оставят само тези документи, без които е невъзможно да се изпълнят задачите от категория А. Това действие има психологическа основа: редът на масата помага за реда в мислите, а допълнителните документи отнемат време.

Съвет 9. Опитайте се да не позволявате на другите да ви натоварват с допълнителни отговорности

Често лидерите се интересуват и ангажират с нови неща, разширявайки областите си на компетентност. Излизайки от личен интерес на срещи, на които служителят обикновено не присъства, той може да влезе в работни групи или да получи допълнителни задачи, които не са включени в неговия план и в резултат на това да се превърнат в тежест за основната работа и нейното планиране. Най-добре е да проверите отново всичките си действия за тяхната уместност в рамките на позицията, като по този начин подобрите уменията си за планиране на времето.

Съвет 10. Преценете колко важни и спешни са нещата, в които внезапно искат да ви въвлекат.

Форсмажорните обстоятелства и други неотложни въпроси са често срещано явление за всяка фирма или предприятие, дори ако се стреми да работи в рамките на строго планиране. За решаването им се мобилизират всички налични ресурси. Ако се съгласите да помогнете в настоящата ситуация, не забравяйте, че това ще отнеме време от текущите важни задачи в графика ви, така че винаги претегляйте дали си струва да ги жертвате.

Съвет 11 Не действайте импулсивно – вземайте умни решения

Понякога определени решения се вземат в резултат на импулс, неконтролируем импулс. Но това провокира отклонения в графика и пречи на ефективното планиране на работното време за постигане на целта. Ако почувствате моментно желание да направите нещо (например да се обадите), внимателно обмислете и претеглете дали наистина си струва да направите това, което сте планирали.

Съвет 12. Поставете правилно приоритетите си

В голям поток от случаи - конференции, срещи, обаждания, текстови съобщения - може да бъде много трудно да се ориентирате и когато поемете всичко наведнъж или го вземете на части от различни краища, в крайна сметка имате много малко време. Тук е полезно да си припомним такъв начин на планиране на времето като матрица от приоритети и да започнем с изпълнението на ясно определени и недвусмислено значими задачи, като постепенно се придвижваме към по-малко важни.

Планиране на работното време на секретаря на ръководителя

Основното задължение и цел на планирането на индивидуалното работно време на секретаря е да облекчи максимално шефа и да му помогне да разпредели времето си. Задачата е да се повиши ефективността на използването на всички възможни часове и минути за трудова дейност. А това означава, че задачите и планирането на дейността на ръководителя и секретаря са взаимозависими.

На първо място, секретарят помага в организационните, подготвителните и управленските видове работа, освобождава пространство за творчество на шефа. За целта асистентът трябва да познава дневния режим на по-високото ниво, графика на задачите си за всички възможни периоди – ден/месец/тримесечие. Ефективното планиране на работното време на секретаря зависи от графика на неговия непосредствен ръководител, тъй като той подготвя всички срещи, преговори и други въпроси (приемане на посетители, документация), които са в графика на шефа. Ключова роля при планирането играе йерархията на задачите според тяхната стойност и важност.

В допълнение, задълженията на секретаря включват и друга работа, която не зависи от режима на деня на властите (и се отразява в планирането на трудовата дейност): това е проверка на пощата и отговаряне на кореспонденция, управление на документи, контрол файл и др. Уменията на асистента за планиране на времето трябва да са на върха. Началните точки на неговия график винаги са повтарящи се дейности, например:

подгответе работното място на ръководителя;
подредете собственото си работно място;
обработва всички видове входящи имейли;
преглед на контролния файл;
предоставят на властите обобщение на състоянието на нещата и изясняват графика за текущия ден.

Помислете за прост пример за планиране на работното време във връзка с графика на мениджъра. Програмата за действие на секретаря ще изглежда така. Когато шефът планира среща в 11:00, тогава планът на асистента в 10:30 ще маркира неговата организация с всички последващи действия: напомняне, фотокопиране на материали, почистване на конферентната зала, регистриране. Ако в 14:00 управителят планира преговори извън офиса, тогава графикът на секретаря ще включва елементи за извикване на кола и събиране на документи. Също така списъкът с работи показва с кого и по кое време трябва да свържете шефа за телефонен разговор, каква документация трябва да бъде коригирана и какво да попълните от нулата и т.н.

Най-добрият вариант е да определите, заедно с шефа, постоянен интервал от време за ежедневните дейности: подписване на документи, приемане на посетители. Това ще подобри работата и ще спомогне за планирането на работното време както на специалиста, така и на неговия асистент. Когато съставяте работен график, трябва да оставите и приличен резерв в случай на внезапни спешни и важни задачи, телефонни обаждания и други спешни случаи.

Секретарят посвещава края на работния ден на изпращане на изходяща кореспонденция, а също така планира събития за утре.

Когато работният ден приключи и мениджърът закъснее в офиса, асистентът може да се прибере вкъщи само ако има подходящо споразумение между тях и той предостави на шефа всички необходими данни.

Преди да напусне помещението, секретарят премахва всички документи, затваря шкафове, сейфове, изключва електронно оборудване (това не се отнася за телефон, модем, факс), поставя работното място в ред.

График на времето на мениджъра

Същността на планирането е подготовка за изпълнение на целите и регулиране на работното време. Принципите на планиране на работното време на мениджъра не се различават много от общите принципи на регулиране на труда. Рационалното използване на вашите времеви ресурси включва разбиране на вашите функции, цели, цели и времеви бюджет.

В процеса на организиране на работното време на специалист се използват широко известни техники за планиране. Мениджърът трябва да се ръководи от следните правила:

60% от дневния работен план се разпределя за работа по график;
20% от времето - за непредвидени действия;
последните 20% е най-добре да оставите за спонтанни задачи.

„Плоските“ организационни структури се използват в малките предприятия за решаване на сложни проблеми в условия на значителна несигурност. Такива подразделения се характеризират със следните недостатъци: прекомерно натоварване на мениджърите, трудност при контролиране на действията на голям брой хора, както и трудности, свързани с координирането на работата на подразделенията.

Прекараното време (особено ако не е отбелязано на етапа на планиране) трябва да се записва със задължително посочване за какво и как е използвано. Това допринася за факта, че след като получи пълна картина на разходите за работното си време, мениджърът ще може по-ефективно да организира планирането си в бъдеще; за да се разработи качествен план, задачите ще бъдат разделени на краткосрочни, средносрочни и дългосрочни.

Редовността, последователността и последователността трябва да бъдат позиционирани като основни принципи на планирането. Необходимо е да се следва един от важните принципи на планирането на дейността - реалността на целите: да се поемат толкова отговорности, колкото е възможно да се изпълнят.

В основата на рационалното разходване на работното време на мениджъра е неговият дългосрочен план. Това е многогодишна система, като се вземат предвид годишните и тримесечните планове. Последните могат да се съгласуват с годишните и да се разделят на месечни. Дневните и седмичните планове напълно съответстват на тях и същевременно най-точно отразяват използването на работното време на ръководителя. Планирането на работните дейности на ниво един ден е важна стъпка в цялостното планиране на работните дейности на мениджъра, подлежи на постоянно наблюдение и корекция в зависимост от ситуацията.