مبادئ التخطيط الزمني العقلاني. أسرار إدارة الوقت ، أو كيفية التخطيط لوقت العمل بشكل منتج

تعد إدارة الوقت أو تخطيط وقت العمل أو إدارة وقت العمل من المهارات المهمة لرجل الأعمال. غالبًا ما يُنظر إلى النجاح على أنه أداء عالٍ وتحقيق أهداف مهمة. لكن لا تنس: الوقت الذي تقضيه مع عائد كبير هو معيار أساسي آخر للنجاح.

أهداف إدارة الوقت

يمكن لإدارة وقت العمل أن تحل الكثير من الأهداف والغايات ، والإيقاع الحديث للحياة يجعلنا نتعامل مع الوقت باهتمام كبير ، ويطور المدربون العصريون والناجحون الكثير من الأساليب التي تُخضع الوقت لإيقاع العمل في الحياة. لكن ما يثير الدهشة: تم اكتشاف العديد من قوانين إخضاع الوقت وصياغتها في منتصف القرن العشرين ، وبعضها قبل ذلك - منذ مائة عام أو حتى أكثر ، عندما كانت الأعمال التجارية قد بدأت للتو في تأكيد نفسها وإيقاع كانت الحياة قد بدأت للتو في التسارع.

ينص قانون باركنسون على أن: "العمل يملأ الوقت المخصص له". هذا القول المأثور مثير للسخرية ، لكن تم إثبات صحته من خلال الحياة المباشرة. لاحظ المؤرخ الإنجليزي ، وهو يراقب نفسه وأحبائه ، ومن ثم عمل الهيئات الحكومية والمؤسسات الرسمية ، أن الإنسان مستعد لإضاعة الوقت في أفعال لا طائل منها في الحياة اليومية والحياة العامة.

صاغ قانون باركنسون المؤرخ سيريل نورثكوت باركنسون في مقال نُشر في المجلة البريطانية The Economist عام 1955.

إذا كان الشخص لا يقيد نفسه بالأطر الزمنية ، فيمكنه القيام بالعمل مرارًا وتكرارًا ، وتصحيح شيء ما إلى ما لا نهاية ، والتصحيح ، والبحث عن العيوب ، كما لو كان يسعى لإحضار الأمر إلى الكمال المطلق ، ولا يتصرف وفقًا للنتيجة ، بل ينغمس فيه. العملية.

ومع ذلك ، فإن مراعاة هذا القانون ليست عقيدة. على العكس من ذلك ، فإن مهمة أي شخص ناجح هي التغلب على القصور الذاتي لهذه القاعدة ، وإخضاع هذا القانون لخططه ومواقفه.

الغرض من إدارة الوقت هو تنظيم وقت العمل وتحديد الأولويات والتحكم في الوقت وإنفاقه بعقلانية.

مبادئ التخطيط

يتكون التخطيط دائمًا من عدة مستويات:

• استراتيجي عالمي (التخطيط لعدة سنوات ، هذا هو الهدف الفائق أو الأهداف الفائقة التي يضعها الشخص لنفسه)
• التخطيط الاستراتيجي لمدة عام أو ستة أشهر (تلك المهام الشائعة التي ستقرب الشخص ببطء ولكن بثبات من هدفه الرئيسي الرئيسي)
• التخطيط التكتيكي للشهر وللأسبوع ،
• التخطيط التكتيكي لهذا اليوم.

كل واحد منهم لديه متطلبات مختلفة ، كما تختلف طرق إدارة الوقت بشكل ملحوظ. هم فرديون للغاية ويتكونون إلى حد كبير من قبل الفرد بشكل مستقل.

مصفوفة أيزنهاور

يعد التخطيط لهذا اليوم أيضًا ، بالطبع ، فرديًا ، ولكن في هذه الحالة ، تم تجميع الكثير من الخبرة في إدارة الوقت في مجال الأعمال. المبدأ الرئيسي لإدارة الوقت اليوميبناء على ما يسمى بمصفوفة أيزنهاور.

في الرئيس السادس والثلاثين للولايات المتحدة ، وضع دوايت ديفيد أيزنهاور مصفوفة أولويات لتحسين ساعات عمله المزدحمة. لقد فهم: كل الأشياء التي يحتاج الإنسان إلى القيام بها في يوم ما يمكن تقسيمها بشروط إلى أشياء مهمة وغير مهمة وعاجلة وليست عاجلة. والنتيجة هي المربع التالي المكون من 4 مناطق:

أصعب شيء هو توزيع جميع المسؤوليات والاهتمامات في هذه المجموعات الأربع: لفهم الأشياء المهمة حقًا وغير المهمة. وفقًا للمدربين ، الأشياء المهمة هي تلك التي تقربنا من الهدف المقصود وترتبط بالتخطيط للسنة.

من الناحية المثالية ، يجب أن يكون المربع الأول مجانيًا ، لأنه إذا كان مشغولًا ، فإنه يقول إن الأشياء المهمة لم تكتمل في الوقت المحدد وحدثت مشكلة في الوقت. الأمور غير المهمة وغير العاجلة (كقاعدة عامة ، هذه عبارة عن شبكات اجتماعية ، ومحادثات هاتفية بلا هدف ، وألعاب كمبيوتر ، وما إلى ذلك) ، من الناحية المثالية ، يمكنك أيضًا أن تنحي جانباً وتركز بأمان على الأمور المهمة وغير العاجلة ، وتحتل مكانًا رئيسيًا في جدول يوم العمل. بالنسبة للمسائل العاجلة وغير المهمة ، يمكنك العثور على الوقت المتبقي أو تفويض التنفيذ إلى الزملاء أو المرؤوسين.

مبدأ باريتو

المبدأ الثاني المهمبما يتوافق مع مصفوفة أيزنهاور وتم تسميته على اسم عالم الاجتماع فيلفريدو باريتو. الاسم الثاني للمبدأ هو مبدأ 20/80 ، باريتو في القرن التاسع عشر. لاحظ: "20٪ من الجهد يعطي 80٪ من النتيجة ، والباقي 80٪ من الجهد - 20٪ فقط من النتيجة". من الصعب حقًا الجدال مع هذا: معظم الجهود لا تؤدي إلى النتائج المرجوة. ومع ذلك ، فإن أخذ هذه الحقيقة كأمر مسلم به وتطبيقها ليس فقط على النتائج ، ولكن أيضًا على الوقت المستغرق ، سيثبت أنه فعال للغاية. الشيء الرئيسي هو العثور على 20٪ من المعلومات المهمة من خطاب أو محادثة عمل ستجلب 80٪ من النتيجة. خلال اليوم ، من بين دورة الشؤون ، اعزل 20٪ من خططك ، والتي سيحقق تنفيذها 80٪ من النجاح.

نتيجة قانون باريتو: عادة ما يكون من الصعب والممل للغاية معرفة ما يحدث ، وغالبًا ما يكون ذلك غير ضروري - كل ما عليك فعله هو معرفة ما إذا كانت فكرتك تعمل أم لا ، وتغييرها بحيث تعمل ، ثم الحفاظ عليها الوضع حتى تتوقف الفكرة عن العمل.

مبدأ آخر لإدارة الوقتيعتمد على علم وظائف الأعضاء البشري ويأخذ في الاعتبار إيقاعاته الحيوية. خلال النهار ، يعمل جسم الإنسان بشكل غير متساوٍ ، ويبدو منحنى الإيقاع الحيوي كالتالي:

عند التخطيط ليوم عملك ، من المهم مراعاة وقت الأداء العالي والتأكد من ترك وقت للراحة وفرص للاسترخاء والانفصال ، فهذا سيسمح لك بالتخلص من الآثار السلبية لإجهاد النهار.

المبدأ الرابع تخطيطقد يبدو مخالفًا لكل ما تم وصفه أعلاه ، ولكن التقيد به سيساهم في الشعور بالهدوء والهدوء بمرور الوقت ، والشعور بأنه يخضع لشخص ما. لا يمكن للخطة أن تهيمن على الشخص: ربما يكون تنوع ومرونة التخطيط هو أهم إعداد لإدارة الوقت. يتضمن هذا المبدأ القدرة على تغيير الخطط في الوقت المناسب ، لبناء سلاسل جديدة من الروابط بين الأحداث. من الناحية العملية ، يعني هذا تحديد الأمور المهمة والعاجلة باعتبارها الأمور الرئيسية التي تشكل العمود الفقري لليوم ، وترك ما يسمى بالمناطق العازلة للتغييرات المحتملة والظروف الجديدة والمسائل العاجلة غير المتوقعة.

باختصار ، لا يمكن الخلط بين الإنتاجية والتوظيف ، سيسمح لك التخطيط بتجنب حالات ضيق الوقت وتحديد الأولويات بشكل صحيح ، والتي ستزيد إنتاجية يوم العمل بشكل كبير.

10 قواعد لتخطيط وقت العمل

في الواقع ، يمكن أن يكون هناك العديد من القواعد التي يمكن لكل شخص الاختيار من القائمة أدناه.

• قاعدة الخصوصية. في العمل ، من المستحسن أن تكون قادرًا على أن تكون بمفردك: للقيام بذلك ، أغلق الأبواب ، حدد ساعات عدم الاستقبال ، قم بتشغيل جهاز الرد على المكالمات ، واطلب من السكرتير الصمت. يمكن تحديد وقت هذا العمل في الصباح أو قرب نهاية يوم العمل ، عندما تقل مزاج العمل في المكتب.
• حكم كتلة العمل. يمكن تقسيم جميع الأعمال في المكتب بشكل مشروط إلى مجموعات: المحادثات الهاتفية والمراسلات التجارية والاجتماعات والاجتماعات مع الزملاء والأوراق والعمل مع الأوراق. من خلال العمل مع كتل مماثلة ، فإننا نوفر الجهد ، ولا ننتقل من نوع نشاط إلى آخر.
• قاعدة الأجزاء الصغيرة هي الشرائح الصحيحة. مهمة كبيرة وصعبة ، مهمة إستراتيجية لا يمكن إنجازها بتطبيق واحد للجهود ، لذلك ، من خلال استكمال أجزاء صغيرة من مشروع كبير بشكل يومي ومنهجي ، فإننا نقرب الهدف العالمي من الناحية التكتيكية.
• حكم التفويض. القدرة على تفويض السلطة هي أيضًا جزء من إدارة الوقت.
• قاعدة التنظيم وقاعدة الموعد النهائي. إن تحديد إطار زمني واضح لاجتماع عمل أو اجتماع أو مقابلة ، بالإضافة إلى إطار لأداء العمل ، يعني انتهاك قانون باركنسون بشكل متعمد ومنتج ، مما يجعله زميلك.

فولتير: الوقت طويل إلى حد ما بالنسبة لمن يستخدمه. من يعمل ومن يفكر يوسع حدوده.

• قاعدة تحديد الأولويات. تدريجيًا ، يمكنك تطوير المهارة ، عند ظهور حالات ومواقف جديدة ، لتعيين حالة لكل منهم ذهنيًا من مصفوفة أيزنهاور: عاجل - غير عاجل ، مهم - غير مهم. ثم سيتم ترتيب الأولويات تلقائيًا.
• قاعدة حساب الوقت من اليوم والإيقاعات الحيوية. من الأفضل التخطيط للمسائل الهامة والعاجلة في الصباح. سيخلق تنفيذها حالة من النجاح خلال يوم العمل. من الأفضل القيام بالتخطيط في المساء: وفقًا لعلماء النفس والمدربين ، فإن العقل الباطن نفسه يبني على النحو الأمثل الجدول الزمني لليوم التالي أثناء الليل.

• قاعدة حفظ السجلات: "فكر على الورق". التسجيلات ضرورية: فهي تنظم العقل ، وتشكل صورة مرئية في الرأس ، وتساعد على التحكم في النفس أثناء النهار.
• حكم النتيجة. يمكن أن يخلق الملخص في نهاية يوم العمل شعوراً بالنجاح والإنتاجية ويساعد في تنسيق إجراءاتك وخططك للأيام القادمة.

طرق تخطيط وقت العمل

تتمثل الطرق الرئيسية لإدارة الوقت في الاحتفاظ بالسجلات والتقويمات وبطاقات يوم العمل. في هذه الحالة ، يتم أخذ واحد أو عدة مبادئ لإدارة الوقت كأساس: يتم إنشاء مخطط عام ، وهو نموذج يمكن تكييفه ، ويستخدمه شخص معين لروتينه اليومي وروتينه.

إحدى طرق المؤلف موصوفة في كتاب تريسي بريان وتسمى "اترك الاشمئزاز ، كل الضفدع!" ، وهي تعني تقسيم الخطط إلى واجبات إيجابية ملونة وممتعة وأخرى غير سارة. إذا قمت بتحليل خطط اليوم بعناية ووعي ، فستكون هناك بالتأكيد أشياء لا تريد القيام بها (يمكن تسميتها بالضفادع أو الضفادع). هذه هي الأشياء التي يجب القيام بها في المقام الأول: تجاهل الاشمئزاز و "أكل هذا الشيء الضفدع في المقام الأول."

براين تريسي: أخيرًا ، هذه الملاحظة: إذا كان عليك أن "تأكل" ضفدعًا حيًا ، فلا يجب أن تجلس وتنظر إليه لفترة طويلة. يكمن السبيل لتحقيق مستوى عالٍ من المهنية والإنتاجية في اكتساب عادة ثابتة لحل أهم المهام في الصباح ، دون إضاعة الوقت في مشاكل أخرى. عليك أن تتعلم كيفية "أكل الضفدع" أولاً ، دون الخوض في التفكير الأولي ، الذي غالبًا ما يكون خاملًا.

بالإضافة إلى هذه التقنية ، هناك نصيحة أخرى: لجعل المذاق أكثر متعة ، بعد الضفدع ، يمكنك "تناول الحلوى": افعل شيئًا ممتعًا ، محبوبًا ، يجلب المتعة والبهجة في مكان العمل.

طريقة مثيرة للاهتمام للتخطيط ليوم عمل اقترحها الكسندر وديمتري تسيغلينز ، ممثلو مدرسة فرانكلين:

فيديو حول صنع خريطة لهذا اليوم

أشار بنجامين فرانكلين ، مؤلف القول المأثور المشهور "الوقت هو المال" ، إلى ما يلي: تعتمد الثروة بشكل أساسي على شيئين: الاجتهاد والاعتدال ، وبعبارة أخرى ، لا تضيع الوقت أو المال واستخدام كليهما في أفضل الأحوال طريقة حل ممكنة.

الشكل الحديث للتخطيط لليوم هو برامج خاصة للهواتف الذكية وأجهزة المساعد الرقمي الشخصي (المنظمون) ، والتي تعتمد على إمكانيات التقويم أو جدول البيانات ، مما يسمح لك بعكس التاريخ والوقت والإشارة إلى الإطار الزمني لكل حدث وترك الملاحظات و التعليقات ، وأيضًا إنشاء خطط تكتيكية لليوم ليس فقط ، ولكن أيضًا لرؤية الحركة الإستراتيجية نحو الهدف الرئيسي. فهي متنقلة ومريحة ، والأهم من ذلك أنها فعالة في ظروف المعيشة الحديثة.

برامج العينة

من خلال الجمع بين العديد من التقنيات ومراعاة أكبر عدد ممكن من مبادئ وقواعد إدارة الوقت ، يمكنك إنشاء قالب برنامج.

من المهم أن نفهم الشيء الرئيسي: قائمة المهام ليست خطة. ستصبح خطة فقط عندما تستطيع الالتزام بقاعدة بريان تريسي: "التخطيط يسبق فعل الشيء الصحيح ومنع الشر".

إذا أمضيت بضع دقائق ، فسيكون من الواضح أي الأشياء يمكن دمجها في كتل ، وأي الأشياء عالمية جدًا ، ولكنها مهمة وليست عاجلة (على العكس من ذلك ، يجب تقسيمها إلى "شرائح متجانسة") ، أي الأشياء يمكن تعتبر "الضفادع" التي ستصبح اشياء حلوى لذيذة ولذيذة. يمكنك تصويرها في شكل رسوم بيانية أو رسوم بيانية ، ويمكنك رسمها بألوان مختلفة.

الآن ، بالنظر إلى عشر سنوات من خبرتي في مجال ريادة الأعمال ، يمكنني استخلاص استنتاجات لا لبس فيها إلى حد ما. الحقيقة هي أنني تلقيت أقصى النتائج من أنشطتي على وجه التحديد في الفترات التي تم التخطيط لها مسبقًا بوضوح. علاوة على ذلك ، لم يتم التخطيط لها ليوم واحد في المستقبل ، ولكن لأشهر وحتى سنوات.

بالطبع ، هذا منطقي وطبيعي. ومع ذلك ، بالنسبة لي ، فقد تحققت مرة أخرى من هذه الحقيقة التي لا جدال فيها بالفعل: "لزيادة الكفاءة عدة مرات ، يجب عليك بالتأكيد التخطيط لأنشطتك."

لقد صاغت لنفسي 10 مبادئ تخطيط الوقتأن تكون ناجحًا وفعالًا. سامحني معلمو إدارة الوقت لمحاولة مضغ الأشياء الأولية. من خلال تطبيق هذه المبادئ ، يمكن تبسيط التخطيط الشخصي إلى حد كبير وجعله فعالًا قدر الإمكان. إذا هيا بنا!

المبدأ 1.احصل على يوميات.

هذه هي الأداة الرئيسية لتخطيط الوقت. يجب أن تتناسب المذكرات مع متطلبات وعادات صاحبها ، وأن تكون ذات جودة عالية ومريحة. يتوسع نطاق اليوميات باستمرار ويمكنك اختيار الشخص الذي سيكون مساعدًا مخلصًا في التخطيط. أفضل شراء مذكرات مؤرخة باهظة الثمن - فهي تحتوي على ورق عالي الجودة ويسعدني العمل معها.

يفضل البعض اليوميات الإلكترونية. في هذه الحالة ، تحتاج إلى اختيار البرنامج المناسب وتخصيصه لمهام محددة.

يجب أن تكون المذكرات دائمًا أمام عينيك حتى تتمكن من إجراء تغييرات سريعة على الروتين اليومي ، وكذلك مراقبة تنفيذ المهام لليوم الحالي.

المبدأ 2.اكتب مفهوم الحياة.

هنا أعني إنشاء قائمة بالأهداف طويلة المدى. يجب أن يصف ما نود تحقيقه ، وماذا يجب أن نصبح.

هناك قاعدتان هنا. كما أنها ذات صلة بالأهداف المتوسطة والقصيرة المدى.

أولاً ، لا تحمل خططك في رأسك - اكتب على الورق. مكتوبة فقط ، سيتم تنفيذها بوضوح وكفاءة. لا أعرف كيف يعمل ، لكنه يعمل بنسبة 200٪. من خلال تدوين الهدف ، فإنك تجسده. تصبح قائمة أهدافك خطة عملك التنظيمية الشخصية. هذه منارة في المحيط الهائج للشؤون الثانوية ، والتي تقود سفينتك إلى هدفها المقصود. من خلال تحديد الأهداف ، نتطلع إلى المستقبل ، ونحصل على إرشادات ونركز جهودنا على تحقيقها.

ثانياً ، يجب أن يكون للأهداف مواعيد نهائية محددة. تعد المواعيد النهائية غير الواضحة لتحقيق الهدف علامة على عدم وضوح الهدف نفسه. تأكد من تحديد موعد نهائي للإنجاز والمسؤولية عن فشلها ، فقط في هذه الحالة ستنجح خطة تحقيق الأهداف.

لتسهيل تحديد الأهداف ، تخلص من كل القيود وأحلام اليقظة ، واكتب كل شيء على الورق. لا تسهب في الحديث عن الأشياء الصغيرة - اكتب فقط التفاصيل الأكثر أهمية. بعد ذلك ، باستخدام هذه الإدخالات ، يمكنك بسهولة إنشاء قائمة بالأهداف. أنا شخصيا فعلت ذلك بالضبط.

المبدأ 3.اكتب الأهداف متوسطة المدى.

باستخدام قائمة الأهداف طويلة المدى ، اكتب خططًا لمدة 3-5 سنوات القادمة. يجب أن تكون هذه خطة عمل شهرية مفصلة إلى حد ما لتحقيق أهدافك العالمية.

لا تنسَ التفكير في مجالات مثل التعليم والصحة ، فضلاً عن الترفيه والتسلية.

يجب أن تكون هذه القائمة أيضًا دائمًا أمام عينيك ، لأن. بمرور الوقت ، سترغب في إجراء تعديلات عليه.

المبدأ 4.خطة يومية.

يمكن أن توفر لك خطة اليوم في الليلة السابقة ساعات من الوقت الثمين.

من خلال تدوين قائمة المهام ، ستحصل على صورة عامة لليوم المقبل. باستخدامه ، ستتمكن من تحديد أولويات تنفيذ المهام بشكل صحيح ، مع مراعاة أولويتها وإلحاحها ، بالإضافة إلى مسار حركتك ، وأنماط تشغيل المنظمات والمؤسسات ، وغير ذلك الكثير.

ضع خطة في الليلة السابقة. خلال الليل سوف يمتصها العقل الباطن ، وفي الصباح ستستيقظ بمزاج جيد وأفكار جديدة للمشاريع المخطط لها.

عند وضع خطة يومية ، احتفظ بخطة العام وأهدافك أمام عينيك. هذا مهم لتحديد أولويات القضايا بشكل أفضل.

الجزء الأكثر متعة في القيام بالخطة هو شطب الأشياء من قائمتك. سترى بوضوح حجم العمل المنجز ، وهذا سيعطي دافعًا إضافيًا. انقل المهام غير المكتملة إلى الأيام التالية أو اشطبها إذا لم تعد ذات صلة.

المبدأ 5.حدد الأولويات الصحيحة.

عشرون في المائة من جميع الحالات تحقق ثمانين في المائة من النتائج المحققة.
وفقًا لذلك ، فإن عشرين بالمائة فقط من النتائج تتوافق مع ثمانين بالمائة من الحالات.

يقترح المبدأ نفسه - حدد الأولويات ، ولا تسمح لنفسك بأن تشتت انتباهك بسبب المهام غير الفعالة. افعل ما يقربك من هدفك أولاً. هذا مهم حقًا.

المبدأ 6.ضع في اعتبارك الدورات البيولوجية.

خلال النهار ، نشهد تقلبات في نشاطنا. سيتمكن أي شخص يراقب نفسه لفترة من الوقت من معرفة وقت اليوم الذي يمثل أقصى أداء ، والوقت الأفضل للاسترخاء أو التعليم الذاتي أو ممارسة الرياضة.

أنا أعتبر هذا المبدأ في غاية الأهمية. بعد كل شيء ، في الوقت الذي نتمتع فيه بأقصى قدر من الكفاءة من اليوم ، يمكننا استخدام عدة مرات بشكل أكثر كفاءة من خلال القيام بالعمل ، ولا ينبغي أن ننفقه على الراحة أو ممارسة الرياضة. عند التخطيط ، ضع في اعتبارك الدورات الشخصية البيولوجية.

هذا مبدأ فردي للغاية ، لذلك ليس من المنطقي تقديم أي نصيحة محددة هنا. يمكن أن يؤدي التخطيط للحالات مع وضع هذا المبدأ في الاعتبار وحده إلى زيادة كفاءة استخدام الوقت عدة مرات.

المبدأ 7.مندوب!.

بقدر ما لا نرغب ، لكن قوتنا الشخصية ووقتنا وفرصنا محدودة. ولا يمكننا فعل كل ما نريده على الإطلاق. لذلك ، يحتاج كل منا إلى تعلم كيفية التفويض. لا يوجد شيء صعب في هذا. ما هو المطلوب لهذا؟

قرر ماذا ومتى تريد التفويض. ثم ابحث عن الأشخاص الذين يمكنك تفويضهم بهذه المهام ، ونقل جميع المعلومات اللازمة بوضوح. تأكد من تعيين تواريخ الاستحقاق والمعالم. مراقبة التنفيذ ، وتقديم المشورة أثناء مرحلة التنفيذ ، وبعد التنفيذ الناجح ، قم بمكافأة المؤدين.

التفويض هو أداة قوية لزيادة كفاءتك والتخلص من الكثير من الأشياء الصغيرة. استخدمه على أكمل وجه!

المبدأ 8.يركز.

أثناء القيام بشيء ما ، يتشتت انتباهنا بين الحين والآخر: إما أن يرن الهاتف ، أو تتدفق الذكريات ، أو سيطلب الموظف المساعدة ، وما إلى ذلك. نتيجة لذلك ، يبدو أن الأشياء الأساسية تمتد طوال اليوم. وكل هذا نتيجة تشتيت الانتباه.

أخبرني أحدهم أنه يوجد في موسكو رجل أعمال لديه مثل هذا الجدول الزمني: فهو يستريح لمدة أسبوع ، ثم خمسة أيام عمل ومرة ​​أخرى في عطلة نهاية الأسبوع. لكن هذا ليس هو الشيء المثير للاهتمام. والحقيقة هي أنه عندما يعمل ، فإن "الشرر يرتد عنه". أولئك. إنه شديد التركيز والاستيعاب في العمل لدرجة أنه يعرف على وجه اليقين أن كفاءته تضاعفت ثلاث مرات هذه الأيام وسيكون قادرًا على تحمل تكاليف الراحة والاستمتاع بالحياة للأسبوع المقبل.

لهذا السبب، أثناء القيام بالعمل - ركز عليه قدر الإمكان وقم بإزالة جميع التداخلات والمشتتات مسبقًا.

المبدأ 9.يتحكم.

تأكد من تخصيص الوقت لمراجعة المهام المكتملة ومراقبة استخدام الوقت. شخص ما يفعل ذلك كل يوم ، شخص ما - في نهاية الشهر. لكن احرص على أن تكون بشكل منتظم وغير متحيز.

المبدأ 10.كافئ نفسك.

عندما تكمل مشروعًا أو مهمة جادة وصعبة أو شيئًا مهمًا - شجع نفسك ، افعل شيئًا ممتعًا ، احتفل بهذا الحدث. تحفزنا المشاعر الإيجابية على المزيد من الإجراءات المفيدة والفعالة.

هناك العديد من أنظمة التخطيط. اختر أفضل ما يناسبك. على الأرجح ، بمرور الوقت ، ستقوم بإجراء تغييرات وإضافات عليها ، وستصبح أداة عمل ممتازة وتساعد في توفير أثمن شيء لدينا - وقتنا.

ملاحظة.كالعادة ، أتطلع إلى تعليقاتكم واقتراحاتكم وتعليقاتكم.

مبادئ تخطيط العمل الناجح- هذه هي القواعد الأساسية ، وبعد ذلك ، يمكنك توزيع وقت عملك بكفاءة ومعقولة من أجل الحصول على أقصى نتيجة من عملك.

ملاءمة

تعد القدرة على التخطيط لوقت عملك مهارة مفيدة للغاية يحتاجها العديد من العاملين ، وخاصة أولئك الذين يحددون بشكل مستقل نطاق المهام لتحقيق أهدافهم. يؤدي التوزيع الصحيح لوقت الفرد وجهده إلى إنفاقه المعقول ، ونتيجة لذلك ، إلى النتيجة الأكثر إيجابية. حتى لا تضيع وقت العمل الثمين ، تحتاج إلى التخطيط له بعناية وتحديد أهم الأنشطة التي يجب القيام بها. تحتاج إلى التخطيط ليوم عملك كل يوم ، في نهاية يوم العمل ، تلخيصًا لأنشطة اليوم الماضي. بتحليل ما تم القيام به خلال اليوم ، وما لم يتم القيام به أو القيام به بما يتجاوز القاعدة ، يمكنك التخطيط بشكل صحيح لليوم التالي من أجل تولي أهم الأشياء والمهام في الصباح. هذا هو التأثير الإيجابي للتخطيط.

من أجل معرفة كيفية التخطيط الفعال لأنشطتك خلال يوم العمل ، تحتاج إلى تعلم بعض القواعد التي ستساعدك على تحقيق الوضع الأكثر راحة لأداء أعمال العمل. يتم تضمينها في مبادئ معينة ، وخوارزميات الإجراءات ، والالتزام بها ، يمكنك بسهولة إتقان علم التخطيط.

70/30 القاعدة

تحتوي هذه القاعدة على حكمة توزيع وقت العمل. ابدأ التخطيط لليوم ، لا تحاول التخطيط لكل وقتك كل دقيقة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الظروف غير المتوقعة تظهر دائمًا ، والتي سيكون من الضروري تخصيص بعض الوقت لها. مع التوزيع الكامل ليوم العمل ، غالبًا ما تحدث انحرافات عن الخطة ، مما يؤدي في النهاية إلى عدم الوفاء بها. والشخص الذي يتبع هذه الخطة يشعر بأنه ، مثل الروبوت ، يقوم بعمله ، ولا يكون قادرًا على إجراء تعديلاته الخاصة على العملية.

لذلك ، بتقسيم الوقت لأداء المهام الرئيسية ، اترك لنفسك حوالي 30 ٪ من وقت الفراغ لحل المهام الروتينية أو القوة القاهرة أو للراحة. وفي المحمية ، احصل على وظيفة يمكنها ملء وقت الفراغ الذي تم إنشاؤه عشوائيًا.

خطط ليومك في الليلة السابقة

يعد وضع خطة يومية لليوم التالي في نهاية يوم العمل أسلوبًا مثبتًا للتخطيط الفعال لوقتك. لا تؤجله حتى اليوم التالي ، حيث سيستغرق وقتك في الصباح أكثر من المساء. تلخيصًا ليوم العمل ، فأنت تعرف بالضبط ما تمكنت من القيام به وما لم تتمكن من القيام به ، وأفضل طريقة لإكمال هذه المهمة أو تلك ، ومن يمكنك الالتقاء به أو الاتصال به لتحقيق نتيجة إيجابية. لذلك ، التخطيط الليلي هو الأكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تأتي إلى العمل في الصباح ، فأنت تعرف بالفعل من أين تبدأ بالضبط دون إضاعة المزيد من الوقت في التفكير في المهام الواعدة.

تحديد الأولويات

يجب تدوين أهم المهام أولاً ، وبالتالي توضيح أولوياتها على المهام الأخرى. يعد تحديد الأولويات والقدرة على تخصيصها بشكل صحيح من السمات المهمة للشخص الناجح. في كثير من الأحيان ، عند الاستيلاء على المهام الروتينية الصغيرة ، يفقد الموظف تدريجيًا القوة والوقت الثمين ، وليس لديه الوقت لإكمال الشيء الأكثر أهمية.

للإشارة إلى الأمور المهمة ، يمكن تقسيم صفحة اليوميات إلى نصفين. في إحداها ، حدد أهم المهام ، وفي الأخرى ، حدد المهام التي يمكن أن تنتظر.

اجعلها واقعية

لا تضع جدولًا يوميًا لا يمكنك التعامل معه. إذا كان لديك قدر كبير من العمل في الاعتبار ووضعته على جدول الأعمال ليوم واحد ، على أمل تعبئة قواتك ، يمكن أن ينتهي بك الأمر بصورة مختلفة تمامًا. إذا لم "تصل" حتى إلى جزء صغير من الخطة الموضوعة ، فستختفي رغبتك في النجاح وسيبدأ اللامبالاة. لذلك ، اعتمد على قوتك الحقيقية. من الأفضل تنفيذ خطة تم التقليل من شأنها بسهولة والحصول على الفرح والثقة بالنفس من هذا بدلاً من أن تشعر بخيبة أمل في أدائك وتفقد الاهتمام بالعمل.

خطط لأشياء مهمة في النصف الأول من اليوم

في الصباح ، أنت مليء بالقوة والحيوية لإنجاز أعمال العمل. كثير من الناس لديهم انطباع بأن النصف الأول من اليوم يستمر لفترة طويلة ، والنصف الثاني يطير في غضون دقائق. لذلك ، من المهم ، دون تنحية ، تناول حل المهام الأساسية المهمة في الصباح. إذا شعرت في منتصف اليوم أن الجزء الرئيسي من العمل قد انتهى وأنه عليك فقط إنهاء القليل ، فإن حالتك المزاجية ستتحسن فقط. وفي النهاية ، سينتهي اليوم بمزاج جيد ومزاج مبهج ، مع شعور بالإنجاز.

اترك لنفسك وقتًا للراحة والاستراحات

عند جدولة المهام ، تأكد من تضمين استراحات راحة لمدة 15 دقيقة في جدولك ، خاصةً إذا كان عملك مستقرًا أو مرتبطًا بوضعية ثابتة أثناء العمل. سيكون جسمك ممتنًا للغاية لفترات الراحة هذه وسيستجيب بصحة جيدة ، مما يسهل إكمال الأمور بسهولة.

قسّم المهام والأهداف الكبيرة إلى عدة مراحل

يجب تقسيم تنفيذ مشروع كبير يتطلب عمالة لعدة أيام أو أسابيع إلى عدة مراحل. لذلك سيكون من الأسهل بالنسبة لك التخطيط لتقدم العمل والمواعيد النهائية والحصول على الرضا من التقدم نحو الهدف المنشود. إذا قمت بإدخال بيانات يومية حول الحاجة إلى إكمال مشروع كبير في الخطة ، فسيكون من الصعب عليك في النهاية تقييم نتيجة أنشطتك وفعالية عملك في يوم واحد. بالإضافة إلى ذلك ، سيستمر ترحيل نقطة خطة تنفيذ هذا المشروع من يوم لآخر ، مما يقلل من اهتمامك ورغبتك في إكماله بشكل أسرع. يعد التقسيم إلى خطوات صغيرة حافزًا للعمل. بعد الانتهاء من المرحلة التالية ، ستكون قادرًا على الشعور بالرضا عن العمل المنجز وستكون قادرًا على تقييم مدى سرعة وكفاءة عملك ، ومدى قربك من الهدف المنشود. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك ذلك مواصلة العمل في المشروع بشكل أسرع ، منذ بدء مرحلة جديدة ، فأنت تعرف بالفعل من أين تبدأ.

وقت العمل هو الوقت الذي يكرسه أي موظف لأداء وظيفته العمالية. مدتها تنظمها تشريعات العمل.

القراء الأعزاء! يتحدث المقال عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية ، لكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- اتصل باستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

يعد تخطيط وقت العمل جزءًا لا يتجزأ من إدارتها ، أي إدارة الوقت. هذه الكلمة العصرية اليوم لا تعني فقط إدارة الوقت ، ولكن التخطيط الفعال لها لتحقيق أهداف المؤسسة. بعد كل شيء ، الوقت هو أحد الموارد التي يجب استخدامها بعقلانية.

لماذا ومن يحتاجها؟

الحديث عن إدارة الوقت ليس صحيحًا تمامًا. لا يعتمد مسارها على أفعال الإنسان ، ولا تتسارع ولا تبطئ.

يجدر إدارة استخدام هذا الوقت. وبالنسبة للمؤسسة ، من المهم على جميع المستويات - من الرئيس إلى الموظفين العاديين. يؤثر الاستخدام الفعال لهذا المورد بشكل مباشر على إنتاجية العمل ، وبالتالي على الأرباح.

بالنسبة لأي شركة ، يعد التخطيط لوقت العمل مهمًا أيضًا.

يعتمد عدد موظفي المؤسسة ، وبالتالي التكاليف المالية المرتبطة بالموظفين ، على صندوق وقت العمل المطلوب لأداء مهام الإنتاج.

أسباب ضيق الوقت

الندرة تعني النقص. في حالتنا - قلة وقت العمل لإكمال المهمة الموكلة إلى موظف أو قسم أو مؤسسة معينة ككل.

قد تكون النتيجة تأخيرًا في تنفيذ الأمر وعواقبه السلبية. في أغلب الأحيان ، يرتبط ضيق الوقت بعدم كفاءة القائد.

هناك ثلاث مجموعات من الأسباب التي تؤدي إلى ضيق الوقت:

• الصفات الشخصية للقائد.
• تصرفات المدير.
• أسباب مستقلة.

يمكن للصفات الشخصية للقائد ، التي تؤدي إلى ضياع الوقت ، أن تتجلى في ظواهر مثل:

• الضجيج ، أي التسرع في ارتكاب أفعال شاذة ؛
• التسرع المستمر
• عدم الراحة المناسبة بسبب الانتهاء من المنزل.

تؤدي الأفعال الأمية إلى وجود:

• حافز منخفض أو معدوم بين الموظفين ؛
• انتهاك الاتصالات
• عدم ترتيب القضايا حسب درجة أهميتها ؛
• عدم القدرة على تفويض السلطة.

الأسباب المستقلة عن المدير ، والتي تؤدي إلى ضيق الوقت للمدير ومرؤوسيه ، هي:

• الكثير من المهام ، الحالات ، التخصيصات ؛
• الأحداث غير المخطط لها (لصوص الوقت).

عادة لا تحدث هذه الأسباب بمعزل عن غيرها. يتدفقون من بعضهم البعض.

والنتيجة هي حلقة مفرغة ، لا يسمح منها إلا بالتخطيط الصحيح والعقلاني. والرقابة على تنفيذ الأنشطة المخططة والوقت الذي يقضيه عليها.

ما المهام التي يمكن حلها؟

التخطيط هو أحد أدوات اتخاذ القرارات الإدارية المختلفة. يتضمن تحديد الأهداف وتحديد طرق تحقيقها. وهذا هو نوع من الفرصة للنظر في مستقبل الشركة وتحديد كيف بالضبط وإلى متى يمكنك الوصول إلى هناك.

يتيح لك تخطيط وقت العمل وإدارته حل المهام التالية:

• رفع مستوى الأداء:
• السيطرة على الإجراءات والوقت الذي يقضيه عليها ؛
• تحسين جدول العمل ؛
• تحسين تقنيات استخدام الوقت ؛
• القضاء على أنواع الأنشطة غير الفعالة من حيث الوقت ؛
• التخطيط العقلاني لأهم القضايا ؛
• فصل واضح بين العمل والوقت الشخصي.

أنواع

يمكن تقسيم تخطيط الوقت في مؤسسة ، مثل أي تخطيط ، إلى أنواع وفقًا لمعايير مختلفة:

• حسب التغطية (عامة وخاصة) ؛
• حسب المحتوى (الاستراتيجي والتشغيلي والحالي) ؛
• حسب الأشياء (الأفراد ، الإنتاج ، المالية) ؛
• حسب الفترات (قصيرة الأجل ، متوسطة الأجل ، طويلة الأجل) ؛
• التغييرات الممكنة (الصعبة والمرنة).

التخطيط العام للصندوق

التخطيط للصندوق العام مستحيل دون حساب تكلفة وقت العمل. من أجل فهم مقدار هذا المورد المطلوب ، يتم استخدام طرق مختلفة.

بعد ذلك ، يجب تسوية وقت العمل ، أي استنادًا إلى نتائج حسابات التكلفة والمعايير المستندة إلى أسس علمية ، لاشتقاق الوقت الأمثل لتصنيع وحدة إنتاج واحدة أو إكمال مهمة.

التقنين هو جوهر التخطيط للصندوق العام للوقت. على أساسه يتم تحديد عدد الموظفين المطلوبين والتكاليف ومعايير الحوافز.

يتكون الصندوق العام من:

• تقويم؛
• اسمي (تقويم بدون أيام عطلة وعطلات ، ولكن مع مراعاة أيام ما قبل العطلة القصيرة) ؛
• فعال (كم عمل موظف واحد في فترة التخطيط).

فردي

إدارة الوقت لكل موظف لا تقل أهمية عن التخطيط العام.

من المهم هنا معرفة من الذي يضع جدولاً زمنيًا صارمًا ، ومن يعرف كيف يخطط لوقته بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. مع ذلك ، هناك بعض النقاط المهمة.

على سبيل المثال ، حافظ على النسبة 60/40. أي ، قم بتخطيط 60٪ من وقت العمل لحل المشكلات الحالية ، واترك 40٪ للمهام غير المتوقعة والنشاط الإبداعي (مجموعتان بنسبة 20٪ لكل منهما).

صاغ L. Seivert هذا وغيره من المبادئ الهامة لتخطيط وقت العمل الفردي.

ولم يحدد الفروق الجوهرية بين المديرين والمتخصصين من حيث كفاءة استخدام وقت العمل. ومع ذلك ، أود أن أشير إلى بعض الجوانب.

القادة

بالنسبة للقائد ، تعتبر مهارات التخطيط مهمة بشكل خاص.

هذه هي وظيفتها: تحديد الأهداف ، وتحديد الإطار الزمني لتحقيقها ، والتحكم في النتيجة ، وكذلك تفويض السلطة ، والتخلص من تلك المهام التي يمكن للمتخصصين القيام بها.

المتخصصين

يخطط الأخصائي وقته بناءً على المهام التي يحددها المدير. مهارات الانضباط الذاتي لها أهمية كبيرة بالنسبة له.

تخطيط وقت العمل في المؤسسة

يجب تسجيل أي خطة كتابةً ، وإلا فلن تكون موجودة. سيساعد التخطيط الإلكتروني في تسهيل إدارة الوقت. لن يسمح لك استخدام التكنولوجيا الحديثة فقط بتصور قائمة المهام.

الأدوات الحديثة قادرة على تذكير أصحابها بالأحداث المهمة.

قواعد عامة

• يجب وضع الخطة في المساء وتعديلها في الصباح.
• يجب تقسيم جميع الحالات الواردة في الخطة حسب الوقت إلى المدى القصير والمتوسط ​​والطويل.
• يجب أن يكون حجم القضايا واقعيًا ، لا تحاول احتضان الضخامة.
• سجل ليس فقط الأهداف ، ولكن أيضًا النتائج المتوقعة.
• تحديد الأولويات.
• حدد مواعيد نهائية دقيقة لإكمال كل مهمة.
• تفويض السلطة.
• يجب تحديث الخطط بانتظام.

ما الذي يجب تضمينه في الخطة؟

يجب أن تتضمن الخطة تمامًا جميع الأشياء التي يجب القيام بها خلال اليوم. سيضمن ذلك عدم تفويت أي شيء في الخطوات التالية.

من الضروري تدوين كل شيء - من لقاء مع الرئيس إلى تهنئة زميل في عيد ميلاده عن طريق بريد الشركة. عليك أن تبدأ بأولئك الذين لديهم الوقت المحدد: الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى مهام الإدارة ، يجدر إدراج تلك الحالات التي تساهم في التقدم الوظيفي. على سبيل المثال ، تدريب متقدم أو عمل إبداعي في مشروع ما.

تحديد الأولويات

لكي يكون تخطيط الوقت فعالاً حقًا ، من الضروري ترتيب كل شيء يتم إدخاله في اليومية (أسبوعيًا ، شهريًا ، إلخ) وفقًا لدرجة أهميتها وإلحاحها. ثم قم بذلك بترتيب تنازلي من حيث الأهمية.

التكنولوجيا والأساليب

أكثر الطرق شيوعًا لتحديد الأولويات وتخطيط الوقت هي مصفوفة أيزنهاور وقانون باريتو.

باختصار ، يبدو كالتالي:

• جميع الحالات مقسمة إلى مهمة وعاجلة ، مهمة وغير عاجلة ، أقل أهمية واختيارية ؛
• يجب تخصيص معظم الوقت (حتى 80٪) للأهم والأكثر إلحاحًا ؛
• يجب أن يتم ذلك في بداية يوم العمل.

تحليل الأداء

من الممكن التحقق من مدى كفاءة استخدام أي موظف لوقت عمله رياضيًا. لهذا ، يتم استخدام معاملات مختلفة ، على سبيل المثال ، الاستخدام المكثف للوقت.

تبدو صيغة الحساب الخاصة بها كما يلي:

Ke \ u003d (الصندوق العام للوقت - فترات الراحة في العمل) / إجمالي أموال الوقت.

ستكون القيمة المثالية واحدة. كلما اختلف Ke عنه ، زاد استخدام وقت العمل بشكل غير فعال.

• بسبب خطأ الموظف ولأسباب خارجة عن إرادته ؛
• للاحتياجات الشخصية.

للقيام بذلك ، يتم استبدال القيمة المرغوبة (بالدقائق) في بسط الصيغة ، ويبقى إجمالي الوقت في المقام. هنا تنقلب العلاقة. وكلما اقتربت هذه القيمة من واحد ، زاد قضاء وقت العمل بطريقة غير منطقية.

أمثلة

يعتمد التخطيط ليوم عمل أو أسبوع أو فترة أخرى إلى حد كبير على تفاصيل المهنة. خاصة إذا كانت تتضمن عناصر إبداعية.

ضع في اعتبارك ما يجب الانتباه إليه لممثلي هذه المهن كمستشار قانوني ومدير في القطاع المصرفي.

لمحامي

من سمات هذه المهنة المشاركة في جلسات المحكمة. وبالتالي ، فإن جدول العمل يشتمل بالضرورة على جدول للمحاكمات وشروط إجرائية لإعداد وثائق معينة. هذه هي أهم الأمور وإلحاحها.

يتم تنسيق وقت الاجتماعات والمفاوضات مع العملاء بناءً على الفواصل الزمنية المجانية المتبقية. ما تبقى نتيجة لذلك يتم إنفاقه على التحليلات وإعداد التقارير.

ستبدو خطة اليوم كما يلي:

وقت	المواعيد النهائية صعبة	مهام مرنة
9-00	الاجتماع التشغيلي
10-00		اكتب تقرير لرئيسك
11-00		اعرض مرة أخرى المستندات الخاصة بالعملية N
12-00	جلسة المحكمة في القضية N
13-00		عشاء
14-00		عرض عقود التوريد
15-00	لقاء مع أ ، رفع دعوى
16-00	تحضير استئناف للقضية
17-00		تحقق من المواعيد النهائية للوثائق الإجرائية

لمدير بنك

يتكون يوم عمل مدير القرض المصرفي من عدة كتل:

• المواعيد مرتبطة بالوقت ؛
• صياغة العقود بناءً على نتائج الاجتماعات ؛
• مكالمات باردة لتوسيع قاعدة العملاء ؛
• إعداد العروض التجارية ، إلخ.

قد تكون الخطة اليومية لمثل هذا الموظف على النحو التالي:

وبعض النصائح الأخيرة:

• عند تحديد أهمية مهمة ما ، يجدر طرح السؤال على نفسك: "ماذا سيعطيني هذا؟" ولا تشرع في التنفيذ إلا إذا كانت الإجابة مناسبة. إذا لم تعجبك الإجابة ، فيمكنك على الأرجح تأجيل المهمة في الوقت الحالي.
• بادئ ذي بدء ، في الصباح ، يجدر القيام بأكثر الأشياء غير السارة ، ولكن المهمة.
• من الأفضل إنجاز المهام الكبيرة والمعقدة عند تقسيمها إلى مهام صغيرة وسهلة.
• من الضروري أن تمنح نفسك راحة جيدة من العمل.

لا يعد تخطيط وقت العمل مجرد مجموعة من الكلمات الجميلة ، ولكنه نظام معرفي يمكن أن يكون مفيدًا على المستوى الفردي وعلى نطاق المؤسسة بأكملها.

سوف تتعلم:

• ما يعطي التخطيط العقلاني لوقت العمل في المؤسسة.
• ما هي طرق جدولة اوقات العمل.
• ما هي قواعد الجدولة الفعالة لوقت العمل.

ليس سراً أن فعالية المنظمة لا تتأثر بعائد العمل اليومي لموظفي الإدارة. يؤدي غياب التقنيات وأساليب العمل الحديثة ، ورفض تحسين أسلوب العمل الفردي من قبل القائد ومرؤوسيه إلى حقيقة أن الصعوبات في إنشاء عمل مثل هذا الفريق أصبحت بديهية.

المكونات التي تحدد مدى استعداد المدير للنجاح بسيطة للغاية. هذه هي مهاراته وقدراته ومعرفته المهنية وبالطبع صفاته الشخصية. ومع ذلك ، لا ينبغي استبعاد تحليل العوامل السببية التي تسبب المشاكل والصعوبات ، وكذلك الرغبة في التغلب عليها وتحسين جودة العمل. هنا يأتي الاستخدام العقلاني لوقت العمل من قبل المدير ، بمعنى آخر ، التخطيط له. بعد كل شيء ، إنه مصمم لإزالة عيوب عملية العمل اليومية.

تعتمد فعالية تخطيط وقت العمل على أهداف الأنشطة حسب مدتها: قصيرة الأجل وطويلة الأجل. لا يتطلب إطار الإدارة هذا جهدًا إضافيًا ، حيث أن جميع الإجراءات والأنشطة المحددة قد استلمت مواعيدها النهائية خلال عملية التنظيم.

الأهداف التي حددها القائد لها وظيفتان: تحديد الإجراءات اللازمة لتنفيذها وتحفيز تنفيذها. عندما يضع القائد لنفسه مهمة واضحة ، تصبح أفعاله واعية في تنفيذها. تحديد الهدف هو نوع من القوة الدافعة التي تشحن الفاعل بالطاقة حتى تحقيق النتيجة ذاتها.

من أجل أن يكون تخطيط ميزان وقت العمل فعالاً قدر الإمكان ، يحتاج المدير إلى اللجوء إلى تكتيكات "فترات التخطيط" (يمكن أن تكون فترات زمنية مختلفة: سنة ، شهر ، أسبوع ، يوم). تكمن الخصوصية في فردية كل نطاق من هذا القبيل ، مما يعني إنشاء خطط منفصلة من شأنها أن تعكس الفترة الزمنية المقابلة.

وبالتالي ، فإن التركيز الإيجابي الرئيسي للتخطيط السليم لوقت الفراغ هو كسب الوقت نفسه. سيكتسب المدير القدرة على تحقيق أهداف العمل الموصوفة بشكل فعال ومثمر ، وفي نفس الوقت يقضي أقل وقت ممكن. في تنظيم العمل الفردي ، من الصعب المبالغة في تقدير دور التخطيط: فهو يساعد في النهاية على الاستعداد لتحقيق الأهداف وتنظيم الوقت المخصص للعمل.

كيفية تفويض المهام لتوفير 25٪ من وقت العمل: قائمة التحقق

للتعامل مع التدفق الهائل للمعلومات وتنمية عملك ، من المهم إدارة وقتك بعقلانية وعدم إهدار الطاقة في المهام الروتينية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تفويض المهام بشكل صحيح إلى المرؤوسين ومراقبة تنفيذها.

تحقق من قائمة المراجعة التي أعدها محررو مجلة المدير التجاري لمعرفة ما إذا كنت تدير وقتك بشكل صحيح أو ترتكب أخطاء في تفويض المهام واستمر في العمل.

طرق تخطيط وقت العمل

مبدأ باريتو

صاغ ويلفريد باريتو (1848-1923) المبدأ القائل بأن الأهمية الموضوعية لجزء صغير معين ضمن مجموعة معينة ستكون أعلى بكثير من وزنها النسبي في هذه المجموعة. استخدم باريتو في نموذجه صيغة 80/20 ، والتي بدأ تطبيقها في كل مكان.

• من 20٪ من البضائع المباعة يمكنك الحصول على 80٪ من الربح.
• 80٪ من البضائع المتبقية ستجلب 20٪ فقط من الربح.
• 20٪ من الأخطاء تسبب 80٪ من الخسائر.
• 80٪ من الأخطاء الأخرى تسبب 20٪ من الخسائر.

لم يتم تجاوز هذا المبدأ من قبل عشاق تخطيط وقت العمل. إذا قمت بإسقاطها على عمل المدير ، فستكون النتيجة كما يلي: لتحقيق 80٪ من النتائج ، تحتاج إلى قضاء 20٪ فقط من وقت العمل. ما تبقى من الوقت الذي يقضيه يجلب 20٪ فقط من النتيجة الإجمالية.

في لغة عملية العمل ، هذا يعني أن العمل السهل والممتع ، الذي يتطلب حدًا أدنى من الجهد ، ولكن قدرًا لائقًا من وقت العمل ، لا ينبغي أن يكون أولوية. من الضروري أن تبدأ الأنشطة بأقصى قدر من الاعتبار لأهمية كل مهمة. في المقام الأول يجب أن يكون تخطيط العمل أسئلة حيوية.

من أجل التنفيذ الكامل لمبدأ باريتو في مسائل التخطيط العقلاني وتتبع الوقت ، من الضروري تحليل جميع المهام للنسبة المئوية لمساهمتها في النتيجة الإجمالية ، وكذلك توزيعها حسب فئات ABC.

تخطيط ABC

أساس تحليل ABC هو التجربة التي تظهر أن نسب الحالات ذات الأهمية الأكبر والأقل غالبًا ما تكون متماثلة تقريبًا. تُستخدم الأحرف A و B و C لتصنيف أهمية المهام فيما يتعلق بتحقيق الأهداف إلى ثلاث فئات. جذب هذا المبدأ العديد من المديرين.

يمكنك أيضًا استخدام هذا التحليل للتخطيط لكيفية استخدامك لوقت عملك. الشيء الرئيسي هو أن تتذكر أنك بحاجة إلى تخصيص وقت العمل بالنسبة إلى أهمية المهام ، وليس كثافة اليد العاملة ووزنها في الخطة العامة للنشاط.

يأتي تحليل ABC من تجربة تستند إلى ثلاث ركائز.

• تتلقى مهام الفئة أ (الأهم) 15٪ من إجمالي مهام المدير. على الرغم من وزنهم النسبي المنخفض في التخطيط ، إلا أنهم يساهمون بنسبة 65٪ في تحقيق الأهداف.
• تشكل مهام الفئة ب (المهمة) ما يقرب من 20٪ من إجمالي المهام ، كما تقدر أهميتها أيضًا بنسبة 20٪.
• مهام الفئة C (باعتبارها الأقل أهمية): تُعطى حوالي 65٪ من الرقم الإجمالي ، لكن أهميتها ضئيلة - 15٪ فقط من الوزن النسبي.

وفقًا لذلك ، عند التخطيط لوقت العمل ، يركز تحليل ABC على الأداء الأولي للمهام من الفئة A ، حيث إنها تحقق نصيب الأسد من فعالية نشاط العمل النهائي. بعد ذلك ، هناك أسئلة من المجموعة ب ، والتي لا ينبغي إهمال مساهمتها في النتيجة النهائية أيضًا. وأخيرًا ، يمكنك بالفعل تحديد ما يجب فعله بالمهام المتبقية من الفئة C: المساهمة في التخطيط لوقت العمل أو التفويض.

مبدأ أيزنهاور في تخطيط وقت العمل

اكتسبت مصفوفة أيزنهاور (الأولويات) اعترافًا واسعًا كأداة لتخطيط الوقت الشخصي ووقت العمل.

يتكون من أربعة حقول (أرباع) ، حيث يتوافق كل منها مع فئة معينة من المهام. تُبنى الفئات على أساس مبدأين: الأهمية والإلحاح. من الأفضل توضيح علاقتهم بصريًا في الشكل أدناه.

يتم ملء الأرباع فقط إذا كانت الحالات التي تم إدخالها فيها تتوافق مع حقل معين. لفهم كيفية عمل هذه المصفوفة بشكل كامل ، تحتاج إلى تحديد المهام التي تتوافق مع كل ربع. تجدر الإشارة إلى أن المصفوفة ستكون فعالة فقط للمهام على مدار اليوم أو أي فترة زمنية قصيرة أخرى.

1. الربع الأول: مهم وعاجل

قلب مصفوفة أيزنهاور هو بالضبط الربع الأول ، لأنه محفوف بالسر الرئيسي - يُترك فارغًا. سيشير هذا إلى أن الشخص لديه مهارة التخطيط الفعال لوقت العمل لتحقيق الأهداف.

يشير وجود القضايا التي تدعي الربع الأول إلى العمل العملي المستمر في حياة وعمل مثل هذا الشخص. وبالتالي ، فإن الإنسان ليس معتادًا على توزيع شؤونه وواجباته ، ولكنه بدلاً من ذلك يؤخر كل ما في وسعه حتى اللحظة الأخيرة. وعندما تنفد المواعيد النهائية يبدأ العمل.

بالطبع ، من الأفضل منع المواقف المحتملة إذا فكرت في كل شيء مقدمًا. بعد كل شيء ، هناك مبدأ معروف أنه من الصعب دائمًا التخلص من العواقب أكثر من التنبؤ بكل المشاكل المحتملة. في حالة إمكانية إجراء مثل هذه الحالات من قبل أشخاص آخرين ، يجب نقلهم.

1. الربع 2: مهم وغير عاجل

في التخطيط لوقت عمله ، حدد أيزنهاور المهام من الربع الثاني كأهم المهام. إذا كان المؤدي يؤدي باستمرار المهمة الموضوعة في هذا الربع في الوقت المناسب ، فيمكنه حينئذٍ قضاء الكثير من الوقت عليها حسب الضرورة. لن يطارده الضجة والعجلة والعواقب السلبية المختلفة. هذا مشابه جدًا لموعد الطبيب: تمامًا كما أن الفحص الوقائي للعين سيمنع مشاكل الرؤية الأكثر خطورة ، فإن الوقت المناسب للعمل على التقرير سيتجنب المعالجة العاجلة بين عشية وضحاها.

يتم التخطيط والمحاسبة لوقت العمل في إطار الربع الثاني بطريقة تحقق الأهداف الشخصية للموظف.

وعلى الرغم من أن سيف داموكليس لا يعلق على العمال في شكل إلحاح العمل ، مما يسمح لنا بالتركيز على جودة العمل ، يجب ألا ننسى أنه لا تزال هناك مواعيد نهائية ، ويجب مراقبتها ، حيث يؤدي الفشل في إكمال مهمة الربع الثاني تلقائيًا إلى تحويله إلى الأول. وهذه النتيجة محفوفة بالعواقب المترتبة على التخطيط لوقت شخصي.

1. الربع 3: عاجل وغير مهم

لا يسمح لك نوع الحالات المطابقة للربع الثالث بالتركيز على الأمور الأكثر أهمية بسبب إلحاحها. ويمكن الخلط بسهولة بين مثل هذه الحالات وحالات من الربع الأول. ومع ذلك ، يجدر رسم خط فاصل بين المُلح والمهم ، لأن هذه المفاهيم ليست مترادفة. هناك طريقة بسيطة لتحديد ذلك: عليك أن تسأل نفسك ما إذا كانت هذه المهمة أو تلك تقربك من تحقيق هدف معين. عادةً ما تتلقى الحالات من الربع الثالث إجابة سلبية.

في أغلب الأحيان ، يتم إدخال القضايا المنزلية في هذا الربع: التنظيف الجاف للملابس في نهاية الموسم ، ومساعدة الجيران في الأمور العاجلة ، والاجتماعات والمفاوضات غير المهمة. هناك مثال آخر - إصلاح الكمبيوتر ، ولكن هنا يجب أن تكون حريصًا للغاية: إذا كانت هذه المعدات مطلوبة للعمل ، فسيصبح إصلاحها مهمة ذات أهمية قصوى (أي الربع الأول) ، وإذا تم استخدامها فقط من أجل الترفيه ، فإن مكان هذه المشكلة هو في الربع الثالث.

لا تتناسب شؤون هذا الربع مع تخطيط وقت العمل فحسب ، بل إنها تصرف الانتباه عن الأهداف الرئيسية وتستغرق وقتًا ثمينًا. من الأفضل تجاهلها إن أمكن. كيف تحدد أهمية المهمة بالنسبة لك؟ بسيط جدا. يجب أن تسأل نفسك السؤال: "ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا؟"

1. الربع 4: غير مهم وغير عاجل

تشمل هذه الفئة شؤون حياتنا اليومية التي لا علاقة لها بالعمل: الشبكات الاجتماعية ، والمنتديات ، وتصفح الإنترنت ، وألعاب الكمبيوتر ، ومشاهدة البرامج التلفزيونية. نعم ، هذا النشاط ممتع بالتأكيد ، لكنه ليس إلزاميًا.

بشكل عام ، هذا النشاط يقلل بشكل كبير من إنتاجية يوم العمل ، دعا أيزنهاور الحالات من هذه الفئة "تلتهم الوقت الشخصي".

خذ ، على سبيل المثال ، سلسلة تدوم 200 ساعة - من حيث إعادة الحساب ، تحصل على أسبوع كامل من الوقت الضائع ، والذي كان من الممكن استخدامه بفائدة أكبر بكثير.

لذلك ، من الضروري تحديد أكلة طعامك الشخصية والسعي للسيطرة الصارمة عليهم من خلال التخطيط ليس فقط للعمل ، ولكن أيضًا للوقت الشخصي.

هناك أيضًا أشياء روتينية في هذا الربع ليست ممتعة جدًا للكثيرين: على سبيل المثال ، غسل الأطباق والتنظيف والطهي. هنا ، أيضًا ، يجدر البحث عن حل وسط مع هؤلاء الأشخاص الذين تعيش معهم في نفس المنزل ، من أجل التخطيط لحمل موحد.

اللامبالاة الصحية: تعليمات لمن لا يؤمن بإدارة الوقت

ستخبرك التعليمات التي أعدها محررو مجلة Commercial Director كيف تجد الانسجام في الحياة حتى في المواقف اليائسة ، وتشرح المواقف التي يفرضها المجتمع ووسائل الإعلام التي تحتاج إلى التخلص منها بشكل عاجل ، وتخبرك بما يجب عليك فعله إذا كنت ليس لديك أيام كافية لإنجاز المهمة.

جدول تخطيط وقت العمل

هذا مثال بسيط على شكل جدول.

يوم الثلاثاء		المهمة الفرعية	تعليق
	تحقق من قائمة المهام
	تذهب إلى عملها
	اتصالات هاتفية		استرجع رقمي اتصال من البريد الإلكتروني للعمل
	كتابة المقال	تحليل المواد
	كتابة المقال	ترجمة مواد إضافية من لغة أجنبية وكتابة النص الرئيسي	لا تنس إصدار الهوامش إلى المصادر وتصحيح الواصلات الموجودة على الشرطة
	اذهب إلى المحرر
	مقابلة
الأربعاء

يوضح هذا المثال بوضوح مبدأ بناء خطط العمل. إذا لزم الأمر ، يمكن أن تكون الجداول ذات عمق أكبر ، مع مساحة ممتدة للملاحظات. لا يهم البرنامج الذي سيتم استخدامه لتنفيذ ، على سبيل المثال ، فرد تخطيط وقت عمل المدير / الأخصائي. طاولة -الأداة عالمية ، ويمكن رسمها حتى على ورق عادي. المهم حقًا هو أن تكون قادرًا على تكييفها مع نفسك ، ومهامك وأهدافك ، وتحديد الفترات الزمنية التي ستستخدم فيها: بالأيام ، والأسابيع ، والشهور.

كيف يتم تخطيط صندوق وقت العمل

تتمثل المرحلة الأولى من التخطيط في تحليل المعلمات الأولية للنظام - وجود نشاط لتحسين صندوق وقت العمل (FW) واتجاهاته. ثم يتبع الجواب على التساؤلات: من المسؤول عن هذا النشاط (المختصون ، الخدمات) وتخطيطه؟ إلى أي مدى تؤخذ ساعات العمل في الاعتبار؟ هل يقضي الوقت في المراقبة؟ هل تم الكشف عن احتياطيات FRV؟ هل يتم اتخاذ تدابير لتقليل ضياع وقت العمل في مرحلة التخطيط؟ ما هي الطرق المستخدمة لهذا؟

المرحلة التالية هي تحليل تطبيق PDF. في إطارها ، يدرسون ديناميات إنتاج العمال (بالإشارة إلى الوقت - بالساعة ، يوميًا ، سنويًا) وتحديد العوامل التي تؤثر عليه ؛ تحليل حالة PDF وتحديد الفرص غير المستخدمة لتقليل أنواع معينة من التغيب ؛ عمل بيانات رصدية حول تشغيل صندوق وقت العمل ، إلخ. يمكن العثور على مزيد من التفاصيل حول طرق تحليل استخدام صندوق وقت العمل في الأدبيات التعليمية والمنهجية.

قاعدة المعلومات لتحليل ملف PDF هي بيانات السجلات الإحصائية والوقت لساعات العمل ؛ ملخص المحاسبة الأولية (نشرة عن الوقت الضائع ، العمل الإضافي ، عن القضاء على الزواج) ؛ الصور الذاتية وصور ساعات العمل ؛ بيانات المسح والاستبيان.

في سياق التحليل ، يتم استخدام ملف PDF بأكمله والأجزاء المكونة له - الأموال طوال اليوم وداخل الورديات في إطار مستويات مختلفة من المؤسسة (الأقسام الهيكلية ، والمؤسسة ككل ، والمهن والمجموعات) يتم فحصه. هذا النهج يجعل من الممكن الكشف عن "الاختناقات" التي ينبغي الانتباه إليها في المقام الأول. نتيجة التحليل هي تقييم الاحتياطيات لتحسين استخدام PDF ، وبالتالي زيادة كفاءة تخطيط وقت العمل.

يتم استخدام النتائج التي تم الحصول عليها لتخطيط صندوق مفيد لوقت العمل. يتضمن هذا الحدث إعداد ميزانية موازنة مخططة ، ومقارنة مكوناتها بمعايير المؤسسة ، فضلاً عن توفير وقت العمل للتكاليف غير المنتجة. حظيت طرق توزيع رصيد وقت العمل بتغطية كافية في المواد والأدلة التعليمية.

اكتسب التخطيط والتحليل لوقت العمل ميزات محددة في اقتصاد السوق. على سبيل المثال ، تعتبر الإجازة الإدارية الإجبارية مفيدة للمؤسسة من حيث تكاليفها. فقد العمل بدوام جزئي وضعه الاحتياطي.

نهج مختلف للموظفين الدائمين بدوام كامل ، يصبح العمال المؤقتون مهمين في تخطيط ECF ؛ في وظيفة بدوام جزئي.

لغرض التنظيم والتخطيط الأكثر فعالية لوقت العمل ، يتم اتخاذ تدابير خاصة في المؤسسة: الاجتماعية والاقتصادية والتنظيمية والتقنية والعلاجية والوقائية. وهي تنعكس في مختلف الخطط التنظيمية والفنية ، والتخطيط لتحسين ظروف العمل ، وما إلى ذلك. وينبغي مناقشة مشاركة المشاركين الخارجيين مع السلطات المحلية وبعد ذلك فقط يتم تضمينها في تخطيط النشاط. يجب توفير أي حدث من الموارد.

كيف تخطط لوقت عملك بشكل صحيح

القاعدة 1. استيقظ في نفس الوقت

هذه المرحلة الأولية من أي تخطيط منضبطة للغاية وتنشيط.

القاعدة 2. المزاج الإيجابي في بداية اليوم

اعمل على مزاجك كل صباح ، لأنه يؤثر بشكل كبير على حل المهام لتحقيق الأهداف. للقيام بذلك ، يمكنك أن تسأل نفسك ثلاثة أسئلة:

• كيف ستقربني "اليوم" من النجاح؟
• ماذا علي أن أفعل لأجعل اليوم أكبر قدر ممكن من الفرح؟
• ماذا يجب أن تفعل في هذا اليوم للحفاظ على صحتك؟

لا تتجاوز الإجابة على هذه الأسئلة وخلق الدافع الإيجابي دقيقتين في كثير من الأحيان. امنحها لنفسك قبل بدء نشاطك الصباحي المعتاد.

القاعدة 3

مفتاح الصباح المتناغم هو النوم الجيد ليلاً ووجبة الإفطار الجيدة. لكن الكثيرين يتبرعون بها ، معذورون بضيق الوقت. ومع ذلك ، تتطلب كلتا المهمتين تحديد الأولويات فقط في مرحلة التخطيط للروتين اليومي - في الأساس ، ما عليك سوى تخصيص وقتك بطريقة تجعلك تنام مبكرًا.

القاعدة 4: ضع في اعتبارك عوامل مثل التعب عند التخطيط ليوم عملك

يشعر الكثير من الناس أن إنتاجية عملهم تتقلب مثل الموجة الجيبية طوال اليوم. هذا لا يعتمد على النظم الحيوية اليومية - سواء كنت "قبرة" أو "بومة". يجدر بك معرفة فترات ارتفاع النشاط الشخصية الخاصة بك ووضع أهم الأشياء لهذه الفترة اليومية في تخطيط النشاط. من الأفضل تكريس فترة ما بعد الظهيرة لعمل روتيني يومي ليس له أهمية خاصة.

القاعدة 5. خذ فترات راحة في الوقت المحدد

من القواعد الأساسية لتخطيط وقت العمل الراحة القصيرة ، حيث تتيح للجسم التعافي وإعادة الانتباه إلى العمل. تأكد من أخذ فترات راحة قصيرة في العمل ، واضبط المدة والتردد بنفسك. تذكر الانتظام.

القاعدة 6

حاول ألا تقفز في العمل وتصل بالعمل الذي بدأته إلى نهايته المنطقية. لا تشتت انتباهك بالأشياء الصغيرة لأنها تسرق وقت العمل. تذكر أنه في كل مرة تعود فيها إلى العمل الذي بدأ بالفعل ، سيتعين عليك تكرار الإجراءات القديمة ، وسيؤثر ذلك على توازن تخطيط النشاط الشخصي.

القاعدة 7

احرص على ملء جميع الفجوات غير المحسوبة في جدولك (الانتظار في طابور ، والاجتماع غير المفيد) بأنشطة مفيدة. حدد جوهرها لنفسك من خلال طرح السؤال على نفسك: "كيف يمكنني ملء هذه الدقائق من أجل الحصول على أقصى فائدة؟"

القاعدة 8: التمسك بمبدأ 70/30

ما عليك سوى تسجيل 70٪ من وقت عملك في يومياتك. خلاف ذلك ، حتى إذا قمت بجدولة يوم عملك بنسبة 100٪ ، فلن تحصل على ضمانات بإنجاز جميع المهام ، بل وأكثر من ذلك: لن تتطابق العديد من الإجراءات مع الجدول الزمني. الغرض من تخطيط وقت العمل وفقًا لهذا المبدأ هو إنقاذ الجهاز العصبي من الحمل الزائد ، ومنع الشعور كآلة والقيود في إطار جامد.

القاعدة 9. في المساء ، ضع خطة ليوم غد

قم بالتخطيط ليوم غد في نهاية اليوم وافعل ذلك في شكل قائمة مكتوبة حتى لا يفوتك أي شيء. من الأفضل تحديد أهمية القضايا مسبقًا وتوزيعها في أعمدة. هذا سيجعل من الممكن التركيز على المهام الضرورية ، ويمكن نقل المهام الأقل أهمية في حالة القوة القاهرة.

المادة 10

قاعدة ثابتة للجميع. كلما وجدت وقتًا للراحة ، زادت إنتاجيتك لاحقًا. خلال هذه الفترة ، يمكنك ترتيب الأشياء في مكان العمل أو المنزل أو غسل الأطباق أو قراءة مجلة أو كتاب أو المشي في الهواء الطلق أو مساعدة الآخرين. إذا لم تتمكن من القيام بذلك بشكل عفوي ، فخطط لتلك الإجراءات أيضًا.

القاعدة 11. كن واقعيا بشأن قدراتك

لا ترهق نفسك بكمية هائلة من العمل ، معتقدًا أنه يمكنك التعامل مع أي جبال. اقترب بحذر من تقييم نقاط قوتك واستخدم ما يضمن لك التعامل معه بشكل أفضل في يوم / أسبوع / شهر ، سيكون مثل هذا التخطيط لوقت العمل أكثر فاعلية.

المادة 12

يساعد هذا الأسلوب في التعامل مع العناصر الموجودة على الطاولة وفي المكتب على توفير الوقت في المستقبل. اجعلها قاعدة ، بعد استخدام شيء ما ، أعده إلى حيث أخذته. قم بتعيين أماكن محددة لأنواع مختلفة من الأشياء - مجلد للأوراق أو مقلمة أو درج مكتب أو مربع اختيار.

القاعدة 13. اتباع أسلوب حياة نشط وصحي

يبدو ، لماذا يحتاج العاملون في المكاتب إلى الرياضة ، واليوغا ، واللياقة البدنية ، والتغذية السليمة ، والجمباز؟ بعد ذلك ، يتم ضبط الجسم السليم والرفاهية بشكل أفضل مع الطاقة الإيجابية والاستعداد لنشاط العمل عالي الإنتاجية ، خاصة بعد التخطيط الجيد.

المادة 14

أفضل طريقة للتنظيم الذاتي في تخطيط الأنشطة المهنية وتنفيذها هي الشعور بالرضا والحب لعملك. ميزته هي أن الدافع لا يجب سحبه بالملقط ، فهو يأتي من تلقاء نفسه وبأحجام كبيرة.

تخطيط وتنظيم وقت عمل الرئيس

نصيحة 1. راجع خطط اليوم

للقيام بذلك ، يمكنك استخدام تحليل ABC أو مصفوفة أيزنهاور. حتى التحضير لمدة عشر دقائق ليوم عمل يمكن أن يوفر ما يصل إلى ساعتين في اليوم. استفد منها بشكل جيد.

نصيحة 2. تشكيل كتل من حالات مماثلة

يحتاج الشخص المشتت باستمرار إلى مزيد من الوقت للعمل أكثر من الشخص المركّز والمتحمس. ويرجع ذلك إلى الحاجة إلى "زيادة" و "غمر" أخرى ، أي العودة إلى نشاط العمل. ستساعد الكتل من نفس النوع من المهام في توفير وقت العمل: من السهل إصلاحها في مرحلة تخطيط النشاط.

النصيحة 3: خصص وقتًا لنفسك في العمل

في كثير من الأحيان ، يشتت انتباه الزوار أو المرؤوسين أو العملاء على الهاتف عن الواجبات المباشرة. كل منهم يخلق تداخلًا قويًا في أداء المهام المهمة حقًا ، ويعطل توازن وقت العمل. في هذا الصدد ، من المستحيل أن تكون متاحًا للجميع وكل شخص طوال يوم العمل - سواء في مكتبك أو عبر الهاتف. في عملية جدولة ساعات العمل ، ينظم أساتذة مهنتهم الفجوات لأنفسهم عندما لا يزعجهم أحد. يمكنك أيضًا استخدام أدواتهم ، على سبيل المثال ، تعيين ساعات استقبال الزوار ، واستخدام جهاز الرد على المكالمات.

النصيحة 4: خصص وقتًا محدودًا لكل مهمة عمل

مدة نوع معين من العمل تعتمد بشكل مباشر على الوقت المتاح. حتى أصغر مهمة تخضع للتخطيط: تعلم أن تمنح المهمة بالضبط نفس الوقت الذي تستغرقه لإكمالها. على سبيل المثال ، يجب ألا تتأخر مفاوضات العمل ، يجب أن تناقش جميع القضايا التي تهمك بقدر الإمكان ، ولكن ليس أكثر من ساعة. يمكن القيام بذلك بمساعدة الأطر الزمنية واللوائح الصارمة. استرشد بقاعدة بسيطة: "الوقت هو المال" ، نقدرهم وحفظهم.

نصيحة 5: استخدام التفويض

لا ينبغي لأي ممثل يحترم الوقت أن يقوم بجميع المهام بمفرده. تم وصف هذا النهج بالفعل في مبادئ وقواعد تخطيط وقت العمل: يجب تفويض كل شيء يمكن تفويضه لأشخاص آخرين (65٪ من المهام التي تستهلك الوقت والجهد ، ولكنها لا تحقق نتائج مهمة). هذا لا ينطبق فقط على مساعدة الموظفين ، ولكن أيضًا على استخدام المساعدة من وكالات ومؤسسات وشركات استشارية تابعة لجهات خارجية.

تلميح 6. قسم المهام الكبيرة إلى مكونات

يميل الناس إلى التهرب من المهام الكبيرة أو الضخمة ، بكل طريقة ممكنة لتأخير تنفيذها ، لأن النتيجة تبدو بعيدة جدًا بالنسبة لهم. تشير هذه الحقيقة إلى ضعف مهارات التخطيط للوقت الشخصي ، ولكن يمكن التحايل عليها. الحالات التي تعطي أسرع نتيجة يحبها الجميع تقريبًا. هذا ما لاحظه ألبرت أينشتاين في مثال تقطيع الخشب. يمكن فعل الشيء نفسه مع الأهداف طويلة المدى والمشاريع الكبيرة: قسمهم إلى مهام صغيرة ، وخطط لهم ، ثم أكملهم بشكل منهجي خلال فترة زمنية (على سبيل المثال ، ساعتان في اليوم). بعد أسبوع ، على سبيل المثال ، ستظهر النتائج الأولى - سيتم تحقيق هدف الجزء الأول من المشروع (وفقًا للتخطيط) ، وهذا سيعطي القوة والحافز لمواصلة العمل في هذا الاتجاه.

تلميح 7. حدد مواعيد نهائية شخصية للمهام ذات الأولوية

عندما تعرف مسبقًا الحالات التي ستكون لها الأولوية للشهر الحالي ، يمكن تدوينها في تقويم العمل وأخذها في الاعتبار في التخطيط الشخصي جنبًا إلى جنب مع نفس المفاوضات / الاجتماعات. وبالتالي ، عندما يصبح من الضروري عمل حدث أو إجراء آخر لهذا التاريخ ، فسيكون "محجوزًا" بالفعل ، مما يذكرك مرة أخرى بالأهمية الموضوعية للمهمة. هذه النصيحة ذات قيمة خاصة في مسألة تخطيط أنشطة العمل.

تلميح 8. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك بشكل صحيح

بادئ ذي بدء ، يتعلق الأمر بالترتيب الموجود على سطح المكتب. يجب ترك تلك المستندات فقط عليها ، والتي بدونها يستحيل القيام بمهام الفئة أ. هذا الإجراء له خلفية نفسية: الترتيب على الطاولة يساعد في ترتيب الأفكار ، والأوراق الإضافية تستغرق وقتًا.

نصيحة 9. حاول ألا تدع الآخرين يضعون عليك مسؤوليات إضافية

غالبًا ما يهتم القادة بأشياء جديدة وينخرطون فيها ، مما يوسع مجالات اختصاصهم. عند الخروج من باب المصلحة الشخصية للاجتماعات التي لا يحضرها الموظف عادةً ، يمكنه الانضمام إلى مجموعات العمل أو تلقي مهام إضافية غير مدرجة في خطته ، ونتيجة لذلك ، يصبح عبئًا على العمل الرئيسي وتخطيطه. من الأفضل إعادة التحقق من جميع أفعالك للتأكد من ملاءمتها للوظيفة ، وبالتالي تحسين مهارات التخطيط للوقت.

تلميح 10. قم بتقييم مدى أهمية وإلحاح الأشياء التي يريدون فجأة إشراكك فيها.

تعتبر القوة القاهرة والأمور العاجلة الأخرى أمرًا شائعًا لأي شركة أو مؤسسة ، حتى لو كانت تسعى جاهدة للعمل في إطار تخطيط صارم. لحلها ، يتم تعبئة جميع الموارد المتاحة. إذا كنت توافق على المساعدة في الوضع الحالي ، فتذكر أن هذا سيستغرق وقتًا بعيدًا عن المهام المهمة الحالية في جدولك الزمني ، لذلك عليك دائمًا تقييم ما إذا كانت تستحق التضحية.

النصيحة 11 لا تتصرف بدافع - اتخذ قرارات ذكية

في بعض الأحيان يتم اتخاذ قرارات معينة نتيجة للاندفاع ، وهو دافع لا يمكن السيطرة عليه. لكن هذا يثير الانحرافات في الجدول الزمني ويتعارض مع التخطيط الفعال لساعات العمل لتحقيق الهدف. إذا كنت تشعر برغبة مؤقتة في القيام بشيء ما (على سبيل المثال ، اتصل) ، ففكر مليًا وقيّم ما إذا كان الأمر يستحق فعل ما خططت له.

نصيحة 12. حدد أولوياتك بشكل صحيح

في تدفق كبير من الحالات - المؤتمرات والاجتماعات والمكالمات والنصوص - قد يكون من الصعب جدًا التنقل ، وعندما تتعامل مع كل شيء دفعة واحدة أو تأخذها في أجزاء من نهايات مختلفة ، ينتهي بك الأمر بقليل من الوقت. من المفيد هنا تذكر طريقة تخطيط الوقت كمصفوفة للأولويات ، والبدء بتنفيذ مهام محددة بوضوح وذات مغزى لا لبس فيه ، والانتقال تدريجياً نحو المهام الأقل أهمية.

تخطيط وقت عمل سكرتير الرئيس

إن الواجب الرئيسي والغرض من تخطيط وقت العمل الفردي للسكرتير هو إعفاء المدير قدر الإمكان ومساعدته في تخصيص وقته. إنها مهمة زيادة كفاءة استخدام جميع الساعات والدقائق الممكنة لنشاط العمل. وهذا يعني أن مهام وتخطيط أنشطة الرئيس والسكرتير مترابطة.

بادئ ذي بدء ، يساعد السكرتير في أنواع العمل التنظيمية والإعدادية والإدارية ، ويحرر مساحة للإبداع للرئيس. ولهذه الغاية ، يحتاج المساعد إلى معرفة الروتين اليومي للمستوى الأعلى ، والجدول الزمني لمهامه لجميع الفترات الممكنة - اليوم / الشهر / الربع. يعتمد التخطيط الفعال لوقت عمل السكرتير على الجدول الزمني لمشرفه المباشر ، حيث إنه يعد جميع الاجتماعات والمفاوضات والمسائل الأخرى (استقبال الزوار ، الأعمال الورقية) المدرجة في جدول الرئيس. يلعب التسلسل الهرمي للمهام دورًا رئيسيًا في التخطيط وفقًا لقيمتها وأهميتها.

بالإضافة إلى ذلك ، تشمل واجبات السكرتير أيضًا الأعمال الأخرى التي لا تعتمد على نظام يوم السلطات (وينعكس في تخطيط نشاط العمل): هذا هو فحص البريد والرد على المراسلات ، وإدارة المستندات ، والرقابة ملف ، إلخ. يجب أن تكون مهارات تخطيط وقت المساعد في المقدمة. دائمًا ما تكون نقاط البداية في جدوله عبارة عن أنشطة متكررة ، على سبيل المثال:

• تحضير مكان عمل الرأس ؛
• ترتيب مكان عملك ؛
• التعامل مع جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني الواردة ؛
• عرض ملف التحكم ؛
• تزويد السلطات بموجز عن الوضع وتوضيح الجدول الزمني لليوم الحالي.

ضع في اعتبارك مثالًا بسيطًا لتخطيط وقت العمل فيما يتعلق بجدول المدير. سيبدو برنامج عمل السكرتيرة على هذا النحو. عندما يخطط الرئيس لعقد اجتماع في الساعة 11:00 ، فإن خطة المساعد في الساعة 10:30 ستحدد مؤسسته بجميع الإجراءات التالية: التذكير ، ونسخ المواد ، وتنظيف غرفة الاجتماعات ، والتسجيل. إذا كان المدير يخطط للمفاوضات خارج المكتب في الساعة 14:00 ، فإن جدول السكرتير سيتضمن بنودًا تتعلق باستدعاء السيارة وجمع المستندات. أيضًا ، تشير قائمة الأعمال إلى من وفي أي وقت تحتاج إلى الاتصال بالرئيس لإجراء محادثة هاتفية ، وما هي الوثائق التي يجب تصحيحها ، وما يجب ملؤه من البداية ، وما إلى ذلك.

الخيار الأفضل هو تحديد فاصل زمني ثابت للأنشطة اليومية ، مع الرئيس: توقيع المستندات ، واستقبال الزوار. سيؤدي ذلك إلى تحسين العمل والمساعدة في تخطيط وقت العمل لكل من الاختصاصي ومساعده. عند تطوير جدول العمل ، تحتاج أيضًا إلى ترك احتياطي لائق في حالة المهام العاجلة والمهمة المفاجئة والمكالمات الهاتفية وحالات الطوارئ الأخرى.

يخصص السكرتير نهاية يوم العمل لإرسال المراسلات الصادرة ، كما يخطط لأحداث الغد.

عندما ينتهي يوم العمل ، ويتأخر المدير في المكتب ، لا يمكن للمساعد العودة إلى المنزل إلا إذا كان هناك اتفاق مناسب بينهما وقام بتزويد المدير بجميع البيانات اللازمة.

قبل مغادرة المبنى ، يقوم السكرتير بإزالة جميع المستندات ، وإغلاق الخزائن ، والخزائن ، وإيقاف تشغيل المعدات الإلكترونية (لا ينطبق هذا على الهاتف والمودم والفاكس) ، ويرتب مكان العمل.

جدولة وقت المدير

جوهر التخطيط هو التحضير لتنفيذ الأهداف وتنظيم وقت العمل. لا تختلف مبادئ تخطيط وقت عمل المدير كثيرًا عن المبادئ العامة لتنظيم العمل. يتضمن الاستخدام الرشيد لموارد وقتك فهم وظائفك وأهدافك وأهدافك وميزانيتك الزمنية.

في عملية تنظيم وقت العمل للمتخصص ، يتم استخدام تقنيات التخطيط المعروفة على نطاق واسع. يحتاج المدير إلى الاسترشاد بالقواعد التالية:

• 60٪ من خطة العمل اليومية مخصصة للعمل المجدول ؛
• 20٪ من الوقت - لأعمال غير متوقعة ؛
• من الأفضل ترك الـ 20٪ الأخيرة للمهام التلقائية.

تستخدم الهياكل التنظيمية "المسطحة" في المؤسسات الصغيرة لحل المشكلات المعقدة في ظروف عدم اليقين الكبير. تتميز هذه الأقسام بالعيوب التالية: عبء العمل المفرط على المديرين ، وصعوبة التحكم في تصرفات عدد كبير من الأشخاص ، فضلاً عن الصعوبات المرتبطة بتنسيق عمل الأقسام.

يجب تسجيل الوقت المستغرق (خاصة إذا لم يتم تدوينه في مرحلة التخطيط) مع الإشارة الإلزامية إلى ماذا وكيف تم استخدامه. يساهم هذا في حقيقة أنه ، بعد تلقي صورة كاملة لتكاليف وقت عمله ، سيتمكن المدير من تنظيم تخطيطه بشكل أكثر فعالية في المستقبل ؛ من أجل تطوير خطة الجودة ، سيتم تقسيم المهام إلى المدى القصير والمتوسط ​​والطويل.

يجب وضع الانتظام والاتساق والاتساق على أنها المبادئ الرئيسية للتخطيط. من الضروري اتباع أحد المبادئ المهمة لتخطيط النشاط - حقيقة الأهداف: تحمل أكبر عدد ممكن من المسؤوليات التي يمكن الوفاء بها.

في قلب الإنفاق العقلاني لوقت عمل المدير هي خطته طويلة الأجل. هذا نظام متعدد السنوات ، مع الأخذ في الاعتبار الخطط السنوية والفصلية التي يتم إنشاؤها. يمكن تنسيق هذا الأخير مع السنوي وتقسيمه إلى شهري. تتوافق الخطط اليومية والأسبوعية معها تمامًا وتعكس في نفس الوقت بدقة أكبر استخدام وقت عمل المدير. يعد تخطيط أنشطة العمل على مستوى يوم واحد خطوة مهمة في التخطيط الشامل لأنشطة عمل المدير ، فهو يخضع للمراقبة والتعديل المستمر حسب الموقف.